Como as soluções de aprendizagem móvel estão mudando o treinamento de conformidade

O treinamento de conformidade é de alto risco. Os funcionários precisam aprender as políticas e leis da empresa que podem afetar suas funções. Mas, tradicionalmente, o aprendizado presencial tem sido uma solução cara e às vezes desafiadora. Digite aplicativos de treinamento de conformidade.

Essas soluções mudaram significativamente a forma como as empresas oferecem treinamento para suas equipes. Então, vamos dar uma olhada mais de perto no que é essa tecnologia e o que ela pode fazer pela sua organização.

O que é treinamento de compliance?

O treinamento de conformidade refere-se ao processo de educar os funcionários sobre leis, regulamentos e padrões do setor que se aplicam a seus trabalhos e à organização como um todo.

O objetivo do treinamento de conformidade é garantir que os funcionários entendam suas obrigações legais e éticas e estejam cientes das possíveis consequências do descumprimento.

O treinamento de conformidade pode abranger tópicos como leis de privacidade de dados, antidiscriminação, antiassédio e antissuborno, bem como regulamentos específicos do setor, como HIPAA para organizações de saúde ou FINRA para instituições financeiras.

Um bom treinamento de conformidade deve incluir os seguintes tópicos:

• O treinamento de segurança ensina os trabalhadores a se manterem seguros no trabalho e a evitar riscos comuns do setor.
• Diversidade, equidade e inclusão O treinamento (DEI) ensina os membros da equipe como criar um local de trabalho convidativo para todos os trabalhadores.
• O treinamento de conformidade da empresa ensina aos funcionários todas as regras da empresa que eles precisam conhecer.
• O treinamento de segurança de dados ensina os funcionários a evitar violações de dados de clientes ou informações da empresa.
• O treinamento sobre assédio sexual mostra aos funcionários como reconhecer e denunciar o assédio.
• O treinamento de conformidade de RH ensina gerentes e profissionais de RH a lidar com reclamações de RH.
• O treinamento em ética ajuda as organizações a evitar a corrupção.
• O treinamento em desastres ensina aos funcionários o que fazer em caso de incêndio, desastre natural ou outros eventos graves.
• Treinamento de conformidade 508 e treinamento de conscientização sobre deficiência. Isso mostra aos funcionários relevantes como tornar os recursos do local de trabalho acessíveis aos funcionários com deficiência.
• A gestão de riscos ajuda as equipes a identificar e reduzir os riscos de segurança no local de trabalho.
• O treinamento sobre violência no local de trabalho ensina os trabalhadores a se manterem seguros se ocorrer violência.
• O treinamento de discriminação no local de trabalho pode ajudar os locais de trabalho a evitar a rescisão injusta e outros processos judiciais.
• Treinamento ambiental . Isso ensina as equipes a cumprir as regras da EPA (Agência de Proteção Ambiental) e outros regulamentos relevantes.

Em muitos setores e estados, o treinamento de conformidade é obrigatório. Por exemplo, os profissionais de saúde podem ser obrigados a aprender o Health Insurance Portability and Accountability Act 2003 (HIPAA) e outras regras relevantes.

Mesmo quando não é exigido por lei, o treinamento de conformidade é essencial. Ele garante que os funcionários estejam cientes das políticas do local de trabalho e das leis e regulamentos estaduais e federais. Isso pode impedir que uma organização receba penalidades e multas. Pode até reduzir o risco de lesões no local de trabalho e perdas na empresa.

O treinamento de conformidade também ajuda a proteger a reputação de uma empresa. Imagine o que aconteceria se um funcionário transferisse arquivos de clientes para um computador pessoal e esses arquivos fossem hackeados. A violação de dados pode virar notícia. Funcionários treinados têm menos probabilidade de cometer esse tipo de erro, o que ajuda a proteger toda a organização.

Embora o treinamento de conformidade seja importante, ele também pode ter algumas desvantagens em potencial. O treinamento presencial pode ser caro porque você precisa contratar um instrutor experiente. Alinhar os horários dos funcionários para que todos possam ficar na mesma sala também é um desafio. Isso é particularmente difícil se você tiver equipes de trabalhadores sem escritório em diferentes turnos.

Para muitos trabalhadores, o treinamento presencial é como estar de volta à escola. Pode ser difícil se concentrar na conformidade por horas a fio. Frequentemente, o treinamento presencial significa um formato de palestra e pode ser difícil para os funcionários reter informações complexas compartilhadas dessa maneira.

A tecnologia e os aplicativos estão mudando o cenário de aprendizado ao enfrentar alguns desses desafios.

Como os aplicativos de treinamento de conformidade ajudaram as organizações?

As soluções móveis de treinamento de conformidade mudaram o jogo para as organizações. Em vez de pedir a todos que se encontrem pessoalmente, essas soluções colocam o poder do aprendizado nas mãos do funcionário.

Vejamos algumas das maneiras como esses aplicativos mudaram o treinamento de conformidade.

