Dahili Bilgi Bankası Nedir?

Çalışanlar sorunlara hızlı çözüm bulma ihtiyacı duyarlar.

Doğru şekilde kurulan ve yönetilen dahili bir bilgi tabanı, çalışanların hayal kırıklığını azaltmak ve üretkenliği artırmak için ihtiyaç duyduğu kesin yanıtları hızlı bir şekilde sağlayabilir. Dahili bilgi tabanları, bilgi için eski e-postaları ve belirsiz makaleleri incelemek için harcanan saatleri ortadan kaldırır.

Dahili bir bilgi tabanının nasıl oluşturulacağına ilişkin bu pratik kılavuz, sizinkini hızla hazır hale getirecek. Çalışan bağlılığınız, müşteri memnuniyetiniz ve üretkenliğiniz önemli ölçüde artabilir.

Dahili Bilgi Tabanı Tanımı

Dahili bir bilgi tabanı, bir kuruluşun üyeleri tarafından erişilebilen merkezi bir bilgi merkezinde toplanan tek bir gerçek kaynağıdır.

Bilgi bankasının dijital kitaplığı, çalışanların sorunlarını çözmeleri ve müşteri sorularına yanıt bulmaları için anında kullanıma hazır olan belgelerin saklanmasına, sürdürülmesine ve paylaşılmasına olanak tanır.

Dahili bilgi bankanızın kapsamlı olması, ancak kullanıcı dostu olması ve gezinmesi kolay olması gerekir. Arama süresini en aza indirerek, çalışanlara ihtiyaç duydukları kesin bilgileri hızlı bir şekilde bulma yetkisi verilmelidir.

Müşteriler yanıt beklemek istemezler ve çalışanlar da meşgul meslektaşlarından yardım istemek veya bir görevi tamamlamak için sorunlara çözüm bulmak zorunda kaldıklarında hüsrana uğrayabilirler.

İşletmenizin Neden Dahili Bir Bilgi Bankasına İhtiyacı Var?

Çalışanların hüsrana uğraması, düşük elde tutma oranları, kaybedilen zaman, kaybedilen üretkenlik, ertelenen projeler, riske atılan sonuçlar — etrafa saçılan, kaybolan veya erişilemez olan dahili bilgilerden kaynaklanan sancılı sorunlar listesinin neredeyse sonu yok.

Ortak bir Panopto/YouGov çalışmasından elde edilen bu istatistikler kendileri için konuşur:

• Çalışanlar bilgi için haftada 5,3 saat beklemekte, bu da proje gecikmelerine neden olmaktadır. Bu gecikmelerin üçte ikisi bir hafta kadar sürecek.
• Çalışanların %60'ı meslektaşlarından yanıt almanın zor veya imkansız olduğunu söylüyor.
• Çalışanların %81'i, işlerini verimli bir şekilde gerçekleştirmek için gereken bilgileri alamadıkları zaman hayal kırıklığı yaşıyor.

Çalışanların rollerini etkili bir şekilde yerine getirmek için ihtiyaç duydukları bilgilerin kolayca elde edilememesinin birkaç nedeni vardır.

Kuruluşunuz Hızla Büyüyor

İş büyüdükçe, karmaşıklığı da artar. Bilgi ve en iyi uygulamalar dağınık veya parçalanmış hale gelir. Çalışanlar, aksi takdirde verimli olacak zamanı dahili bilgileri takip ederek veya yardımcı bir meslektaş arayarak geçirirler.

Gerçeğin Tek Bir Kaynağı Yok

Süreçler ve en iyi uygulamalar tekdüze olmadığında veya farklı kaynaklardan güncelliğini yitirmiş veya tutarsız bilgilerle karşılaştıklarında çalışanlar uyumlu hareket edemezler. Tek bir hakikat kaynağının olmaması, farklı çalışanların dış taraflara farklı cevaplar vermesine ve zayıf bir marka imajı oluşmasına neden olur.

