Co to jest wewnętrzna baza wiedzy?

Pracownicy potrzebują szybkich rozwiązań problemów.

Wewnętrzna baza wiedzy, prawidłowo skonfigurowana i zarządzana, może szybko dostarczać precyzyjnych odpowiedzi, których pracownicy potrzebują, aby zmniejszyć frustrację i zwiększyć produktywność. Wewnętrzne bazy wiedzy eliminują godziny spędzone na przeglądaniu starych e-maili i niejasnych artykułów w poszukiwaniu informacji.

Ten praktyczny przewodnik dotyczący tworzenia wewnętrznej bazy wiedzy pozwoli szybko uruchomić Twoją bazę. Zaangażowanie pracowników, satysfakcja klientów i produktywność mogą znacznie wzrosnąć.

Definicja wewnętrznej bazy wiedzy

Wewnętrzna baza wiedzy to pojedyncze źródło prawdy zgromadzone w centralnym węźle informacyjnym dostępnym dla członków organizacji.

Cyfrowa biblioteka bazy wiedzy umożliwia przechowywanie, utrzymywanie i udostępnianie dokumentacji, która jest natychmiast dostępna dla pracowników w celu rozwiązywania problemów i znajdowania odpowiedzi na pytania klientów.

Twoja wewnętrzna baza wiedzy musi być kompleksowa, a jednocześnie przyjazna dla użytkownika i łatwa w nawigacji. Pracownicy muszą mieć możliwość szybkiego wyszukiwania dokładnych informacji, których potrzebują, minimalizując czas wyszukiwania.

Klienci nie chcą czekać na odpowiedzi, a pracownicy również mogą być sfrustrowani, jeśli muszą prosić zapracowanych kolegów o pomoc lub szukać rozwiązań problemów, aby wykonać zadanie.

Dlaczego Twoja firma potrzebuje wewnętrznej bazy wiedzy

Frustracja pracowników, niskie wskaźniki retencji, stracony czas, utrata produktywności, opóźnione projekty, zagrożone wyniki — lista bolesnych problemów wynikających z rozproszenia, utraty lub niedostępności informacji wewnętrznych prawie się nie kończy.

Te statystyki ze wspólnego badania Panopto i YouGov mówią same za siebie:

• Pracownicy czekają na informacje 5,3 godziny tygodniowo, co powoduje opóźnienia w realizacji projektów. Dwie trzecie tych opóźnień potrwa tydzień.
• 60% pracowników twierdzi, że uzyskanie odpowiedzi od kolegów jest trudne lub niemożliwe.
• 81% pracowników odczuwa frustrację, gdy nie może uzyskać informacji potrzebnych do efektywnego wykonywania pracy.

Istnieje kilka powodów, dla których informacje potrzebne pracownikom do skutecznego wykonywania ich ról mogą nie być łatwo dostępne.

Twoja organizacja szybko się rozwija

Wraz z rozwojem biznesu rośnie również jego złożoność. Informacje i najlepsze praktyki są rozproszone lub fragmentaryczne. Pracownicy spędzają czas, który w innym przypadku byłby produktywny, na śledzeniu informacji wewnętrznych lub szukaniu pomocnego współpracownika.

Nie ma jednego źródła prawdy

Pracownicy nie mogą działać spójnie, gdy procesy i najlepsze praktyki nie są jednolite lub napotykają nieaktualne lub niespójne informacje z różnych źródeł. Brak jednego źródła prawdy powoduje, że różni pracownicy przedstawiają różne odpowiedzi stronom zewnętrznym, tworząc zły wizerunek marki.

Procesy szkoleniowe i onboardingowe nie są ustandaryzowane

Aby stworzyć spójną kulturę firmy, wszyscy nowi pracownicy powinni przejść standardowe szkolenia i procesy wdrażania. Po szkoleniu ogólnym mogą otrzymać moduły specyficzne dla działu. Pomocne jest przechowywanie wszystkich materiałów do nauki i rozwoju w centralnej bibliotece.

Współpraca jest wyzwaniem

Bariery informacyjne między zespołami utrudniają dzielenie się wiedzą i produktywną współpracę. Rozwój pracy zdalnej zwiększył trudności. Chociaż niektóre informacje mogą wymagać ograniczenia, wewnętrzna baza wiedzy może mieć poziomy uprawnień, jednocześnie udostępniając powszechnie używane dane wszystkim.

