Jak sformatować wiadomość e-mail: najlepsze praktyki i przykłady

Sujan Patel

• 29 maja 2023 r

Niezależnie od tego, czy wysyłasz wiadomość e-mail do kogoś w swojej organizacji, menedżera ds. rekrutacji, agencji marketingowej, czy też w ramach zimnej kampanii e-mailowej, formatowanie ma znaczenie. Nie tylko ważne jest, aby wyglądać na profesjonalistę, ale e-mail musi być również łatwy do odczytania i przedstawiać punkt widzenia w jasny, zwięzły sposób. Jeśli kiedykolwiek zadałeś sobie pytanie: „Jak sformatować wiadomość e-mail?” jesteśmy z Tobą.

Jak sformatować profesjonalny e-mail w 2023 r

Powinieneś sformatować każdy profesjonalny e-mail podobnie jak typowy list biznesowy — zostaw odstęp między akapitami i uważaj na literówki i błędy gramatyczne. Zanim przejdziemy do poszczególnych aspektów wiadomości, oto kilka krótkich wskazówek, jak sformatować wiadomość e-mail:

1. Dłużej nie znaczy lepiej – mów krótko i na temat.
2. Unikaj używania zbyt skomplikowanego języka i długich zdań.
3. Upewnij się, że odbiorca może łatwo przejrzeć tekst, aby uzyskać główny punkt wiadomości.
4. Zawsze sprawdzaj przed naciśnięciem wyślij.
5. Jeśli masz skłonność do literówek, wydrukowanie fizycznej kopii wiadomości e-mail może ułatwić wyłapywanie błędów niż przeglądanie jej na ekranie.

Linia tematu

Upewnij się, że każdy wysyłany e-mail zawiera temat. Jeśli go pominiesz, szanse na to, że ktoś otworzy Twój e-mail, są znikome. Wiersz tematu to idealne miejsce na podsumowanie powodu wysłania wiadomości e-mail. Niech będzie zwięzły, prosty i zawiera informacje.

Oto kilka przykładów świetnych tematów profesjonalnego e-maila:

• Podanie o [tytuł stanowiska] – [Twoje imię i nazwisko]
• Odnośnie spotkania w dniu [Data]
• Dziękuję – [tytuł stanowiska] rozmowa kwalifikacyjna – [Twoje imię i nazwisko]
• Polecony przez [Imię] w celu omówienia [Temat]

Powitanie

Jedną z najgorszych rzeczy, które możesz zrobić podczas pisania profesjonalnego e-maila, jest nieadresowanie go do konkretnej osoby. Pomyśl o tym — gdybyś otworzył wiadomość e-mail, która zaczynałaby się od „Drogi zespole sprzedaży” lub „Droga agencji marketingowej”, czy zadałbyś sobie trud przeczytania reszty? Prawdopodobnie nie. Jeśli nie masz dostępnego nazwiska tej osoby, prawdopodobnie możesz je znaleźć, sprawdzając stronę LinkedIn firmy lub dzwoniąc do recepcji firmy.

Ponadto, zwracając się do kogoś w profesjonalnej wiadomości e-mail, unikaj „Hej”, „Cześć” i „Cześć”. Trzymanie się bardziej formalnego „Drogi” jest zawsze bezpiecznym zakładem.

Ciało

W większości przypadków wystarczą trzy krótkie akapity profesjonalnego e-maila. Czasami możesz potrzebować więcej, aby przekazać całą wiadomość, ale im krócej, tym lepiej. Trzy akapity, które powinieneś uwzględnić, to:

1. Wprowadzenie: krótko opisz, kim jesteś.
2. Powód, dla którego piszesz: skup się na rzeczy. Jeśli chcesz dodać dodatkowe szczegóły i utworzyć więcej akapitów, podziel je na kilka zdań, aby poprawić czytelność.
3. Podziękowanie: Podziękuj odbiorcy za poświęcony czas i zachęć go do odpowiedzi.

Zamknięcie i podpis

Istnieje wiele odpowiednich sposobów na zamknięcie oficjalnego e-maila. Najważniejszą rzeczą jest unikanie nadmiernej swobody. Oto kilka świetnych sposobów na zamknięcie profesjonalnego e-maila:

• Z poważaniem
• Z szacunkiem
• To, co najlepsze
• Dziękuję
• Z uznaniem

Uważaj na nieformalne zwroty, takie jak:

• Miłość
• Później
• Zawsze
• Dzięki
• cześć

Po zamknięciu należy dołączyć swój podpis e-mail. Powinien zawierać co najmniej imię i nazwisko oraz adres e-mail. W stosownych przypadkach należy również podać swój numer telefonu, aby odbiorca mógł skontaktować się z Tobą bezpośrednio. Ponadto możesz dołączyć link do swojego profilu na LinkedIn, aby informacje o Tobie lub Twojej firmie były łatwo dostępne.

Przedstawiamy SHAKEspeare AI Email Writer

SHAKEspeare to narzędzie do pisania e-maili wykorzystujące sztuczną inteligencję, korzystające z informacji zebranych w tysiącach zimnych kampanii e-mailowych, aby nieustannie uczyć się i automatycznie pisać skuteczne e-maile. Może pomóc przezwyciężyć wszelkie blokady pisarzy, automatycznie generując dla Ciebie 3 warianty wiadomości e-mail w mniej niż minutę.

