Cara Memformat Email: Praktik dan Contoh Terbaik

Sujan Patel

• 29 Mei 2023

Apakah Anda mengirim email ke seseorang di organisasi Anda, manajer perekrutan, agen pemasaran, atau sebagai bagian dari kampanye email dingin, pemformatan itu penting. Tidak hanya penting untuk terlihat profesional, tetapi email juga harus mudah dibaca dan menyampaikan maksudnya dengan cara yang jelas dan ringkas. Jika Anda pernah bertanya, “Bagaimana cara memformat email?” kami membantu Anda.

Cara Memformat Email Profesional di 2023

Anda harus memformat email profesional apa pun yang serupa dengan surat bisnis pada umumnya—berikan ruang putih di antara setiap paragraf dan hati-hati terhadap kesalahan ketik dan kesalahan tata bahasa. Sebelum kita menyelami setiap aspek pesan, berikut adalah beberapa tip cepat tentang cara memformat email:

1. Lebih lama tidak lebih baik—singkat dan to the point.
2. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu rumit dan kalimat yang panjang.
3. Pastikan penerima dapat dengan mudah memindai teks untuk mendapatkan poin utama dari pesan tersebut.
4. Selalu mengoreksi sebelum menekan kirim.
5. Jika Anda cenderung membuat kesalahan ketik, mencetak salinan fisik email dapat mempermudah menemukan kesalahan daripada meninjaunya di layar Anda.

Baris Subyek

Pastikan untuk menyertakan baris subjek di setiap email yang Anda kirim. Jika Anda mengabaikannya, kemungkinan seseorang membuka email Anda hampir tidak ada. Baris subjek adalah tempat yang tepat untuk meringkas alasan email Anda. Tetap singkat, sederhana, dan informatif.

Berikut adalah beberapa contoh baris subjek yang bagus untuk email profesional:

• Lamaran untuk [Jabatan] – [Nama Anda]
• Sehubungan dengan pertemuan pada [Tanggal]
• Terima kasih – [Jabatan] wawancara – [Nama Anda]
• Dirujuk oleh [Nama] untuk membahas [Subjek]

Salam

Salah satu hal terburuk yang dapat Anda lakukan saat menulis email profesional adalah tidak ditujukan kepada orang tertentu. Coba pikirkan—jika Anda membuka email dan diawali dengan "Dear Sales Team" atau "Dear Marketing Agency", maukah Anda membaca sisanya? Mungkin tidak. Jika Anda tidak memiliki nama orang tersebut, Anda mungkin dapat menemukannya dengan memeriksa halaman LinkedIn bisnis tersebut atau menelepon resepsionis perusahaan.

Selain itu, saat berbicara dengan seseorang di email profesional, hindari "Hai", "Halo", dan "Hai". Menempel dengan "Sayang" yang lebih formal selalu merupakan taruhan yang aman.

Tubuh

Sering kali, Anda hanya memerlukan tiga paragraf pendek dalam email profesional. Terkadang, Anda mungkin membutuhkan lebih banyak untuk menyampaikan seluruh pesan Anda, tetapi semakin pendek, semakin baik. Tiga paragraf yang harus Anda sertakan adalah:

1. Pengantar: Jelaskan secara singkat siapa Anda.
2. Alasan mengapa Anda menulis: Pertahankan intinya. Jika Anda perlu menambahkan detail ekstra dan membuat lebih banyak paragraf, pisahkan menjadi beberapa kalimat masing-masing untuk meningkatkan keterbacaan.
3. Terima kasih: Ucapkan terima kasih kepada penerima atas waktunya dan dorong mereka untuk merespons.

Penutup & Tanda Tangan

Ada banyak cara yang tepat untuk menutup email formal. Yang paling penting adalah menghindari sikap terlalu santai. Beberapa cara bagus untuk menutup email profesional meliputi:

• Sungguh-sungguh
• Dengan hormat
• Terbaik
• Terima kasih
• Dengan penghargaan

Berhati-hatilah dalam menggunakan frasa kasual seperti:

• Cinta
• Nanti
• Selalu
• Bersulang
• Ciao

Setelah penutupan, Anda harus menyertakan tanda tangan email Anda. Itu harus terdiri dari, minimal, nama dan alamat email Anda. Jika perlu, Anda juga harus memasukkan nomor telepon Anda sehingga penerima dapat menghubungi Anda secara langsung. Selain itu, Anda dapat menyertakan tautan ke profil LinkedIn Anda sehingga informasi tentang Anda atau perusahaan Anda dapat diakses dengan mudah.

Memperkenalkan SHAKEspeare AI Email Writer

SHAKEspeare adalah penulis email AI yang didukung oleh intel dari ribuan kampanye email dingin, untuk terus belajar dan menulis email yang efektif secara otomatis. Ini dapat membantu mengatasi blok penulis apa pun dengan menghasilkan 3 variasi email secara otomatis untuk Anda dalam waktu kurang dari satu menit.

