Eine vollständige Anleitung zum DIY-Voip-Setup für Ihr Unternehmen

Veröffentlicht: 2019-06-07

Die Aufrüstung Ihres Telefonsystems kann entmutigend sein, muss es aber nicht. In diesem VoIP-Implementierungsleitfaden behandeln wir alles, was für eine erfolgreiche Migration erforderlich ist.

Unternehmer und Kleinunternehmer genießen die Vorteile eines robusten Telefonsystems. Die heutige Technologie fügt neue Möglichkeiten hinzu und führt zu großartigen Kundenerlebnissen. All dies ist für weniger Geld erhältlich, als Sie für herkömmliche Telefondienste ausgeben.

Voice over Internet Protocol (VoIP) funktioniert durch die Umwandlung von Sprachdaten in digitale Daten. Die VoIP-Technologie ermöglicht es Menschen, Anrufe über eine bestehende Internetverbindung zu tätigen.

Wenn Benutzer das öffentliche Telefonnetz (PSTN) umgehen, stellen sie die Internetverbindung bereit. Eine typische Breitbandverbindung bietet die gesamte Bandbreite, die für qualitativ hochwertige Telefongespräche benötigt wird.

Voraussetzungen für die VoIP-Implementierung

1) Netzwerkbandbreite

Wenn Sie über eine Hochgeschwindigkeits-Breitbandverbindung verfügen, können Sie Voice over IP (VoIP) implementieren. Die gute Nachricht ist, dass die IP-Telefonie nicht so viel Bandbreite verbraucht, wie Sie vielleicht denken.

Planen Sie die Verwendung von 100 Kbit/s (oder 0,1 Mbit/s) pro Leitung des Sprachdienstes ein. Wenn Sie beispielsweise zehn Sprachleitungen verwenden möchten, benötigen Sie 1000 kbps (1 Mbit/s) für Ihr Netzwerk.

Es empfiehlt sich, nur bis zu 80 % der verfügbaren Netzwerkbandbreite zu nutzen. Ein überlastetes Netzwerk kann zu Telefonanrufen mit schlechter Qualität führen.

2) Niedrige Latenz

Eine zuverlässige Internetverbindung führt zu erfolgreichen VoIP-Implementierungen. Wieso den? Je weniger Zeit die Daten benötigen, um das Internet zu erreichen, desto besser ist die Verbindung. Sie können die Qualität Ihres Netzwerks messen, indem Sie Jitter und Ping überwachen.

Diese Metriken konzentrieren sich auf die Qualität und Konsistenz Ihrer Verbindung.

Erfolgreiche VoIP-Implementierungen haben weniger als 70 ms (Millisekunden) für Ping und Jitter. Machen Sie den kostenlosen VoIP-Geschwindigkeitstest, um die Geschwindigkeit und Stabilität Ihrer Netzwerkverbindung zu sehen.

3) Kabelgebunden über WLAN

Wenn Sie die Möglichkeit haben, verbinden Sie VoIP-Geräte mit einer Ethernet-Verbindung. Drahtloses Internet (WiFi) funktioniert möglicherweise für einige Benutzer, ist jedoch nicht so zuverlässig wie eine Kabelverbindung.

Vermeiden Sie überlastete Netzwerksymptome und erfreuen Sie Benutzer mit einer Ethernet-Netzwerkverbindung.

Investieren Sie für Benutzer, die in einem Büro arbeiten, in einen Power over Ethernet (PoE)-Switch. PoE-Switches liefern Daten und Strom für VoIP-Telefone über eine Leitung.

4) Datenpriorisierung

Sie können nicht immer alle Netzwerkbedingungen vorhersagen, aber Sie können den höheren Datenverkehr einplanen. Beispiele für stark frequentierte Aktivitäten sind Software-Updates, Dateiübertragungen und das Ansehen von YouTube-Videos.

Richten Sie Quality of Service (QoS) auf Ihrem Router ein, um den Sprachverkehr im Netzwerk zu optimieren. Wenden Sie sich an Ihren geschäftlichen Telefondienstanbieter, um QoS-Optimierungen für sein Netzwerk zu erhalten.

VoIP-Implementierung: So richten Sie ein VoIP-Telefonsystem ein

Bei der Planung Ihrer VoIP-Bereitstellung sollten Sie das Wachstum berücksichtigen. Schließlich steigen Sie auf VoIP um.

Verwenden Sie diese Checkliste, um Ihre aktuellen Anforderungen zu ermitteln, während Sie für die Zukunft planen.

1) VoIP-Telefone

Identifizieren Sie die Anzahl der Telefone und welche Must-Have-Funktionen Sie benötigen. Sollte jeder die gleiche Art von Telefon bekommen? Gibt es bestimmte Benutzer, die ein Premium-Geschäftstelefon erhalten möchten? Besuchen Sie unseren Leitfaden für VoIP-Telefone, um die besten Empfehlungen anzuzeigen.

