ما هي قاعدة المعرفة الداخلية؟

يحتاج الموظفون إلى حلول سريعة للمشكلات.

يمكن لقاعدة المعرفة الداخلية ، التي تم إعدادها وإدارتها بشكل صحيح ، تقديم الإجابات الدقيقة التي يحتاجها العمال بسرعة لتقليل الإحباط وزيادة الإنتاجية. تعمل قواعد المعرفة الداخلية على التخلص من الساعات التي يتم قضاؤها في غربلة رسائل البريد الإلكتروني القديمة والمقالات الغامضة للحصول على المعلومات.

هذا الدليل العملي حول كيفية إنشاء قاعدة معرفية داخلية سيعمل على إعدادك وتشغيلها بسرعة. يمكن أن تتحسن مشاركة الموظف ورضا العملاء والإنتاجية بشكل كبير.

تعريف قاعدة المعارف الداخلية

قاعدة المعرفة الداخلية هي مصدر واحد للحقيقة يتم جمعها في مركز معلومات مركزي يمكن لأعضاء المنظمة الوصول إليه.

تتيح المكتبة الرقمية لقاعدة المعرفة إمكانية تخزين المستندات وصيانتها ومشاركتها المتاحة للموظفين على الفور لحل مشكلاتهم والعثور على إجابات لاستفسارات العملاء.

يجب أن تكون قاعدة المعرفة الداخلية الخاصة بك شاملة وسهلة الاستخدام والتنقل فيها. يجب تمكين الموظفين للعثور بسرعة على المعلومات الدقيقة التي يحتاجونها ، وتقليل وقت البحث.

لا يرغب العملاء في انتظار الإجابات ، وقد يشعر الموظفون أيضًا بالإحباط إذا اضطروا إلى طلب المساعدة من زملائهم المشغولين أو البحث عن حلول للمشكلات حتى يتمكنوا من إكمال المهمة.

لماذا يحتاج عملك إلى قاعدة معرفية داخلية

إحباط الموظف ، ومعدلات الاستبقاء المنخفضة ، والوقت الضائع ، والإنتاجية المفقودة ، وتأخير المشاريع ، والخط السفلي للخطر - لا يوجد حد تقريبًا لقائمة المشكلات المؤلمة الناتجة عن تناثر المعلومات الداخلية أو ضياعها أو تعذر الوصول إليها.

هذه الإحصائيات من دراسة مشتركة بين Panopto و YouGov تتحدث عن نفسها:

• ينتظر الموظفون 5.3 ساعات في الأسبوع للحصول على المعلومات ، مما يتسبب في تأخير المشروع. سيستمر ثلثا هذه التأخيرات لمدة أسبوع.
• 60٪ من الموظفين يقولون إن الحصول على إجابات من زملائهم أمر صعب أو مستحيل.
• يشعر 81٪ من الموظفين بالإحباط عندما لا يتمكنون من الحصول على المعلومات اللازمة لأداء عملهم بكفاءة.

هناك العديد من الأسباب التي تجعل المعلومات التي يحتاجها الموظفون لأداء أدوارهم بفعالية قد لا تكون متاحة بسهولة.

منظمتك تنمو بسرعة

مع نمو الأعمال التجارية ، يزداد تعقيدها. تصبح المعلومات وأفضل الممارسات مبعثرة أو مجزأة. يقضي الموظفون ما يمكن أن يكون وقتًا مثمرًا في تعقب المعلومات الداخلية أو البحث عن زميل مفيد.

لا يوجد مصدر واحد للحقيقة

لا يمكن للموظفين التصرف بشكل متماسك عندما لا تكون العمليات وأفضل الممارسات موحدة أو يواجهون معلومات قديمة أو غير متسقة من مصادر مختلفة. يؤدي عدم وجود مصدر واحد للحقيقة إلى قيام موظفين مختلفين بتقديم إجابات مختلفة لأطراف خارجية ، مما يؤدي إلى ظهور صورة سيئة للعلامة التجارية.

