Un ghid complet pentru configurarea Voip DIY pentru afacerea dvs

Publicat: 2019-06-07

Actualizarea sistemului dvs. telefonic poate fi descurajantă, dar nu trebuie să fie. În acest ghid de implementare VoIP, vom acoperi tot ceea ce este necesar pentru o migrare de succes.

Antreprenorii și proprietarii de afaceri mici se bucură de beneficiile unui sistem de telefonie robust. Tehnologia de astăzi adaugă noi capabilități și are ca rezultat experiențe excelente pentru clienți. Totul poate fi luat pentru mai puțin decât cheltuiți pentru serviciul telefonic tradițional.

Voice over Internet Protocol (VoIP) funcționează prin conversia datelor vocale în date digitale. Tehnologia VoIP permite oamenilor să finalizeze apeluri printr-o conexiune la internet existentă.

Când utilizatorii ocolesc rețeaua telefonică publică comutată (PSTN), aceștia furnizează conexiunea la internet. O conexiune tipică în bandă largă oferă toată lățimea de bandă necesară pentru apeluri telefonice de înaltă calitate.

Cerințe de implementare VoIP

1) Lățimea de bandă a rețelei

Dacă aveți o conexiune de bandă largă de mare viteză, puteți implementa Voice over IP (VoIP). Vestea bună este că telefonia IP nu folosește atât de multă lățime de bandă pe cât ați putea crede.

Planificați să utilizați 100 kbps (sau 0,1 Mbps) pe linie de serviciu de voce. De exemplu, dacă intenționați să utilizați zece linii de voce, aveți nevoie de 1000 kbps (1 Mbps) pentru rețea.

Este o idee bună să utilizați doar până la 80% din lățimea de bandă disponibilă a rețelei. O rețea aglomerată poate duce la apeluri telefonice de proastă calitate.

2) Latență scăzută

O conexiune de încredere la internet duce la implementări VoIP de succes. De ce? Cu cât este nevoie de mai puțin timp pentru a ajunge la internet, cu atât aveți o conexiune mai bună. Puteți măsura calitatea rețelei dvs. monitorizând Jitter și Ping.

Aceste valori se concentrează pe calitatea și consistența conexiunii dvs.

Implementările VoIP de succes au mai puțin de 70 ms (milisecunde) pentru Ping și Jitter. Faceți testul gratuit de viteză VoIP pentru a vedea viteza și stabilitatea conexiunii la rețea.

3) Cablat prin WiFi

Când aveți opțiunea, conectați dispozitivele VoIP la o conexiune Ethernet. Internetul wireless (WiFi) poate funcționa pentru unii utilizatori, dar nu este la fel de fiabil ca o conexiune prin cablu.

Evitați simptomele de rețea aglomerată și încântați utilizatorii cu o conexiune la rețea Ethernet.

Pentru utilizatorii care operează într-un birou, investiți într-un comutator Power over Ethernet (PoE). Switch-urile PoE furnizează datele și alimentarea telefoanelor VoIP printr-un singur fir.

4) Prioritizarea datelor

Nu puteți prognoza întotdeauna fiecare condiție a rețelei, dar puteți planifica un trafic mai mare. Exemple de activități cu trafic ridicat includ actualizări de software, transferuri de fișiere și vizionarea videoclipurilor YouTube.

Configurați calitatea serviciului (QoS) pe router pentru a optimiza traficul de voce în rețea. Contactați furnizorul dvs. de servicii telefonice pentru afaceri pentru ajustări QoS pentru rețeaua lor.

Implementarea VoIP: Cum să configurați un sistem telefonic VoIP

Pe măsură ce vă planificați implementarea VoIP, veți dori să proiectați având în vedere creșterea. La urma urmei, faci trecerea la VoIP.

Utilizați această listă de verificare pentru a vă ajuta să vă evaluați nevoile actuale în timp ce vă planificați viitorul.

1) Telefoane VoIP

Identificați numărul de telefoane și care sunt funcțiile obligatorii de care aveți nevoie. Ar trebui să primească toată lumea același tip de telefon? Există anumiți utilizatori care doresc să primească un telefon business premium? Vizitați ghidul nostru de telefon VoIP pentru a vedea recomandările de top.

2) Conectivitate la rețea

Calculați de câtă lățime de bandă aveți nevoie, estimând 100 kbps per linie de voce. Luați întotdeauna în considerare un spațiu suplimentar de 15% pentru supraîncărcarea datelor.