Eğitim ve Onboarding Süreçleri Standartlaştırılmamıştır

Tutarlı bir şirket kültürü oluşturmak için, tüm yeni çalışanlar standart eğitim ve işe alım süreçlerinden geçmelidir. Genel eğitimden sonra bölüme özel modüller alabilirler. Tüm öğrenme ve geliştirme materyallerinizin merkezi bir kütüphanede saklanmasına yardımcı olur.

İşbirliği Zorlayıcıdır

Ekipler arasındaki bilgi engelleri, bilgi paylaşımını ve verimli işbirliğini engeller. Uzaktan çalışmanın yükselişi zorlukları artırdı. Bazı bilgilerin kısıtlanması gerekebilse de, dahili bir bilgi bankası, yaygın olarak kullanılan verileri herkesin erişimine açarken izin seviyelerine sahip olabilir.

Dahili bir bilgi tabanı, bu bilgi yönetimi zorluklarını çözebilir ve işinize fayda sağlayabilir.

Dahili Bilgi Tabanının Dokuz Faydası

"Kurumlar içinde ve genelinde iletişimi, bilgi paylaşımını ve işbirliğini geliştirmek için sosyal araçları kullanmak... şirketler, etkileşim çalışanlarının - yöneticiler ve profesyoneller dahil olmak üzere yüksek vasıflı bilgi çalışanlarının - üretkenliğini %20 ila %25 oranında artırma fırsatına sahip."

McKinsey Küresel Enstitüsü

Dahili bilgi tabanları iletişimi, bilgi paylaşımını ve işbirliğini kolaylaştırır - McKinsey'in ölçmek için seçtiği kesin faydalar. Dahili bilgi tabanlarının çok kullanımlı doğası, faydaları tüm kuruluşunuza yayar.

İyi tasarlanmış ve sürdürülen bir dahili bilgi tabanı, işinizin birçok alanını iyileştirecek ve bunların tümü daha iyi bir kar hanesine dönüşecektir çünkü çalışan üretkenliği artarken boşa harcanan çabalar azalır. Dahili bir bilgi tabanı kullandığınızda keyfini çıkarabileceğiniz dokuz avantaj:

1. İşbirliğini ve İletişimi Geliştirin

Ekipler ve departmanlar arasında bilgi ve uzmanlığın transferini kolaylaştırdığınızda, bir paylaşım, öğrenme ve geri bildirim kültürü geliştirirsiniz. Bilgi tabanı içeriğini geliştirmek için çalışanların katkıda bulunmalarını, eklemelerini ve düzenlemelerini sağlamak onları güçlendirir ve çalışan katılımını artırır. Bilgi tabanı ayrıca kuruluş genelinde bilgilerde tekrarı ve tutarsızlığı önlemeye yardımcı olabilir.

2. Verimliliği ve Üretkenliği Artırın

Dahili bir bilgi tabanı, çalışanların diğer kaynaklara veya iş arkadaşlarına güvenmeden yanıtları hızlı ve kolay bir şekilde bulmasına yardımcı olur. Zamandan tasarruf edebilir, hataları ve hayal kırıklıklarını azaltabilirler. Çalışanlar ayrıca yeni beceriler öğrenebilir ve performanslarını bağımsız olarak geliştirebilir. Sonuç olarak, katılımın ve elde tutmanın arttığını göreceksiniz.

3. Belge İşlemleri

Görevler ve projeler için standart işletim prosedürlerini ve iş akışlarını tek bir doğruluk kaynağında belgelemek, şirket genelinde tutarlılık ve kalite sağlar. Çalışanlar, bir görevi veya etkinliği nasıl gerçekleştireceklerine dair net ve ayrıntılı açıklamalara sahip olduklarında şunları yapabilirler:

• Kendi kendine öğrenenler olun
• Hataları, tutarsızlıkları ve israfı azaltın
• Rolleri, sorumlulukları ve beklentileri anlayın
• Politikalara, düzenlemelere ve en iyi uygulamalara uyun
• Süreçlerin geri bildirimi, değerlendirmesi ve optimizasyonu yoluyla sürekli iyileştirme ve yenilik yapma

4. Müşteri Memnuniyetini ve Sadakatini Artırın

Dahili bir bilgi tabanı ile müşterilere sağladığınız hizmet veya ürünün kalitesi ve tutarlılığı artar. Destek ekibi üyeleriniz, sorunları daha hızlı ve daha etkili bir şekilde çözmek ve müşteri ihtiyaç ve beklentilerini tahmin etmek için gereken bilgilere kolayca erişebildiklerinde daha iyi müşteri hizmeti sağlayabilirler.

