1099 ВС. Сотрудники W-2: в чем разница?

Итак, вы владелец бизнеса или работаете в отделе кадров, и вы только начали рассматривать различные виды налоговых форм для вашей заработной платы.

Вам нужно будет заполнить налоговые формы 1099 для некоторых из ваших работников и формы W-2 для других.

И это может быть довольно запутанным, говоря о разнице между ними.

Хотя есть над чем подумать, главное, на что следует обратить внимание, это то, что разные работники облагаются налогом по-разному.

Даже если у вас есть бухгалтер или служба расчета заработной платы, выполняющие тяжелую работу, HR и владельцы бизнеса должны знать основы, когда дело доходит до классификации работников.

Почему важно знать разницу между сотрудниками 1099 и W-2?

Если учесть, что на персонал может приходиться от 40% до 80% бюджета вашей компании, неудивительно, что это требует высочайшего уровня внимания к деталям. В противном случае вы можете столкнуться с финансовыми последствиями, или репутация вашей компании может быть запятнана.

Есть несколько причин, по которым важно знать разницу между рабочими 1099 и W-2.

• Если вы ошибочно классифицируете сотрудника как независимого подрядчика, IRS может наложить на вас финансовые санкции или даже подать в суд на вашу компанию.
• Классификация ваших работников напрямую влияет на то, как облагаются налогом все сотрудники. Когда компании платят работникам W-2, они обязаны удерживать прибыль и платить налоги. Это обычно не требуется, когда речь идет о 1099 подрядчиках.
• Когда работник классифицируется, затрагиваются различные аспекты его работы, такие как оплата и график. Подрядчики и фрилансеры устанавливают условия своей занятости, например, где, как и когда они работают, в то время как условия работника заранее определены.

Владельцам малого и среднего бизнеса необходимо знать эти классификации и их различия, чтобы знать, когда нанимать одну, а не другую. По правде говоря, классификации W-2 и 1099 имеют гораздо больше различий. Давайте подробнее рассмотрим каждый из них.

Кто такой сотрудник 1099?

Вообще говоря, работника 1099 нанимают для выполнения определенной работы в течение ограниченного периода времени — например, фрилансера. Однако многие работники 1099 обслуживают несколько клиентов в любой момент времени, предоставляя услуги в процессе.

Классическим примером этого может быть водитель грузовика, который потенциально работает более чем в одной компании в любой момент времени. В результате они не получают традиционную заработную плату.

Водитель работает не по найму, что позволяет ему выполнять несколько работ одновременно. С точки зрения оплаты, если водитель работает не по найму, он будет платить свои налоги.

Компании могут рассмотреть возможность найма такого работника в более загруженные сезоны, поскольку их контракт может продлеваться более гибко, что делает рабочие отношения взаимовыгодными для обеих сторон.

Работники 1099 обычно описывают условия своей работы, например, где они работают (например, если они удаленные работники, когда и какие инструменты они используют для работы). для.

Преимущества сотрудника 1099

• Гибкие работники — в то время как работники, занятые полный рабочий день, потенциально являются огромными инвестициями для компаний, наем гибкого работника 1099 для нескольких рабочих мест здесь и там может быть гораздо более эффективным и рентабельным. Гибкий график работы также имеет свои преимущества.
• Специализированные знания . Одним из больших преимуществ найма 1099 работников является то, что они, как правило, обладают высокой квалификацией в одной конкретной области. Работа, требующая определенных навыков, может выиграть от вклада независимых подрядчиков.
• Минимальный юридический риск . Как упоминалось ранее, компании обычно не несут такой юридической ответственности, когда используют независимых подрядчиков. 1099 работников обычно имеют собственную страховку, не имеют права на компенсационное покрытие работников и не могут подавать большинство видов исков о неправомерном увольнении.
• Более доступный — 1099 рабочих могут стоить вашей компании намного меньше денег, чем сотрудники W-2. Никаких льгот, минимальной заработной платы и сверхурочной работы не требуется. Кроме того, нет необходимости удерживать налоги с заработной платы или подоходного налога, что означает меньше бумажной работы.
• Меньше юридических препятствий . Одно из преимуществ использования 1099 работников заключается в том, что вы не несете за них большой финансовой или юридической ответственности. Например, независимые подрядчики платят налоги на самозанятость своего работодателя и свои собственные. Это означает, что ваша компания не обязана платить налоги с заработной платы. Более того, 1099 работников не получают тех же финансовых пособий, что и работники W-2. К ним относятся оплачиваемый отпуск, медицинская страховка и сверхурочная работа.

