7 usprawnień stworzonych dzięki posiadaniu zintegrowanego Back Office

Back office to niedoceniony bohater wielu małych firm. Niezliczone ilości przesuwania papieru i zapomnianych transakcji współpracują ze sobą, aby organizacja pracowała jak dobrze naoliwiona maszyna.

Oczywiście dzieje się tak w przypadku, gdy back office działa z najwyższą wydajnością. Często rzeczywistość jest nieco mniej zorganizowana. Rozproszeni członkowie zespołu, nieefektywne procesy i nieodpowiednie śledzenie mogą pozostawić zaplecze operacyjne znacznie poniżej szczytowej produktywności.

W tym momencie w grę wchodzi integracja.

Korzyści z w pełni zintegrowanego Back Office

Istnieje wiele rozwiązań programistycznych, które pozwalają nowej firmie na pełną integrację działalności back office. Wpływa to na wydajność praktycznie z dnia na dzień.

Zintegrowane zaplecze administracyjne zapewnia organizacji większą przejrzystość i widoczność. Wzmacnia pracowników i pozwala na dokładniejsze mierzenie, planowanie i prognozowanie różnych działań biznesowych.

Korzyści te mogą również na wiele sposobów zwiększyć wydajność Twojej organizacji w całej firmie. Oto niektóre z największych stymulatorów wydajności oferowanych przez zintegrowane zaplecze.

1. Wypełnia luki

Wiele nowych firm korzysta z oprogramowania w różnym stopniu w swoich biurach. Jednak nie dzieje się to w równy sposób. Według dostawcy usług płacowych, OnPay, w 2019 r. marne 27% firm zintegrowało oprogramowanie HR ze swoją działalnością. To mniej niż połowa z 60%, które w tamtym czasie korzystały z oprogramowania do obsługi płac.

Informacje ujawniają wspólną walkę — nierówną integrację technologiczną z jednego działu do drugiego. Łącząc całą działalność zaplecza w jeden zintegrowany system, równoważysz rozwiązania programowe swojej firmy. Skutkuje to wypełnianiem luk i braków technologicznych wszędzie tam, gdzie mogą one występować.

2. Zapewnia łatwy dostęp do zapisów

Back office zajmują się ogromną ilością przyziemnych, monotonnych i nudnych czynności. Obejmuje to zakupy, transakcje sprzedaży, ewidencję zapasów, faktury, paragony i inne niekończące się dokumenty.

Używanie oprogramowania do łączenia tych działań może wprowadzić niezrównany stopień organizacji. Używając programu do zbierania i katalogowania wszystkich transakcji i informacji, łączysz wszystko w ograniczonej liczbie łatwo dostępnych lokalizacji.

3. Wzmacnia obsługę klienta

Członkowie zespołu obsługi klienta mogą znajdować się po stronie Twojej firmy skierowanej do klientów. Niemniej jednak jest to ściśle powiązane z Twoim zapleczem biurowym. Istniejące dane dotyczące przeszłych sprzedaży i przechowywane informacje o klientach są często wymagane do działań związanych z obsługą klienta.

Integracja zaplecza biurowego może usprawnić dostarczanie tych informacji przedstawicielom obsługi klienta. Oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami może przechowywać każdą porcję informacji w uporządkowanych plikach. Możesz to wykorzystać, aby zapewnić szybką i dokładną obsługę klienta w dowolnym momencie.

4. Obniża koszty operacyjne

Nieefektywność to drenaż gotówki firmy. Od początku cywilizacji obniżał produktywność i wysysał zasoby. Jednym z najłatwiejszych sposobów na zwiększenie nieefektywności jest prowadzenie zróżnicowanej i niepowiązanej wewnętrznej działalności biznesowej.

Dlatego jednym z najszybszych i najprostszych ulepszeń związanych z integracją zaplecza biurowego jest obniżenie kosztów operacyjnych. Oprogramowanie jest niedrogie i wydajne. Pozwala to również uniknąć konieczności wykonywania pracy więcej niż jeden raz. Może to prowadzić do znacznych oszczędności, ponieważ Twój zespół wkłada mniej wysiłku w każdą czynność.

5. Poprawia zdolność operacyjną

Uproszczony charakter zintegrowanego back office był już kilkakrotnie poruszany. Oszczędność kosztów i organizacja to oczywiste korzyści, które wiążą się z transakcją. Jest jednak jeszcze jeden element, który łatwo przeoczyć: zdolność operacyjna.

Oprogramowanie zmniejsza liczbę kroków i eliminuje potrzebę zaangażowania człowieka w wielu obszarach biznesu. Dzięki temu Twoi pracownicy mogą skupić się na innych zadaniach. W ten sposób integrując swoje zaplecze, zwiększasz również zdolność swojego zespołu do podejmowania większej ilości pracy bez konieczności zatrudniania nowych pracowników. To może zdziałać cuda w zwiększaniu produktywności.

6. Zwiększa dokładność informacji

Oprócz ułatwienia dostępu do informacji integracja zaplecza również poprawia dokładność. Gdy wiele działów musi samodzielnie otrzymywać i rejestrować informacje, stwarza to możliwość wystąpienia błędów.

Oprogramowanie ujednolica te informacje, często w jednej, uniwersalnej lokalizacji. Kiedy tak się dzieje, zmniejsza to prawdopodobieństwo konfliktu informacji podczas interakcji międzywydziałowych.

7. Daje większą kontrolę

Pod koniec dnia integracja z zapleczem biurowym zapewnia większą kontrolę. Wysiłek ujednolica front i tył organizacji, łącząc je ze sobą podczas każdej transakcji. Kiedy sprzedaż odbywa się w biurze, informacje są rejestrowane w plikach zaplecza. Gdy obsługa klienta wchodzi w interakcję z klientem, może on łatwo uzyskać dostęp do potrzebnych informacji przechowywanych również w systemie back office. Wszystko to odbywa się w sposób zautomatyzowany i dokładny.

Ponadto, łącząc operacje back office w zintegrowaną całość, poprawiasz komunikację w swojej firmie. Osoby mają dostęp do tych samych plików i nie muszą się martwić o sprzeczne informacje.