عمليات التدريب والإعداد غير موحدة

لإنشاء ثقافة شركة متماسكة ، يجب على جميع الموظفين الجدد تجربة التدريب القياسي وعمليات الإعداد. بعد التدريب العام ، يمكنهم تلقي وحدات خاصة بالقسم. من المفيد تخزين جميع مواد التعلم والتطوير الخاصة بك في مكتبة مركزية.

التعاون صعب

تعيق حواجز المعلومات بين الفرق مشاركة المعرفة والتعاون المثمر. أدى ظهور العمل عن بعد إلى زيادة الصعوبات. على الرغم من أنه قد يلزم تقييد بعض المعلومات ، يمكن أن يكون لقاعدة المعرفة الداخلية مستويات إذن مع إتاحة البيانات شائعة الاستخدام للجميع.

يمكن لقاعدة المعرفة الداخلية حل تحديات إدارة المعرفة هذه وإفادة عملك.

تسع فوائد لقاعدة المعرفة الداخلية

"باستخدام الأدوات الاجتماعية لتعزيز الاتصالات ومشاركة المعرفة والتعاون داخل المؤسسات وعبرها ... تتمتع الشركات بفرصة زيادة إنتاجية العاملين في مجال التفاعل - عمال المعرفة ذوي المهارات العالية ، بما في ذلك المديرين والمهنيين - بنسبة 20٪ إلى 25٪."

معهد ماكينزي العالمي

تسهل قواعد المعرفة الداخلية الاتصالات ومشاركة المعرفة والتعاون - الفوائد الدقيقة التي خصصت ماكينزي قياسها. تنشر الطبيعة متعددة الاستخدامات لقواعد المعرفة الداخلية الفوائد في جميع أنحاء مؤسستك بأكملها.

ستعمل قاعدة المعرفة الداخلية المصممة جيدًا والمحافظة عليها على تحسين العديد من مجالات عملك ، وكلها تترجم إلى نتيجة نهائية أفضل لأن إنتاجية الموظف تزداد بينما تنخفض الجهود المهدرة. فيما يلي تسع فوائد يمكنك الاستمتاع بها عند استخدام قاعدة معرفية داخلية:

1. تعزيز التعاون والتواصل

أنت تعزز ثقافة المشاركة والتعلم والتغذية الراجعة عندما تسهل نقل المعرفة والخبرة عبر الفرق والإدارات. إن تمكين الموظفين من المساهمة والإضافة والتعديل لتحسين محتوى قاعدة المعرفة يمكّنهم ويزيد من مشاركة الموظفين. يمكن أن تساعد قاعدة المعرفة أيضًا في تجنب الازدواجية وعدم الاتساق في المعلومات عبر المؤسسة.

2. تحسين الكفاءة والإنتاجية

تساعد قاعدة المعرفة الداخلية الموظفين في العثور على إجابات بسرعة وسهولة دون الاعتماد على مصادر أو زملاء آخرين. يمكنهم توفير الوقت وتقليل الأخطاء والإحباط. يمكن للموظفين أيضًا تعلم مهارات جديدة وتحسين أدائهم بشكل مستقل. نتيجة لذلك ، ستلاحظ تحسن المشاركة والاحتفاظ.

3. توثيق العمليات

يضمن توثيق إجراءات التشغيل القياسية وسير العمل للمهام والمشاريع في مصدر واحد للحقيقة الاتساق والجودة عبر شركتك. عندما يكون لدى الموظفين أوصاف واضحة ومفصلة لكيفية أداء مهمة أو نشاط ، يمكنهم:

• كن متعلمًا ذاتيًا
• تقليل الأخطاء والتناقضات والهدر
• فهم الأدوار والمسؤوليات والتوقعات
• الالتزام بالسياسات واللوائح وأفضل الممارسات
• التحسين المستمر والابتكار من خلال التغذية الراجعة والتقييم وتحسين العمليات

4. زيادة رضا العملاء وولائهم

من خلال قاعدة المعرفة الداخلية ، تتحسن جودة واتساق الخدمة أو المنتج الذي تقدمه للعملاء. يمكن لأعضاء فريق الدعم تقديم خدمة عملاء أفضل عندما يمكنهم الوصول بسهولة إلى المعلومات اللازمة لحل المشكلات بشكل أسرع وأكثر فعالية وتوقع احتياجات العملاء وتوقعاتهم.

