Bir E-posta Nasıl Biçimlendirilir: En İyi Uygulamalar ve Örnekler
Yayınlanan: 2023-06-04
- 29 Mayıs 2023
içindekiler
Kuruluşunuzdaki birine, bir işe alma yöneticisine, bir pazarlama ajansına veya soğuk bir e-posta kampanyasının parçası olarak bir e-posta gönderiyor olun, biçimlendirme önemlidir. Sadece profesyonel görünmek önemli değil, aynı zamanda e-postanın okunması kolay olmalı ve konuyu net, özlü bir şekilde iletmelidir. Kendinizi "Bir e-postayı nasıl biçimlendirirsiniz?" seni koruduk
2023'te Profesyonel Bir E-posta Nasıl Biçimlendirilir?
Herhangi bir profesyonel e-postayı tipik bir iş mektubuna benzer şekilde biçimlendirmelisiniz; her paragraf arasında boşluk bırakın ve yazım hatalarına ve dilbilgisi hatalarına dikkat edin. Bir mesajın her yönüne dalmadan önce, bir e-postanın nasıl formatlanacağına dair bazı hızlı ipuçlarını burada bulabilirsiniz:
- Daha uzun olması daha iyi değildir; kısa ve öz tutun.
- Aşırı karmaşık bir dil ve uzun cümleler kullanmaktan kaçının.
- Alıcının, mesajın ana fikrini anlamak için metni kolayca tarayabildiğinden emin olun.
- Gönder'e basmadan önce daima düzeltme yapın.
- Yazım hatası yapmaya yatkınsanız, e-postanın fiziksel bir kopyasını yazdırmak, hataları ekranda gözden geçirmekten daha kolay yakalamanızı sağlayabilir.
Konu Satırı
Gönderdiğiniz her e-postaya bir konu satırı eklediğinizden emin olun. Bunu dışarıda bırakırsanız, birinin e-postanızı açma şansı yok denecek kadar azdır. Konu satırı, e-postanızın nedenini özetlemek için mükemmel bir yerdir. Kısa, basit ve bilgilendirici tutun.
Profesyonel bir e-posta için harika konu satırlarına bazı örnekler:
- [İş Ünvanı] Başvurusu – [Adınız]
- [Tarih] tarihindeki toplantı ile ilgili olarak
- Teşekkür ederim – [İş Unvanı] röportajı – [Adınız]
- [Konu] tartışmak için [İsim] tarafından yönlendirildi
selamlama
Profesyonel bir e-posta yazarken yapabileceğiniz en kötü şeylerden biri, onu belirli bir kişiye hitap etmemek. Bir düşünün, bir e-postayı açsanız ve "Sevgili Satış Ekibi" veya "Sayın Pazarlama Ajansı" ile başlasaydı, gerisini okuma zahmetine girer miydiniz? Muhtemelen değil. Kişinin adını bilmiyorsanız, muhtemelen işletmenin LinkedIn sayfasını kontrol ederek veya şirketin resepsiyonunu arayarak bulabilirsiniz.
Ayrıca, profesyonel bir e-postada birine hitap ederken "Merhaba", "Merhaba" ve "Merhaba" kelimelerinden kaçının. Daha resmi "Sevgili" ile bağlı kalmak her zaman güvenli bir bahistir.
Vücut
Profesyonel bir e-postada çoğu zaman yalnızca üç kısa paragrafa ihtiyacınız vardır. Bazen tüm mesajınızı iletmek için daha fazlasına ihtiyacınız olabilir, ancak ne kadar kısa olursa o kadar iyidir. Eklemeniz gereken üç paragraf şunlardır:
- Giriş: Kim olduğunuzu kısaca tanımlayın.
- Yazma nedeniniz: Konuya bağlı kalın. Ekstra ayrıntılar eklemeniz ve daha fazla paragraf oluşturmanız gerekirse, okunabilirliği artırmak için her birini birkaç cümleye bölün.