Penulis email AI memungkinkan Anda untuk terhubung dengan prospek Anda dalam skala besar sambil mempertahankan nada dan nuansa yang dipersonalisasi. Beri tahu SHAKEspeare tentang penawaran bisnis Anda dan tujuan dari email dingin Anda, dan itu menangani penulisan untuk Anda. Email akan selalu singkat dan to the point dengan ajakan bertindak yang jelas, dan beberapa bukti sosial. Setelah selesai menulis variasi email yang berbeda, yang harus Anda lakukan adalah memilih draf yang paling Anda sukai dan menambahkannya ke kampanye Mailshake.

SHAKEspeare juga disertakan secara gratis saat Anda mengotomatiskan penjangkauan dingin dengan Mailshake.

Email profesional: Templat untuk format email yang benar

Inilah format email terbaik dan paling sederhana untuk mengirim pesan profesional:

Baris subjek: Pendek, sederhana, dan to the point. Ringkas email Anda dalam beberapa kata.

Salam: “Yang Terhormat [Nama Depan & Belakang]” atau “Yang Terhormat [Bapak/Ibu. Nama keluarga]"

Paragraf pertama: Jelas dan langsung. Di paragraf ini, Anda harus memperkenalkan diri dan menyebutkan alasan email Anda. Apakah Anda melamar pekerjaan, mengajukan pertanyaan tentang rapat, atau menawarkan produk atau layanan, sebutkan dalam beberapa kalimat pertama.

Paragraf kedua: Bagian ini harus membahas lebih detail tentang alasan pesan Anda. Jika Anda melamar pekerjaan, nyatakan manfaat apa yang dapat Anda bawa ke perusahaan. Jika Anda memiliki pertanyaan, tanyakan—jangan bertele-tele. Dan jika Anda menjual sesuatu, langsung dan jelaskan bagaimana produk atau layanan Anda dapat menyelesaikan masalah penerima.

Paragraf ketiga: Akhiri email profesional Anda dengan berterima kasih kepada penerima atas waktu dan pertimbangannya. Bersikaplah sopan dan hormat, tetapi jangan bersikap seolah-olah mereka adalah sahabat Anda atau seolah-olah Anda sangat membantu mereka dengan menghubungi mereka.

Penutup: “Hormat/Hormat/Terbaik/dll. [Nama Depan & Belakang Anda]”

Tanda tangan: [Nama Depan & Belakang Anda]/ [Alamat email Anda]/ [Nomor telepon Anda] (opsional) / [URL Profil LinkedIn Anda] (opsional)

Memformat email dingin profesional: Praktik dan contoh terbaik

Memformat dan menulis email dingin profesional mengikuti banyak pedoman yang sama seperti surat bisnis pada umumnya, tetapi ada beberapa nuansa.

Mari kita lihat dua format cold email yang paling umum dan praktik terbaik untuk diikuti:

Format email dingin AIDA

AIDA (perhatian, minat, keinginan, dan tindakan) adalah salah satu format paling ampuh untuk cold email. Berikut tampilannya:

Salam: “Hai [Nama Depan]” (Sapaan yang lebih santai biasanya digunakan dalam email dingin, tetapi “Yang Terhormat” hampir selalu digunakan untuk kasus formal seperti email bisnis pada umumnya.)

Paragraf pertama: Daripada memperkenalkan diri Anda seperti yang Anda lakukan dalam email bisnis pada umumnya, Anda ingin memulai dengan mengenali masalah yang mungkin dihadapi perusahaan atau orang yang dipecahkan oleh produk atau layanan Anda.

Paragraf kedua: Perkenalkan produk Anda secara singkat dan nyatakan bagaimana produk tersebut dapat memecahkan masalah mereka dan manfaat spesifik apa yang dapat dihasilkannya bagi mereka/bisnis mereka.

Paragraf ketiga: Di sinilah untuk memasukkan ajakan bertindak singkat dan spesifik. Misalnya, “Ingin melihat bagaimana [Produk] dapat meningkatkan [ROI/prospek/penjualan/dll.] Anda? Beri tahu saya waktu yang tepat untuk menjadwalkan demo yang dipersonalisasi.”

Format email dingin BAB

BAB (sebelum, sesudah, menjembatani) adalah format ampuh lainnya yang menggunakan kekuatan motivasi untuk memicu respons. Berikut tampilannya:

Salam: “Hai [Nama Depan]”

Paragraf pertama: Mulailah dengan pertanyaan yang menarik. Misalnya, "Apa yang akan dilakukan perusahaan Anda dengan prospek 200% lebih banyak?" Tindak lanjuti dengan statistik dari satu (atau lebih) pelanggan Anda yang menunjukkan produk Anda memberi mereka manfaat itu.