يبني عملك ثقة العملاء ومصداقيتهم لأنهم يختبرون المعرفة والمهنية.

5. تقديم معلومات ذات صلة وحديثة

المعلومات تتغير بسرعة. يجب أن تكون إصدارات المستندات الجديدة متاحة على مستوى المؤسسة لمواكبة المنتجات الجديدة والتغييرات في مواضيع مختلفة مثل:

• سياسات
• إجراءات
• خدمات
• أفضل الممارسات
• أسئلة وأجوبة

تساعدك قواعد المعرفة الداخلية في تتبع آخر التغييرات والتحديثات في اللوائح ومتطلبات الامتثال. ستكون في وضع أفضل لإعلام الموظفين بحقوقهم ومسؤولياتهم وبالتالي إزالة مصادر الارتباك والنزاعات المحتملة.

6. دعم العمل عن بعد

نظرًا لأن العاملين عن بُعد ليس لديهم اتصال مباشر مع زملاء العمل ، فقد يكتسبون مزايا فريدة من قاعدة المعرفة الداخلية. يمكنهم تقليل فجوات الاتصال والاستمتاع بالعمل الجماعي المحسن بشكل أسهل عندما يمكنهم الوصول إلى نفس المعلومات والموارد مثل الزملاء في الموقع.

يمكن لموظفيك عن بُعد الحصول على تعليقات وتقدير لخبراتهم ووجهات نظرهم حيث تلتقط قاعدة المعرفة وتمكّن من مشاركة معارفهم الضمنية ، والتي ستفقد عندما يغادرون المنظمة أو يغيرون الأدوار. سيشعر العمال عن بعد بأنهم أكثر ارتباطًا وانخراطًا مع فريقهم ومنظمتهم من خلال المساهمة في قاعدة المعرفة والتعلم منها ، وزيادة مشاركة الموظفين وتقليل معدل دوران الموظفين.

7. الحفاظ على المعرفة التنظيمية

من السهل أن تفقد الحكمة المكتسبة بشق الأنفس عندما تكون مبعثرة في الأقسام ، وتدفن في رسائل البريد الإلكتروني القديمة ، وتختبئ في مستودعات غير منظمة. يمكنك منع فقدان المعرفة من خلال توثيق أفضل الممارسات والسياسات والإجراءات والدروس المستفادة في قاعدة المعرفة الداخلية الخاصة بك.

8. تحسين وتبسيط Onboarding

يحتاج جميع الموظفين الجدد ، حتى الموظفين المتمرسين ، إلى التوجيه وعملية إعداد الموظفين في مكانها الصحيح. يمكنك دمج التعيينات الجديدة بسلاسة في ثقافة شركتك باستخدام قاعدة معرفية داخلية. سوف ينهض Newbies ويعملون بشكل أسرع من خلال برنامج تدريب شامل وقابل للتكيف ومتسق يغطي قيم الشركة وسياساتها وإجراءاتها وتوقعاتها.

سيتجنب فريق الموارد البشرية الخاص بك متاعب إرسال رسائل بريد إلكتروني متكررة لكل موظف ، ويمكن للقادمين الجدد الوصول إلى معلومات الإعداد الضرورية بالسرعة التي تناسبهم.

9. تقليل أعباء عمل فريق الدعم وخدمة العملاء

يؤدي العثور على المعلومات الصحيحة بسرعة للإجابة على الأسئلة بشكل صحيح إلى تقليل الاستفسارات المتكررة من الموظفين أو العملاء. تزيد إنتاجية الموظفين لأنهم يقضون وقتًا أقل في البحث عن حلول والإجابة على الأسئلة المتكررة. يمكن لكل عضو في الفريق خدمة المزيد من الأشخاص والتركيز على الحالات الأكثر تعقيدًا وصعوبة.

