Co to jest oprogramowanie do współpracy i dlaczego Twoja organizacja go potrzebuje?

W dzisiejszych czasach rynek jest zalewany narzędziami obiecującymi uproszczenie procesów pracy Twoich pracowników i osiągnięcie tego celu.

Ale czy naprawdę?

Według wtorkowego raportu Pegasystems Inc.*, pracownicy przełączają się między 35 różnymi aplikacjami krytycznymi dla pracy ponad 1100 razy dziennie!

Z ilu aplikacji korzysta Twój zespół?

Nieefektywne oprogramowanie i nieefektywne procesy wpływają na produktywność każdego zespołu i pozwalają uniknąć sytuacji, w których wiele firm szuka pomocy w oprogramowaniu do współpracy.

Ale czy to najlepsze rozwiązanie dla Twojego zespołu i potrzeb?

W tym artykule odpowiemy na wszystkie pytania związane z oprogramowaniem do współpracy. W tym, czym jest oprogramowanie do współpracy, jak działają narzędzia do współpracy online, jaka jest różnica między rozwiązaniem uniwersalnym a rozwiązaniem punktowym i nie tylko.

Co to jest oprogramowanie do współpracy?

Oprogramowanie do współpracy to oprogramowanie zaprojektowane, aby pomóc zespołom zwiększyć produktywność i pracować wydajniej, umożliwiając im współpracę na jednej platformie.

Historia tradycyjnego oprogramowania do współpracy rozpoczęła się ponad 30 lat temu, kiedy firmy zaczęły tworzyć swoje działy IT i musiały łączyć produkty od różnych dostawców, aby uzyskać pełen zakres funkcji potrzebnych do wykonywania ich pracy. W tamtym czasie oprogramowanie do współpracy było pojedynczym rozwiązaniem dla pojedynczego przypadku użycia zespołu, niezależnie od tego, czy było to zarządzanie zadaniami, danymi czy czatem.

Przechodząc do teraźniejszości zaawansowanej technologicznie, tego typu oprogramowanie do współpracy, zwane rozwiązaniami punktowymi, nadal istnieje, ale od dawna przewyższa je rozwiązania do współpracy typu „wszystko w jednym”.

Oprogramowanie do współpracy typu „wszystko w jednym” zostało zaprojektowane, aby pomóc zespołom zwiększyć produktywność i pracować wydajniej, umożliwiając im udostępnianie, zarządzanie dokumentami, plikami i innymi typami danych oraz wspólną pracę nad projektami i zadaniami z dowolnego miejsca i dowolnego urządzenia .

Oprogramowanie do współpracy typu „wszystko w jednym” to fantastyczne narzędzie dla każdego istniejącego zespołu, ale w szczególności dla zespołów zwinnych i każdego zespołu pracującego zdalnie.

Wypróbuj procę

Jak działają kompleksowe narzędzia do współpracy online?

Narzędzia do współpracy online pomagają zespołom komunikować się i bezproblemowo współpracować nad zadaniami i projektami oraz ułatwiają korzystanie z szeregu innych narzędzi zwiększających produktywność z jednej platformy. Oprogramowanie do współpracy eliminuje potrzebę przełączania się między różnymi aplikacjami, marnowania czasu i przerywania przepływu pracy, umożliwiając pozostawanie w tym samym narzędziu w celu wykonania pracy.

Rozwiązuje również chaos związany z przechowywaniem plików w różnych usługach i aplikacjach oraz koniecznością przeszukiwania długich list w celu znalezienia krytycznych informacji, umożliwiając użytkownikom przechowywanie wszystkiego w jednym miejscu, z którego każdy może uzyskać dostęp do wszystkiego, czego potrzebuje do wykonania swoich zadań.

Innym sposobem działania narzędzi do współpracy online jest utrzymywanie całej komunikacji wewnętrznej pod jednym dachem. Zapomnij o ponownym wyszukiwaniu wiadomości w skrzynce odbiorczej i aplikacjach do czatu, ponieważ narzędzia do współpracy online zapewniają porządek i przejrzystość konwersacji.