2) Netzwerkkonnektivität

Berechnen Sie, wie viel Bandbreite Sie benötigen, indem Sie 100 Kbit/s pro Sprachleitung schätzen. Kalkulieren Sie immer 15 % zusätzlichen Headroom für Daten-Overhead ein.

Richten Sie Ihren Implementierungsplan am Personalplan des Unternehmens aus, damit er wachstumsorientiert ist.

3) Kommunikationskosten

Verstehen Sie, wie viel das Unternehmen für seinen bestehenden Telefondienst ausgibt. Berücksichtigen Sie diese Kosten, wenn Sie sich nach einem alternativen Telefonanbieter für Unternehmen umsehen.

Durch den Wechsel zu VoIP (oder das Hinzufügen eines SIP-Trunks zu Ihrer IP-PBX) kann Ihr Unternehmen bis zu 70 % des Sprachdienstes einsparen.

Verstehen Sie, was Ihr Unternehmen tatsächlich für Geschäftskommunikation ausgibt. Diese Einzelkosten spüren selten die gesamte Organisation, aber sie summieren sich. Sammeln Sie Rechnungen für alle Ihre Geschäftsanwendungen, damit Sie das Gesamtbild betrachten und Ausgaben reduzieren können.

4) Nummernübertragbarkeit

Identifizieren Sie alle Probleme, die Sie möglicherweise mit der Portierung Ihrer Nummer zu einer VoIP-Nummer haben. In den meisten Fällen sollten Sie mit Ihrem Telefonanbieter sprechen, um zu verstehen, was Sie zum Portieren Ihrer Nummer benötigen.

Es dauert etwa 2-4 Wochen, eine Nummer von einem früheren Telefonanbieter zu migrieren.

5) Machen Sie sich mit dem Portal (Systemsteuerung) vertraut

Gewinnen Sie Sicherheit bei der Verwaltung Ihrer VoIP-Telefonanlage. Andere werden Sie möglicherweise bitten, Leitungen hinzuzufügen, Funktionen anzupassen und vieles mehr. Wenden Sie sich an Ihren VoIP-Anbieter, um dessen Empfehlungen zu übernehmen.

Planen Sie für diesen Zweck ein paar Stunden ein, damit Sie Zeit sparen, wenn Sie später Anpassungen vornehmen müssen.

6) Entwickeln Sie Schulungsmaterialien

Erwarten Sie, dass Sie nach allgemeinen Telefonfunktionen wie dem Zugriff auf Voicemail gefragt werden. Es wird passieren, egal wie einfach es ist. Machen Sie Ihre VoIP-Implementierung erfolgreich, indem Sie einen praktischen Leitfaden für Mitarbeiter entwickeln.

Stellen Sie eine Diashow bereit, die wichtige Features und Funktionen zeigt. Denken Sie an ihre alltäglichen Bedürfnisse. Dieses Dokument versetzt Ihre Mitarbeiter in die Lage, ihr Telefonsystem ohne Schluckauf zu genießen. Stellen Sie eine einseitige Anleitung bereit, die zeigt, wie Sie Voicemail verwalten, Anrufe weiterleiten und die Haltefunktion verwenden.

7) Testen, um Probleme zu entdecken und zu beheben

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um Ihre neue VoIP-Business-Telefonanlage zu testen. Identifizieren Sie alle Probleme im Voraus und beheben Sie VoIP-Probleme sofort.

Wenn Sie feststellen, dass Sie Ihren Breitbanddienst aktualisieren müssen, tun Sie dies bald. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Service-Upgrades einige Tage in Anspruch nehmen.

Erwägen Sie, Ihre Sprachanrufe zu verschiedenen Zeiten während des Arbeitstages zu testen. Tests wie diese simulieren reale Bedingungen, sodass Sie Probleme früher beheben können.

Auswahl eines VoIP-Providers

Bevor Sie Ihr Telefonsystem aktualisieren, sollten Sie einen VoIP-Dienstanbieter auswählen. Wählen Sie einen Anbieter, der exzellenten Kundenservice, positive Kundenbewertungen und zuverlässige Verfügbarkeit bietet.

Sie sollten auch nach einem Telefonanbieter suchen, der die Flexibilität hat, die Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen. Nextiva ist ein führender Anbieter von Geschäftskommunikation mit mehr als 150.000 Benutzern, die ihm für ihren geschäftlichen Telefondienst vertrauen.

Wählen Sie beim Vergleich von VoIP-Dienstleistern nicht nur den günstigsten Anbieter. Betrachten Sie für eine reibungslose Implementierung Ihren VoIP-Anbieter als Ihren Partner, nicht als eine weitere Rechnung.

Wenn Ihr Unternehmen eine Nebenstellenanlage (PBX) als Teil Ihres Telefonsystems verwendet, werden Sie es genießen, einen SIP-Trunk hinzuzufügen. SIP-Trunking (Session Initiation Protocol) hilft Ihnen, den Wert Ihrer vorhandenen Telefonanlage zu maximieren.