- Bir teşekkür: Alıcıya zaman ayırdığı için teşekkür edin ve yanıt vermeye teşvik edin.
Kapanış ve İmza
Resmi bir e-postayı kapatmanın birçok uygun yolu vardır. En önemli şey aşırı rahat olmaktan kaçınmaktır. Profesyonel bir e-postayı kapatmanın bazı harika yolları şunlardır:
- Samimi olarak
- saygılarımla
- En iyi
- Teşekkür ederim
- takdirle
Aşağıdaki gibi gündelik ifadeler kullanırken dikkatli olun:
- Aşk
- Daha sonra
- Her zaman
- Şerefe
- Çav
Kapanıştan sonra, e-posta imzanızı eklemelisiniz. En azından adınız ve e-posta adresinizden oluşmalıdır. Uygunsa, alıcının sizinle doğrudan iletişim kurabilmesi için telefon numaranızı da eklemelisiniz. Bunun da ötesinde, sizinle veya şirketinizle ilgili bilgilere kolayca erişilebilmesi için LinkedIn profilinize bir bağlantı ekleyebilirsiniz.
SHAKEspeare AI E-posta Yazıcısı Tanıtımı
SHAKEspeare, etkili e-postaları sürekli olarak öğrenmek ve otomatik olarak yazmak için binlerce soğuk e-posta kampanyasından gelen bilgilerle desteklenen bir yapay zeka e-posta yazarıdır. Bir dakikadan kısa sürede sizin için otomatik olarak 3 e-posta varyasyonu oluşturarak herhangi bir yazarın engellemesinin üstesinden gelmenize yardımcı olabilir.
Yapay zeka e-posta yazarı, kişiselleştirilmiş bir üslup ve hissi korurken potansiyel müşterilerinizle geniş ölçekte bağlantı kurmanıza olanak tanır. SHAKEspeare'e iş teklifiniz ve soğuk e-postanızın amacı hakkında bilgi verin, o sizin yerinize yazmayı halleder. E-postalar her zaman kısa ve net bir harekete geçirici mesaj ve bazı sosyal kanıtlar içerecektir. Farklı e-posta çeşitlerinin yazılması bittiğinde tek yapmanız gereken en sevdiğiniz taslağı seçmek ve onu bir Mailshake kampanyasına eklemek.
Mailshake ile soğuk erişiminizi otomatikleştirdiğinizde SHAKEspeare de ücretsiz olarak dahildir.
Profesyonel e-postalar: Doğru e-posta formatı için şablon
İşte profesyonel bir mesaj göndermek için en iyi, en basit e-posta formatı:
Konu satırı: Kısa, basit ve isabetli. E-postanızı birkaç kelimeyle özetleyin.
Selamlama: “Sayın [Ad & Soyad]” veya “Sevgili [Bay/Bayan]” Soy isim]"
İlk paragraf: Açık ve doğrudan olun. Bu paragrafta kendinizi tanıtmalı ve e-posta gönderme nedeninizi belirtmelisiniz. İster bir iş başvurusunda bulunun, ister bir toplantı hakkında sorular sorun, ister bir ürün veya hizmet teklif edin, ilk birkaç cümlede bundan bahsedin.
İkinci paragraf: Bu bölüm, mesajınızın nedeni hakkında daha fazla ayrıntıya girmelidir. Bir iş başvurusunda bulunuyorsanız, şirkete ne gibi faydalar sağlayabileceğinizi belirtin. Sorularınız olduğunda onlara sorun; lafı uzatmadan. Ve bir şey satıyorsanız, doğrudan olun ve ürün veya hizmetinizin alıcının sorunlarını nasıl çözebileceğini açıklayın.
Üçüncü paragraf: Alıcıya ayırdığı zaman ve ilgi için teşekkür ederek profesyonel e-postanızı sonlandırın. Kibar ve saygılı olun, ancak onlar sizin en iyi arkadaşınızmış gibi veya iletişime geçerek onlara büyük bir iyilik yapıyormuş gibi davranmayın.