Wewnętrzna baza wiedzy może rozwiązać te wyzwania związane z zarządzaniem wiedzą i przynieść korzyści Twojej firmie.

Dziewięć korzyści z wewnętrznej bazy wiedzy

„Korzystanie z narzędzi społecznościowych w celu usprawnienia komunikacji, dzielenia się wiedzą i współpracy w przedsiębiorstwach i między nimi… firmy mają szansę podnieść produktywność pracowników interakcji — wysoko wykwalifikowanych pracowników wiedzy, w tym menedżerów i specjalistów — o 20% do 25%”.

Globalny Instytut McKinsey

Wewnętrzne bazy wiedzy ułatwiają komunikację, dzielenie się wiedzą i współpracę — dokładnie te korzyści, które firma McKinsey wybrała do pomiaru. Wielozadaniowy charakter wewnętrznych baz wiedzy zapewnia korzyści w całej organizacji.

Dobrze zaprojektowana i utrzymywana wewnętrzna baza wiedzy poprawi wiele obszarów Twojej firmy, co przekłada się na lepsze wyniki finansowe, ponieważ produktywność pracowników wzrasta, a marnotrawienie wysiłków maleje. Oto dziewięć korzyści, jakie możesz uzyskać, korzystając z wewnętrznej bazy wiedzy:

1. Popraw współpracę i komunikację

Wspierasz kulturę dzielenia się, uczenia się i przekazywania informacji zwrotnych, ułatwiając transfer wiedzy i doświadczenia między zespołami i działami. Umożliwienie pracownikom współtworzenia, dodawania i edytowania w celu ulepszania zawartości bazy wiedzy wzmacnia ich pozycję i zwiększa zaangażowanie pracowników. Baza wiedzy może również pomóc uniknąć powielania i niespójności informacji w całej organizacji.

2. Popraw efektywność i produktywność

Wewnętrzna baza wiedzy pomaga pracownikom szybko i łatwo znaleźć odpowiedzi bez polegania na innych źródłach lub współpracownikach. Mogą zaoszczędzić czas i zmniejszyć liczbę błędów i frustracji. Pracownicy mogą również samodzielnie zdobywać nowe umiejętności i poprawiać swoje wyniki. W rezultacie zauważysz poprawę zaangażowania i retencji.

3. Procesy dokumentów

Dokumentowanie standardowych procedur operacyjnych i przepływów pracy dla zadań i projektów w jednym źródle danych zapewnia spójność i jakość w całej firmie. Kiedy pracownicy mają jasne, szczegółowe opisy sposobu wykonania zadania lub czynności, mogą:

• Zostań samoukiem
• Ogranicz błędy, niespójności i marnotrawstwo
• Zrozumienie ról, obowiązków i oczekiwań
• Przestrzegaj zasad, przepisów i najlepszych praktyk
• Nieustannie ulepszaj i wprowadzaj innowacje poprzez informacje zwrotne, ocenę i optymalizację procesów

4. Zwiększ satysfakcję i lojalność klientów

Dzięki wewnętrznej bazie wiedzy poprawia się jakość i spójność usług lub produktów dostarczanych klientom. Członkowie Twojego zespołu wsparcia mogą zapewnić lepszą obsługę klienta, gdy mają łatwy dostęp do informacji potrzebnych do szybszego i skuteczniejszego rozwiązywania problemów oraz przewidywania potrzeb i oczekiwań klientów.

Twoja firma buduje zaufanie i wiarygodność klientów, ponieważ doświadczają oni Twojej wiedzy i profesjonalizmu.

5. Podaj istotne i aktualne informacje

Informacje szybko się zmieniają. Nowe wersje dokumentów muszą być dostępne w całej organizacji, aby nadążać za nowymi produktami i zmianami w różnych tematach, takich jak:

• Zasady
• Procedury
• Usługi
• Najlepsze praktyki
• Często zadawane pytania

Wewnętrzne bazy wiedzy pomagają śledzić najnowsze zmiany i aktualizacje w przepisach i wymaganiach dotyczących zgodności. Będziesz lepiej przygotowany do informowania pracowników o ich prawach i obowiązkach, a tym samym do usuwania źródeł nieporozumień i potencjalnych sporów.