İşletmeniz, müşterilerinizin güvenini ve güvenilirliğini oluşturur çünkü onlar sizin bilginizi ve profesyonelliğinizi deneyimler.

5. İlgili ve Güncel Bilgileri Sağlayın

Bilgi hızla değişir. Yeni ürünlere ve aşağıdakiler gibi çeşitli konulardaki değişikliklere ayak uydurmak için yeni belge sürümlerinin kuruluş genelinde kullanıma sunulması gerekir:

• politikalar
• prosedürler
• Hizmetler
• En iyi uygulamalar
• SSS

Dahili bilgi tabanları, yönetmelikler ve uyumluluk gereksinimlerindeki en son değişiklikleri ve güncellemeleri takip etmenize yardımcı olur. Çalışanları hakları ve sorumlulukları konusunda bilgilendirmek ve böylece kafa karışıklığı kaynaklarını ve olası anlaşmazlıkları ortadan kaldırmak için daha iyi bir konumda olacaksınız.

6. Uzaktan Çalışmayı Destekleyin

Uzaktan çalışanların iş arkadaşlarıyla yüz yüze iletişimleri olmadığından, dahili bir bilgi tabanından benzersiz faydalar elde edebilirler. Sahadaki meslektaşlarıyla aynı bilgi ve kaynaklara erişebildiklerinde iletişim boşluklarını azaltabilir ve gelişmiş ekip çalışmasının keyfini daha kolay çıkarabilirler.

Bilgi tabanı, kuruluştan ayrıldıklarında veya rollerini değiştirdiklerinde kaybolacak olan zımni bilgilerini yakalayıp paylaşmayı mümkün kıldığından, uzaktaki çalışanlarınız uzmanlıkları ve içgörüleri için geri bildirim ve takdir alabilirler. Uzaktan çalışanlar, bilgi tabanına katkıda bulunarak ve bilgi tabanından öğrenerek, çalışan katılımını artırarak ve ciroyu azaltarak ekipleri ve kuruluşlarıyla daha bağlantılı ve ilgili hissedecekler.

7. Kurumsal Bilgiyi Koruyun

Departmanlara dağıldığında, eski e-postalara gömüldüğünde ve organize olmayan depolarda saklandığında, zor kazanılmış bilgeliği kaybetmek kolaydır. En iyi uygulamaları, politikaları, prosedürleri ve öğrenilen dersleri dahili bilgi tabanınızda belgeleyerek bilgi kaybını önleyebilirsiniz.

8. İşe Alımı İyileştirin ve Kolaylaştırın

Tüm yeni çalışanlar, hatta deneyimli olanlar bile, yerinde bir oryantasyona ve işe alım sürecine ihtiyaç duyar. Dahili bir bilgi tabanı kullanarak yeni işe alınanları sorunsuz bir şekilde şirket kültürünüze dahil edebilirsiniz. Yeni başlayanlar, şirket değerlerini, politikalarını, prosedürlerini ve beklentilerini kapsayan kapsamlı, uyarlanabilir ve tutarlı bir eğitim programı ile daha hızlı çalışmaya başlayacak.

İK ekibiniz, işe alınan her kişiye tekrarlayan e-postalar gönderme zahmetinden kurtulacak ve yeni gelenler, gerekli işe alım bilgilerine kendi hızlarında erişebilir.

