如何格式化電子郵件：最佳實踐和示例
已發表: 2023-06-04
- 2023 年 5 月 29 日
內容
無論您是向組織中的某個人、招聘經理、營銷機構發送電子郵件，還是作為冷電子郵件活動的一部分，格式都很重要。 不僅專業很重要，而且電子郵件還需要易於閱讀，並以清晰、簡潔的方式傳達要點。 如果您曾經問過自己，“您如何格式化電子郵件？” 我們已經為您準備好了。
如何在 2023 年格式化專業電子郵件
您應該將任何專業電子郵件的格式設置為類似於典型的商業信函——在每個段落之間留出空白，並註意任何錯別字和語法錯誤。 在我們深入了解郵件的各個方面之前，這裡有一些關於如何設置電子郵件格式的快速提示：
- 越長越好——保持簡短並切中要點。
- 避免使用過於復雜的語言和冗長的句子。
- 確保收件人可以輕鬆瀏覽文本以了解消息的要點。
- 在點擊發送之前一定要校對。
- 如果您容易打錯字，打印電子郵件的物理副本比在屏幕上查看更容易發現錯誤。
主題行
確保在您發送的每封電子郵件中都包含主題行。 如果您將其遺漏，那麼其他人打開您的電子郵件的機會幾乎為零。 主題行是總結您發送電子郵件的原因的最佳位置。 保持簡短、簡單和信息豐富。
以下是專業電子郵件主題行的一些示例：
- 申請[職位] – [您的姓名]
- 關於[日期]的會議
- 謝謝 - [職位名稱] 採訪 - [你的名字]
- 由[姓名]推薦討論[主題]
打招呼
撰寫專業電子郵件時最糟糕的事情之一就是沒有將其發送給特定的人。 想一想——如果您打開一封電子郵件，它以“親愛的銷售團隊”或“親愛的營銷機構”開頭，您會費心閱讀其餘部分嗎？ 可能不是。 如果您不知道此人的姓名，您可以通過查看公司的 LinkedIn 頁面或致電公司前台找到。
此外，在專業電子郵件中稱呼某人時，請避免使用“嘿”、“你好”和“嗨”。 堅持使用更正式的“親愛的”總是一個安全的選擇。
身體
大多數時候，專業電子郵件中只需要三個簡短的段落。 有時，您可能需要更多來傳達您的整個信息，但越短越好。 你應該包括的三個段落是：
- 簡介：簡要描述你是誰。
- 你寫作的原因：切中要點。 如果您需要添加額外的細節並創建更多的段落，請將它們分成幾個句子，以增強可讀性。
- 謝謝：感謝收件人抽出時間並鼓勵他們做出回應。
閉幕式和簽名
有許多合適的方法可以關閉正式電子郵件。 最重要的是避免過於隨意。 關閉專業電子郵件的一些好方法包括：
- 真摯地
- 尊敬
- 最好的
- 謝謝
- 感謝
小心使用隨意的短語，例如：
- 愛
- 之後
- 總是
- 乾杯
- 再見
關閉後，您應該包括您的電子郵件簽名。 它至少應包含您的姓名和電子郵件地址。 如果合適，您還應該包括您的電話號碼，以便收件人可以直接與您聯繫。 最重要的是，您可以包含指向您的 LinkedIn 個人資料的鏈接，以便輕鬆訪問有關您或您公司的信息。
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專業電子郵件：正確電子郵件格式的模板
這是發送專業信息的最佳、最簡單的電子郵件格式：
主題行：短小精悍，切中要害。 用幾句話總結您的電子郵件。
問候語： “親愛的[名字和姓氏]”或“親愛的[先生/夫人。 姓]”
第一段：清晰直接。 在這一段中，您應該自我介紹並說明您發送電子郵件的原因。 無論您是申請工作、詢問有關會議的問題，還是提供產品或服務，請在前幾句話中提及。
第二段：這部分應該更詳細地說明您發送消息的原因。 如果您正在申請工作，請說明您可以為公司帶來什麼好處。 當你有問題時，問他們——不要東拉西扯。 如果您要銷售東西，請直接說明您的產品或服務如何解決收件人的問題。
第三段：通過感謝收件人的時間和考慮來結束您的專業電子郵件。 要有禮貌和尊重，但不要表現得好像他們是你最好的朋友，或者表現得好像你通過聯繫幫了他們一個大忙。
