هل عملاء فواتير وكالتك هو الطريق الصحيح؟

إذا كنت مثل معظم الوكالات ، فإن الحصول على أموال من العملاء يبدو دائمًا وكأنه فوز ، بالإضافة إلى أنه يحافظ على الأضواء ويعمل الفريق ويركز. ولكن الكثير حول عملية الفوترة والفواتير يمكن أن يكون مرهقًا. في الواقع ، إذا تم إجراؤها بشكل غير صحيح ، فهي عملية مربكة ومربكة لك ولعميلك. يمكن القول أيضًا إنها أهم خطوة في العمل مع العميل - ليس فقط لضمان حصولك على أموال في الوقت المحدد ، ولكن كطريقة لتأسيس احترافيتك وبناء علاقة إيجابية طويلة الأمد مع العميل. سنعرض لك ما يمكنك فعله اليوم لتحويل عملية الفوترة المؤلمة إلى ميزة إستراتيجية تخلق تجربة رائعة لعملائك - ووكالتك.

1. تجنب المفاجآت ذات التوقعات الواضحة

لا شيء يفرض ضغوطًا على علاقة العميل أكثر مما يحدث عندما يأتي العميل إليك ويسأل ، "ما الذي يحدث مع هذه الفاتورة؟" يمكن أن يثير هذا السؤال الذعر والشك: هل كان أكثر مما توقعوا؟ أسرع مما توقعوا؟ هل كان هناك العناصر / الخدمات والرسوم التي لم يتوقعوها؟ يمكن للعملاء الذين يشككون في فاتورتك أن يقتلوا كل المشاعر الجيدة التي تأتي مع الحصول على عميل جديد في المقام الأول.

المفتاح هنا هو قضاء الوقت مقدمًا في وضع تقديرات واضحة ومفصلة ونطاقات العمل وإشراك عميلك في البداية.

بمجرد أن توافق أنت والعميل على الشروط والنطاق والخدمات أو السلع التي ستقدمها ، اكتب كل شيء في عقد يسلط الضوء على الإنجازات والتواريخ الرئيسية. اطلب من عميلك أن يراجع ويوقع ، واجعل شخصًا آخر في وكالتك للتحقق من ذلك للتأكد من أنك قمت بتقطيع كل ما لديك وتجاوزت كل ما لديك.

2. جعل الدفع سهلة ومخصصة لكل عميل

استخدم خدمة الفوترة السحابية

هذه هي أسهل طريقة للتأكد من أن الجميع يعرف مكان فواتيرهم. لن يضطر العملاء إلى البحث في كومة من رسائل البريد الإلكتروني أو محاولة فتح ملفات لا يمكنهم الوصول إليها لأنهم لا يمتلكون البرنامج المناسب. خدمة الفوترة المستندة إلى السحابة مثل Hiveage تعني أن العملاء يمكنهم الوصول إلى الفواتير في أي مكان وفي أي وقت يحتاجون إليها.

تعني البرامج المستندة إلى السحابة أيضًا أن العملاء سيتمكنون دائمًا من الوصول إلى الفواتير القديمة. يمكن أن يكون هذا مفيدًا في وقت الضريبة ويساعد في بناء علاقة ثقة مع عملائك. من الجيد أيضًا أن تكون وكالتك بأكملها قادرة على تتبع الموارد المالية في مكان واحد.

قم بتضمين خيارات دفع بسيطة

كل نقطة اتصال لديك مع العملاء هي فرصة لترك انطباع رائع. تأكد من أنه من السهل العمل معك وسيواصلون العودة.

• امنح خيار الدفع بنقرة واحدة مع طرق دفع متعددة. إذا جعلت الحصول على الأموال سهلاً مثل النقر فوق الزر ، فمن المرجح أن يدفع العملاء المشغولون فاتورتك عند وصولها إلى صندوق البريد الوارد الخاص بهم. كلما كان الأمر أكثر صعوبة ، كلما طالت مدة تأجيله.
• قم بإعداد الإيداعات التلقائية للتحويلات الإلكترونية لتجنب الحاجة إلى إنشاء وإرسال كلمات المرور / أسئلة الأمان.
• توحيد قدر ما تستطيع. بصفتك وكالة ، قد يكون لديك فرق متعددة تعمل في مشاريع متعددة لعميل واحد. تحقق مع العميل للتأكد من أنك تقوم بالفوترة بالطريقة التي يريدها ولإدارة الشؤون المالية الخاصة بهم ، ولكن قم بدمجها في فاتورة واحدة كلما أمكن ذلك. تأكد من تضمين تقسيم واضح للعمل وتجنب الفواتير المتعددة إذا استطعت.
• عرض مدفوعات جزئية. تعد المرونة في الفواتير على مراحل أمرًا أساسيًا للعملاء سواء كنت تتلقى وديعة أو تعمل في مشاريع كبيرة أو لأسباب مالية للعملاء: القدرة على استيعاب عملائك تظهر لهم أنك مشترك في هذا معًا.
• تمتع بطرق دفع مرنة: تأكد من أنه يمكنك الحصول على أنواع متعددة من المدفوعات وعملات متعددة لتسهيل الأمور على العملاء الدوليين.

