Comment formater un e-mail : meilleures pratiques et exemples

Sujan Patel

• 29 mai 2023

Que vous envoyiez un e-mail à quelqu'un de votre organisation, à un responsable du recrutement, à une agence de marketing ou dans le cadre d'une campagne d'e-mails froids, le formatage est important. Non seulement il est important de paraître professionnel, mais l'e-mail doit également être facile à lire et faire passer le message de manière claire et concise. Si vous vous êtes déjà demandé : « Comment formater un e-mail ? nous avons ce qu'il vous faut.

Comment formater un e-mail professionnel en 2023

Vous devez formater tout e-mail professionnel de la même manière qu'une lettre commerciale typique - laissez un espace blanc entre chaque paragraphe et faites attention aux fautes de frappe et aux erreurs grammaticales. Avant de nous plonger dans chaque aspect d'un message, voici quelques conseils rapides sur la façon de formater un e-mail :

1. Plus long n'est pas mieux - soyez bref et précis.
2. Évitez d'utiliser un langage trop compliqué et des phrases longues.
3. Assurez-vous que le destinataire peut facilement parcourir le texte pour obtenir le point principal du message.
4. Relisez toujours avant de cliquer sur envoyer.
5. Si vous avez tendance à faire des fautes de frappe, l'impression d'une copie physique de l'e-mail peut faciliter la détection des erreurs plutôt que de l'examiner sur votre écran.

La ligne d'objet

Assurez-vous d'inclure une ligne d'objet dans chaque e-mail que vous envoyez. Si vous l'omettez, les chances que quelqu'un ouvre votre e-mail sont quasi nulles. La ligne d'objet est l'endroit idéal pour résumer la raison de votre e-mail. Soyez bref, simple et informatif.

Voici quelques exemples d'excellentes lignes d'objet pour un e-mail professionnel :

• Candidature pour [Titre du poste] – [Votre nom]
• Concernant la réunion du [date]
• Merci – [Titre du poste] entretien – [Votre nom]
• Recommandé par [Nom] pour discuter de [Sujet]

La salutation

L'une des pires choses que vous puissiez faire lorsque vous écrivez un e-mail professionnel est de ne pas l'adresser à une personne en particulier. Pensez-y : si vous ouvriez un e-mail et qu'il commençait par « Chère équipe commerciale » ou « Chère agence marketing », prendriez-vous la peine de lire la suite ? Probablement pas. Si vous ne disposez pas du nom de la personne, vous pouvez probablement le trouver en consultant la page LinkedIn de l'entreprise ou en appelant la réception de l'entreprise.

De plus, lorsque vous vous adressez à quelqu'un dans un e-mail professionnel, évitez les « Hey », « Bonjour » et « Salut ». S'en tenir au "Cher" plus formel est toujours une valeur sûre.

Le corps

La plupart du temps, vous n'avez besoin que de trois courts paragraphes dans un e-mail professionnel. Parfois, vous aurez peut-être besoin de plus pour relayer l'intégralité de votre message, mais le plus court sera le mieux. Les trois paragraphes que vous devez inclure sont :

1. Une introduction : Décrivez brièvement qui vous êtes.
2. La raison pour laquelle vous écrivez : allez droit au but. Si vous avez besoin d'ajouter des détails supplémentaires et de créer plus de paragraphes, divisez-les en quelques phrases chacune pour améliorer la lisibilité.
3. Remerciements : Remerciez le destinataire pour le temps qu'il vous a consacré et encouragez-le à répondre.

La clôture et la signature

Il existe de nombreuses façons appropriées de fermer un e-mail formel. Le plus important est d'éviter d'être trop désinvolte. Voici quelques bonnes façons de fermer un e-mail professionnel :

• Sincèrement
• Avec respect
• Meilleur
• Merci
• Avec appréciation

Soyez prudent lorsque vous utilisez des phrases informelles telles que :

• Aimer
• Plus tard
• Toujours
• Acclamations
• Ciao

Après la clôture, vous devez inclure votre signature électronique. Il doit comprendre, au minimum, votre nom et votre adresse e-mail. Le cas échéant, vous devez également inclure votre numéro de téléphone afin que le destinataire puisse vous contacter directement. En plus de cela, vous pouvez inclure un lien vers votre profil LinkedIn afin que les informations sur vous ou votre entreprise soient facilement accessibles.