Narzędzia do współpracy online nie tylko pomagają zespołowi pracować mądrzej, ale także pomagają zwiększyć ogólną produktywność zespołu, śledzić postęp projektów i zadań oraz uzyskiwać aktualizacje statusu w czasie rzeczywistym.

Jak działają rozwiązania Point i narzędzia do współpracy online?

Narzędzia do współpracy online Point Solution gromadzą cały zespół w jednym miejscu współpracy dla jednej konkretnej potrzeby i zapewniają szereg możliwości, które obsługują tylko tę konkretną potrzebę. Na przykład oprogramowanie do współpracy punktowej może być platformą komunikacyjną. To, co możesz zrobić na tej platformie, to czatować z kolegami z zespołu i ostatecznie mieć możliwość prowadzenia rozmów konferencyjnych i spotkań wideo.

W tym przykładzie platformy komunikacyjnej nie byłbyś w stanie znaleźć pulpitu nawigacyjnego, w którym możesz przeglądać swoje zadania, nie byłbyś w stanie śledzić ich postępów i upewnić się, że każde zadanie zostanie ukończone na czas.

Nie będziesz również w stanie przechowywać kluczowych plików, dokumentów i zasobów, do których często się odwołujesz, otrzymywać powiadomień o aktualizacjach projektów i zadań ani mieć dostępu do danych.

Jest wiele innych rzeczy, których nie będziesz w stanie zrobić z rozwiązania punktowego, ale jesteśmy pewni, że już masz obraz.

Narzędzie do współpracy all-in-one vs. Point Solution

Narzędzia do współpracy są świetne, ponieważ zwiększają wydajność i produktywność zespołu, a tego chcesz dla swojej firmy, ale potem stajesz przed dylematem, jaki rodzaj rozwiązania powinieneś wybrać: rozwiązanie typu „wszystko w jednym” czy rozwiązanie punktowe?

Wyjaśniliśmy już, jak działają oba typy rozwiązań, ale aby pomóc Ci lepiej zrozumieć niektóre kluczowe różnice oraz zalety i wady każdego rozwiązania, przygotowaliśmy tę tabelę porównawczą w celach informacyjnych:

Kluczowe funkcje oprogramowania do współpracy typu „wszystko w jednym”

Każde oprogramowanie do współpracy jest inne, ale większość narzędzi będzie (lub powinna) zawierać następujące funkcje:

Zarządzanie projektami — organizuj wszystkie aspekty projektu, od planowania i harmonogramowania po alokację i realizację zasobów.

Zarządzanie zadaniami — wszystko, co jest potrzebne do zarządzania zadaniem w całym jego cyklu życia, od planowania do wykonania. Ustaw terminy, zależności i priorytety oraz upewnij się, że projekt pozostaje na dobrej drodze i zostanie ukończony na czas.

Zarządzanie dokumentami — funkcja zarządzania dokumentami jest ważna dla każdego oprogramowania do współpracy. Umożliwia użytkownikom wspólne udostępnianie dokumentów i pracę nad nimi poprzez łatwą integrację aplikacji do przechowywania w chmurze innych firm z platformą. Ta funkcja pomaga również w uporządkowaniu dokumentów w jednym miejscu, dzięki czemu każdy ma do nich łatwy dostęp w dowolnym momencie.

Współpraca międzyfunkcyjna — jedno miejsce, w którym wszyscy w Twojej organizacji (marketing, sprzedaż, HR, logistyka, programiści, wsparcie itp.) spotykają się, aby pracować nad celem lub projektem.

Wiadomości wewnętrzne — oprogramowanie do współpracy, które ma wbudowane funkcje przesyłania wiadomości, może pomóc w utrzymaniu komunikacji zorganizowanej i zgodnej z tematem. Możliwość komunikowania się w aplikacji i współpracy przy poszczególnych zadaniach i projektach, dzielenia się komentarzami, opiniami i pomysłami, a wszystko to przy zachowaniu historycznego zapisu dyskusji, do którego każdy może się odwołać w dowolnym momencie. Większość narzędzi do współpracy zapewnia również użytkownikom możliwość komentowania poziomów zadań i projektów oraz dołączania plików w celu dalszego wsparcia zadań i projektów.