6. Wspieraj pracę zdalną

Ponieważ pracownicy zdalni nie mają bezpośredniego kontaktu ze współpracownikami, mogą czerpać wyjątkowe korzyści z wewnętrznej bazy wiedzy. Mogą zmniejszyć luki w komunikacji i łatwiej pracować zespołowo, gdy mają dostęp do tych samych informacji i zasobów, co koledzy na miejscu.

Twoi zdalni pracownicy mogą otrzymywać informacje zwrotne i uznanie za swoją wiedzę i spostrzeżenia, ponieważ baza wiedzy przechwytuje i umożliwia dzielenie się ich wiedzą ukrytą, która zostałaby utracona, gdy opuszczą organizację lub zmienią role. Pracownicy zdalni będą czuli się bardziej związani i zaangażowani w swój zespół i organizację, wnosząc wkład i ucząc się z bazy wiedzy, zwiększając udział pracowników i zmniejszając rotację.

7. Zachowaj wiedzę organizacyjną

Łatwo jest stracić zdobytą z trudem wiedzę, gdy jest rozproszona po różnych działach, zakopana w starych e-mailach i ukryta w niezorganizowanych repozytoriach. Możesz zapobiec utracie wiedzy, dokumentując najlepsze praktyki, zasady, procedury i wyciągnięte wnioski w swojej wewnętrznej bazie wiedzy.

8. Popraw i usprawnij wdrażanie

Wszyscy nowi pracownicy, nawet doświadczeni, potrzebują wdrożonego procesu orientacji i wdrażania pracowników. Możesz bezproblemowo włączyć nowych pracowników do kultury swojej firmy, korzystając z wewnętrznej bazy wiedzy. Nowicjusze szybciej rozpoczną pracę dzięki wszechstronnemu, elastycznemu i spójnemu programowi szkoleniowemu obejmującemu wartości, zasady, procedury i oczekiwania firmy.

Twój zespół HR uniknie kłopotów związanych z wysyłaniem powtarzających się wiadomości e-mail do każdego zatrudnionego pracownika, a nowi pracownicy będą mogli uzyskać dostęp do niezbędnych informacji dotyczących wdrożenia we własnym tempie.

9. Zmniejsz obciążenie pracą zespołu obsługi klienta i wsparcia

Szybkie znajdowanie właściwych informacji w celu uzyskania prawidłowych odpowiedzi na pytania zmniejsza liczbę powtarzających się zapytań ze strony pracowników lub klientów. Produktywność pracowników wzrasta, ponieważ spędzają mniej czasu na szukaniu rozwiązań i odpowiadaniu na powtarzające się pytania. Każdy członek zespołu może obsłużyć więcej osób i skupić się na bardziej złożonych i wymagających przypadkach.

Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do wewnętrznej bazy wiedzy

Przygotuj się na sukces

Te wstępne działania sprawią, że projekt Twojej wewnętrznej bazy wiedzy będzie przebiegał szybciej i sprawniej:

• Zespół projektowy : Zbierz zespół projektowy składający się z co najmniej jednego członka z każdego działu firmy.
• Ankieta użytkowników : wdrożenie oprogramowania bazy wiedzy powinno być łatwe, jeśli wybierzesz aplikację, z którą cała firma będzie się dobrze bawić. Ankieta menedżerów i pracowników na temat ich potrzeb pomoże Ci wybrać narzędzie do zarządzania wiedzą, które sprawi, że wszyscy będą chętniej korzystać z Twojej wewnętrznej bazy wiedzy.
• Budżet : musisz zaplanować budżet na oprogramowanie, sprzęt, obsługę chmury oraz koszty konfiguracji i konserwacji.
• Oś czasu : kto będzie odpowiedzialny za co i kiedy? Do śledzenia postępów może być potrzebne oprogramowanie do zarządzania projektami.

Wybierz odpowiednie oprogramowanie do wewnętrznej bazy wiedzy

Narzędzia bazy wiedzy są dostępne w różnych pakietach i przedziałach cenowych. Istnieją krytyczne czynniki, które należy wziąć pod uwagę, aby znaleźć właściwą, która pasuje do potrzeb Twojej organizacji.