9. Müşteri Hizmetleri ve Destek Ekibi İş Yüklerini Azaltın

Soruları doğru yanıtlamak için doğru bilgileri hızlı bir şekilde bulmak, çalışanlardan veya müşterilerden gelen tekrarlayan sorguları azaltır. Çözüm aramak ve tekrarlayan soruları yanıtlamak için daha az zaman harcadıkları için çalışanların üretkenliği artar. Her ekip üyesi daha fazla kişiye hizmet verebilir ve daha karmaşık ve zorlu vakalara odaklanabilir.

Doğru Dahili Bilgi Bankası Yazılımını Nasıl Seçersiniz?

Başarı İçin Hazır Olun

Bu ön eylemler, dahili bilgi tabanı projenizin daha hızlı ilerlemesini ve daha sorunsuz çalışmasını sağlayacaktır:

• Proje ekibi : Her şirket departmanından en az bir üye ile bir proje ekibi oluşturun.
• Kullanıcılara anket yapın : Tüm şirketinizin rahat edeceği bir uygulama seçerseniz, bilgi tabanı yazılımınızı uygulamak kolay olacaktır. Yöneticilere ve çalışanlara ihtiyaçları hakkında anket yapmak, herkesin dahili bilgi tabanınızı kullanma olasılığını artıracak bir bilgi yönetimi aracı seçmenize yardımcı olacaktır.
• Bütçe : Yazılım, donanım, bulut desteği ve kurulum ve bakım maliyetleri için bütçe ayırmanız gerekir.
• Zaman Çizelgesi : Neyi ne zaman yapmaktan kim sorumlu olacak? İlerlemeyi izlemek için proje yönetimi yazılımına ihtiyacınız olabilir.

Doğru Dahili Bilgi Bankası Yazılımını Seçin

Bilgi bankası araçları farklı paketler ve fiyat noktalarında gelir. Organizasyonel ihtiyaçlarınıza uyan doğru olanı bulmak için dikkate alınması gereken kritik faktörler vardır.

• Sezgisel veya tanıdık arayüz : Kullanıcı dostu bir arayüzle daha kolay çalışan kabulü, daha yüksek kullanım oranları ve daha hızlı etkileşimler elde edeceksiniz.
• Mükemmel arama motoru : Yararlı özellikler arasında birden çok anahtar kelime ve anahtar sözcük araması, arama önerileri ve bağlamsal öğrenme yer alır.
• Etiketleme ve sınıflandırma: Etiketler, dahili bağlantılar ve ilgili içerik önerileri destekleniyor mu?
• Multimedya: Ses ve video klipleri destekliyor mu?
• İşbirliği : Vurgulayın, yorum yapın, düzenleyin, paylaşın ve gönderin, işbirliği için yararlıdır.
• Belge yükleme: Belgeleri doğrudan bilgi tabanına taramanız mı yoksa toplu yüklemeler mi kullanmanız gerekiyor?
• Geri alma: Önceki sürümleri kaydediyor mu?
• Entegrasyonlar: Şu anda kullanmakta olduğunuz uygulamalarla kolayca entegre oluyor mu?
• Ölçeklenebilirlik: Gelişen ihtiyaçlarla ölçeklendirmek ne kadar zorlayıcı ve pahalı?
• Güvenlik özellikleri: Hangi güvenlik özelliklerine ihtiyacınız var?
• Erişilebilirlik düzeyleri: Bazı içerikler için erişilebilirliği sınırlamanız mı gerekiyor?

İhtiyaçlarınıza en uygun dahili bilgi bankası yazılımını seçtikten sonra, nerede yaşayacağına karar vermelisiniz.

Dahili Bilgi Tabanım Nerede Yaşıyor?

Profesyonel İpucu:

Yazılım dağıtımına karar verirken kuruluşunuzun mevcut boyutunu, beklenen büyümesini ve bütçesini göz önünde bulundurun.

Üç Dağıtım Seçeneği

Dahili bilgi tabanı yazılımınızı dağıtmak için üç ana seçeneğiniz vardır: yerinde, bulut ve hibrit.

