Quale tipo di provider UCaaS sono i migliori per la tua PMI?

I fornitori di Unified Communications as a Service (UCaaS) si stanno dando da fare per la tua azienda in questo momento.

Con molte organizzazioni che hanno ancora a che fare con la forza lavoro remota, la maggior parte di loro ha dovuto implementare un provider UCaaS di qualche tipo, che si tratti di Zoom, Teams, Meet o un'altra soluzione.

Mentre ci aspettiamo di vedere le aziende riportare i propri dipendenti in ufficio quando le restrizioni saranno allentate, non c'è dubbio che il 2020 è già stato un anno di trasformazione per quanto riguarda il lavoro a distanza.

Global Workplace Analytics stima che il 25-30% della forza lavoro lavorerà da casa più giorni della settimana entro la fine del 2021.

Molti dipendenti, in particolare i millennial, che costituiscono la parte generazionale più ampia della forza lavoro, hanno aspettative più elevate in termini di flessibilità della propria vita lavorativa.

I lavoratori stavano già cercando più tempo lontano dall'ufficio prima del COVID-19 e l'implementazione diffusa di servizi di comunicazione che rendessero possibile il remoto non ha fatto che aumentare quel desiderio.

Ciò significa che sarà imperativo per le aziende utilizzare fornitori UCaaS che offrano loro le funzionalità di cui hanno bisogno per il futuro.

Oggi daremo un'occhiata a ciò che i diversi fornitori di UCaaS hanno fatto per attrarre le PMI e andremo avanti di quale tipo di servizio potresti aver bisogno per i tuoi piani a lungo termine.

Aumento dello zoom

Dovremmo solo prenderci un momento per riconoscere la popolarità di Zoom e la rapida crescita che ha registrato nel corso del 2020.

Nel marzo del 2019, Zoom ha avuto circa 10 milioni di partecipanti alle riunioni giornaliere, una cifra che era salita alle stelle a 350 milioni entro dicembre 2020.

Zoom è stato scaricato 27 milioni di volte nel solo marzo 2020, molto più di qualsiasi altro provider.

Rispondendo a una grande quantità di lavoratori remoti, le aziende si sono trovate a dover agire rapidamente, portando molte di loro a scaricare Zoom, principalmente a causa della sua facilità d'uso e della mancanza di un prezzo.

Di conseguenza, Zoom è ora il leader indiscusso nel settore UCaaS ed è stato senza dubbio il volto delle comunicazioni personali durante la pandemia, il che la dice lunga, considerando che piattaforme di lunga data e riconoscibili come Skype sono in circolazione da anni.

Va notato che tecnicamente parlando Zoom è solo il software di videoconferenza e il pacchetto UCaaS nel suo insieme è RingCentral.

Dopo un iniziale lento avvio fuori dai cancelli, anche il servizio Meet di Google ha visto una rapida crescita con la sua offerta gratuita, mentre Microsoft Teams non è neanche un passo indietro, vedendo rapidamente molta popolarità, in particolare tra le PMI.

Le aziende utilizzeranno ancora Zoom quando tornerà la normalità?

In qualità di fornitore UCaaS, Zoom (RingCentral) continuerà a godere di una quota di mercato così ampia tra le aziende mentre torneranno alla normalità fino al 2021 e al 2022?

Questa risposta a questo sembra finora essere un sonoro "Sì"

A partire da marzo 2021, Zoom è disponibile in più paesi rispetto a qualsiasi altro (44), seguito da Microsoft Teams (41) e Google Meet (21).

In termini di quota di mercato totale, Zoom ha quasi la metà, con il 48,7%, seguito da Google Meet (21,8%) e Teams (14,5%).

Zoom, Meet e Teams offrono tutte edizioni gratuite, rendendole facili da adottare, soprattutto per le organizzazioni in difficoltà.

Problemi di sicurezza e ripercussioni di Zoom

Una serie di problemi di sicurezza ben pubblicizzati e problemi di privacy dei dati gettano i primi dubbi sulle prospettive di Zoom come soluzione a lungo termine per la comunicazione e hanno messo in luce l'importanza della sicurezza UCaaS.