• Intuicyjny lub znajomy interfejs : uzyskasz łatwiejszą akceptację pracowników, wyższe wskaźniki użytkowania i szybsze interakcje dzięki przyjaznemu dla użytkownika interfejsowi.
• Doskonała wyszukiwarka : Przydatne funkcje obejmują wyszukiwanie wielu słów kluczowych i fraz kluczowych, sugestie wyszukiwania i uczenie się kontekstowe.
• Etykietowanie i klasyfikacja: czy obsługiwane są tagi, linki wewnętrzne i sugestie powiązanych treści?
• Multimedia: czy obsługuje klipy audio i wideo?
• Współpraca : zaznaczanie, komentowanie, edytowanie, udostępnianie i wysyłanie są przydatne we współpracy.
• Przesyłanie dokumentów: czy chcesz skanować dokumenty bezpośrednio do bazy wiedzy czy korzystać z przesyłania zbiorczego?
• Wycofanie: Czy zapisuje poprzednie wersje?
• Integracje: Czy łatwo integruje się z aktualnie używanymi aplikacjami?
• Skalowalność: jak trudne i kosztowne jest skalowanie w miarę zmieniających się potrzeb?
• Funkcje bezpieczeństwa: Jakich funkcji bezpieczeństwa potrzebujesz?
• Poziomy dostępności: czy chcesz ograniczyć dostępność niektórych treści?

Po wybraniu najlepszego oprogramowania wewnętrznej bazy wiedzy dla swoich potrzeb, musisz zdecydować, gdzie będzie mieszkać.

Gdzie znajduje się moja wewnętrzna baza wiedzy?

Porada profesjonalisty:

Decydując o wdrożeniu oprogramowania, weź pod uwagę obecną wielkość organizacji, oczekiwany wzrost i budżet.

Trzy opcje wdrożenia

Masz trzy główne opcje wdrażania oprogramowania wewnętrznej bazy wiedzy: lokalnie, w chmurze i hybrydowo.

• Onsite oznacza zainstalowanie oprogramowania na własnych serwerach i zarządzanie nim wewnętrznie.
• Chmura oznacza korzystanie z zewnętrznego dostawcy pamięci masowej, takiego jak Google Cloud, OneDrive lub Amazon, w celu hostowania oprogramowania i uzyskiwania do niego dostępu przez Internet.
• Hybrydowy oznacza, że ​​oprogramowanie wykorzystuje kombinację rozwiązań lokalnych i opartych na chmurze. Możesz mieć to, co najlepsze z wdrożenia na miejscu i w chmurze, ale zwiększa to złożoność i koszty.

Pięć kluczowych kwestii

Zarówno opcje na miejscu, jak i w chmurze mają zalety i wady w zależności od potrzeb, budżetu i preferencji. Pięć czynników, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze między wdrożeniem na miejscu a wdrożeniem w chmurze, to:

1. Koszt : wewnętrzne bazy wiedzy na miejscu zwykle wiążą się z wyższymi kosztami początkowymi sprzętu, instalacji i konserwacji, ale z niższymi bieżącymi opłatami za subskrypcję i aktualizacje. Wdrożenie w chmurze zwykle wiąże się z niższymi kosztami początkowymi, ale wyższymi kosztami opłat i aktualizacji.
2. Bezpieczeństwo : wdrożenie na miejscu daje Twojej organizacji większą kontrolę nad bezpieczeństwem danych i zgodnością z przepisami, ale jego utrzymanie wymaga również większych zasobów i wiedzy. Wdrożenie w chmurze opiera się na środkach bezpieczeństwa dostawcy i standardach zgodności. Mogą się one różnić w zależności od dostawcy i umowy o poziomie usług.
3. Skalowalność : wdrożenie na miejscu może wymagać rozbudowy pojemności pamięci masowej i wydajności serwera w miarę rozwoju firmy. Wdrożenie w chmurze zapewnia natychmiastową elastyczność i skalowalność, ponieważ dostawca może dostosować zasoby do Twoich potrzeb i wykorzystania.
4. Personalizacja : Wdrożenie na miejscu umożliwia dostosowanie oprogramowania do konkretnych potrzeb i preferencji. Jednak Twój zespół będzie wymagał więcej umiejętności technicznych i wsparcia. Dla porównania, wdrożenie w chmurze oferuje mniej opcji dostosowywania, standardowych funkcji i integracji z innymi aplikacjami.
5. Niezawodność : wdrożenie na miejscu opiera się na infrastrukturze i systemach tworzenia kopii zapasowych, które należy chronić przed przerwami w dostawie prądu, klęskami żywiołowymi i błędami ludzkimi. Jeśli hostujesz swoją bazę wiedzy w chmurze, Twój dostawca jest odpowiedzialny za rozwiązywanie problemów sieciowych, przerw w świadczeniu usług i cyberataków w środowisku współdzielonym.