Kapanış: “Saygılarımla/Saygılarımla/En İyisi/vb. [Adınız ve Soyadınız]”
İmza: [Adınız ve Soyadınız]/ [E-posta adresiniz]/ [Telefon numaranız] (isteğe bağlı) / [LinkedIn Profil URL'niz] (isteğe bağlı)
Profesyonel bir soğuk e-postayı biçimlendirme: En iyi uygulamalar ve örnekler
Profesyonel bir soğuk e-postayı biçimlendirmek ve yazmak, tipik iş mektuplarıyla aynı yönergelerin çoğunu izler, ancak birkaç nüans vardır.
En yaygın iki soğuk e-posta biçimine ve izlenecek en iyi uygulamalara bakalım:
AIDA soğuk e-posta biçimi
AIDA (dikkat, ilgi, istek ve eylem), soğuk e-posta göndermenin en güçlü biçimlerinden biridir. İşte göründüğü gibi:
Selamlaşma: “Merhaba [Ad]” (Soğuk e-postalarda daha gündelik selamlaşmalar yaygındır, ancak tipik bir iş e-postası gibi resmi durumlar için neredeyse her zaman “Sevgili” kullanılmalıdır.)
Birinci paragraf: Kendinizi tipik bir iş e-postasında yaptığınız gibi tanıtmak yerine, ürün veya hizmetlerinizin çözdüğü şirketin veya kişinin karşılaşabileceği bir sorunu tanıyarak başlamak istersiniz.
İkinci paragraf: Ürününüzü kısaca tanıtın ve onların sorunlarını nasıl çözebileceğini ve onlara/işlerine ne gibi özel faydalar sağlayabileceğini belirtin.
Üçüncü paragraf: Kısa, özel bir harekete geçirici mesajın ekleneceği yer burasıdır. Örneğin, "[Ürün]'ün [YG'nizi/potansiyel müşterilerinizi/satışlarınızı/vb.] nasıl artırabileceğini görmek ister misiniz? Kişiselleştirilmiş bir demo planlamak için bana iyi bir zaman bildirin."
BAB soğuk e-posta biçimi
BAB (before, after,bridge), bir yanıtı tetiklemek için motivasyonun gücünü kullanan başka bir güçlü formattır. İşte göründüğü gibi:
Tebrik: “Merhaba [Ad]”
İlk paragraf: Merak uyandıran bir soruyla başlayın. Örneğin, "Şirketiniz %200 daha fazla potansiyel müşteriyle ne yapardı?" Ürününüzün onlara bu faydayı sağladığını gösteren bir (veya daha fazla) müşterinizin istatistiğini takip edin.
İkinci paragraf: Onlara, yukarıda bahsettiğiniz müşterinin, ulaştığınız şirkete boyut ve sektör olarak benzer olduğunu gösterin.
Üçüncü paragraf: Aynı sonuçları elde etmelerine yardımcı olabileceğinizi güvenle belirtin. Bir çağrı veya demo planlamak için bir harekete geçirici mesaj ekleyin.
Daha fazlasını mı arıyorsunuz? Bu 17 etkili e-posta şablonuna göz atın !
Takip etmeyi unutmayın!
Bir e-postayı nasıl biçimlendireceğinizi öğrendikten sonra, odaklanmanız gereken bir sonraki önemli alan takip e-postanızdır. Soğuk e-postalarınızı takip etmek neden bu kadar önemli? Sadece şu iki satış takip istatistiğine bakın:
- Müşterilerin %60'ı bir satın alma işlemi yapmadan önce dört kez hayır diyecektir. Ancak satış elemanlarının %48'i tek bir takip girişimi bile yapmıyor.
- Satış görevlilerinin %70'i bir e-postadan sonra size ulaşmayı bırakıyor, ancak takip gönderirseniz yanıt alma şansınız %25.