• Yerinde, yazılımı kendi sunucularınıza yüklemek ve dahili olarak yönetmek anlamına gelir.
• Bulut , yazılımı barındırmak ve ona internet üzerinden erişmek için Google Cloud, OneDrive veya Amazon gibi bir üçüncü taraf depolama sağlayıcısı kullanmak anlamına gelir.
• Hibrit, yazılımın şirket içi ve bulut tabanlı çözümlerin bir kombinasyonunu kullandığı anlamına gelir. En iyi yerinde ve bulut dağıtımına sahip olabilirsiniz, ancak karmaşıklığı ve maliyeti artırırsınız.

Beş Önemli Husus

İhtiyaçlarınıza, bütçenize ve tercihlerinize bağlı olarak hem yerinde hem de bulut seçeneklerinin avantajları ve dezavantajları vardır. Yerinde ve bulut dağıtımı arasında seçim yaparken dikkate alınması gereken beş faktör şunlardır:

1. Maliyet : Yerinde dahili bilgi tabanları genellikle donanım, kurulum ve bakım için daha yüksek ön maliyetlere sahiptir, ancak devam eden abonelik ücretleri ve güncellemeler daha düşüktür. Bulut dağıtımının genellikle daha düşük ön maliyetleri vardır, ancak ücretler ve güncellemeler için daha yüksek maliyetleri vardır.
2. Güvenlik : Yerinde devreye alma, kuruluşunuza verilerinizin güvenliği ve mevzuat uyumluluğu üzerinde daha fazla kontrol sağlar, ancak aynı zamanda sürdürmek için daha fazla kaynak ve uzmanlık gerektirir. Bulut dağıtımı, sağlayıcının güvenlik önlemlerine ve uyumluluk standartlarına dayanır. Bunlar, sağlayıcılar ve hizmet düzeyi sözleşmesi arasında değişiklik gösterebilir.
3. Ölçeklenebilirlik : Yerinde devreye alma, siz büyüdükçe depolama kapasitesinde ve sunucu performansında yükseltmeler gerektirebilir. Sağlayıcı, kaynakları talebinize ve kullanımınıza göre ayarlayabildiğinden, bulut dağıtımı anında esneklik ve ölçeklenebilirlik sunar.
4. Özelleştirme : Yerinde dağıtım, yazılımı özel ihtiyaçlarınıza ve tercihlerinize göre özelleştirmenize olanak tanır. Ancak ekibiniz daha fazla teknik beceri ve desteğe ihtiyaç duyacaktır. Karşılaştırıldığında, bulut dağıtımı daha az özelleştirme seçeneği, standart özellik ve diğer uygulamalarla entegrasyon sunar.
5. Güvenilirlik : Yerinde dağıtım, elektrik kesintilerinden, doğal afetlerden ve insan hatalarından korumanız gereken altyapınıza ve yedekleme sistemlerinize bağlıdır. Bilgi bankanızı bulutta barındırıyorsanız, paylaşılan ortamınızın ağ sorunlarını, hizmet kesintilerini ve siber saldırıları gidermekten sağlayıcınız sorumludur.

Dahili bilgi bankası yazılımınızı dağıttıktan sonra içerik eklemeye hazırsınız.

Dahili Bilgi Tabanım Neleri İçermelidir?

Bilgi bankası içeriği özel şirket bilgileri içerdiğinden, bilgi tabanınız, güvenliği garanti etmek için departmanlar veya ekipler için erişim ve izin korumaları gerektirebilir.

Burası, proje ekibinizde her departmandan bir üyeye sahip olmanın özellikle değerli olduğu yerdir, çünkü departmanlarının hangi içeriğe ihtiyacı olduğunu bileceklerdir.