كيفية اختيار برنامج قاعدة المعارف الداخلية الصحيح

الاستعداد للنجاح

ستجعل هذه الإجراءات الأولية مشروع قاعدة المعرفة الداخلية الخاص بك يعمل بشكل أسرع ويعمل بشكل أكثر سلاسة:

• فريق المشروع : قم بتجميع فريق المشروع مع عضو واحد على الأقل من كل قسم في الشركة.
• استطلاعات الرأي للمستخدمين : يجب أن يكون تنفيذ برنامج قاعدة المعرفة الخاص بك أمرًا سهلاً إذا اخترت تطبيقًا يناسب شركتك بأكملها. سيساعدك استطلاع آراء المديرين والموظفين حول احتياجاتهم على تحديد أداة إدارة المعرفة التي ستزيد من احتمالية استخدام الجميع لقاعدة المعرفة الداخلية الخاصة بك.
• الميزانية : يجب عليك الميزانية للبرامج والأجهزة والدعم السحابي وتكاليف الإعداد والصيانة.
• الجدول الزمني : من سيكون مسؤولاً عن فعل ماذا ومتى؟ قد تحتاج إلى برنامج إدارة المشروع لتتبع التقدم.

اختر برنامج قاعدة المعارف الداخلية الصحيح

تأتي أدوات قاعدة المعرفة في حزم ونقاط سعر مختلفة. هناك عوامل حاسمة يجب مراعاتها للعثور على العامل المناسب الذي يناسب احتياجاتك التنظيمية.

• واجهة سهلة الاستخدام أو مألوفة : ستحصل على قبول أسهل للموظفين ، ومعدلات استخدام أعلى ، وتفاعلات أسرع مع واجهة سهلة الاستخدام.
• محرك بحث ممتاز : تشمل الميزات المفيدة العديد من عمليات البحث بالكلمات الرئيسية والعبارات الرئيسية ، واقتراحات البحث ، والتعلم السياقي.
• وضع العلامات والتصنيف: هل يتم دعم العلامات والروابط الداخلية واقتراحات المحتوى ذات الصلة؟
• الوسائط المتعددة: هل يدعم مقاطع الصوت والفيديو؟
• التعاون : يعد التمييز والتعليق والتعديل والمشاركة والإرسال مفيدًا للتعاون.
• تحميل المستند: هل تحتاج إلى مسح المستندات ضوئيًا مباشرة في قاعدة المعارف أو استخدام عمليات تحميل مجمعة؟
• التراجع: هل يحفظ الإصدارات السابقة؟
• عمليات التكامل: هل يتكامل بسهولة مع التطبيقات التي تستخدمها حاليًا؟
• قابلية التوسع: ما مدى صعوبة وتكلفة التوسع مع الاحتياجات المتطورة؟
• ميزات الأمان: ما هي ميزات الأمان التي تحتاجها؟
• مستويات الوصول: هل تحتاج إلى تقييد إمكانية الوصول لبعض المحتويات؟

بعد اختيار أفضل برامج قاعدة المعارف الداخلية لاحتياجاتك ، يجب أن تقرر المكان الذي ستعيش فيه.

أين تعيش قاعدة المعرفة الداخلية الخاصة بي؟

نصيحة محترف:

ضع في اعتبارك الحجم الحالي لمؤسستك والنمو المتوقع والميزانية عند اتخاذ قرار بشأن نشر البرنامج.

ثلاثة خيارات للنشر

لديك ثلاثة خيارات رئيسية لنشر برامج قاعدة المعرفة الداخلية الخاصة بك: في الموقع ، والشبكة السحابية ، والمختلطة.