結束語： “真誠地/恭敬地/最好的/等等。 [你的名字和姓氏]”
簽名： [您的名字和姓氏]/[您的電子郵件地址]/[您的電話號碼]（可選）/[您的 LinkedIn 個人資料 URL]（可選）
格式化專業的冷電子郵件：最佳實踐和示例
格式化和撰寫專業的冷電子郵件遵循許多與典型商業信函相同的準則，但有一些細微差別。
讓我們看看兩種最常見的冷電子郵件格式和要遵循的最佳做法：
AIDA 冷電子郵件格式
AIDA（注意力、興趣、慾望和行動）是冷電子郵件最強大的格式之一。 這是它的樣子：
問候語： “嗨 [名字]”（冷淡的電子郵件中更常見的是隨意的問候語，但“親愛的”應該幾乎總是用於正式情況，例如典型的商務電子郵件。）
第一段：與其像在典型的商務電子郵件中那樣介紹自己，不如先了解公司或個人可能面臨的問題，而您的產品或服務可以解決這個問題。
第二段：簡要介紹您的產品並說明它如何解決他們的問題以及它可以為他們/他們的業務帶來哪些具體好處。
第三段：此處包含簡短、具體的號召性用語。 例如，“想看看 [產品] 如何增加您的 [ROI/leads/sales/etc.]？ 讓我知道安排個性化演示的好時機。”
BAB 冷電子郵件格式
BAB（前、後、橋）是另一種強大的格式，它使用動機的力量來觸發響應。 這是它的樣子：
問候語： “嗨[名字]”
第一段：從一個有趣的問題開始。 例如，“如果潛在客戶增加 200%，貴公司會怎麼做？” 跟進來自一個（或多個）客戶的統計數據，顯示您的產品為他們帶來了好處。
第二段：向他們展示您上面提到的客戶在規模和行業上與您要接觸的公司相似。
第三段：自信地說你可以幫助他們取得同樣的結果。 包括號召性用語以安排電話或演示。
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電子郵件格式常見問題 (FAQ)
如何專業地格式化電子郵件？
要專業地格式化電子郵件，請以正式的稱呼開頭，例如“親愛的”，然後是收件人的姓名或職位。
然後，使用簡單的語言，不要使用行話，寫出清晰簡潔的信息。
最後，以禮貌的結束語結束您的電子郵件，例如“最好”或“恭敬地”，並避免使用任何隨意的結束語，例如“愛”或“乾杯”。
此外，在您最終點擊發送按鈕之前，請務必檢查是否有任何錯別字和錯誤！ Grammarly 在這方面非常有用。
如何為工作申請格式化電子郵件？
要為工作申請格式化電子郵件，請以專業稱呼開頭，例如“尊敬的招聘經理”，然後解釋為什麼您是該職位的最佳人選。 包括相關詳細信息和資格證明您的技能和經驗。
在消息的最後，感謝收件人抽出時間並提供聯繫信息，以便他們與您聯繫。
電子郵件正文中應包含哪些內容？
在撰寫電子郵件正文時，請確保清楚地說明您要在郵件中傳達的內容。
包括關於你自己的簡短介紹，或者你為什麼要聯繫收件人。 然後提供有關您的請求的更多詳細信息，並添加可能有助於解釋您的請求的任何必要的上下文或背景信息。
最後，如果信息太長，請以重申要點的結論結尾，並感謝讀者抽出寶貴時間。 TDLR 是總結電子郵件而又不顯得不專業的好方法。
我應該使用哪種字體大小來格式化電子郵件？
為確保您的電子郵件易於閱讀，建議您使用標準字體大小，例如郵件正文使用 12 磅，主題行使用 10-14 磅。
您應該避免使用過大的字體，例如 18 或 24 磅，因為它們會顯得過於粗體和難以抗拒。
如果我不知道收件人姓名，我應該如何處理電子郵件？
如果您不知道或不確定收件人的姓名，最好使用通用的稱呼，例如“親愛的[職位/職位]”或“可能涉及的人”。
什麼是好的電子郵件簽名？
一個好的電子郵件簽名至少包括您的全名、電子郵件地址和您的聯繫電話，以便收件人可以直接與您聯繫。
您還可以添加指向您的社交媒體帳戶的鏈接和個人資料圖片，以使您的電子郵件更“人性化”。