Genel Şirket Bilgileri

Tüm çalışanların aşağıdakiler gibi ilgili ve yardımcı bilgilere erişmesi gerekir:

• Kuruluşunuzun kültürüne, hedeflerine ve kararlarına rehberlik eden temel ilkeler . Misyonunuzu, vizyonunuzu ve değerlerinizi anlamak, çalışanların çabalarını işinizin amacı ve yönü ile koordine etmesine yardımcı olur.
• Organizasyon yapısı ve roller : şirket sorumluluklarının hiyerarşisini ve dağılımını bilmek, çalışanların belirli sorunlar veya görevler için kime rapor vereceklerini, işbirliği yapacaklarını ve kiminle iletişim kuracaklarını bilmelerini sağlar.
• Politikalar ve prosedürler, katılım, kıyafet yönetmeliği, performans değerlendirmesi, davranış kuralları ve daha fazlası gibi şirket operasyonlarını yöneten kurallar ve yönergelerdir.
• Sağlık sigortası, emeklilik planı, tatil günleri ve performans ikramiyeleri gibi çalışanlara sağlanan faydalar ve ikramiyeler , yaptıkları işin değerini takdir ettiğinizi göstererek çalışanları motive eder.
• Eğitim ve geliştirme kaynakları ve fırsatları, şirketinizin çalışan katılımını artırmak için sağlayabileceği kritik avantajlardır. Çalışanlar, performanslarını ve üretkenliklerini artırmak için becerilerini, bilgilerini ve kariyer gelişimlerini geliştirmek isterler.
• Şirket raporları: yıllık veya üç aylık raporlara, satış tahminlerine ve ESG raporlarına erişim birçok kullanım için yararlıdır.

Bazı ekipler, faaliyetlerine özgü departman tabanlı içeriğe ihtiyaç duyabilir.

İK İçeriği

Tüm çalışanlar, aşağıdakiler de dahil olmak üzere önemli İK girişimlerinize kolay erişimden yararlanacaktır:

• İşe alma, eğitim, değerlendirme ve fesih için politikalar ve prosedürler
• Yeni işe alınanlar için genel şirket bilgilerini ve göreve özel eğitim ve alıştırmayı içeren işe alım modülleri
• Farklı kıdem seviyeleri ve roller için yan haklar ve tazminat paketleri
• Çalışan davranış kuralları ve etik standartlar
• Desteklenen çeşitlilik ve kapsayıcılık girişimleri ve programları
• Sağlık ve güvenlik düzenlemeleri ve yönergeleri
• Mevcut sağlıklı yaşam aktiviteleri ve kaynakları
• İK personeli ve yöneticilerinin iletişim bilgileri ve rolleri
• Endişelerini veya şikayetlerini dile getirmek için kullanabilecekleri geri bildirim ve şikayet mekanizmaları

Pazarlama Teminatı

Pazarlama ekibiniz için net rehberlik sağlamak, tüm şirket faaliyetlerinde tutarlı marka mesajları ve benzersiz bir marka imajı oluşturmaya yardımcı olacaktır. Şunlardan yararlanabilirsiniz:

• Şirketinizin misyonunu, vizyonunu, değerlerini ve hedeflerini açıkça belirtmek
• Hedef pazarınızı, müşteri kişiliklerinizi, alıcı yolculuğunuzu ve değer teklifinizi tanımlama
• Özellikleri, faydaları, fiyatları ve rekabet avantajları dahil olmak üzere güncel, kapsamlı bir ürün veya hizmet listesi tutmak
• En iyi vaka çalışmalarınız, referanslarınız, incelemeleriniz ve başarı öyküleriniz
• Logolar, yazı tipleri, renkler, resimler, videolar, infografikler ve şablonlar gibi markanızın varlıkları
• Geçmiş pazarlama kampanyaları, stratejileri, planları, bütçeleri, ölçümleri ve raporları içeren bir havuz
• İçerik oluşturmaya ve dağıtmaya yönelik pazarlama yönergeleriniz, politikalarınız, prosedürleriniz ve en iyi uygulamalarınız
• İşletmenizin pazarlama araçlarının, platformlarının, kanallarının, ortaklarının ve kaynaklarının bir dizini

Satış teminatı

Satış ekipleriniz muhtemelen şunlara erişmek isteyecektir:

• Müşteri yolculuğunun her aşaması için en iyi uygulamaları, süreçleri ve stratejileri özetleyen bir satış başucu kitabı
• Bir ürün veya hizmet kataloğu
• Potansiyel müşterilerden gelen genel soruları ve itirazları yanıtlayan SSS
• Özelleştirilmiş ve çekici teklifler oluşturmak için teklif şablonları
• İlgi çekici ve ikna edici sunumlar için sunum destesi
• Anlaşmaları sonuçlandırmak ve satışları hızla kapatmak için sözleşme şablonları