• في الموقع يعني تثبيت البرنامج على الخوادم الخاصة بك وإدارتها داخليًا.
• تعني السحابة استخدام مزود تخزين تابع لجهة خارجية مثل Google Cloud أو OneDrive أو Amazon لاستضافة البرنامج والوصول إليه عبر الإنترنت.
• هجين يعني أن البرنامج يستخدم مجموعة من الحلول المحلية والقائمة على السحابة. يمكنك الحصول على أفضل ما في النشر في الموقع والسحابة ، لكنك تضيف التعقيد والتكلفة.

خمسة اعتبارات حاسمة

لكل من الخيارات في الموقع والسحابة مزايا وعيوب حسب احتياجاتك وميزانيتك وتفضيلاتك. خمسة عوامل يجب مراعاتها عند الاختيار بين النشر في الموقع والنشر السحابي هي:

1. التكلفة : عادةً ما يكون لقواعد المعرفة الداخلية في الموقع تكاليف أولية أعلى للأجهزة والتركيب والصيانة ولكن رسوم اشتراك وتحديثات أقل مستمرة. عادةً ما يكون لنشر السحابة تكاليف أولية أقل ولكن تكاليف أعلى للرسوم والتحديثات.
2. الأمان : يمنح النشر في الموقع مؤسستك مزيدًا من التحكم في أمان بياناتك والامتثال للتنظيم ، ولكنه يتطلب أيضًا المزيد من الموارد والخبرات للمحافظة عليها. يعتمد نشر السحابة على معايير الأمان ومعايير الامتثال الخاصة بالمزود. قد تختلف هذه بين مقدمي الخدمة واتفاقية مستوى الخدمة.
3. قابلية التوسع : قد يتطلب النشر في الموقع ترقيات في سعة التخزين وأداء الخادم مع نموك. يوفر النشر السحابي مرونة وقابلية للتوسع بشكل فوري لأن الموفر يمكنه ضبط الموارد وفقًا لطلبك واستخدامك.
4. التخصيص : يتيح لك النشر في الموقع تخصيص البرنامج وفقًا لاحتياجاتك وتفضيلاتك المحددة. ومع ذلك ، سيتطلب فريقك المزيد من المهارات الفنية والدعم. بالمقارنة ، يوفر النشر السحابي خيارات تخصيص وميزات قياسية وتكامل مع التطبيقات الأخرى أقل.
5. الموثوقية : يعتمد النشر في الموقع على البنية التحتية وأنظمة النسخ الاحتياطي لديك ، والتي ستحتاج إلى حمايتها من انقطاع التيار الكهربائي والكوارث الطبيعية والأخطاء البشرية. إذا كنت تستضيف قاعدة المعرفة الخاصة بك في السحابة ، فإن موفر الخدمة الخاص بك يكون مسؤولاً عن استكشاف مشكلات الشبكة في البيئة المشتركة ، وتعطل الخدمة ، والهجمات الإلكترونية.

بعد قيامك بنشر برنامج قاعدة المعارف الداخلية ، فأنت جاهز لإضافة المحتوى.

ما الذي يجب أن تتضمنه قاعدة المعرفة الداخلية الخاصة بي؟

نظرًا لأن محتوى قاعدة المعرفة يحتوي على معلومات خاصة بشركة ما ، فقد تتطلب قاعدة المعرفة الخاصة بك ضمانات وصول وتصاريح للإدارات أو الفرق لضمان الأمان.

هذا هو المكان الذي يصبح فيه وجود عضو من كل قسم في فريق مشروعك ذا قيمة خاصة لأنهم سيعرفون المحتوى الذي يحتاجه قسمهم.