Aliniați-vă planul de implementare cu planul de personal al companiei, astfel încât acesta să fie orientat spre creștere.

3) Costuri de comunicare

Înțelegeți cât cheltuiește compania pentru serviciul său telefonic existent. Luați în considerare aceste costuri atunci când căutați un furnizor alternativ de telefonie pentru afaceri.

Trecerea la VoIP (sau adăugarea unui trunchi SIP la IP PBX) vă poate economisi organizația cu până la 70% reducere la serviciul său de voce.

Înțelegeți ce cheltuiește de fapt compania dvs. pentru comunicarea de afaceri. Întreaga organizație simte rareori aceste costuri individuale, dar se adună. Adunați facturi pentru toate aplicațiile dvs. de afaceri, astfel încât să puteți privi o imagine de ansamblu și să reduceți cheltuielile.

4) Portabilitatea numerelor

Identificați orice probleme pe care le puteți avea la portarea numărului dvs. la un număr VoIP. În cele mai multe cazuri, veți dori să vorbiți cu furnizorul dvs. de telefonie pentru a înțelege de ce aveți nevoie pentru a vă porta numărul.

Este nevoie de aproximativ 2-4 săptămâni pentru a migra un număr de la un furnizor de telefonie anterior.

5) Familiarizați-vă cu portalul (panoul de control)

Câștigați încredere în administrarea sistemului dvs. telefonic VoIP. Oamenii vă pot cere să adăugați linii, să ajustați funcții și multe altele. Luați legătura cu furnizorul dvs. VoIP pentru a adopta recomandările acestuia.

Dedicați câteva ore în acest scop, astfel încât să vă economisiți timp atunci când trebuie să faceți ajustări mai târziu.

6) Dezvoltarea materialelor de instruire

Așteptați-vă că oamenii vă vor întreba despre funcțiile comune ale telefonului, cum ar fi accesarea mesageriei vocale. Se va întâmpla indiferent cât de simplu ar fi. Asigurați-vă succesul implementării VoIP prin dezvoltarea unui ghid la îndemână pentru personal.

Furnizați o prezentare de diapozitive care prezintă caracteristici și funcții semnificative. Gândiți-vă la nevoile lor zilnice. Acest document împuternicește personalul dvs. să se bucure de sistemul lor telefonic fără niciun sughiț. Furnizați un ghid de o pagină pentru a arăta cum să gestionați mesageria vocală, să transferați apeluri și să utilizați funcția de așteptare.

7) Testați pentru a descoperi și remedia problemele

Acordați-vă suficient timp pentru a testa noul dvs. sistem de telefonie VoIP pentru afaceri. Identificați toate problemele din față și remediați problemele VoIP imediat.

Dacă descoperiți că trebuie să vă actualizați serviciul de bandă largă, faceți-o în curând. Nu este neobișnuit ca upgrade-urile de serviciu să dureze câteva zile.

Luați în considerare testarea apelurilor vocale la diferite momente pe parcursul zilei de lucru. Testarea astfel simulează condițiile din lumea reală, astfel încât să puteți remedia problemele mai devreme.

Selectarea unui furnizor VoIP

Înainte de a vă actualiza sistemul telefonic, veți dori să alegeți un furnizor de servicii VoIP. Selectați un furnizor care oferă servicii excelente pentru clienți, recenzii favorabile ale clienților și timp de funcționare de încredere.

De asemenea, doriți să căutați un furnizor de telefonie care să aibă flexibilitatea de a răspunde nevoilor afacerii dvs. Nextiva este un furnizor lider de comunicații pentru afaceri, cu peste 150.000 de utilizatori care au încredere în serviciul lor de telefonie pentru afaceri.

Nu alegeți doar cel mai ieftin furnizor atunci când comparați furnizorii de servicii VoIP. Pentru o implementare fără probleme, considerați furnizorul dvs. VoIP partenerul dvs., nu o altă factură.

Dacă compania dvs. folosește un PBX (Private Branch Exchange) ca parte a sistemului dvs. telefonic, vă veți bucura să adăugați un trunk SIP la acesta. Trunking Session Initiation Protocol (SIP) vă ajută să maximizați valoarea de la PBX-ul dvs. existent.