Takip e-postalarınıza nereden başlayacağınızdan emin değilseniz, satışı yapmanıza yardımcı olmak için bu 14 şablonu bir araya getirdik.
E-posta oyununuzu geliştirmeye hazır mısınız? Ücretsiz Cold Email Masterclass'a kaydolun: Soğuk e-postalar ve takipler dahil en iyi profesyonel e-postaları nasıl biçimlendireceğinizi, yazacağınızı ve optimize edeceğinizi öğrenin.
E-posta Biçimlendirme Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
Bir E-postayı Profesyonel Olarak Nasıl Biçimlendirebilirim?
Bir e-postayı profesyonelce biçimlendirmek için, "Sevgili" gibi resmi bir selamlamayla başlayın ve ardından alıcının adı veya unvanını ekleyin.
Ardından, basit bir dil kullanarak ve herhangi bir jargon kullanmadan açık ve öz bir mesaj yazın.
Son olarak, e-postanızı "En iyi" veya "Saygılarımla" gibi kibar bir çıkışla sonlandırın ve "Sevgiler" veya "Şerefe" gibi sıradan çıkış ifadeleri kullanmaktan kaçının.
Ayrıca, nihayet gönder düğmesine basmadan önce herhangi bir yazım hatası ve hata olup olmadığını kontrol ettiğinizden emin olun! Dilbilgisi bu konuda çok faydalıdır.
Bir İş Başvurusu İçin Bir E-postayı Nasıl Biçimlendiririm?
Bir iş başvurusu için bir e-postayı biçimlendirmek üzere, "Sayın İşe Alma Müdürü" gibi profesyonel bir selamlama ile başlayın, ardından neden bu pozisyon için en iyi aday olduğunuzu açıklayın. Becerilerinizi ve deneyiminizi göstermek için ilgili ayrıntıları ve nitelikleri ekleyin.
Mesajınızın sonunda, alıcıya zaman ayırdığı için teşekkür edin ve size ulaşabilmesi için iletişim bilgilerini sağlayın.
Bir E-postanın Gövdesine Neler Dahil Edilmelidir?
Bir e-postanın gövdesini yazarken, mesajda ne iletmeye çalıştığınızı açıkça belirttiğinizden emin olun.
Kendiniz veya alıcıya neden ulaştığınız hakkında kısa bir giriş yapın. Ardından, talebiniz hakkında daha fazla ayrıntı verin ve ne istediğinizi açıklamaya yardımcı olabilecek gerekli bağlam veya arka plan bilgilerini ekleyin.
Son olarak, çok uzunsa mesajınızın ana noktalarını yineleyen bir sonuçla bitirin ve okuyucuya zaman ayırdığı için teşekkür edin. Bir TDLR, profesyonelce görünmeden bir e-postayı özetlemenin harika bir yoludur.
Bir E-postayı Biçimlendirmek İçin Hangi Yazı Tipi Boyutunu Kullanmalıyım?
E-postanızın kolay okunabilmesi için mesajınızın gövdesinde 12 punto ve konu satırında 10-14 punto gibi standart bir yazı tipi boyutu kullanmanız önerilir.
18 veya 24 punto gibi aşırı büyük yazı tipleri kullanmaktan kaçınmalısınız çünkü bunlar çok kalın ve bunaltıcı görünebilir.
Alıcının Adını Bilmiyorsam Bir E-postayı Nasıl Adreslemeliyim?
Alıcının adını bilmiyorsanız veya emin değilseniz, "Sevgili [Pozisyon/Unvan]" veya "Kime İlgilenebilir" gibi genel bir selamlama ile gitmek en iyisidir.
İyi Bir E-posta İmzası Nedir?
İyi bir e-posta imzası, alıcının sizinle doğrudan iletişim kurabilmesi için en azından tam adınızı, e-posta adresinizi ve iletişim numaranızı içeren bir imzadır.
E-postalarınızı daha "insan" yapmak için sosyal medya hesaplarınıza bağlantılar ve bir profil resmi de ekleyebilirsiniz.