معلومات عامة عن الشركة

يحتاج جميع الموظفين إلى الوصول إلى المعلومات ذات الصلة والمفيدة مثل:

• المبادئ الأساسية التي توجه ثقافة مؤسستك وأهدافها وقراراتها. يساعد فهم مهمتك ورؤيتك وقيمك الموظفين على تنسيق جهودهم مع الغرض من عملك واتجاهه.
• الهيكل التنظيمي والأدوار : إن معرفة التسلسل الهرمي وتقسيم مسؤوليات الشركة يمكّن الموظفين من معرفة من يجب تقديم التقارير إليه والتعاون معه والاتصال به بخصوص قضايا أو مهام محددة.
• السياسات والإجراءات هي القواعد والإرشادات التي تحكم عمليات الشركة ، مثل الحضور ، واللباس ، وتقييم الأداء ، وقواعد السلوك ، والمزيد.
• تحفز مزايا وامتيازات الموظفين مثل التأمين الصحي وخطة التقاعد وأيام الإجازة ومكافآت الأداء الموظفين من خلال إظهار أنك تقدر قيمة عملهم.
• تعد موارد وفرص التدريب والتطوير فوائد مهمة يمكن لشركتك توفيرها لتعزيز مشاركة الموظفين. يرغب العمال في تعزيز مهاراتهم ومعرفتهم ونموهم الوظيفي لتحسين أدائهم وإنتاجيتهم.
• تقارير الشركة: الوصول إلى التقارير السنوية أو ربع السنوية ، وتوقعات المبيعات ، وتقارير ESG مفيد للعديد من الاستخدامات.

قد تحتاج بعض الفرق إلى محتوى قائم على الأقسام خاص بأنشطتها.

محتوى الموارد البشرية

سيستفيد جميع الموظفين من سهولة الوصول إلى مبادرات الموارد البشرية الهامة الخاصة بك ، بما في ذلك:

• سياسات وإجراءات التوظيف والتدريب والتقييم وإنهاء الخدمة
• وحدات الإعداد للموظفين الجدد تحتوي على معلومات عامة عن الشركة وتدريب خاص بالأدوار والتعريف بها
• حزم المزايا والتعويضات لمختلف مستويات الأقدمية والأدوار
• قواعد سلوك الموظف والمعايير الأخلاقية
• دعم مبادرات وبرامج التنوع والشمول
• لوائح وإرشادات الصحة والسلامة
• الأنشطة والموارد الصحية المتاحة
• تفاصيل الاتصال وأدوار موظفي ومديري الموارد البشرية
• آليات التغذية الراجعة والتظلم التي يمكنهم استخدامها للتعبير عن مخاوفهم أو شكاواهم

ضمان التسويق

سيساعد وضع إرشادات واضحة لفريق التسويق الخاص بك في بناء رسائل متسقة للعلامة التجارية وصورة فريدة للعلامة التجارية عبر جميع أنشطة الشركة. قد تستفيد من:

• توضيح مهمة شركتك ورؤيتها وقيمها وأهدافها
• وصف السوق المستهدف وشخصيات العملاء ورحلة المشتري وعرض القيمة
• الاحتفاظ بقائمة محدثة وشاملة بالمنتجات أو الخدمات ، بما في ذلك ميزاتها وفوائدها وأسعارها ومزاياها التنافسية
• أفضل دراسات الحالة والشهادات والمراجعات وقصص النجاح
• أصول علامتك التجارية مثل الشعارات والخطوط والألوان والصور ومقاطع الفيديو والرسوم البيانية والقوالب
• مستودع للحملات التسويقية والاستراتيجيات والخطط والميزانيات والمقاييس والتقارير السابقة
• إرشادات التسويق والسياسات والإجراءات وأفضل الممارسات لإنشاء المحتوى وتوزيعه
• دليل لأدوات التسويق الخاصة بشركتك ، والأنظمة الأساسية ، والقنوات ، والشركاء ، والموارد

ضمان المبيعات

من المحتمل أن ترغب فرق المبيعات في الوصول إلى:

• دليل مبيعات يحدد أفضل الممارسات والعمليات والاستراتيجيات لكل مرحلة من مراحل رحلة العميل
• كتالوج منتج أو خدمة
• الأسئلة الشائعة التي تجيب على الأسئلة الشائعة والاعتراضات من العملاء المحتملين
• نماذج العروض لإنشاء مقترحات مخصصة ومقنعة
• عرض تقديمي لعروض تقديمية جذابة ومقنعة
• قوالب العقود لإنهاء الصفقات وإغلاق المبيعات بسرعة

