이메일 서식 지정 방법: 모범 사례 및 예

수잔 파텔

• 2023년 5월 29일

조직의 누군가, 고용 관리자, 마케팅 대행사에게 이메일을 보내거나 콜드 이메일 캠페인의 일부로 이메일을 보내는 경우 형식이 중요합니다. 전문가처럼 보이는 것이 중요할 뿐만 아니라 이메일도 읽기 쉽고 명확하고 간결한 방식으로 요점을 전달해야 합니다. "이메일 형식을 어떻게 지정합니까?"라고 묻는 경우가 있습니다. 우리는 당신을 덮었습니다.

2023년에 전문적인 이메일 형식을 지정하는 방법

모든 업무용 이메일은 일반적인 비즈니스 편지와 유사하게 형식을 지정해야 합니다. 각 단락 사이에 공백을 두고 오타와 문법 오류를 주의하세요. 메시지의 각 측면을 살펴보기 전에 이메일 형식을 지정하는 방법에 대한 몇 가지 빠른 팁이 있습니다.

1. 길수록 좋지 않습니다. 짧고 요점만 유지하십시오.
2. 지나치게 복잡한 언어와 긴 문장을 사용하지 마십시오.
3. 수신자가 메시지의 요점을 파악하기 위해 텍스트를 쉽게 훑어볼 수 있는지 확인하십시오.
4. 보내기를 누르기 전에 항상 교정하십시오.
5. 오타를 자주 범하는 경우 이메일의 실제 사본을 인쇄하면 화면에서 검토하는 것보다 실수를 더 쉽게 찾을 수 있습니다.

제목 줄

보내는 모든 이메일에 제목 줄을 포함해야 합니다. 생략하면 누군가가 귀하의 이메일을 열 가능성이 거의 없습니다. 제목 줄은 이메일을 보내는 이유를 요약하기에 완벽한 곳입니다. 간결하고 간단하며 유익하게 작성하십시오.

다음은 업무용 이메일에 적합한 제목의 몇 가지 예입니다.

• [직위] 지원 – [이름]
• [날짜] 회의에 대하여
• 감사합니다 – [직위] 인터뷰 – [본인의 이름]
• [이름]님이 [제목]을(를) 논의하도록 추천했습니다.

인사말

업무용 이메일을 작성할 때 할 수 있는 최악의 상황 중 하나는 특정인을 대상으로 하지 않는 것입니다. 생각해 보십시오. 이메일을 열었을 때 "Dear Sales Team" 또는 "Dear Marketing Agency"로 시작한다면 나머지를 읽으시겠습니까? 아마 아닐 겁니다. 사람의 이름을 사용할 수 없는 경우 비즈니스의 LinkedIn 페이지를 확인하거나 회사 프런트 데스크에 전화하여 찾을 수 있습니다.

또한 업무용 이메일로 누군가를 언급할 때 "안녕하세요", "안녕하세요", "안녕하세요"를 피하세요. 좀 더 형식적인 "Dear"를 고수하는 것이 항상 안전한 방법입니다.

몸

대부분의 경우 전문 이메일에는 세 개의 짧은 단락만 필요합니다. 때로는 전체 메시지를 전달하는 데 더 많은 것이 필요할 수 있지만 짧을수록 좋습니다. 포함해야 하는 세 단락은 다음과 같습니다.

1. 소개: 자신이 누구인지 간략하게 설명합니다.
2. 글을 쓰는 이유: 요점을 유지하십시오. 추가 세부 정보를 추가하고 더 많은 단락을 만들어야 하는 경우 가독성을 높이기 위해 각각 몇 문장으로 나눕니다.
3. 감사합니다: 수신자에게 시간을 내어 주셔서 감사하고 응답하도록 격려하십시오.

폐회 및 서명

공식 이메일을 닫는 적절한 방법은 여러 가지가 있습니다. 가장 중요한 것은 지나치게 캐주얼하지 않는 것입니다. 업무용 이메일을 마무리하는 몇 가지 좋은 방법은 다음과 같습니다.

• 감사합니다
• 공손히
• 최상의
• 감사합니다
• 감사와 함께

다음과 같은 일상적인 문구를 사용하지 않도록 주의하세요.

• 사랑
• 나중에
• 언제나
• 건배
• 차오

마감 후에는 이메일 서명을 포함해야 합니다. 최소한 귀하의 이름과 이메일 주소로 구성되어야 합니다. 해당되는 경우 수신자가 귀하에게 직접 연락할 수 있도록 귀하의 전화번호도 포함해야 합니다. 또한 귀하 또는 귀하의 회사에 대한 정보에 쉽게 액세스할 수 있도록 LinkedIn 프로필에 대한 링크를 포함할 수 있습니다.