Analiza danych — ta funkcja nie jest zbyt powszechna, ale bardzo korzystna dla zdrowia Twojej firmy. Mając dostęp do danych w czasie rzeczywistym, użytkownicy mogą podejmować bardziej świadome decyzje, które nie są oparte na intuicji, ale są poparte kluczowymi spostrzeżeniami danych.

Powiadomienia – aby być na bieżąco ze wszystkimi ostatnimi modyfikacjami wprowadzonymi do zadań, wzmianek, dyskusji i nie tylko.

Możliwości integracji — dzięki oprogramowaniu do współpracy użytkownicy powinni mieć dostęp do wszystkich typów dokumentów, plików i zasobów, z których część jest przechowywana w aplikacji innej firmy. Dlatego ważne jest, aby wybrane oprogramowanie do współpracy oferowało solidne możliwości integracji z narzędziami takimi jak Dropbox, Dysk Google itp.

Intuicyjny interfejs — dobre oprogramowanie do współpracy powinno być intuicyjne i przyjazne dla użytkownika, a przyzwyczajenie się do niego nie powinno zająć więcej niż kilka dni. Celem tego rodzaju narzędzi jest uproszczenie procesu pracy i zwiększenie jego wydajności, dlatego jedną z najważniejszych cech każdego oprogramowania do współpracy jest prostota i prostota.

Projekt przyjazny dla urządzeń mobilnych — narzędzia do współpracy online powinny również działać prawidłowo na telefonach komórkowych i tabletach. Pracownicy zdalni lub pracownicy, których obowiązki wymagają poruszania się, nie zawsze będą znajdować się przy komputerze, więc zapewnienie im rozwiązania, które pozwoli im zachować produktywność i pracować nad zadaniami nawet w podróży, powinno być najwyższym priorytetem.

Bezpieczeństwo — Koncentrując się na funkcjach zapewnianych przez oprogramowanie do współpracy, nie należy zapominać o znaczeniu ochrony i bezpieczeństwa danych. I chociaż niektóre bezpłatne narzędzia do współpracy online zapewniają mniejszą ochronę niż narzędzia dla przedsiębiorstw, wszystkie one powinny wymagać loginów i haseł w celu ochrony danych i informacji udostępnianych na platformie. Jeśli oprogramowanie do współpracy oferuje uwierzytelnianie dwuskładnikowe, tym lepiej. Pomaga zapobiegać naruszeniom bezpieczeństwa i weryfikuje tożsamość użytkownika.

Dlaczego firmy korzystają z oprogramowania do współpracy online?

Wyobraź sobie pracę nad projektem, w którym zespoły są rozmieszczone na całym świecie: inżynierowie oprogramowania są w Nowym Jorku, zespół marketingowy w Londynie, a zespół zarządzający projektem w Paryżu. Zapewnienie, że wszyscy pozostaną skoncentrowani i zsynchronizowani, może być trudne, biorąc pod uwagę fakt, że każdy zespół znajduje się w innym kraju i działa w różnych strefach czasowych.

Jak więc upewnić się, że wszyscy wiedzą?

Oprogramowanie do współpracy pomaga zmniejszyć stres związany z pracą z innymi bez względu na to, gdzie się znajdują. Może pomóc wzmocnić relacje w zespole, zaoszczędzić czas i bóle głowy, poprawić organizację oraz zwiększyć szybkość i wydajność.

Oprogramowanie do współpracy w liczbach:

• 70% pracowników stwierdziło, że technologia cyfrowa poprawiła ich współpracę. (Sieci Aruba)
• Jak pokazują statystyki współpracy cyfrowej, narzędzia do współpracy online i cyfrowe miejsca pracy zwiększają produktywność nawet o 30%. (McKinsey)
• W pełni operacyjne systemy komunikacji pomagają w utrzymaniu najlepszych talentów w firmach nawet o 450%. (Instytut Pracy)
• Niezwykle połączone zespoły wykazują 21% wzrost rentowności. (Galup)
• Pracownicy poświęcają teraz około 50% więcej czasu na pracę zespołową. (Harvard Business Review)
• Około 75% pracowników uważa współpracę i pracę zespołową za ważne. (Uniwersytet Królowej Charlotte)

W jaki sposób kompleksowe narzędzia do współpracy online mogą prowadzić do produktywnej pracy zespołowej?