Po wdrożeniu oprogramowania wewnętrznej bazy wiedzy możesz przystąpić do dodawania zawartości.

Co powinna zawierać moja wewnętrzna baza wiedzy?

Ponieważ zawartość bazy wiedzy zawiera zastrzeżone informacje firmowe, baza wiedzy może wymagać zabezpieczeń dostępu i uprawnień dla działów lub zespołów w celu zagwarantowania bezpieczeństwa.

W tym przypadku posiadanie członka każdego działu w zespole projektowym staje się szczególnie cenne, ponieważ będą oni wiedzieć, jakich treści potrzebuje ich dział.

Ogólne informacje o firmie

Wszyscy pracownicy potrzebują dostępu do istotnych i pomocnych informacji, takich jak:

• Podstawowe zasady , które kierują kulturą, celami i decyzjami Twojej organizacji. Zrozumienie Twojej misji, wizji i wartości pomaga pracownikom koordynować ich wysiłki z celem i kierunkiem Twojej firmy.
• Struktura organizacyjna i role : znajomość hierarchii i podziału obowiązków w firmie pozwala pracownikom wiedzieć, do kogo się zgłaszać, współpracować i kontaktować w przypadku określonych problemów lub zadań.
• Zasady i procedury to zasady i wytyczne regulujące działania firmy, takie jak frekwencja, zasady ubioru, ocena wyników, kodeks postępowania i inne.
• Świadczenia i dodatki pracownicze , takie jak ubezpieczenie zdrowotne, plan emerytalny, dni urlopu i premie za wyniki, motywują pracowników, pokazując, że doceniasz wartość ich pracy.
• Zasoby i możliwości szkoleniowe i rozwojowe to kluczowe korzyści, które Twoja firma może zapewnić, aby zwiększyć zaangażowanie pracowników. Pracownicy chcą poszerzać swoje umiejętności, wiedzę i rozwijać karierę, aby poprawić swoją wydajność i produktywność.
• Raporty firmowe: dostęp do raportów rocznych lub kwartalnych, prognoz sprzedaży i raportów ESG jest pomocny w wielu zastosowaniach.

Niektóre zespoły mogą potrzebować treści opartych na działach, specyficznych dla ich działań.

Treść HR

Wszyscy pracownicy skorzystają z łatwego dostępu do ważnych inicjatyw HR, w tym:

• Zasady i procedury dotyczące zatrudniania, szkolenia, oceny i zwalniania
• Moduły onboardingowe dla nowych pracowników, zawierające ogólne informacje o firmie oraz szkolenia i zapoznanie się z określonymi rolami
• Pakiety benefitów i wynagrodzeń dla różnych poziomów stażu i ról
• Kodeks postępowania pracowników i standardy etyczne
• Wspierane inicjatywy i programy dotyczące różnorodności i integracji
• Przepisy i wytyczne BHP
• Dostępne zajęcia i zasoby odnowy biologicznej
• Dane kontaktowe i role personelu HR i menedżerów
• Informacje zwrotne i mechanizmy skarg, z których mogą korzystać, aby wyrazić swoje obawy lub skargi

Zabezpieczenie marketingowe

Określenie jasnych wytycznych dla zespołu marketingowego pomoże w budowaniu spójnego przekazu marki i unikalnego wizerunku marki we wszystkich działaniach firmy. Możesz skorzystać z:

• Jasne określenie misji, wizji, wartości i celów Twojej firmy
• Opis rynku docelowego, osobowości klientów, podróży kupującego i propozycji wartości
• Prowadzenie aktualnej, wyczerpującej listy produktów lub usług, w tym ich cech, korzyści, cen i przewag konkurencyjnych
• Twoje najlepsze studia przypadków, referencje, recenzje i historie sukcesu
• Zasoby Twojej marki, takie jak logo, czcionki, kolory, obrazy, filmy, infografiki i szablony
• Repozytorium przeszłych kampanii marketingowych, strategii, planów, budżetów, wskaźników i raportów
• Twoje wytyczne marketingowe, zasady, procedury i najlepsze praktyki dotyczące tworzenia i dystrybucji treści
• Katalog narzędzi marketingowych Twojej firmy, platform, kanałów, partnerów i zasobów

Zabezpieczenie sprzedaży

Twoje zespoły sprzedaży prawdopodobnie będą chciały uzyskać dostęp do:

• Podręcznik sprzedaży przedstawiający najlepsze praktyki, procesy i strategie na każdym etapie podróży klienta
• Katalog produktów lub usług
• Często zadawane pytania, które odpowiadają na często zadawane pytania i zastrzeżenia potencjalnych klientów
• Szablony ofert do tworzenia niestandardowych i atrakcyjnych ofert
• Zestaw prezentacyjny do wciągających i przekonujących prezentacji
• Szablony umów do szybkiego finalizowania transakcji i zamykania sprzedaży

Treść zespołu obsługi klienta

Twój zespół obsługi klienta musi wiedzieć, jak reagować i szybko znajdować odpowiedzi. Te zasoby bazy wiedzy pomogą:

• Często zadawane pytania
• Słowniczek terminów i akronimów
• Najlepsze praktyki i wskazówki dotyczące rozwiązywania typowych problemów klientów
• Dokumenty, szablony, skrypty i inne zasoby
• Mechanizm sprzężenia zwrotnego w celu sugerowania ulepszeń bazy wiedzy i zgłaszania błędów lub luk

Legalne dokumenty

Twój zespół prawny może otrzymywać wiele powtarzających się pytań i próśb o dokumenty. Sekcja najczęściej zadawanych pytań prawnych i szablony dokumentów zmniejszą obciążenie pracą i przyspieszą procesy.

Pliki multimedialne i prasowe

Twoja firma powinna przedstawiać spójny głos światu zewnętrznemu. Posiadanie szablonów i standardowych odpowiedzi na komunikaty prasowe, listy kontaktów i zdjęcia prasowe pomoże zapewnić spójny przekaz marki we wszystkich kanałach.

Chociaż wideo i audio mogą być przydatne, większość treści w wewnętrznej bazie wiedzy będzie miała format tekstowy, ponieważ można go przeszukiwać, przeglądać i łatwo konsumować.

Jak napisać artykuł w wewnętrznej bazie wiedzy w 8 krokach

Tworząc wewnętrzną bazę wiedzy, prawdopodobnie będziesz uwzględniać różne typy treści, takie jak wideo, audio i prezentacje slajdów. Zoptymalizowana treść, taka jak często zadawane pytania, poradniki i artykuły ze szczegółowymi instrukcjami, jest szczególnie przydatna, ponieważ wyszukiwarki (a tym samym Twoi pracownicy) mogą analizować tekst w celu szybkiego znalezienia informacji.

Artykuły w wewnętrznej bazie wiedzy muszą dostarczać konkretnych informacji w sposób jasny i zwięzły. Artykuł powinien być łatwy do znalezienia za pomocą słów kluczowych i przeglądania, aby czytelnik mógł przejść bezpośrednio do potrzebnych informacji.

Rozważ wykonanie poniższych kroków w celu utworzenia przydatnego artykułu w wewnętrznej bazie wiedzy:

1. Określ problem, który rozwiązuje artykuł

Pracownicy sięgają do baz wiedzy, gdy mają problem do rozwiązania lub pytanie, na które muszą odpowiedzieć. Miej to na uwadze, budując swoje zasoby. Staraj się rozwiązywać pojedynczy problem w każdym artykule, zarówno po to, aby zoptymalizować go pod kątem wyszukiwania, jak i uprościć proces tworzenia treści.

2. Zidentyfikuj swoich odbiorców

Piszesz w sprawie obsługi klienta, nowych pracowników lub doświadczonych kierowników najwyższego szczebla? Każdy z tych odbiorców będzie miał inny poziom zrozumienia Twojego tematu i może potrzebować innego tonu i podejścia.