Narzędzie do pisania wiadomości e-mail oparte na sztucznej inteligencji umożliwia łączenie się z potencjalnymi klientami na dużą skalę, przy jednoczesnym zachowaniu spersonalizowanego tonu i stylu. Powiedz SHAKEspeare o swojej ofercie biznesowej i celu zimnego e-maila, a on zajmie się jego pisaniem. E-maile będą zawsze krótkie i na temat, z wyraźnym wezwaniem do działania i pewnym dowodem społecznym. Kiedy skończysz pisać różne warianty e-maili, wszystko, co musisz zrobić, to wybrać wersję roboczą, która najbardziej Ci się podoba i dodać ją do kampanii Mailshake.

SHAKEspeare jest również dołączony bezpłatnie, gdy zautomatyzujesz swój zimny zasięg za pomocą Mailshake.

Profesjonalne wiadomości e-mail: Szablon prawidłowego formatu wiadomości e-mail

Oto najlepszy, najprostszy format wiadomości e-mail do wysyłania profesjonalnej wiadomości:

Temat: Krótki, prosty i na temat. Podsumuj swój e-mail w kilku słowach.

Powitanie: „Szanowny [Imię i Nazwisko]” lub „Szanowny [Panie/Pani]”. Nazwisko]"

Akapit pierwszy: Bądź jasny i bezpośredni. W tym akapicie powinieneś się przedstawić i podać powód wysłania wiadomości e-mail. Niezależnie od tego, czy ubiegasz się o pracę, zadajesz pytania dotyczące spotkania, czy oferujesz produkt lub usługę, wspomnij o tym w kilku pierwszych zdaniach.

Drugi akapit: Ta sekcja powinna zawierać bardziej szczegółowe informacje na temat powodu Twojej wiadomości. Jeśli starasz się o pracę, określ, jakie korzyści możesz wnieść do firmy. Kiedy masz pytania, zadaj je — nie ciągnij dalej. A jeśli coś sprzedajesz, bądź bezpośredni i opisz, w jaki sposób Twój produkt lub usługa może rozwiązać problemy odbiorcy.

Akapit trzeci: Zakończ swój profesjonalny e-mail, dziękując odbiorcy za poświęcony czas i uwagę. Bądź uprzejmy i pełen szacunku, ale nie zachowuj się, jakby był twoim najlepszym przyjacielem lub jakbyś wyświadczał mu ogromną przysługę, kontaktując się z nim.

Zamykanie: „Z poważaniem/z szacunkiem/najlepiej/etc. [Twoje imię i nazwisko]”

Podpis: [Twoje imię i nazwisko]/ [Twój adres e-mail]/ [Twój numer telefonu] (opcjonalnie) / [Adres URL Twojego profilu LinkedIn] (opcjonalnie)

Formatowanie profesjonalnego zimnego e-maila: najlepsze praktyki i przykłady

Formatowanie i pisanie profesjonalnego zimnego e-maila jest zgodne z tymi samymi wytycznymi, co typowe listy biznesowe, ale jest kilka niuansów.

Przyjrzyjmy się dwóm najpopularniejszym formatom zimnych e-maili i najlepszym praktykom, których należy przestrzegać:

Format zimnej poczty AIDA

AIDA (uwaga, zainteresowanie, pożądanie i działanie) to jeden z najpotężniejszych formatów zimnej poczty e-mail. Oto jak to wygląda:

Powitanie: „Cześć [Imię]” (W zimnych e-mailach powszechne są bardziej swobodne powitania, ale „Szanowny” prawie zawsze powinno być używane w sprawach formalnych, takich jak typowy e-mail biznesowy).

Akapit pierwszy: Zamiast przedstawiać się tak, jak w typowym e-mailu biznesowym, zacznij od rozpoznania problemu, z którym prawdopodobnie boryka się firma lub osoba, który rozwiązują Twoje produkty lub usługi.

Akapit drugi: Krótko przedstaw swój produkt i opisz, w jaki sposób może on rozwiązać ich problem i jakie konkretne korzyści może przynieść im/ich firmie.

Akapit trzeci: Oto, gdzie umieścić krótkie, konkretne wezwanie do działania. Na przykład: „Chcesz zobaczyć, jak [Produkt] może zwiększyć Twój [ROI/potencjalna sprzedaż/sprzedaż/itp.]? Daj mi znać, kiedy mogę umówić się na spersonalizowaną prezentację”.

Format zimnej poczty BAB

BAB (przed, po, mostek) to kolejny potężny format, który wykorzystuje siłę motywacji do wywołania reakcji. Oto jak to wygląda:

Powitanie: „Cześć [imię]”

Akapit pierwszy: Zacznij od intrygującego pytania. Na przykład: „Co zrobiłaby Twoja firma z 200% większą liczbą potencjalnych klientów?” Uzupełnij statystyki jednego (lub więcej) swoich klientów, które pokazują, że Twój produkt przynosi im tę korzyść.

