Una guida completa alla configurazione Voip fai-da-te per la tua azienda

Pubblicato: 2019-06-07

L'aggiornamento del sistema telefonico può essere scoraggiante, ma non è necessario. In questa guida all'implementazione del VoIP, tratteremo tutto il necessario per una migrazione di successo.

Imprenditori e proprietari di piccole imprese godono dei vantaggi di un robusto sistema telefonico. La tecnologia odierna aggiunge nuove funzionalità e si traduce in esperienze clienti straordinarie. Tutto può essere ottenuto a meno di quanto spendi per il servizio telefonico tradizionale.

Voice over Internet Protocol (VoIP) funziona convertendo i dati vocali in dati digitali. La tecnologia VoIP consente alle persone di completare le chiamate su una connessione Internet esistente.

Quando gli utenti ignorano la rete telefonica pubblica commutata (PSTN), forniscono la connessione a Internet. Una tipica connessione a banda larga fornisce tutta la larghezza di banda necessaria per telefonate di alta qualità.

Requisiti di implementazione VoIP

1) Larghezza di banda della rete

Se disponi di una connessione a banda larga ad alta velocità, puoi implementare Voice over IP (VoIP). La buona notizia è che la telefonia IP non utilizza la larghezza di banda che si potrebbe pensare.

Pianifica di utilizzare 100 kbps (o 0,1 Mbps) per linea di servizio vocale. Ad esempio, se prevedi di utilizzare dieci linee vocali, hai bisogno di 1000 kbps (1 Mbps) per la tua rete.

È una buona idea utilizzare solo fino all'80% della larghezza di banda di rete disponibile. Una rete congestionata può causare telefonate di scarsa qualità.

2) Bassa latenza

Una connessione Internet affidabile porta a implementazioni VoIP di successo. Come mai? Meno tempo impiegano i dati per raggiungere Internet, migliore è la connessione che hai. Puoi misurare la qualità della tua rete monitorando Jitter e Ping.

Queste metriche si concentrano sulla qualità e la coerenza della tua connessione.

Le implementazioni VoIP riuscite hanno meno di 70 ms (millisecondi) per Ping e Jitter. Fai il test di velocità VoIP gratuito per vedere la velocità e la stabilità della tua connessione di rete.

3) Cablato tramite Wi-Fi

Quando hai l'opzione, connetti i dispositivi VoIP a una connessione Ethernet. La connessione Internet wireless (WiFi) può funzionare per alcuni utenti, ma non è affidabile come una connessione cablata.

Evita i sintomi della rete congestionata e delizia gli utenti con una connessione di rete Ethernet.

Per gli utenti che operano in un ufficio, investi in uno switch Power over Ethernet (PoE). Gli switch PoE forniscono i dati e l'alimentazione per i telefoni VoIP su un cavo.

4) Priorità dei dati

Non puoi sempre prevedere tutte le condizioni della rete, ma puoi pianificare il traffico più elevato. Esempi di attività ad alto traffico includono aggiornamenti software, trasferimenti di file e visione di video di YouTube.

Configura la qualità del servizio (QoS) sul router per ottimizzare il traffico vocale sulla rete. Contatta il tuo fornitore di servizi telefonici aziendali per le modifiche QoS per la loro rete.

Implementazione VoIP: come configurare un sistema telefonico VoIP

Quando pianifichi la tua implementazione VoIP, ti consigliamo di progettare pensando alla crescita. Dopotutto, stai passando al VoIP.

Utilizza questo elenco di controllo per valutare le tue esigenze attuali mentre pianifichi il futuro.

1) Telefoni VoIP

Identifica il numero di telefoni e le funzionalità indispensabili di cui hai bisogno. Tutti dovrebbero avere lo stesso tipo di telefono? Ci sono alcuni utenti che desiderano ricevere un telefono aziendale premium? Visita la nostra guida al telefono VoIP per visualizzare i migliori consigli.

2) Connettività di rete

Calcola quanta larghezza di banda è necessaria stimando 100 kbps per linea vocale. Calcola sempre un margine aggiuntivo del 15% per l'overhead dei dati.