Eles podem abrir caminho para o aprendizado imersivo

As soluções de aprendizagem móvel podem melhorar o envolvimento dos funcionários no treinamento. Você pode usar vídeo, áudio e texto no aprendizado online. Isso pode ser mais emocionante do que aprender por meio de uma palestra presencial.

Com recurso de chat, os colaboradores podem tirar dúvidas sobre o treinamento. Eles podem até discutir tópicos de conformidade com seus colegas. Conversar sobre compliance tira o treinamento de compliance da sala de aula e o torna parte do dia de trabalho.

Alguns aplicativos, como o Connecteam, também oferecem questionários. Os trabalhadores podem verificar o quão bem aprenderam os assuntos e podem pedir mais ajuda se houver algo com o qual estejam lutando.

Eles tornam o aprendizado acessível

Todo mundo aprende de forma diferente. Com um aplicativo, os funcionários não precisam depender de um cronograma definido por um professor. Eles podem estudar em seu próprio ritmo e em seu próprio tempo, revisando os conceitos quantas vezes forem necessárias.

Aplicativos móveis de treinamento de conformidade também são acessíveis porque estão nos dispositivos dos funcionários. Se um funcionário não puder ver o texto com facilidade, ele poderá aumentar o tamanho do texto ou até mesmo fazer com que seu dispositivo o dite. Os trabalhadores também podem gerar transcrições para arquivos de vídeo ou áudio.

Mesmo os funcionários em campo ou trabalhando remotamente podem acessar facilmente o treinamento de conformidade com um aplicativo. Quando um funcionário tem alguns minutos, ele pode abrir seu dispositivo móvel e começar a aprender.

Eles oferecem novos níveis de personalização

Não há duas organizações com as mesmas necessidades de treinamento de conformidade. Você pode precisar ensinar sua equipe a evitar o assédio no local de trabalho, mas também pode querer ensinar a eles suas expectativas específicas de comportamento no trabalho.

Os aplicativos permitem que você crie seu próprio treinamento, para que possa ensinar a seus funcionários exatamente o que eles precisam saber. Se isso parece intimidador, não se preocupe. Os aplicativos de hoje tornaram mais fácil arrastar e soltar os arquivos, fotos e vídeos que você já possui em um módulo de treinamento. A tecnologia mudou o jogo, tornando simples se tornar seu próprio designer de treinamento.

Em um aplicativo como o Connecteam, criar treinamento é fácil. Basta nomear sua classe e começar a adicionar elementos. Você pode adicionar uma biblioteca de recursos, PDFs, links do YouTube, pesquisas, links, instruções passo a passo e muito mais. Você pode até incluir material de treinamento disponibilizado por agências estaduais e federais. O treinamento pode ser entregue a todos que precisam com o clique de um botão.

Outro benefício da personalização é que é fácil atualizar seu treinamento. Houve alguma mudança nas regulamentações do seu setor? Você lançou um novo produto que requer treinamento de conformidade? Sem problemas. Com a personalização, você pode criar ou atualizar aulas rapidamente e atribuí-las à sua equipe como obrigatórias.

Eles aumentam o ROI

Os aplicativos permitem que você crie muitas aulas por uma fração do custo de uma aula presencial. Como os aplicativos são personalizáveis, você também obtém um melhor retorno sobre o investimento (ROI) porque ensina exatamente o que sua equipe precisa saber. Deixe de fora o que é irrelevante para que seus funcionários passem mais tempo focando no que importa.

Eles ajudam a atender às necessidades atuais de conformidade

Em 2008, após vários escândalos corporativos envolvendo violações éticas e regulatórias, o Departamento de Justiça (DOJ) divulgou os Princípios de Acusação Federal de Organizações Empresariais . Nessa publicação, o DOJ disse aos promotores que analisassem “se o programa de conformidade de uma corporação é apenas um 'programa de papel' ou se foi projetado, implementado, revisado e revisado, conforme apropriado, de maneira eficaz”.

O objetivo era tornar mais difícil para as empresas afirmarem que tinham um programa de conformidade quando, na verdade, esse programa era apenas mais uma caixa de seleção a ser marcada. Com essa orientação, algumas das formas anteriores de treinamento simplesmente não funcionam. Aulas estáticas e palestras ou livros de exercícios uma vez por ano podem parecer “programas de papel”.

Os aplicativos mudaram o jogo, tornando o treinamento de conformidade um processo de aprendizado contínuo e orientado a resultados. Com questionários e uma forma de rastrear quem já fez o programa, um aplicativo comprova que seus funcionários estão realmente participando e aprendendo.

Como você pode fazer com que as soluções de treinamento de conformidade móvel funcionem em sua empresa?

À medida que novas tecnologias são lançadas e continuam a mudar o treinamento de conformidade, elas permitem que você procure soluções interativas e envolventes.

Primeiro, entenda o que você deve oferecer no treinamento. Alguns estados têm requisitos específicos de treinamento de conformidade para determinados setores. No Texas, por exemplo, os prestadores de cuidados infantis licenciados precisam de treinamento. Consulte um advogado ou sua associação profissional para entender suas necessidades.

Em seguida, use essas práticas recomendadas para obter o melhor retorno do seu investimento.

• Torne seu treinamento acionável. Existe uma forte ligação entre a satisfação de um funcionário com o treinamento e a capacidade de entender como aplicar o que aprenderam. Uma pesquisa da Gallup descobriu que 84% dos trabalhadores que classificaram seu treinamento de conformidade como excelente disseram que sabiam o que fazer quando presenciavam um comportamento antiético no trabalho. Certifique-se de que seu treinamento ajude os funcionários a tomar as medidas corretas.
• Recompense seus funcionários. As recompensas dos funcionários tornam o processo de aprendizado mais divertido e envolvente. Procure um aplicativo que permita distribuir prêmios aos funcionários que concluírem o treinamento ou que mantiverem a discussão no chat em grupo.
• Torná-lo divertido. Transforme o aprendizado em um jogo com recompensas ou níveis. Você também pode tornar o aprendizado divertido usando histórias ou exemplos da vida real para manter sua equipe interessada.
• Simplifique seu aprendizado. Divida o treinamento em pedaços pequenos. Por exemplo, o treinamento de conformidade sobre leis federais complexas é mais fácil quando apresentado de forma simples. Dividir o treinamento também permite que os trabalhadores dominem uma ideia antes de passar para a próxima.
• Use diferentes ferramentas de aprendizagem. Use material como podcasts, vídeos, áudio, arquivos, eBooks e muito mais. Considere memes, imagens, gráficos, slides e qualquer outra coisa que você precise para tornar o aprendizado interessante.
• Amigo. Crie pequenos grupos de estudo ou atribua “amigos de estudo” aos trabalhadores. Essas equipes ou parcerias podem ser usadas para discutir a conformidade em ambientes menores. Eles podem ajudar a fechar a lacuna entre treinamento individual e em grupo, dando aos trabalhadores alguém com quem conversar sobre o que aprenderam.
• Mantenha-o interativo. Use um recurso de bate-papo para iniciar conversas sobre conformidade fazendo perguntas. Crie um treinamento que permita que os funcionários representem ou pratiquem cenários do mundo real em um bate-papo para que possam obter feedback. Convide os trabalhadores a compartilhar suas dúvidas e experiências online. Quanto mais os funcionários interagem com as informações – em vez de apenas consumi-las – mais eles podem aplicá-las em seu trabalho.
• Gerencie o aprendizado. Um aplicativo que permite ver quando os funcionários concluíram o treinamento ajudará você a gerenciar o aprendizado de seus funcionários. Ser capaz de ver com que frequência seu treinamento é acessado - e enviar lembretes, se necessário - também é um recurso importante.

Adapte o seu treino sempre que necessário

Adapte e atualize seu treinamento para mantê-lo atualizado. Lembre-se de continuar construindo sobre ele também. Você pode fazer isso de duas maneiras.

Obter feedback

Descubra com os funcionários o que eles acham do seu treinamento de conformidade atual e o que eles querem ver no futuro. O Connecteam, por exemplo, permite que você envie pesquisas. Ele também permite que você convide membros de sua equipe para oferecer feedback e até mesmo para ajudá-lo a organizar as aulas. Com um aplicativo, o aprendizado torna-se colaborativo, em vez de um esforço de cima para baixo.

Combine o treinamento com outras soluções.

Não confie apenas no treinamento. Uma pesquisa do Gartner descobriu que, quando as empresas usam “controles incorporados”, as violações de conformidade diminuem em 58%.

Os controles integrados são sistemas que orientam os funcionários a serem compatíveis com seus fluxos de trabalho. Por exemplo, o Connecteam pode ajudá-lo a criar listas de verificação de tarefas para garantir que cada trabalho atenda aos regulamentos de segurança ou do setor. Isso, juntamente com o treinamento, pode significar um resultado melhor do que apenas o treinamento.

Aprender na palma da sua mão

Aplicativos móveis de treinamento de conformidade levam o aprendizado para fora da sala de aula e o colocam em suas mãos. Você obtém mais controle, melhor ROI e melhor envolvimento com aplicativos. Esses aplicativos também podem tornar o treinamento de conformidade atraente e até mesmo divertido.

Os aplicativos podem permitir que você obtenha melhores resultados e ajudar seus funcionários a reter o que aprenderam. Seus funcionários têm acesso ao treinamento de conformidade 24 horas por dia, 7 dias por semana. Eles sempre podem consultar uma lição, revisar o que aprenderam ou usar um recurso de bate-papo para fazer uma pergunta de acompanhamento.

Um aplicativo como o Connecteam permite que você aproveite os muitos benefícios que o aprendizado móvel trouxe para o espaço de treinamento de conformidade. Ele permite que você personalize, crie e atualize o treinamento conforme necessário, para que você sempre forneça os programas de que suas equipes precisam.