Müşteri Hizmetleri Ekibi İçeriği

Müşteri hizmetleri ekibinizin nasıl yanıt vereceğini ve yanıtları hızlı bir şekilde bulması gerektiğini bilmesi gerekir. Bu bilgi tabanı kaynakları yardımcı olacaktır:

• SSS
• Terimler ve kısaltmalar sözlüğü
• Yaygın müşteri sorunlarını ele almak için en iyi uygulamalar ve ipuçları
• Belgeler, şablonlar, betikler ve diğer kaynaklar
• Bilgi tabanı iyileştirmeleri önermek ve hataları veya boşlukları bildirmek için geri bildirim mekanizması

Yasal belgeler

Hukuk ekibiniz tekrar eden birçok soru ve belge talebi alabilir. Yasal bir SSS bölümü ve belge şablonları, iş yüklerini azaltacak ve süreçleri hızlandıracaktır.

Medya ve Basın Dosyaları

İşletmeniz dış dünyaya tutarlı bir ses sunmalıdır. Basın bültenleri, iletişim listeleri ve basın görselleri için şablonlara ve standart yanıtlara sahip olmak, tüm kanallarda tutarlı bir marka mesajının sağlanmasına yardımcı olacaktır.

Video ve ses yararlı olabilse de, dahili bilgi bankanızdaki içeriğin çoğu, aranabilir, gözden geçirilebilir ve kullanımı kolay olduğu için metin biçiminde olacaktır.

8 Adımda Dahili Bilgi Bankası Makalesi Nasıl Yazılır?

Dahili bilgi tabanınızı oluştururken, muhtemelen video, ses ve slayt desteleri gibi farklı içerik türlerini dahil edeceksiniz. SSS'ler, nasıl yapılır ve adım adım makaleler gibi optimize edilmiş içerik özellikle yararlıdır çünkü arama motorları (ve dolayısıyla çalışanlarınız) bilgileri hızlı bir şekilde bulmak için metni ayrıştırabilir.

Dahili bilgi bankası makalelerinin belirli bilgileri açık ve öz bir şekilde sunması gerekir. Makale, anahtar kelimeler kullanarak kolayca bulunabilir ve gözden geçirilebilir olmalıdır, böylece okuyucu ihtiyaç duyduğu bilgiye doğrudan gidebilir.

Yararlı bir dahili bilgi bankası makalesi oluşturmak için şu adımları kullanmayı düşünün:

1. Makalenin Çözdüğü Sorunu Belirleyin

Çalışanlar, çözmeleri gereken bir sorunları veya cevaplamaları gereken bir soruları olduğunda bilgi tabanlarına yönelirler. Kaynaklarınızı oluştururken bunu aklınızda bulundurun. Hem aramalar için optimize etmek hem de içerik oluşturma sürecini basitleştirmek için her makalede tek bir sorunu çözmeye odaklanın.

2. Hedef Kitlenizi Belirleyin

Müşteri desteği, yeni işe alınanlar veya deneyimli üst düzey yöneticiler için mi yazıyorsunuz? Bu kitlelerin her biri, konunuz hakkında farklı anlayış seviyelerine sahip olacaktır ve farklı bir üslup ve yaklaşıma ihtiyaç duyabilir.

3. Konunuzu Araştırın

Konunun uzmanı olabilirsiniz, ancak başka bakış açıları edinmek yeni fikirlere yol açabilir. Şu anda hangi bilgilerin mevcut olduğunu belirlemek için kılavuzlar, raporlar, web siteleri veya diğer dahili belgeler gibi mevcut kaynakları inceleyebilirsiniz. Daha fazla içgörü ve yeni bir bakış açısı için konunun uzmanlarıyla röportaj yapmak yardımcı olur.