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E-mails professionnels : modèle pour un format d'e-mail correct

Voici le meilleur format d'e-mail le plus simple pour envoyer un message professionnel :

Ligne d'objet : courte, simple et pertinente. Résumez votre e-mail en quelques mots.

Message d'accueil : "Cher [Prénom et nom]" ou "Cher [M./Mme. Nom de famille]"

Premier paragraphe : Soyez clair et direct. Dans ce paragraphe, vous devez vous présenter et indiquer la raison de votre e-mail. Que vous postuliez pour un emploi, que vous posiez des questions sur une réunion ou que vous proposiez un produit ou un service, mentionnez-le dans les premières phrases.

Deuxième paragraphe : Cette section devrait entrer plus en détail sur la raison de votre message. Si vous postulez pour un emploi, indiquez quel avantage vous pouvez apporter à l'entreprise. Lorsque vous avez des questions, posez-les, ne divaguez pas. Et si vous vendez quelque chose, soyez direct et décrivez comment votre produit ou service peut résoudre les problèmes du destinataire.

Troisième paragraphe : Concluez votre e-mail professionnel en remerciant le destinataire pour son temps et sa considération. Soyez poli et respectueux, mais n'agissez pas comme s'il était votre meilleur ami ou comme si vous lui rendiez un grand service en le contactant.

Clôture : « Sincèrement/Respectueusement/Best/etc. [Votre nom et prénom]"

Signature : [Votre nom et prénom]/ [Votre adresse e-mail]/ [Votre numéro de téléphone] (facultatif) / [L'URL de votre profil LinkedIn] (facultatif)

Formater un cold email professionnel : bonnes pratiques et exemples

Le formatage et la rédaction d'un e-mail froid professionnel suivent bon nombre des mêmes directives que les lettres commerciales typiques, mais il y a quelques nuances.

Regardons les deux formats les plus courants de cold emails et les bonnes pratiques à suivre :

Le format de courrier électronique froid AIDA

AIDA (attention, intérêt, désir et action) est l'un des formats les plus puissants pour le cold emailing. Voici à quoi ça ressemble :

Message d'accueil : "Salut [Prénom]" (des salutations plus décontractées sont courantes dans les e-mails froids, mais "Cher" doit presque toujours être utilisé pour les cas formels comme un e-mail professionnel typique.)

Premier paragraphe : plutôt que de vous présenter comme vous le feriez dans un e-mail professionnel typique, vous souhaitez commencer par identifier un problème auquel l'entreprise ou la personne est susceptible de faire face et que vos produits ou services résolvent.

Deuxième paragraphe : Présentez brièvement votre produit et indiquez comment il peut résoudre leur problème et quels avantages spécifiques il peut apporter pour eux/leur entreprise.

Troisième paragraphe : voici où inclure un bref appel à l'action spécifique. Par exemple, « Vous voulez voir comment [Produit] peut augmenter votre [ROI/prospects/ventes/etc.] ? Faites-moi savoir un bon moment pour programmer une démo personnalisée.

Le format de courrier électronique froid BAB

BAB (avant, après, pont) est un autre format puissant qui utilise le pouvoir de la motivation pour déclencher une réponse. Voici à quoi ça ressemble :

Message d'accueil : "Bonjour [Prénom]"

Premier paragraphe : Commencez par une question intrigante. Par exemple, "Que ferait votre entreprise avec 200 % de prospects en plus ?" Faites un suivi avec une statistique d'un (ou plusieurs) de vos clients qui montre que votre produit leur apporte cet avantage.

Deuxième paragraphe : montrez-leur que le client que vous avez mentionné ci-dessus est similaire en taille et dans le secteur d'activité à l'entreprise à laquelle vous vous adressez.