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Tale era il crescente livello di apprensione per le capacità di sicurezza e privacy di Zoom che il CEO Eric Yuan ha persino scritto una lettera aperta scusandosi per la mancanza di sicurezza di Zoom.

In risposta alle critiche all'app, Zoom ha annunciato nel 2020 un piano di 90 giorni in cui si sarebbero impegnati a risolvere i problemi di sicurezza e privacy, congelando lo sviluppo delle altre funzionalità per farlo.

I responsabili delle decisioni delle PMI dovrebbero chiedersi che tipo di azienda fornisce il proprio UCaaS. La loro sicurezza è abbastanza completa? Sei certo che i tuoi dati siano protetti adeguatamente con il tuo provider UCaaS?

Zoom è stato perseguitato da problemi relativi alla sicurezza per tutto il 2020 e il 2021, con le critiche più severe provenienti dall'FTC, che ha affermato che la società aveva "indotto in errore gli utenti" e "impegnata in una serie di pratiche ingannevoli e sleali" riguardo alle sue protezioni di sicurezza.

Nel luglio 2021, Zoom ha raggiunto un accordo di $ 85 milioni per violazioni della privacy degli utenti e "Zoombombing".

UCaaS non è solo uno stop-gap

Mentre la maggior parte ha cercato piattaforme UCaaS per le loro capacità di videoconferenza e chat, ci sono una serie di altre funzioni che dovrebbero essere considerate quando si pensa di utilizzare un'app di comunicazione a lungo termine.

Il motivo per cui si chiama comunicazione "unificata" è a causa dell'ampia gamma di canali di comunicazione che possono essere utilizzati dalla tecnologia all'interno e all'interno di un'organizzazione. Le funzionalità di un'app UCaaS includono:

• VoIP per la telefonia
• Videoconferenza per facilitare i lavoratori remoti e i team fuori sede
• Mobilità aziendale attraverso l'accessibilità mobile
• Messaggistica istantanea per la comunicazione in tempo reale
• Piattaforma di comunicazione come servizio (CPaaS) per comunicazioni basate su cloud in tempo reale
• Gestione delle relazioni con i clienti per analizzare i dati e migliorare le relazioni e le interazioni con i clienti
• Funzionalità del contact center che consentono ai clienti di accedere all'assistenza tramite chat, messaggistica, e-mail, ecc.

A causa di queste funzionalità e della necessità per molte aziende di accedervi, è necessario considerare attentamente quale piattaforma utilizzerai in futuro.

I concorrenti cercano di migliorare le loro offerte

Quando Zoom ha iniziato a vivere la sua ascesa ai vertici, non è passato inosservato ai concorrenti.

Sia Google che Microsoft si sono spostati per offrire versioni gratuite delle loro app, rispettivamente Meet e Teams, e Microsoft si è affrettata a capitalizzare le carenze di sicurezza informatica di Zoom, promuovendo le proprie credenziali mentre esaminava le funzionalità di Zoom.

Microsoft comprende molto bene la necessità di aziende e consumatori di un approccio trasparente e sicuro alla gestione dei dati e alla privacy.

Zoom aveva ragione nel scusarsi per aver instradato i dati degli utenti attraverso la Cina, ma l'episodio, e altri, fa luce su quanto seriamente gli utenti con sede negli Stati Uniti prendano ciò che accade con i loro dati e dove vengono gestiti.

Un rapporto cieco ha rilevato che il 35% dei professionisti teme che le proprie informazioni possano essere state compromesse su Zoom. Per questo motivo, il 12% degli utenti ha dichiarato di aver smesso del tutto di utilizzare la piattaforma di videoconferenza

Problemi come questi sono particolarmente importanti sia per le aziende che per i consumatori e, man mano che andiamo avanti, i fornitori di UCaaS continueranno a competere l'uno contro l'altro sulla base di argomenti caldi come la sicurezza mentre il mercato delle comunicazioni unificate continua a registrare una forte crescita.

