7 Effizienz durch ein integriertes Back Office

Das Backoffice ist der unbesungene Held vieler kleiner Unternehmen. Unzählige Mengen an Papierkram und vergessene Transaktionen wirken zusammen, um eine Organisation wie eine gut geölte Maschine am Laufen zu halten.

Das ist natürlich der Fall, wenn ein Backoffice mit höchster Effizienz arbeitet. Oft ist die Realität etwas weniger organisiert. Verstreute Teammitglieder, ineffiziente Prozesse und unzureichende Nachverfolgung können dazu führen, dass ein Backoffice weit unter der Spitzenproduktivität arbeitet.

Da kommt Integration ins Spiel.

Die Vorteile eines vollständig integrierten Backoffice

Es gibt viele Softwarelösungen, die es einem neuen Unternehmen ermöglichen, seine Backoffice-Aktivitäten vollständig zu integrieren. Das wirkt sich praktisch über Nacht auf die Effizienz aus.

Ein integriertes Backoffice verleiht einer Organisation mehr Transparenz und Sichtbarkeit. Es stärkt die Mitarbeiter und ermöglicht eine genauere Messung, Planung und Prognose verschiedener Geschäftsaktivitäten.

Diese Vorteile können auch die Effizienz Ihres Unternehmens auf vielfältige Weise im gesamten Unternehmen steigern. Hier sind einige der größten Effizienz-Booster, die ein integriertes Backoffice bietet.

1. Füllt Lücken

Viele neue Unternehmen verwenden Software in unterschiedlichem Umfang in ihren Backoffices. Dies geschieht jedoch nicht gleichmäßig. Laut dem Gehaltsabrechnungsdienstleister OnPay hatten im Jahr 2019 nur 27 % der Unternehmen HR-Software in ihren Betrieb integriert. Das ist weniger als die Hälfte der 60 %, die damals eine Lohnbuchhaltungssoftware nutzten.

Die Informationen offenbaren einen gemeinsamen Kampf – ungleiche technologische Integration von einer Abteilung zur nächsten. Indem Sie alle Ihre Backoffice-Aktivitäten in ein einziges integriertes System einbinden, gleichen Sie die Softwarelösungen Ihres Unternehmens aus. Damit werden technologische Lücken und Defizite, wo immer sie bestehen, geschlossen.

2. Bietet leicht zugängliche Aufzeichnungen

Backoffices bewältigen eine enorme Menge an alltäglichen, monotonen und ansonsten langweiligen Aktivitäten. Dazu gehören Einkäufe, Verkaufstransaktionen, Inventaraufzeichnungen, Rechnungen, Quittungen und andere endlose Papiere.

Die Verwendung von Software zur Vereinigung dieser Aktivitäten kann zu einem beispiellosen Grad an Organisation führen. Indem Sie ein Programm zum Sammeln und Katalogisieren aller Transaktionen und Informationen verwenden, bringen Sie alles an einer begrenzten Anzahl von leicht zugänglichen Stellen zusammen.

3. Stärkt den Kundenservice

Die Mitglieder Ihres Kundendienstteams befinden sich möglicherweise auf der kundenorientierten Seite Ihres Unternehmens. Dennoch ist es eng mit Ihrem Backoffice verbunden. Vorhandene Daten vergangener Verkäufe und gespeicherte Kundeninformationen werden häufig für Kundendienstaktivitäten benötigt.

Wenn Sie Ihr Backoffice integrieren, kann es die Bereitstellung dieser Informationen für Ihre Kundendienstmitarbeiter optimieren. Customer-Relationship-Management-Software kann jedes einzelne Jota an Informationen in geordneten Dateien aufbewahren. Sie können dies dann verwenden, um jederzeit einen schnellen und genauen Kundenservice zu bieten.

4. Senkt die Betriebskosten

Ineffizienz belastet die Liquidität des Unternehmens. Seit Beginn der Zivilisation hat sie die Produktivität gesenkt und Ressourcen verschlungen. Eine der einfachsten Möglichkeiten, Ineffizienz zu fördern, besteht darin, einen vielfältigen und unzusammenhängenden internen Geschäftsbetrieb zu haben.

Aus diesem Grund ist eine der schnellsten und einfachsten Verbesserungen, die mit der Backoffice-Integration einhergehen, die Senkung der Betriebskosten. Software ist erschwinglich und effizient. Es vermeidet auch die Notwendigkeit, eine Arbeit mehr als einmal zu erledigen. Dies kann zu erheblichen Einsparungen führen, da Ihr Team weniger Aufwand für jede Aktivität aufwendet.

5. Verbessert die Betriebskapazität

Die optimierte Natur eines integrierten Backoffice wurde jetzt schon einige Male angesprochen. Kosteneinsparungen und Organisation sind offensichtliche Vorteile, die mit dem Geschäft einhergehen. Es gibt jedoch ein weiteres Element, das leicht übersehen wird: die Betriebskapazität.

Software reduziert die Anzahl der Schritte und eliminiert die Notwendigkeit menschlicher Beteiligung in vielen Geschäftsbereichen. So können sich Ihre Mitarbeiter auf andere Aufgaben konzentrieren. Durch die Integration Ihres Backoffice verbessern Sie also auch die Kapazität Ihres Teams, mehr Arbeit zu übernehmen, ohne neue Mitarbeiter einstellen zu müssen. Dies kann Wunder bei der Steigerung der Produktivität bewirken.

6. Erhöht die Informationsgenauigkeit

Neben dem einfachen Zugriff auf Informationen verbessert die Integration Ihres Backoffice auch die Genauigkeit. Wenn mehrere Abteilungen Informationen selbst empfangen und aufzeichnen müssen, besteht die Möglichkeit, dass Fehler auftreten.

Eine Softwarelösung vereint diese Informationen oft an einem einzigen universellen Ort. In diesem Fall wird die Wahrscheinlichkeit verringert, dass Informationen bei abteilungsübergreifenden Interaktionen in Konflikt geraten.

7. Gibt Ihnen mehr Kontrolle

Letztendlich gibt Ihnen die Backoffice-Integration mehr Kontrolle. Die Bemühungen vereinheitlichen das Front- und Backend einer Organisation, indem sie während jeder Transaktion miteinander verbunden werden. Wenn ein Verkauf im Front Office stattfindet, werden die Informationen in den gesamten Dateien des Back Office aufgezeichnet. Wenn der Kundendienst mit einem Kunden interagiert, kann er auch leicht auf benötigte Informationen zugreifen, die im Backoffice-System gespeichert sind. Dies geschieht alles automatisiert und genau.

Darüber hinaus verbessern Sie die Kommunikation Ihres Unternehmens, indem Sie Ihre Backoffice-Aktivitäten zu einem integrierten Ganzen zusammenführen. Einzelpersonen greifen auf dieselben Dateien zu und müssen sich keine Gedanken über widersprüchliche Informationen machen.