تتجاوز الفوترة الاحترافية الطريقة التي يدفع بها العملاء لك - فكيف تقدم فاتورتك أمر مهم أيضًا.

استخدم نموذجًا احترافيًا يشتمل على نظام ترقيم ، وله توزيع واضح للسعر والخدمات ، ويتضمن شروط الدفع (المستحقة عند الاستلام ، في غضون 30 يومًا ، وما إلى ذلك) ، والرسوم المتأخرة ، وطريقة الدفع.

3. اجعل عملية الفوترة تعمل لصالحك ولعملائك

فكر في أسوأ تجارب خدمة العملاء الخاصة بك: ربما كنت تحاول التعامل مع مزود خدمة الإنترنت أو الهاتف ، وتقضي ساعات على الهاتف فقط ليخبرك شخص واحد بشيء واحد وشيء مختلف من قبل شخص آخر. بعد كل ذلك ، لم يتم حل المشكلة وكان عليك الاتصال مرة أخرى لتلقي إجابة مختلفة تمامًا. يمكن حل الكثير من هذا من خلال التواصل الواضح وإزالة فرصة الخطأ البشري.

يعني استخدام خدمة الفواتير المستندة إلى السحابة أنه يمكنك أتمتة كل خطوة تقريبًا على الطريق.

• أتمتة فترة الفواتير الخاصة بك. يمكن أن تستغرق عملية إرسال الفواتير وقتًا طويلاً - تتبع رسائل البريد الإلكتروني ، والتأكد من حصولك على فترة الفوترة المناسبة لكل عميل ، وما إلى ذلك ، خاصةً إذا كان لديك الكثير من الفواتير لإرسالها. وفر الكثير من الوقت باستخدام برنامج الفوترة الذي يتيح لك إعداده مرة واحدة ثم أتمتة العملية برمتها نيابة عنك. بالإضافة إلى ذلك ، سينعم عميلك براحة البال عندما يعرف بالضبط متى يتوقع فاتورته - خاصةً إذا كان عميلاً متكررًا.
• إرسال المتابعات الآلية. وفر الوقت والطاقة الذهنية من خلال إنشاء تذكيرات تلقائية للفواتير المتأخرة. يعني توحيد رسائل البريد الإلكتروني هذه أيضًا أنها ستكون احترافية دائمًا - حتى إذا كنت محبطًا بشأن التأخير في السداد.
• إعداد الفواتير المتكررة التلقائية. بمجرد أن تبهر عملائك وتبرم عقدًا أو عقدًا متكررًا ، اجعل الأمور أسهل مع الفوترة المتكررة. يضمن هذا أيضًا أنك تقوم دائمًا بإعداد الفواتير خلال الفترة الزمنية الصحيحة للفوترة. تمامًا كما لا يتعين عليك القيام بعمل لتتبع الدفعات المقدمة ، لا ينبغي أن يضطر عملاؤك إلى القيام بعمل إضافي للدفع لك.
• إرسال إيصالات الدفع التلقائية. مثل النصائح المذكورة أعلاه ، فإن هذا يوفر وقتك ويعمل على أتمتة سير عملك بشكل أفضل حتى لا تضطر إلى إرسال إيصالات يدوية. كما أنه يساعد في بناء علاقة جيدة مع عملائك ، ويمنحهم إيصالًا بالمعاملة لسجلاتهم. يمكنك حتى تخصيص هذا برسالة دافئة لبناء علاقتك بشكل أكبر وإعلامهم أنك تقدر أعمالهم.

استخدم الفواتير لتقوية علاقاتك مع العملاء

في نهاية اليوم ، تحتاج إلى الحصول على أموال مقابل عملك. لكن عملية الفوترة هي أكثر بكثير من مجرد معاملة والوكالات الذكية تقفز على كل فرصة لإثارة إعجابك. لقد بذلت الكثير من العمل للوصول إلى عملائك ، وآخر شيء تريده هو إفساد العلاقة بشيء مثل عملية الفوترة غير المتقنة. تريد أن يرى العملاء العمل معك على أنه شيء يجعل حياتهم أسهل - وليس كمتاعب - ويمتد ذلك إلى كل جانب من جوانب علاقتك.

القليل من التفاصيل تضيف. أن تكون واضحًا ومقدمًا من البداية ، وأخذ الوقت الكافي لإرشاد عميلك خلال عمليتك وإظهار ما يدفع مقابله بالضبط (ومقدار) ، وجعل الأمر بسيطًا قدر الإمكان بالنسبة لهم لكي يدفعوا لك جميعًا. الاحترافية وتضيف إلى تجربة العميل الرائعة. ويمكن لبرنامج الفوترة الصحيح أن يجعل العملية بأكملها خالية من المتاعب بحيث تكون الفواتير سلسة بالنسبة لك كما هي لعملائك.