Di cosa hanno bisogno le aziende?

Il tuo provider UCaaS sarà in grado di offrirti ciò di cui hai bisogno? Chi è nella posizione migliore per fornirti gli strumenti necessari per condurre le tue operazioni in modo efficace?

Per alcuni, le loro esigenze in merito a una piattaforma andranno poco oltre un'app di videoconferenza in modo che i dipendenti possano tenersi in contatto fuori dall'ufficio.

Per altri, un'app UCaaS sarà fondamentale per le loro operazioni, quindi potrebbero voler considerare più attentamente chi sarà il loro fornitore.

Ecco alcuni dei fattori principali che guideranno il processo decisionale su quale piattaforma si opta a lungo termine.

Prezzo

Il prezzo è la prima considerazione ovvia da fare quando selezioni il tuo fornitore. Te lo puoi permettere e il pacchetto per cui stai optando soddisfa le tue esigenze?

La maggior parte dei provider offrirà una versione gratuita e una versione a pagamento della propria app. Se ti attieni alla versione gratuita, ti offre tutte le funzionalità di cui hai bisogno? Le piattaforme UCaaS sono rinomate per la loro scalabilità, quindi puoi aumentare o ridurre il tuo utilizzo in base alle tue esigenze.

Per la maggior parte delle aziende, un'opzione a pagamento sarà in genere la più appropriata, perché le edizioni gratuite delle piattaforme UCaaS tendono a offrire una quantità molto limitata di spazio di archiviazione nel cloud e dimensioni degli allegati.

Per le organizzazioni che hanno bisogno di condividere file regolarmente tramite la loro soluzione UCaaS, questa dovrebbe essere una seria considerazione.

Per coloro che ne hanno bisogno esclusivamente per esigenze di videoconferenza, l'opzione gratuita potrebbe essere tutto ciò che serve.

Funzionalità

Zoom ha trovato popolarità perché è estremamente intuitivo e gli utenti finali di tutte le abilità non hanno problemi a utilizzare l'app con poca formazione, il che la rende molto utile in termini di inserimento di lavoratori remoti.

Questo potrebbe essere sufficiente per alcune aziende, per altre, invece, potrebbero avere domande sulla funzionalità.

Ad esempio, Teams è popolare perché si integra con Microsoft 365, il che è molto utile per le organizzazioni che già utilizzano altre applicazioni Microsoft. Lo stesso vale per Google Meet, che è integrato nella sua G-Suite di app per impostazione predefinita.

Sicurezza informatica

Infine, c'è la sicurezza informatica. Trattare con una forza lavoro remota significa garantire che la tua strategia di sicurezza sia adeguata al tuo business.

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Oltre a molte altre app, questo significa essere a proprio agio con le protezioni che il provider ha messo in atto per il servizio.

Il tuo servizio utilizza i protocolli di crittografia necessari? Hanno un buon track record di sicurezza? Come utilizzano i dati raccolti? Dove conservano i loro dati?

Questi sono i tipi di considerazioni che le aziende dovrebbero fare quando pensano alla loro soluzione di collaborazione a lungo termine.

Linea di fondo

Nel corso delle restrizioni di blocco, le organizzazioni in tutto il paese e nel mondo si sono trovate in una posizione non invidiabile di capire come gestire una forza lavoro remota, molte delle quali senza alcuna conoscenza preliminare di come farlo.

Il risultato è che i provider UCaaS che hanno scelto per le loro app di collaborazione sono stati in genere i più economici e facili da utilizzare.

Quando stai colmando una lacuna, come la maggior parte, questo è perfettamente ragionevole.

Ora, tuttavia, mentre iniziamo a vedere sia un allentamento delle restrizioni in tutto il mondo sia un più forte desiderio di flessibilità da parte dei lavoratori, le aziende dovrebbero pensare se hanno il servizio giusto per il lavoro.

La pianificazione a lungo termine per il tuo servizio di comunicazione e collaborazione dovrebbe iniziare ora e le aziende dovrebbero pensare a costi, funzionalità e manutenzione offerti dal loro provider.

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