محتوى فريق خدمة العملاء

يحتاج فريق خدمة العملاء لديك إلى معرفة كيفية الاستجابة والعثور على الإجابات بسرعة. ستساعد موارد قاعدة المعرفة هذه:

• أسئلة وأجوبة
• مسرد المصطلحات والمختصرات
• أفضل الممارسات والنصائح للتعامل مع مشكلات العملاء الشائعة
• المستندات والقوالب والبرامج النصية وموارد أخرى
• آلية التغذية الراجعة لاقتراح تحسينات قاعدة المعرفة والإبلاغ عن الأخطاء أو الثغرات

وثائق قانونية

قد يتلقى فريقك القانوني العديد من الأسئلة المتكررة وطلبات المستندات. سيؤدي قسم الأسئلة الشائعة القانونية وقوالب المستندات إلى تقليل عبء العمل وسرعة العمليات.

وسائل الإعلام وملفات الصحافة

يجب أن يقدم عملك صوتًا ثابتًا للعالم الخارجي. سيساعد وجود نماذج وإجابات قياسية للبيانات الصحفية وقوائم جهات الاتصال والصور الصحفية في ضمان وجود رسالة علامة تجارية متسقة عبر جميع القنوات.

على الرغم من أن الفيديو والصوت يمكن أن يكونا مفيدًا ، إلا أن معظم المحتوى في قاعدة المعارف الداخلية الخاصة بك سيكون بتنسيق نصي لأنه قابل للبحث ، وقابل للخلط ، وسهل الاستهلاك.

كيف تكتب مقالة قاعدة معارف داخلية في 8 خطوات

أثناء قيامك ببناء قاعدة المعرفة الداخلية الخاصة بك ، من المحتمل أن تقوم بتضمين أنواع محتوى مختلفة مثل الفيديو والصوت ومجموعات الشرائح. يعد المحتوى المحسّن مثل الأسئلة الشائعة والإرشادات والمقالات التفصيلية مفيدة بشكل خاص لأن محركات البحث (وبالتالي موظفيك) يمكنها تحليل النص للعثور على المعلومات بسرعة.

تحتاج مقالات قاعدة المعارف الداخلية إلى تقديم معلومات محددة بوضوح ودقة. يجب أن يكون من السهل العثور على المقالة باستخدام الكلمات الرئيسية وقابلة للقراءة حتى يتمكن القارئ من الانتقال مباشرة إلى المعلومات التي يحتاجها.

ضع في اعتبارك استخدام هذه الخطوات لإنشاء مقالة قاعدة معرفية داخلية مفيدة:

1. حدد المشكلة التي تحلها المقالة

يلجأ الموظفون إلى قواعد المعرفة عندما يكون لديهم مشكلة يحتاجون إلى حلها أو سؤال يحتاجون إلى الإجابة عليه. ضع هذا في الاعتبار عند بناء مواردك. التزم بحل مشكلة واحدة في كل مقالة ، وذلك لتحسينها لعمليات البحث وتبسيط عملية إنشاء المحتوى.

2. تحديد جمهورك

هل تكتب لدعم العملاء أو الموظفين الجدد أو المديرين التنفيذيين المخضرمين؟ سيكون لكل من هذه الجماهير مستويات مختلفة من الفهم لموضوعك وقد تحتاج إلى أسلوب ونهج مختلفين.

3. ابحث عن موضوعك

قد تكون خبيرًا في الموضوع ، لكن الحصول على وجهات نظر أخرى يمكن أن يثير أفكارًا جديدة. يمكنك فحص المصادر الموجودة مثل الكتيبات أو التقارير أو مواقع الويب أو المستندات الداخلية الأخرى لتحديد المعرفة الموجودة المتوفرة حاليًا. للحصول على رؤية أكبر ومنظور جديد ، من المفيد إجراء مقابلات مع خبراء الموضوع.