SHAKEspeare AI 이메일 작성기 소개

SHAKEspeare는 수천 건의 콜드 이메일 캠페인에서 얻은 정보를 바탕으로 효과적인 이메일을 지속적으로 학습하고 자동으로 작성하는 AI 이메일 작성기입니다. 1분 안에 3개의 이메일 변형을 자동 생성하여 작성자 차단을 극복하는 데 도움이 될 수 있습니다.

AI 이메일 작성자를 사용하면 개인화된 어조와 느낌을 유지하면서 대규모 잠재 고객과 연결할 수 있습니다. SHAKEspeare에 귀하의 비즈니스 제안과 콜드 이메일의 목표에 대해 알려주면 SHAKEspeare가 귀하를 대신하여 작성을 처리합니다. 이메일은 항상 짧고 명확한 클릭 유도문안과 일부 사회적 증거가 있는 요점입니다. 다양한 이메일 변형 작성이 완료되면 가장 마음에 드는 초안을 선택하고 Mailshake 캠페인에 추가하기만 하면 됩니다.

SHAKEspeare는 Mailshake로 콜드 아웃리치를 자동화할 때 무료로 포함됩니다.

업무용 이메일: 올바른 이메일 형식을 위한 템플릿

전문적인 메시지를 보내기 위한 가장 좋고 간단한 이메일 형식은 다음과 같습니다.

제목 줄: 짧고 간단하며 요점입니다. 귀하의 이메일을 몇 단어로 요약하십시오.

인사말: “[이름과 성]님께” 또는 “[씨/부인]님께. 성]"

첫 번째 단락: 명확하고 직접적입니다. 이 단락에서는 자신을 소개하고 이메일을 보낸 이유를 설명해야 합니다. 구직을 하든, 회의에 대해 질문을 하든, 제품이나 서비스를 제안하든, 처음 몇 문장에서 언급하세요.

두 번째 단락: 이 섹션에서는 메시지의 이유에 대해 자세히 설명해야 합니다. 구직을 신청하는 경우 회사에 어떤 혜택을 줄 수 있는지 기술하십시오. 질문이 있으면 질문하십시오. 장황하게 이야기하지 마십시오. 그리고 무언가를 판매하는 경우 제품이나 서비스가 받는 사람의 문제를 어떻게 해결할 수 있는지 직접적으로 설명하십시오.

세 번째 단락: 받는 사람의 시간과 배려에 감사를 표하며 업무용 이메일을 마무리합니다. 예의 바르고 정중하게 대하되, 그들이 당신의 가장 친한 친구인 것처럼 행동하거나 연락을 통해 그들에게 큰 호의를 베푸는 것처럼 행동하지 마십시오.

맺음말: “진심으로/정중히/최고로/기타. [이름과 성]”

서명: [이름과 성]/ [이메일 주소]/ [전화번호](선택 사항) / [귀하의 LinkedIn 프로필 URL](선택 사항)

전문적인 콜드 이메일 서식 지정: 모범 사례 및 예

전문적인 콜드 이메일의 형식을 지정하고 작성하는 것은 일반적인 비즈니스 서신과 동일한 많은 지침을 따르지만 몇 가지 미묘한 차이가 있습니다.

콜드 이메일의 가장 일반적인 두 가지 형식과 따라야 할 모범 사례를 살펴보겠습니다.

AIDA 콜드 이메일 형식

AIDA(주의, 관심, 욕구 및 행동)는 콜드 이메일을 위한 가장 강력한 형식 중 하나입니다. 다음과 같습니다.

인사말: "Hi [First Name]"(콜드 이메일에서는 좀 더 캐주얼한 인사말이 일반적이지만 일반적인 비즈니스 이메일과 같은 공식적인 경우에는 거의 항상 "Dear"를 사용해야 합니다.)

첫 번째 문단: 일반적인 비즈니스 이메일에서 자신을 소개하는 대신 회사나 개인이 직면할 가능성이 있는 문제를 인식하여 제품이나 서비스를 해결하는 것으로 시작하는 것이 좋습니다.

두 번째 단락: 제품을 간략하게 소개하고 문제를 어떻게 해결할 수 있는지, 제품이 비즈니스에 가져올 수 있는 구체적인 이점을 설명하십시오.

세 번째 단락: 간단하고 구체적인 클릭 유도문안을 포함할 위치입니다. 예를 들어, "[제품]이 [ROI/리드/매출/등]을 어떻게 높일 수 있는지 알고 싶습니까? 맞춤형 데모를 예약할 수 있는 좋은 시간을 알려주세요.”

BAB 콜드 이메일 형식

BAB(before, after, bridge)는 동기 부여의 힘을 사용하여 반응을 유발하는 또 다른 강력한 형식입니다. 다음과 같습니다.

인사말: “안녕하세요 [이름]”

첫 번째 단락: 흥미로운 질문으로 시작합니다. 예를 들어, "당신의 회사는 200% 더 많은 리드로 무엇을 하시겠습니까?" 귀하의 제품이 그들에게 혜택을 가져다 주는 것을 보여주는 귀하의 고객 중 한 명(또는 그 이상)의 통계로 후속 조치를 취하십시오.