3. Zbadaj swój temat

Możesz być ekspertem w tej dziedzinie, ale poznanie innych punktów widzenia może zainspirować nowe pomysły. Możesz sprawdzić istniejące źródła, takie jak podręczniki, raporty, strony internetowe lub inne dokumenty wewnętrzne, aby określić, jaka wiedza jest obecnie dostępna. Aby uzyskać lepszy wgląd i nową perspektywę, warto przeprowadzić wywiady z ekspertami w danej dziedzinie.

Możesz również rozważyć przeprowadzenie ankiety wśród pracowników, aby lepiej zrozumieć ich luki w wiedzy. Wykorzystaj te informacje, aby kierować swoją odpowiedzią.

4. Wybierz najlepszą strukturę artykułu

Zorganizuj swoje informacje w jasną i logiczną strukturę. Rodzaj problemu, który rozwiązujesz, oraz preferowana przez odbiorców metoda otrzymywania informacji określą najlepszy format i strukturę.

Nagłówki i podtytuły zawierające frazy kluczowe sprawiają, że artykuł można przeglądać, dzięki czemu wyszukiwanie i czytelnik mogą przejść bezpośrednio do sekcji zawierającej potrzebne informacje.

Użyj podsumowań lub podkreśleń, aby podkreślić główne punkty. Punktory, listy numerowane, tabele, wykresy lub diagramy pomagają przedstawić informacje w sposób łatwy do śledzenia i zrozumienia.

5. Pisz wyraźnie

Używaj krótkich, zwięzłych zdań zorganizowanych w logiczny sposób, które poprowadzą czytelnika przez rozwiązanie problemu.

Unikaj żargonu, slangu lub akronimów, które mogą zmylić lub zrazić czytelników. Powinieneś także używać aktywnego głosu, pozytywnego tonu oraz spójnego czasu i stylu w całym artykule.

6. Edytuj dokładnie

Jeśli pozwala na to czas, warto wycofać się z artykułu przed jego edycją. Jeśli poczekasz dzień przed powrotem do pracy, łatwiej będzie dostrzec zmiany, które musisz wprowadzić, aby poprawić przepływ i zrozumienie. Edytuj, aby uzyskać przejrzystość, dokładność i kompletność. Upewnij się, że informacje są istotne, aktualne i spójne z innymi dokumentami wewnętrznymi.

Upewnij się, że wyeliminowałeś wszystkie błędy ortograficzne, gramatyczne, interpunkcyjne i formatujące, ponieważ sprawiają one, że Twoje pisanie jest mniej wiarygodne. Poproszenie innej osoby o sprawdzenie lub skorzystanie z Grammarly może pomóc w wykryciu błędów.

7. Opublikuj swoje arcydzieło

Zanim klikniesz przycisk „Opublikuj”, pamiętaj o ostatnim przeczytaniu w poszukiwaniu błędów, ponieważ błędy formatowania często pojawiają się po skopiowaniu i wklejeniu.

8. Poinformuj swoją publiczność

Możesz użyć wiadomości wewnętrznych, e-maila, czatu lub mediów społecznościowych, aby powiadomić czytelników i zaprosić ich do uzyskania dostępu do artykułu. Szczególnie ważne jest informowanie pracowników o zmianach przepisów, zasad lub procedur mających wpływ na ich pracę.

Wniosek

Solidna wewnętrzna baza wiedzy może mieć kluczowe znaczenie dla wydajności Twojej firmy, łącząc zespoły w celu osiągnięcia wspólnych celów przy użyciu sprawdzonych procedur.

Twoi pracownicy nie tylko będą mogli znajdować odpowiedzi w czasie rzeczywistym, ale Twoja baza wiedzy będzie również wyznaczać kierunek przyszłego rozwoju i wyznaczać kierunki, dając pracownikom miejsce do dzielenia się wiedzą, opiniami i pomysłami.

Connecteam to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania pracownikami z wbudowanymi funkcjami bazy wiedzy, a także narzędziami do planowania, zarządzania zadaniami, śledzenia czasu, komunikacji, szkoleń i nie tylko.

Zacznij bezpłatnie korzystać z Connecteam już dziś!

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj