Entegre Bir Arka Ofise Sahip Olmanın Yarattığı 7 Verimlilik

Yayınlanan: 2021-03-26

Arka ofis, birçok küçük işletmenin görünmeyen kahramanıdır. Sayısız miktarda kağıt itme ve unutulan işlemler, bir organizasyonu iyi yağlanmış bir makine gibi uğultu halinde tutmak için birlikte çalışır.

Tabii ki, bir arka ofis en yüksek verimlilikte çalıştığında durum böyledir. Çoğu zaman gerçek biraz daha az organizedir. Dağınık ekip üyeleri, verimsiz süreçler ve yetersiz takip, bir arka ofisin en yüksek üretkenliğin çok altında çalışmasına neden olabilir.

İşte burada entegrasyon devreye giriyor.

Tam Entegre Bir Arka Ofisin Faydaları

Yeni bir işletmenin arka ofis faaliyetlerini tam olarak entegre etmesine olanak tanıyan birçok yazılım çözümü vardır. Bu, verimliliği neredeyse bir gecede etkiler.

Entegre bir arka ofis, bir kuruluşa daha fazla şeffaflık ve görünürlük sağlar. Çalışanları güçlendirir ve çeşitli iş etkinliklerinin daha doğru ölçülmesine, programlanmasına ve tahmin edilmesine olanak tanır.

Bu avantajlar, işletmeniz genelinde kuruluşunuzun verimliliğini çeşitli şekillerde artırabilir. İşte entegre bir arka ofisin sunduğu en büyük verimlilik artırıcılardan bazıları.

1. Boşlukları Doldurur

Birçok yeni işletme, arka ofislerinde çeşitli derecelerde yazılım kullanır. Ancak bu eşit bir şekilde gerçekleşmez. Bordro hizmeti sağlayıcısı OnPay'e göre, 2019'da işletmelerin yüzde 27'si İK yazılımını operasyonlarına entegre etmişti. Bu, o sırada bordro yazılımı kullanan %60'ın yarısından daha az.

Bilgi, ortak bir mücadeleyi ortaya koyuyor - bir departmandan diğerine eşit olmayan teknolojik entegrasyon. Tüm arka ofis faaliyetlerinizi tek bir entegre sisteme bağlayarak, işletmenizin yazılım çözümlerini dengelersiniz. Bu, nerede olursa olsun teknolojik boşlukları ve eksiklikleri doldurma etkisine sahiptir.

2. Erişimi Kolay Kayıtlar Sağlar

Arka ofisler, muazzam miktarda sıradan, monoton ve başka türlü sıkıcı faaliyetlerle ilgilenir. Buna satın almalar, satış işlemleri, envanter kayıtları, faturalar, makbuzlar ve diğer sonsuz evrak işleri dahildir.

Bu faaliyetleri birleştirmek için yazılım kullanmak, benzersiz bir organizasyon derecesi getirebilir. Tüm işlemleri ve bilgileri toplamak ve kataloglamak için bir program kullanarak, her şeyi sınırlı sayıda erişimi kolay konumlarda bir araya getirirsiniz.

3. Müşteri Hizmetlerini Destekler

Müşteri hizmetleri ekibi üyeleriniz, işletmenizin müşteriye dönük tarafında olabilir. Bununla birlikte, arka ofisiniz ile yakından bağlantılıdır. Müşteri hizmetleri etkinliği için genellikle geçmiş satışların mevcut verileri ve depolanan müşteri bilgileri gerekir.

Arka ofisinizi entegre ettiğinizde, müşteri hizmetleri temsilcileriniz için bu bilgilerin dağıtımını kolaylaştırabilir. Müşteri ilişkileri yönetimi yazılımı, her bir zerre bilgiyi düzenli dosyalarda tutabilir. Ardından, herhangi bir anda hızlı ve doğru müşteri hizmeti sağlamak için bunu kullanabilirsiniz.

4. Operasyonel Maliyetleri Düşürür

Verimsizlik, şirket nakitinin boşaltılmasıdır. Uygarlığın başlangıcından beri üretkenliği azalttı ve kaynakları tüketti. Verimsizliği artırmanın en kolay yollarından biri, çeşitli ve bağlantısız bir dahili iş operasyonuna sahip olmaktır.

Bu nedenle, arka ofis entegrasyonuyla gelen en hızlı ve en basit iyileştirmelerden biri operasyonel maliyetleri düşürmektir. Yazılım hem ekonomik hem de verimlidir. Aynı zamanda bir işi birden fazla yapma ihtiyacını da ortadan kaldırır. Bu, ekibiniz her bir aktivite için daha az çaba sarf ettiğinden önemli ölçüde tasarruf sağlayabilir.