두 번째 단락: 위에서 언급한 고객이 연락하려는 회사와 규모 및 업종이 유사하다는 점을 보여주십시오.

세 번째 단락: 그들이 동일한 결과를 얻도록 도울 수 있다고 자신 있게 진술하십시오. 통화 또는 데모를 예약하려면 클릭 유도문안을 포함하세요.

더 많은 것을 찾고 계십니까? 17가지 효과적인 이메일 템플릿을 확인하세요 !

후속 조치를 잊지 마세요!

이메일 형식 지정 방법을 마스터했다면 다음으로 집중해야 할 중요한 영역은 후속 이메일입니다. 콜드 이메일에 대한 후속 조치가 중요한 이유는 무엇입니까? 다음 두 판매 후속 통계를 살펴보십시오.

• 고객의 60%는 구매하기 전에 네 번 거절합니다. 그러나 영업사원의 48%는 후속 조치를 단 한 번도 시도하지 않습니다.
• 영업 사원의 70%는 한 번의 이메일 이후 연락을 중단하지만 후속 조치를 보내면 응답을 받을 확률이 25%입니다.

후속 이메일을 어디에서 시작해야 할지 모르겠다면 판매에 도움이 되는 14개의 템플릿을 모아두었습니다.

이메일 게임을 할 준비가 되셨습니까? 무료 콜드 이메일 마스터 클래스에 등록하십시오: 콜드 이메일 및 후속 조치를 포함하여 최고의 전문 이메일을 형식화, 작성 및 최적화하는 방법을 배우십시오.

이메일 서식 자주 묻는 질문(FAQ)

이메일을 전문적으로 포맷하려면 어떻게 해야 합니까?

전문적으로 이메일을 작성하려면 "친애하는"과 같은 형식적인 인사말로 시작하고 받는 사람의 이름이나 직위를 입력하십시오.

그런 다음 전문 용어 없이 간단한 언어를 사용하여 명확하고 간결한 메시지를 작성합니다.

마지막으로 "최고" 또는 "정중히"와 같은 공손한 마무리로 이메일을 마무리하고 "사랑" 또는 "건배"와 같은 캐주얼한 마무리 문구를 사용하지 마십시오.

또한 마지막으로 보내기 버튼을 누르기 전에 오타나 오류가 있는지 확인하세요! Grammarly는 이와 관련하여 매우 유용합니다.

구직 지원 이메일의 형식을 어떻게 지정합니까?

구직 지원을 위한 이메일 형식을 지정하려면 "채용 관리자님께"와 같은 전문적인 인사말로 시작한 다음 귀하가 해당 직책에 가장 적합한 후보자인 이유를 설명하십시오. 귀하의 기술과 경험을 입증할 수 있는 관련 세부 정보 및 자격을 포함하십시오.

메시지 끝에서 수신자에게 시간을 내어 주셔서 감사하고 연락할 수 있는 연락처 정보를 제공하십시오.

이메일 본문에는 무엇이 포함되어야 합니까?

이메일 본문을 작성할 때 메시지에서 전달하려는 내용을 명확하게 명시해야 합니다.

자신에 대한 간략한 소개 또는 수신자에게 연락하는 이유를 포함하십시오. 그런 다음 요청에 대한 자세한 내용을 제공하고 요청하는 내용을 설명하는 데 도움이 될 수 있는 필요한 컨텍스트 또는 배경 정보를 추가합니다.

마지막으로, 메시지가 너무 길면 메시지의 요점을 반복하는 결론으로 ​​마무리하고 독자에게 시간을 내어 주셔서 감사합니다. TDLR은 전문적이지 않은 것처럼 들리지 않으면서 이메일을 요약할 수 있는 좋은 방법입니다.

이메일 서식에 어떤 글꼴 크기를 사용해야 합니까?

이메일을 쉽게 읽을 수 있도록 메시지 본문은 12포인트, 제목은 10-14포인트와 같은 표준 글꼴 크기를 사용하는 것이 좋습니다.

18포인트 또는 24포인트와 같이 지나치게 큰 글꼴은 너무 굵고 압도적으로 보일 수 있으므로 사용을 피해야 합니다.

수신자의 이름을 모르는 경우 이메일 주소를 어떻게 지정해야 합니까?

받는 사람의 이름을 모르거나 확실하지 않은 경우 "친애하는 [직위/직함]" 또는 "To Whom It May Concern"과 같은 일반적인 인사말을 사용하는 것이 가장 좋습니다.

좋은 이메일 서명이란 무엇입니까?

좋은 이메일 서명은 적어도 수신자가 귀하에게 직접 연락할 수 있도록 전체 이름, 이메일 주소 및 연락처 번호를 포함하는 서명입니다.

또한 소셜 미디어 계정에 대한 링크와 프로필 사진을 추가하여 이메일을 보다 "인간적"으로 만들 수 있습니다.