Troisième paragraphe : Déclarez avec confiance que vous pouvez les aider à atteindre les mêmes résultats. Incluez un appel à l'action pour programmer un appel ou une démonstration.

Vous en voulez plus ? Découvrez ces 17 modèles d'e-mails efficaces !

N'oubliez pas de suivre !

Une fois que vous avez maîtrisé le formatage d'un e-mail, le prochain domaine important sur lequel vous concentrer est votre e-mail de suivi. Pourquoi le suivi de vos e-mails froids est-il si crucial ? Regardez simplement ces deux statistiques de suivi des ventes :

• 60% des clients diront non quatre fois avant de faire un achat. Cependant, 48 % des vendeurs ne font même pas une seule tentative de suivi.
• 70 % des vendeurs arrêtent de vous contacter après un e-mail, mais vous avez 25 % de chances d'obtenir une réponse si vous envoyez des suivis.

Si vous ne savez pas par où commencer avec vos e-mails de suivi, nous avons rassemblé ces 14 modèles pour vous aider à réaliser la vente.

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Foire aux questions (FAQ) sur le formatage des e-mails

Comment formater un e-mail de manière professionnelle ?

Pour formater un e-mail de manière professionnelle, commencez par une salutation formelle telle que "Cher" suivi du nom ou du titre du destinataire.

Ensuite, écrivez un message clair et concis en utilisant un langage simple et sans jargon.

Enfin, terminez votre e-mail par une signature polie telle que "Meilleur" ou "Respectueusement" et évitez d'utiliser des phrases de signature informelles telles que "Amour" ou "Cheers".

Assurez-vous également de vérifier les fautes de frappe et les erreurs avant d'appuyer enfin sur le bouton d'envoi ! La grammaire est super utile à cet égard.

Comment formater un e-mail pour une demande d'emploi ?

Pour formater un e-mail pour une candidature à un emploi, commencez par une salutation professionnelle telle que "Cher responsable du recrutement", puis expliquez pourquoi vous êtes le meilleur candidat pour le poste. Incluez les détails et qualifications pertinents pour démontrer vos compétences et votre expérience.

À la fin de votre message, remerciez le destinataire pour son temps et fournissez ses coordonnées afin qu'il puisse vous contacter.

Que doit-on inclure dans le corps d'un e-mail ?

Lorsque vous écrivez le corps d'un e-mail, assurez-vous d'indiquer clairement ce que vous essayez de communiquer dans le message.

Incluez une brève introduction sur vous-même ou pourquoi vous tendez la main au destinataire. Ensuite, fournissez plus de détails sur votre demande et ajoutez tout contexte ou information contextuelle nécessaire qui pourrait aider à expliquer ce que vous demandez.

Enfin, terminez par une conclusion qui réitère les points principaux de votre message s'il est trop long et remerciez le lecteur pour son temps. Un TDLR est un excellent moyen de résumer un e-mail sans paraître non professionnel.

Quelle taille de police dois-je utiliser pour formater un e-mail ?

Pour vous assurer que votre e-mail est facilement lu, il est recommandé d'utiliser une taille de police standard telle que 12 points pour le corps de votre message et 10-14 points pour la ligne d'objet.

Vous devez éviter d'utiliser des polices trop grandes telles que 18 ou 24 points car elles peuvent sembler trop grasses et écrasantes.

Comment dois-je adresser un e-mail si je ne connais pas le nom du destinataire ?

Si vous ne connaissez pas ou n'êtes pas sûr du nom du destinataire, il est préférable d'utiliser une salutation générique telle que "Cher [Poste/Titre]" ou "À qui de droit".

Qu'est-ce qu'une bonne signature électronique ?

Une bonne signature électronique est une signature qui inclut au moins votre nom complet, votre adresse e-mail et votre numéro de contact afin que le destinataire puisse vous contacter directement.

Vous pouvez également ajouter des liens vers vos comptes de médias sociaux et une photo de profil pour rendre vos e-mails plus "humains".