5. Operasyonel Kapasiteyi İyileştirir

Entegre bir arka ofisin modern yapısı birkaç kez gündeme geldi. Maliyet tasarrufu ve organizasyon, anlaşmayla birlikte gelen bariz ön cephe faydalarıdır. Ancak kolayca gözden kaçan başka bir unsur daha var: operasyonel kapasite.

Yazılım, adım sayısını azaltır ve birçok iş alanında insan katılımı ihtiyacını ortadan kaldırır. Bu, çalışanlarınızın diğer görevlere odaklanmasını sağlar. Böylece, arka ofisinizi entegre ederek, yeni personel almaya gerek kalmadan ekibinizin daha fazla iş üstlenme kapasitesini de artırırsınız. Bu, üretkenliği artırmada harikalar yaratabilir.

6. Bilgi Doğruluğunu Artırır

Bilgiye erişimi kolay hale getirmenin yanı sıra, arka ofisinizi entegre etmek de doğruluğu artırır. Birden fazla departmanın bilgileri kendi başlarına alması ve kaydetmesi gerektiğinde, bu, hataların ortaya çıkma fırsatını sunar.

Bir yazılım çözümü, bu bilgileri genellikle tek bir evrensel konumda birleştirir. Bu olduğunda, bölümler arası etkileşimler sırasında bilgilerin çakışma şansını azaltır.

7. Size Daha Fazla Kontrol Sağlar

Günün sonunda, arka ofis entegrasyonu size daha fazla kontrol sağlar. Bu çaba, bir organizasyonun ön ve arka uçlarını her işlem boyunca birbirine bağlayarak birleştirir. Ön büroda bir satış gerçekleştiğinde, bilgi arka ofisin dosyalarına kaydedilir. Müşteri hizmetleri bir müşteriyle etkileşime girdiğinde, arka ofis sisteminde depolanan gerekli bilgilere de kolayca erişebilirler. Bunların hepsi otomatik ve doğru bir şekilde yapılır.

Ayrıca arka ofis operasyonlarınızı entegre bir bütün haline getirerek şirketinizin iletişimini geliştirirsiniz. Bireyler aynı dosyalara erişir ve çakışan bilgiler konusunda endişelenmeleri gerekmez.

Tüm bu faktörler, yönetime tüm operasyonları üzerinde çok daha fazla kontrol sağlamaya yardımcı olur. Bilginin ön bürodan arka büroya sorunsuz geçişi herkesi birbirine bağlar. Merkezi veri toplama, yanlış bilgileri ortadan kaldırır ve liderlerin yanıt almak için gidebileceği tek bir konum sağlar. Mevcut insan gücündeki artış, daha fazla yenilik ve yaratıcılığa da dönüşebilir. Tüm bunlar, bir şirketin arka uç operasyonları üzerinde güçlü bir kontrol duygusu sağlamak için bir araya geliyor.

Arka ofisler, sıçrayan ön ofis çözümleri lehine genellikle göz ardı edilir. E-ticaret, pazarlama ve hatta müşteri hizmetleri, perde arkasında devam eden sıradan faaliyetlere göre önceliklendirilir.

Yine de 21. yüzyılın güçlü teknolojik çözümleri yalnızca müşteri odaklı değildir. Ayrıca dramatik bir etki ile arka ofislere entegre edilebilirler. Yazılım boşluklarını doldurmaktan, erişimi kolay kayıtları birleştirmeye, doğruluğu artırmaya, üretkenliği artırmaya, maliyetleri düşürmeye ve daha fazlasına kadar, entegre bir arka ofise sahip olmanın birçok avantajı vardır.

İş verimliliğini artırmanın birçok yolundan biri olsa da, mevcut arka ofis durumunuzu gözden geçirmek iyi bir fikirdir. Kuruluşunuzu birbirine bağlamak için yazılım mı kullanıyorsunuz yoksa departmanlar kendi başlarına mı çalışıyor? Kuruluşunuzu birleşik bir bütün olarak bir araya getiren yazılım çözümlerini nerede uygulayabilirsiniz? Bu iyileştirme alanlarını aradıkça, tamamen entegre bir arka ofis ile gelen benzersiz avantajlardan giderek daha fazla yararlanabileceksiniz.

Resim: Depositphotos