Bilgi eksikliklerini daha iyi anlamak için çalışanlarınıza anket yapmayı da düşünebilirsiniz. Yanıtınızı yönlendirmek için bu bilgileri kullanın.

4. En İyi Makale Yapısını Seçin

Bilgilerinizi açık ve mantıklı bir yapıda düzenleyin. Çözdüğünüz problemin türü ve dinleyicilerin bilgiyi almak için tercih ettikleri yöntem en iyi formatı ve yapıyı belirleyecektir.

Anahtar kelime öbekleri içeren başlıklar ve alt başlıklar, makaleyi gözden geçirilebilir hale getirir, böylece arama ve okuyucu doğrudan gerekli bilgileri içeren bölüme gidebilir.

Ana noktaları vurgulamak için özetler veya vurgulamalar kullanın. Madde işaretleri, numaralandırılmış listeler, tablolar, çizelgeler veya diyagramlar, bilgilerin takip edilmesi ve anlaşılması kolay bir şekilde sunulmasına yardımcı olur.

5. Açıkça Yazın

Okuyucuya sorunu çözmede rehberlik edecek şekilde mantıklı bir şekilde düzenlenmiş kısa, özlü cümleler kullanın.

Okuyucularınızın kafasını karıştırabilecek veya yabancılaştırabilecek jargon, argo veya kısaltmalardan kaçının. Ayrıca makale boyunca aktif bir ses tonu, olumlu bir ton ve tutarlı bir zaman ve stil kullanmalısınız.

6. İyice Düzenle

Zaman izin verirse, düzenlemeden önce makalenizden geri adım atmak yardımcı olur. İşinize dönmeden önce bir gün beklerseniz, akışı ve anlayışı geliştirmek için yapmanız gereken değişiklikleri fark etmeniz daha kolay olacaktır. Netlik, doğruluk ve eksiksizlik için düzenleyin. Bilgilerin ilgili, güncel ve diğer dahili belgelerle tutarlı olduğundan emin olun.

Tüm yazım, dilbilgisi, noktalama işaretleri ve biçimlendirme hatalarını ortadan kaldırdığınızdan emin olun çünkü bunlar yazınızı daha az inandırıcı hale getirir. Başka bir kişiden redaksiyon yapmasını istemek veya Grammarly'yi kullanmak hataları tespit etmenize yardımcı olabilir.

7. Başyapıtınızı Yayınlayın

"Yayınla" düğmesine basmadan önce, hatalar için son bir okuma yaptığınızdan emin olun çünkü biçimlendirme hatalarının kopyalayıp yapıştırdıktan sonra ortaya çıkması yaygın bir durumdur.

8. Kitlenizi Bilgilendirin

Okuyucularınızı makaleye erişmeleri için bilgilendirmek ve davet etmek için dahili mesajlaşma, e-posta, sohbet veya sosyal medyayı kullanabilirsiniz. Çalışanları, çalışmalarını etkileyen düzenlemeler, politikalar veya prosedürlerdeki değişiklikler hakkında bilgilendirmek özellikle önemlidir.

Çözüm

Kanıtlanmış prosedürleri kullanarak ortak hedeflere doğru çalışmak üzere ekipleri bir araya getiren sağlam bir dahili bilgi tabanı, şirketinizin performansı için kritik öneme sahip olabilir.

Personeliniz yalnızca gerçek zamanlı yanıtlar bulmakla kalmayacak, aynı zamanda bilgi tabanınız, çalışanlara bilgi, geri bildirim ve fikirleri paylaşabilecekleri bir yer sağlayarak gelecekteki büyüme ve yönlendirmeye de rehberlik edecektir.

Connecteam, yerleşik bilgi tabanı özelliklerinin yanı sıra planlama, görev yönetimi, zaman takibi, iletişim, eğitim ve çok daha fazlası için araçlara sahip hepsi bir arada bir çalışan yönetimi çözümüdür.

Connecteam'i bugün ücretsiz kullanmaya başlayın!

Daha Fazla Harika Makaleyi Doğrudan Posta Kutunuza Almak İster misiniz? Abone olun