Ein führender SIP-Trunking-Anbieter fügt Sprachkonnektivität hinzu, indem dieselbe Methode der IP-Telefonie wie VoIP verwendet wird. Unternehmen lieben SIP-Trunks, weil sie die Kosten für Telekommunikationsdienste senken. Diese VoIP-Lösungen nutzen Technologie, ohne den täglichen Betrieb zu beeinträchtigen.

Auswahl Ihrer VoIP-Ausrüstung

Je nach Ihren Bedürfnissen benötigen Sie möglicherweise mehr Ausrüstung. Wenn Sie sich für eine softwarebasierte Lösung (Softphone) entscheiden, benötigen Sie kein Tischtelefon. Laden Sie die entsprechende SIP-basierte Telefonsoftware herunter und konfigurieren Sie sie für Ihren VoIP-Dienstanbieter.

Die meisten Benutzer eines Softphones möchten ein Headset mit Mikrofon verwenden. Das könnte all die zusätzliche Hardware sein, die Sie benötigen, damit jeder VoIP-Anruf eine hervorragende Audioqualität bietet.

Bei Ihrem Tischtelefon sollten Sie die Benutzerfreundlichkeit des Telefons selbst berücksichtigen. Können Sie bequem ein Headset anschließen oder gleichzeitig telefonieren?

Für Unternehmen mit mehreren VoIP-Leitungen müssen Sie die richtige Ausrüstung für das Personal auswählen. Es kann überwältigend sein, das beste VoIP-Telefon unter Hunderten zu wählen, die es gibt. Durchsuchen Sie die Top-VoIP-Geschäftstelefone, um Ihre Liste einzugrenzen.

Wählen Sie einen Router, der eine hohe Leistung für alle Arten von Datenverkehr bietet.

Router regulieren und erzwingen QoS-Regeln, sodass Sie Ihren Sprachverkehr priorisieren. Beispielsweise sind Sprachanrufe wahrscheinlich wichtiger als das Ansehen von YouTube-Videos.

Für diejenigen in einem professionellen Umfeld versorgen PoE-Netzwerk-Switches Tischtelefone mit Daten und Strom. Mitarbeiter werden es zu schätzen wissen, ein Kabel auf ihrem Schreibtisch zu verwenden, nicht zwei. Nicht jede erfolgreiche VoIP-Implementierung verwendet PoE, aber für Unternehmensumgebungen ist PoE die beste Option.

Geh Leben!

Es ist jetzt an der Zeit, Ihr VoIP-Telefonsystem für eine Runde auszuprobieren. Sie haben neue Geschäftsrufnummern eingerichtet oder von Ihrem bisherigen Anbieter migriert. Ihr Netzwerk hakt ab und Ihre VoIP-Telefone sind einsatzbereit.

Nachdem Sie einige Testanrufe abgeschlossen haben, wenden Sie sich an Ihren Anbieter, um einen Mean Opinion Score (MOS) zu erhalten. MOS-Werte reichen von 1–5, wobei fünf von Angesicht zu Angesicht spricht. Diese Werte messen die Qualität und Audiotreue Ihrer Sprachanrufe.

Sie werden möglicherweise feststellen, dass Ihr MOS-Score mit zunehmendem Netzwerkverkehr sinken kann.

Nachdem Ihre VoIP-Implementierung abgeschlossen ist, bleibt noch ein To-do-Listenelement.

Aktualisieren Sie Ihre Website mit der richtigen geschäftlichen Telefonnummer. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Telefonnummern Ihres Unternehmens auf Facebook, Google und Yelp aktualisiert haben. Sie möchten nicht, dass Anrufer die falsche Nummer wählen, wenn sie Ihr Unternehmen kontaktieren.

Fassen wir also zusammen, was nötig ist, um Ihr Telefonsystem auf VoIP aufzurüsten:

  1. Verstehen Sie den Wachstumsplan Ihres Unternehmens. (Mitarbeiterzahl, Büros etc.)
  2. Verwenden Sie eine Hochgeschwindigkeits-Breitbandverbindung (geringe Latenz, niedriger Ping)
  3. Bestimmen Sie Ihr VoIP-Telefon und die unterstützende Ausrüstung (Telefone, Software, PoE usw.)
  4. Wählen Sie einen seriösen Business-VoIP-Anbieter (Nextiva)
  5. Mitarbeiter über neue Telefonfunktionen schulen (Schulung)
  6. Führen Sie reale Tests durch (Anrufqualität, Netzwerktests, MOS usw.)
  7. Schließe den Wechsel ab! Profitieren Sie von niedrigeren Kosten und besserem Service.

Das Upgrade Ihres geschäftlichen Telefonsystems ist einfacher, wenn Sie einen Plan haben. Nachdem Sie VoIP implementiert haben, werden Sie nicht einmal mehr auf Ihren alten Telefondienst zurückblicken.

Sprachanrufe werden schnell mit der High Fidelity verbunden, die Sie oft für die Hälfte der Kosten eines herkömmlichen Telefondienstes erwarten.

Wiederveröffentlicht mit Genehmigung. Orginal hier.

Bild: Depositphotos.com

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