Allinea il tuo piano di implementazione con il piano di assunzione del personale dell'azienda, in modo che sia orientato alla crescita.

3) Costi di comunicazione

Capire quanto l'azienda spende per il suo servizio telefonico esistente. Considera questi costi mentre cerchi un provider di telefonia aziendale alternativo.

Il passaggio a VoIP (o l'aggiunta di un trunk SIP al tuo IP PBX) può far risparmiare alla tua organizzazione fino al 70% di sconto sul servizio vocale.

Comprendi cosa spende effettivamente la tua azienda per le comunicazioni aziendali. L'intera organizzazione raramente sente questi costi individuali, ma si sommano. Raccogli le fatture per tutte le tue app aziendali in modo da poter guardare il quadro più ampio e tagliare le spese.

4) Portabilità del numero

Identifica eventuali problemi che potresti avere con il trasferimento del tuo numero su un numero VoIP. Nella maggior parte dei casi, vorrai parlare con il tuo operatore telefonico per capire di cosa hai bisogno per trasferire il tuo numero.

Sono necessarie circa 2-4 settimane per migrare un numero da un precedente operatore telefonico.

5) Familiarizzare con il Portale (Pannello di controllo)

Acquisisci fiducia nell'amministrazione del tuo sistema telefonico VoIP. Le persone potrebbero chiederti di aggiungere linee, regolare funzionalità e altro. Verificare con il proprio provider VoIP per adottare i loro consigli.

Dedica un paio d'ore a questo scopo in modo da risparmiare tempo quando dovrai apportare modifiche in seguito.

6) Sviluppare materiali di formazione

Aspettati che le persone ti chiedano informazioni sulle funzioni telefoniche comuni come l'accesso alla posta vocale. Accadrà non importa quanto sia semplice. Rendi efficace la tua implementazione VoIP sviluppando una guida pratica per il personale.

Fornire una presentazione che mostra caratteristiche e funzioni significative. Pensa ai loro bisogni quotidiani. Questo documento consente al tuo personale di utilizzare il proprio sistema telefonico senza intoppi. Fornire una guida di una pagina per mostrare come gestire la posta vocale, trasferire le chiamate e utilizzare la funzione di attesa.

7) Test per scoprire e risolvere i problemi

Concediti abbastanza tempo per testare il tuo nuovo sistema telefonico aziendale VoIP. Identifica eventuali problemi in anticipo e risolvi i problemi VoIP immediatamente.

Se ritieni di dover aggiornare il tuo servizio a banda larga, fallo presto. Non è raro che gli aggiornamenti del servizio richiedano un paio di giorni per essere completati.

Prendi in considerazione la possibilità di testare le tue chiamate vocali in vari momenti della giornata lavorativa. Test in questo modo simulano le condizioni del mondo reale in modo da poter risolvere i problemi prima.

Selezione di un provider VoIP

Prima di aggiornare il tuo sistema telefonico, ti consigliamo di scegliere un provider di servizi VoIP. Seleziona un fornitore che offre un eccellente servizio clienti, recensioni favorevoli dei clienti e tempi di attività affidabili.

Vuoi anche cercare un provider telefonico che abbia la flessibilità per soddisfare le esigenze della tua azienda. Nextiva è un fornitore leader di comunicazioni aziendali con oltre 150.000 utenti che si fidano di esso per il proprio servizio telefonico aziendale.

Non scegliere solo il provider più economico quando si confrontano i provider di servizi VoIP. Per un'implementazione senza problemi, considera il tuo provider VoIP il tuo partner, non un'altra fattura.

Se la tua azienda utilizza un Private Branch Exchange (PBX) come parte del tuo sistema telefonico, ti divertirai ad aggiungere un SIP Trunk ad esso. Il trunking SIP (Session Initiation Protocol) ti aiuta a massimizzare il valore del tuo PBX esistente.

Un provider SIP Trunking di alto livello aggiungerà la connettività vocale utilizzando lo stesso metodo di telefonia IP del VoIP. Le aziende adorano i SIP Trunk perché riducono i costi dei servizi di telecomunicazione. Queste soluzioni VoIP sfruttano la tecnologia senza influire sulle operazioni quotidiane.

Scegliere la tua attrezzatura VoIP

A seconda delle tue esigenze, potresti aver bisogno di più attrezzature. Se decidi di utilizzare una soluzione basata su software (softphone), non avrai bisogno di un telefono fisso. Scarica il software del telefono basato su SIP appropriato e configuralo per il tuo provider di servizi VoIP.

La maggior parte delle persone che utilizzano un softphone vorranno utilizzare una cuffia con microfono. Potrebbe essere tutto l'hardware extra necessario per fare in modo che ogni chiamata VoIP offra un'eccellente qualità audio.

Per il tuo telefono fisso, vorrai considerare l'usabilità del telefono stesso. Sei in grado di collegare un auricolare per comodità o può gestire chiamate simultanee?

Per le aziende con più linee VoIP, è necessario scegliere l'attrezzatura giusta per il personale. Può essere travolgente scegliere il miglior telefono VoIP tra le centinaia che esistono là fuori. Sfoglia i migliori telefoni aziendali VoIP per restringere il tuo elenco.

Scegli un router che offra prestazioni elevate per tutti i tipi di traffico.

I router regolano e applicano le regole QoS, in modo da dare priorità al traffico vocale. Ad esempio, le chiamate vocali sono probabilmente più importanti della visione di video di YouTube.

Per chi si trova in un ambiente professionale, gli switch di rete PoE forniscono dati e alimentazione ai telefoni fissi. I dipendenti apprezzeranno l'utilizzo di un cavo sulla scrivania, non due. Non tutte le implementazioni VoIP riuscite utilizzano PoE, ma per gli ambienti aziendali, PoE è l'opzione migliore.

Andare in diretta!

È giunto il momento di portare il tuo sistema telefonico VoIP a fare un giro. Hai stabilito nuovi numeri di telefono aziendali o migrato quelli dal tuo provider precedente. La tua rete si interrompe e i tuoi telefoni VoIP sono pronti per l'uso.

Dopo aver completato alcune chiamate di prova, contatta il tuo provider per ottenere un punteggio MOS (Mean Opinion Score). I punteggi MOS vanno da 1 a 5, dove cinque parlano faccia a faccia. Questi punteggi misurano la qualità e la fedeltà audio delle tue chiamate vocali.

Potresti scoprire che all'aumentare del traffico di rete, il tuo punteggio MOS potrebbe diminuire.

Una volta completata l'implementazione del VoIP, rimane una voce dell'elenco di cose da fare.

Aggiorna il tuo sito web con il numero di telefono dell'attività corretto. Verifica di aver aggiornato i numeri di telefono della tua azienda su Facebook, Google e Yelp. Non vuoi che i chiamanti compongano il numero sbagliato quando contattano la tua attività.

Quindi, ricapitoliamo cosa serve per aggiornare il tuo sistema telefonico al VoIP:

  1. Comprendi il piano di crescita della tua azienda. (organico, uffici, ecc.)
  2. Utilizzare una connessione a banda larga ad alta velocità (bassa latenza, basso ping)
  3. Determina il tuo telefono VoIP e le apparecchiature di supporto (telefoni, software, PoE, ecc.)
  4. Scegli un provider VoIP aziendale affidabile (Nextiva)
  5. Educare il personale sulle nuove funzionalità del telefono (formazione)
  6. Eseguire test del mondo reale (qualità delle chiamate, test di rete, MOS, ecc.)
  7. Completa il passaggio! Goditi i tuoi costi inferiori e un servizio migliore.

L'aggiornamento del sistema telefonico aziendale è più semplice quando si dispone di un piano. Dopo aver implementato il VoIP, non guarderai più indietro al tuo vecchio servizio telefonico.

Le chiamate vocali si connettono rapidamente con l'alta fedeltà che spesso ti aspetti disponibile a metà del costo del servizio telefonico tradizionale.

Ripubblicato su autorizzazione. Originale qui.

Immagine: Depositphotos.com

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