Un furnizor de top SIP Trunking va adăuga conectivitate vocală folosind aceeași metodă de telefonie IP ca și VoIP. Companiile iubesc trunkurile SIP deoarece reduc costurile serviciilor de telecomunicații. Aceste soluții VoIP folosesc tehnologia fără a afecta operațiunile de zi cu zi.

Alegerea echipamentului VoIP

În funcție de nevoile dvs., este posibil să aveți nevoie de mai multe echipamente. Dacă decideți să alegeți o soluție bazată pe software (softphone), nu veți avea nevoie de un telefon de birou. Descărcați software-ul adecvat pentru telefon bazat pe SIP și configurați-l pentru furnizorul dvs. de servicii VoIP.

Majoritatea oamenilor care folosesc un softphone vor dori să folosească o cască cu microfon. Acesta ar putea fi tot hardware-ul suplimentar de care aveți nevoie pentru ca fiecare apel VoIP să ofere o calitate audio excelentă.

Pentru telefonul dvs. de birou, veți dori să luați în considerare posibilitatea de utilizare a telefonului în sine. Puteți conecta o cască pentru confort sau poate face față apelurilor simultane?

Pentru companiile cu mai multe linii VoIP, trebuie să alegeți echipamentul potrivit pentru personal. Poate fi copleșitor să alegi cel mai bun telefon VoIP dintre sutele care există acolo. Răsfoiți cele mai bune telefoane VoIP pentru afaceri pentru a vă restrânge lista.

Alegeți un router care oferă performanțe ridicate pentru toate tipurile de trafic.

Routerele reglementează și aplică regulile QoS, astfel încât să prioritizați traficul vocal. De exemplu, apelurile vocale sunt probabil mai importante decât vizionarea videoclipurilor YouTube.

Pentru cei aflați într-un mediu profesional, comutatoarele de rețea PoE oferă telefoanelor de birou datele și puterea lor. Angajații vor aprecia să folosească un singur cablu pe birou, nu două. Nu orice implementare VoIP de succes folosește PoE, dar pentru mediile corporative, PoE este cea mai bună opțiune.

Du-te si traieste!

Acum este timpul să vă scoateți sistemul de telefonie VoIP pentru o învârtire. Ați stabilit noi numere de telefon de afaceri sau le-ați migrat de la furnizorul dvs. anterior. Rețeaua dvs. se verifică și telefoanele VoIP sunt gata de funcționare.

După ce finalizați câteva apeluri de testare, contactați furnizorul pentru a obține un scor mediu de opinie (MOS). Scorurile MOS variază de la 1 la 5, unde cinci vorbesc față în față. Aceste scoruri măsoară calitatea și fidelitatea audio a apelurilor dvs. vocale.

Este posibil să descoperiți că, pe măsură ce traficul în rețea crește, scorul dvs. MOS poate scădea.

După ce implementarea dvs. VoIP este completă, mai rămâne un element din lista de sarcini.

Actualizați-vă site-ul web cu numărul de telefon corect al companiei. Verificați dacă ați actualizat numerele de telefon ale companiei pe Facebook, Google și Yelp. Nu doriți ca apelanții să formeze numărul greșit atunci când vă contactează compania.

Deci, să recapitulăm ce este nevoie pentru a vă actualiza sistemul de telefonie la VoIP:

  1. Înțelegeți planul de creștere al companiei dvs. (numărul personal, birouri etc.)
  2. Utilizați o conexiune de bandă largă de mare viteză (latență scăzută, ping scăzut)
  3. Determinați-vă telefonul VoIP și echipamentele de suport (telefoane, software, PoE etc.)
  4. Alegeți un furnizor reputat de VoIP de afaceri (Nextiva)
  5. Educați personalul cu privire la noile capacități de telefon (instruire)
  6. Efectuați teste în lumea reală (calitatea apelurilor, teste de rețea, MOS etc.)
  7. Finalizați comutarea! Bucurați-vă de costuri mai mici și de servicii mai bune.

Actualizarea sistemului de telefonie al companiei este mai ușoară atunci când aveți un plan. După ce implementați VoIP, nici măcar nu vă veți mai uita înapoi la vechiul serviciu de telefonie.

Apelurile vocale se conectează rapid cu fidelitatea înaltă la care vă așteptați adesea disponibilă pentru jumătate din costul serviciului telefonic tradițional.

Republicat cu permisiunea. Original aici.

Imagine: Depositphotos.com

Mai multe în: Nextiva, Conținutul canalului editorului