قد ترغب أيضًا في التفكير في إجراء مسح لموظفيك لفهم الفجوات المعرفية لديهم بشكل أفضل. استخدم هذه المعلومات لتحفيز استجابتك.

4. اختر أفضل بنية للمقالة

نظم معلوماتك في هيكل واضح ومنطقي. سيحدد نوع المشكلة التي تحلها والطريقة المفضلة لدى الجمهور لتلقي المعلومات أفضل تنسيق وبنية.

تجعل العناوين والعناوين الفرعية التي تحتوي على عبارات كلمات رئيسية المقالة قابلة للقراءة حتى يتمكن البحث والقارئ من الانتقال مباشرة إلى القسم الذي يحتوي على المعلومات المطلوبة.

استخدم الملخصات أو النقاط البارزة للتأكيد على النقاط الرئيسية. تساعد النقاط أو القوائم المرقمة أو الجداول أو المخططات أو الرسوم البيانية على تقديم المعلومات بطريقة يسهل متابعتها وفهمها.

5. اكتب بوضوح

استخدم جملًا قصيرة وموجزة منظمة بطريقة منطقية ترشد القارئ خلال حل المشكلة.

تجنب المصطلحات العامية أو الاختصارات التي قد تربك القراء أو تنفرهم. يجب عليك أيضًا استخدام صوت نشط ونبرة إيجابية وتوتر وأسلوب متسقين في جميع أنحاء المقالة.

6. قم بالتحرير بدقة

إذا سمح الوقت ، فمن المفيد التراجع عن مقالتك قبل تحريرها. إذا انتظرت يومًا قبل العودة إلى عملك ، فسيكون من الأسهل تحديد التغييرات التي تحتاج إلى إجرائها لتحسين التدفق والفهم. قم بالتحرير من أجل الوضوح والدقة والاكتمال. تأكد من أن المعلومات ذات صلة وحديثة ومتسقة مع الوثائق الداخلية الأخرى.

تأكد من التخلص من جميع الأخطاء الإملائية والنحوية وعلامات الترقيم والتنسيق لأنها تجعل كتابتك أقل تصديقًا. يمكن أن تساعد مطالبة شخص آخر بالتدقيق اللغوي أو استخدام Grammarly في اكتشاف الأخطاء.

7. انشر تحفتك الفنية

قبل أن تضغط على زر "نشر" ، تأكد من إجراء قراءة أخيرة للأخطاء لأنه من الشائع ظهور أخطاء التنسيق بعد النسخ واللصق.

8. أبلغ جمهورك

يمكنك استخدام الرسائل الداخلية أو البريد الإلكتروني أو الدردشة أو وسائل التواصل الاجتماعي لإعلام ودعوة القراء للوصول إلى المقالة. من الأهمية بمكان إبلاغ الموظفين بالتغييرات التي تطرأ على اللوائح أو السياسات أو الإجراءات التي تؤثر على عملهم.

خاتمة

يمكن أن تكون قاعدة المعرفة الداخلية القوية ضرورية لأداء شركتك ، حيث تجمع الفرق معًا للعمل نحو أهداف مشتركة باستخدام إجراءات مجربة.

لن يتمكن موظفوك فقط من العثور على إجابات في الوقت الفعلي ، ولكن قاعدة المعرفة الخاصة بك ستوجه أيضًا النمو والتوجيه المستقبليين من خلال منح الموظفين مكانًا لمشاركة المعرفة والتعليقات والأفكار.

Connecteam هو حل شامل لإدارة الموظفين مع ميزات قاعدة معارف مدمجة - بالإضافة إلى أدوات للجدولة وإدارة المهام وتتبع الوقت والتواصل والتدريب وغير ذلك الكثير.

ابدأ مع Connecteam مجانًا اليوم!

هل ترغب في تلقي المزيد من المقالات الرائعة مباشرة إلى صندوق البريد الخاص بك؟ اشترك هنا