Paragraf kedua: Tunjukkan kepada mereka bahwa pelanggan yang Anda sebutkan di atas memiliki ukuran dan industri yang serupa dengan perusahaan yang Anda jangkau.

Paragraf ketiga: Nyatakan dengan percaya diri bahwa Anda dapat membantu mereka mencapai hasil yang sama. Sertakan ajakan bertindak untuk menjadwalkan panggilan atau demo.

Mencari lebih banyak? Lihat 17 template email yang efektif ini !

Jangan lupa untuk menindaklanjuti!

Setelah Anda menguasai cara memformat email, area penting berikutnya yang harus difokuskan adalah email tindak lanjut Anda. Mengapa menindaklanjuti email dingin Anda sangat penting? Lihat saja dua statistik tindak lanjut penjualan ini:

• 60% pelanggan akan mengatakan tidak empat kali sebelum melakukan pembelian. Namun, 48% tenaga penjualan bahkan tidak melakukan satu upaya tindak lanjut.
• 70% tenaga penjualan berhenti menjangkau setelah satu email, tetapi Anda memiliki peluang 25% untuk mendapatkan tanggapan jika Anda mengirimkan tindak lanjut.

Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana dengan email tindak lanjut, kami telah menyusun 14 template ini untuk membantu Anda melakukan penjualan.

Siap meningkatkan permainan email Anda? Mendaftar untuk Masterclass Email Dingin gratis: Pelajari cara memformat, menulis, dan mengoptimalkan email profesional terbaik, termasuk email dingin dan tindak lanjut.

Pemformatan Email Pertanyaan Umum (FAQ)

Bagaimana Saya Memformat Email Secara Profesional?

Untuk memformat email secara profesional, mulailah dengan sapaan resmi seperti "Yang Terhormat" diikuti dengan nama atau gelar penerima.

Kemudian, tulislah pesan yang jelas dan ringkas dengan bahasa yang sederhana dan tanpa jargon.

Terakhir, akhiri email Anda dengan penutup yang sopan seperti "Terbaik" atau "Dengan Hormat" dan hindari penggunaan frasa penutup biasa seperti "Cinta" atau "Cheers".

Juga, pastikan untuk memeriksa setiap kesalahan ketik dan kesalahan sebelum akhirnya menekan tombol kirim! Grammarly sangat berguna dalam hal ini.

Bagaimana Saya Memformat Email untuk Lamaran Pekerjaan?

Untuk memformat email lamaran kerja, mulailah dengan salam profesional seperti "Manajer Perekrutan yang Terhormat", lalu jelaskan mengapa Anda adalah kandidat terbaik untuk posisi tersebut. Sertakan detail dan kualifikasi yang relevan untuk menunjukkan keahlian dan pengalaman Anda.

Di akhir pesan Anda, ucapkan terima kasih kepada penerima atas waktunya dan berikan informasi kontak agar mereka dapat menghubungi Anda.

Apa yang Harus Dimasukkan ke dalam Badan Email?

Saat menulis isi email, pastikan untuk menyatakan dengan jelas apa yang ingin Anda komunikasikan dalam pesan tersebut.

Sertakan pengantar singkat tentang diri Anda, atau mengapa Anda menghubungi penerima. Kemudian berikan lebih banyak detail tentang permintaan Anda, dan tambahkan konteks atau informasi latar belakang yang diperlukan yang dapat membantu menjelaskan apa yang Anda minta.

Terakhir, akhiri dengan kesimpulan yang menegaskan kembali poin utama pesan Anda jika terlalu panjang dan berterima kasih kepada pembaca atas waktunya. TDLR adalah cara yang bagus untuk meringkas email tanpa terdengar tidak profesional.

Ukuran Font Mana yang Harus Saya Gunakan untuk Memformat Email?

Untuk memastikan email Anda mudah dibaca, disarankan agar Anda menggunakan ukuran font standar seperti 12 poin untuk badan pesan Anda, dan 10-14 poin untuk baris subjek.

Anda harus menghindari penggunaan font yang terlalu besar seperti 18 atau 24 poin karena dapat terlihat terlalu tebal dan berlebihan.

Bagaimana Saya Harus Mengatasi Email jika Saya Tidak Tahu Nama Penerima?

Jika Anda tidak tahu atau tidak yakin dengan nama penerima, yang terbaik adalah menggunakan sapaan umum seperti “[Posisi/Jabatan] yang Terhormat” atau “Kepada Yang Berkepentingan”.

Apa itu Tanda Tangan Email yang Baik?

Tanda tangan email yang baik adalah yang setidaknya mencantumkan nama lengkap, alamat email, dan nomor kontak Anda sehingga penerima dapat menghubungi Anda secara langsung.

Anda juga dapat menambahkan tautan ke akun media sosial Anda dan gambar profil untuk menjadikan email Anda lebih "manusiawi".