Akapit drugi: Pokaż im, że klient, o którym wspomniałeś powyżej, jest podobny pod względem wielkości i branży do firmy, z którą się kontaktujesz.

Akapit trzeci: śmiało oświadcz, że możesz pomóc im osiągnąć te same wyniki. Dołącz wezwanie do działania, aby zaplanować rozmowę lub prezentację.

Szukasz więcej? Sprawdź te 17 skutecznych szablonów wiadomości e-mail !

Nie zapomnij śledzić!

Gdy już opanujesz formatowanie wiadomości e-mail, następnym ważnym obszarem, na którym należy się skupić, jest wiadomość e-mail uzupełniająca. Dlaczego śledzenie zimnych e-maili jest tak ważne? Wystarczy spojrzeć na te dwie statystyki dotyczące sprzedaży:

• 60% klientów powie cztery razy „nie” przed dokonaniem zakupu. Jednak 48% handlowców nie podejmuje ani jednej kolejnej próby.
• 70% sprzedawców przestaje kontaktować się po jednym e-mailu, ale masz 25% szans na otrzymanie odpowiedzi, jeśli wyślesz kontynuację.

Jeśli nie masz pewności, od czego zacząć z kolejnymi e-mailami, przygotowaliśmy 14 szablonów, które pomogą Ci dokonać sprzedaży.

Gotowy na ulepszenie gry e-mailowej? Zarejestruj się na bezpłatny kurs Cold Email Masterclass: dowiedz się, jak formatować, pisać i optymalizować najlepsze profesjonalne e-maile, w tym zimne e-maile i kontynuacje.

Formatowanie wiadomości e-mail — często zadawane pytania (FAQ)

Jak profesjonalnie sformatować wiadomość e-mail?

Aby profesjonalnie sformatować wiadomość e-mail, zacznij od formalnego zwrotu grzecznościowego, takiego jak „Szanowny”, po którym następuje imię i nazwisko odbiorcy lub tytuł.

Następnie napisz jasną i zwięzłą wiadomość, używając prostego języka i bez żargonu.

Na koniec zakończ swój e-mail grzecznym podpisem, takim jak „Najlepszy” lub „Z szacunkiem”, i unikaj używania przypadkowych zwrotów, takich jak „Kocham” lub „Na zdrowie”.

Pamiętaj też, aby sprawdzić, czy nie ma literówek i błędów, zanim w końcu klikniesz przycisk wysyłania! Grammarly jest bardzo przydatne w tym zakresie.

Jak sformatować wiadomość e-mail do podania o pracę?

Aby sformatować wiadomość e-mail do podania o pracę, zacznij od profesjonalnego zwrotu grzecznościowego, takiego jak „Drogi kierowniku ds. zatrudniania”, a następnie wyjaśnij, dlaczego jesteś najlepszym kandydatem na to stanowisko. Dołącz odpowiednie szczegóły i kwalifikacje, aby wykazać swoje umiejętności i doświadczenie.

Na końcu wiadomości podziękuj odbiorcy za poświęcony czas i podaj dane kontaktowe, aby mógł się z Tobą skontaktować.

Co powinno znaleźć się w treści wiadomości e-mail?

Pisząc treść wiadomości e-mail, pamiętaj, aby jasno określić, co próbujesz przekazać w wiadomości.

Dołącz krótkie wprowadzenie o sobie lub dlaczego kontaktujesz się z odbiorcą. Następnie podaj więcej szczegółów na temat swojej prośby i dodaj wszelkie niezbędne informacje dotyczące kontekstu lub tła, które mogą pomóc wyjaśnić, o co prosisz.

Na koniec zakończ podsumowaniem, w którym powtórzysz główne punkty wiadomości, jeśli jest ona zbyt długa, i podziękuj czytelnikowi za poświęcony czas. TDLR to świetny sposób na podsumowanie wiadomości e-mail bez brzmienia nieprofesjonalnego.

Jakiego rozmiaru czcionki powinienem użyć do sformatowania wiadomości e-mail?

Aby upewnić się, że e-mail jest łatwy do odczytania, zaleca się użycie standardowego rozmiaru czcionki, takiego jak 12 punktów dla treści wiadomości i 10-14 punktów dla tematu.

Należy unikać używania zbyt dużych czcionek, takich jak 18 lub 24 punkty, ponieważ mogą wydawać się zbyt odważne i przytłaczające.

Jak zaadresować wiadomość e-mail, jeśli nie znam nazwiska odbiorcy?

Jeśli nie znasz lub nie masz pewności co do nazwiska odbiorcy, najlepiej użyć ogólnego zwrotu grzecznościowego, takiego jak „Szanowny [stanowisko/stanowisko]” lub „Do kogo to może dotyczyć”.

Co to jest dobry podpis e-mail?

Dobry podpis e-mail to taki, który zawiera przynajmniej imię i nazwisko, adres e-mail i numer kontaktowy, aby odbiorca mógł skontaktować się z Tobą bezpośrednio.

Możesz także dodać linki do swoich kont w mediach społecznościowych i zdjęcie profilowe, aby Twoje e-maile były bardziej „ludzkie”.