Oprogramowanie do współpracy ma wiele zalet. Być może najważniejszą z nich jest możliwość poprawy produktywności w zespołach, które niekoniecznie pracują w tym samym biurze, w tym samym kraju lub w tej samej strefie czasowej.

Oto kilka innych zalet narzędzi do współpracy online i sposobów, w jakie prowadzą one do produktywnej pracy zespołowej:

Udoskonalona komunikacja

Mówią, że komunikacja jest kluczem do pracy zespołowej.

Komunikacja i współpraca osobista są świetne, ale gdy nie jest to możliwe, narzędzia online, takie jak oprogramowanie do współpracy, pomagają nam utrzymać przepływ rozmów, opinii i pomysłów. Skuteczna komunikacja nie tylko zwiększa produktywność, ale także pomaga zapobiegać problemom i je rozwiązywać.

Ulepszone zarządzanie projektami

Zarządzanie jednym projektem może być prostym zadaniem, ale co z zarządzaniem dziesiątkami projektów jednocześnie? Jak uniknąć zagubienia się w organizacji i koordynacji wydarzeń lub projektów bez pomocy narzędzia do współpracy?

Na szczęście nie musisz się tym martwić. Oprogramowanie do współpracy zapewnia, że ​​wszystko jest na dobrej drodze, aby uniknąć błędów i zamieszania, które mogą opóźnić projekty lub poszczególne zadania.

Lepsza organizacja

Korzystając z różnych narzędzi do zarządzania zadaniami, komunikowania się i przechowywania plików, łatwo jest stracić orientację, co zostało zrobione, co nie zostało zrobione, kto co powiedział i do jakiego zadania się odnosili. Wszystko jest bałaganem. Ale uporządkowanie wszystkich aspektów projektów i zadań nie musi być skomplikowane. Oprogramowanie do współpracy pomaga w tworzeniu spokoju i organizacji w przepływie pracy Twojego zespołu poprzez otwartą komunikację i koordynację projektów i wydarzeń oraz utrzymywanie wszystkiego na jednej platformie, na której nic nie gubi się w tajemniczy sposób.

Podejmowanie decyzji na podstawie danych

Dzięki możliwościom rozwiązania do analizy danych zintegrowanego z oprogramowaniem do współpracy Twój zespół nie będzie już musiał tracić czasu na analizowanie arkuszy kalkulacyjnych w celu pozyskania danych, ale zamiast tego będzie miał więcej czasu na skupienie się na zebranych spostrzeżeniach i dokonywanie wyborów w oparciu o fakty, które będą pomóc szybciej osiągnąć cele i cele firmy. Posiadanie tego w jednym miejscu wraz ze wszystkimi innymi narzędziami zwiększającymi produktywność zapewnia natychmiastową łatwość i efektywność procesu podejmowania decyzji opartego na danych.

Co należy wziąć pod uwagę przy wyborze narzędzia do współpracy?

Zakup oprogramowania do współpracy dla Twojego zespołu to kluczowa decyzja biznesowa. Nie chciałbyś tracić czasu i pieniędzy na testowanie każdego rozwiązania dostępnego na rynku. Pomożemy Ci zawęzić wybór, abyś mógł podjąć najlepszą możliwą decyzję – zarówno dla Twojego zespołu, jak i firmy.

Oto 6 głównych czynników, o których należy pamiętać przy wyborze narzędzia do współpracy:

1. Potrzeby – Pierwszym krokiem przy wyborze narzędzia do współpracy jest zrozumienie potrzeb Twojej organizacji – jak obecnie pracuje Twój zespół, co można i należy poprawić w ich procesie pracy oraz czy ich praca jest ustrukturyzowana czy nieustrukturyzowana? Aby znaleźć odpowiedzi na te pytania, powinieneś nie tylko obserwować swoją pracę zespołową z dystansu, ale konsultować się z nimi. To są ludzie, którzy będą korzystać z tego oprogramowania do współpracy, więc ich potrzeby i opinia w tej sprawie są tym, na czym najbardziej powinieneś się zainteresować.

W tym pierwszym kroku należy jeszcze rozważyć, czy oprogramowanie do współpracy jest hostowane w Internecie, czy lokalnie. Czy dane i pliki Twojej organizacji będą bezpieczne? Po określeniu swoich konkretnych potrzeb możesz przejść do następnego kroku.

2. Funkcje — funkcje oferowane przez narzędzia do współpracy online to brakujące elementy układanki dla Twojej organizacji. Oprogramowanie powinno zapewniać wszystkie funkcje, których potrzebujesz, aby było skutecznym narzędziem zwiększającym produktywność Twojego zespołu. Muszą być responsywne, łatwe w użyciu i oczywiście powinny pomóc Twojemu zespołowi w bardziej wydajnym wykonywaniu pracy.

Podczas odkrywania różnych opcji zawsze proś o bezpłatne wersje próbne, aby sprawdzić, jak działa oprogramowanie i co myśli o nim Twój zespół.

3. Koszt – Ile pozwala twój budżet na tego rodzaju oprogramowanie? Twoja inwestycja musi być rozsądna i musi uwzględniać długoterminową wartość, jaką oprogramowanie może mieć dla Twojego zespołu i organizacji, a także wszelkie inne koszty, które mogą się z tym wiązać, takie jak aktualizacje w przyszłości, konserwacja itp.

4. Wsparcie – Niezawodne wsparcie jest koniecznością. Twój zespół będzie musiał zostać przeszkolony i powinien mieć dostęp do samouczków i bazy wiedzy. Jeśli sprzedawca tego nie oferuje, lepiej przejdź do następnego.

5. Integracja z innymi narzędziami — musisz znaleźć oprogramowanie do współpracy, które można zintegrować z narzędziami, z których już korzysta Twój zespół. Nie ignoruj ​​tego czynnika, jeśli wybrałeś narzędzie, które nie może zintegrować się z innymi narzędziami potrzebnymi Twojemu zespołowi, wtedy oprogramowanie nie będzie zbyt pomocne – Twój zespół nadal będzie musiał przełączać się między aplikacjami, aby mieć dostęp do wszystkiego potrzebne do wykonania swojej pracy.

6. Bezpieczeństwo – Bezpieczeństwo jest ważne, więc w każdym przypadku powinieneś wybrać rozwiązanie, które zawiera funkcje zabezpieczające, które zagwarantują bezpieczeństwo Twoich danych. Powinieneś również mieć możliwość wyboru miejsca przechowywania Twoich danych. Jeśli dostawca nie oferuje funkcji zabezpieczeń lub oferuje tylko słabe zabezpieczenia, pożegnaj się z nim i kontynuuj poszukiwania lepszego rozwiązania.

Slingshot, kompletne oprogramowanie do współpracy

Slingshot jest gotowy, aby przenieść współpracę Twojego zespołu na wyższy poziom. Dzięki temu, że wszyscy są na bieżąco, zespoły mogą być na bieżąco z projektami nawet w różnych strefach czasowych, co oznacza, że ​​produktywność nie ucierpi, mimo że członkowie zespołu nie mogą być ze sobą fizycznie obecni.

Slingshot upraszcza współpracę, włączając nowoczesne zarządzanie plikami projektów i zespołów, czat i analizę danych w jednej aplikacji. Gdy w prosty sposób możesz udostępniać wszystkie te elementy w jednym miejscu członkom zespołu i udostępniać projekty członkom zespołu z zewnątrz, przywracany jest spokój. Dzięki solidnej produktywności płynie po wyjęciu z pudełka i jest zaprojektowany do bezproblemowej pracy, aby umożliwić ciągłą współpracę. Pomaga to zespołom przełamywać silosy współpracy, zapobiega przerwom w pracy i ułatwia zespołom lepszą współpracę.

*Źródło: Pegasystems Inc.