Недостатки сотрудника 1099

• Работодатели имеют меньше контроля – 1099 работников устанавливают условия своей работы и оплаты труда, что может не соответствовать интересам компании. Крайне важно, чтобы вы внимательно прочитали их условия, прежде чем фактически дать им работу.
• Никакой защиты компенсации работникам — хотя компании могут быть довольны тем, что не обязаны предоставлять компенсацию или медицинские льготы, это не всегда хорошо. 1099 работников по-прежнему могут привлечь вас к ответственности, если с ними что-то случится на работе.

Легче нарушать контракты — расстаться с подрядчиком может быть намного сложнее, чем разорвать отношения с сотрудником W-2. Всегда следите за тем, чтобы профессиональный юрист заранее проверил контракт работника.

Что такое сотрудник W-2?

В отличие от 1099 рабочих, сотрудники W-2 не имеют собственного бизнеса. Они работают на вас и получают традиционную заработную плату, вознаграждения работникам и работают в соответствии с графиком и потребностями компании.

По закону требуется, чтобы сотрудники W-2 получали как минимум минимальную заработную плату в зависимости от того, сколько времени они работают на постоянной или регулярной основе. Что касается работников W-2, их налоги на социальное обеспечение и медицинское обслуживание удерживаются компанией. Кроме того, компания платит налоги с заработной платы работодателя. В то время как независимый подрядчик получает оплату в соответствии с условиями, установленными в его контракте, сотрудники W-2 могут быть уволены в случае плохой работы или по другим уважительным причинам.

Работники W-2 также получают все инструменты, необходимые им для выполнения своей работы, от своего работодателя. Они также имеют право на пенсионные отчисления и медицинское страхование, среди прочего.

Преимущества сотрудников W-2

• Верные слуги вашей компании — сотрудники W-2 могут оказаться преданными и неотъемлемой частью успеха компании, обеспечивая долгосрочное вознаграждение. Сотрудники, работающие неполный или полный рабочий день, с большей вероятностью сделают все возможное.
• Более адаптируемый — в то время как 1099 работников с большей вероятностью будут специализироваться на одном навыке, сотрудники W-2 с большей вероятностью будут востребованы для выполнения более широкого спектра навыков, независимо от потребностей бизнеса. Например, сотрудник, работающий полный рабочий день, может чередовать работу, и ему может быть легче переключать внимание и помогать с другими проектами в короткие сроки.
• Владельцы бизнеса экономят больше времени — владельцы малого бизнеса (и среднего) могут чувствовать себя перегруженными объемом обязанностей, которые у них есть. Однако, если у вас есть сотрудники W-2, вы можете делегировать им определенные задачи, что даст вам больше времени, чтобы сосредоточиться на бизнес-вопросах высокого уровня.
• Более короткое время обучения — хотя обучение обычно продолжается на протяжении всей работы сотрудника W-2, он изучит основы своей должности, а также общие ожидания компании. Ожидания, что 1099 рабочих будут соответствовать стандартам компании, намного ниже.

Недостатки сотрудников W-2

• Требуется больше времени и усилий — когда вы нанимаете сотрудников W-2, требуется время на их обучение и управление ими; время, которого у владельцев бизнеса может и не быть.
• Компании должны предоставлять все ресурсы — как компания, вы обязаны предоставить сотруднику все необходимое для выполнения своей работы в соответствии с вашими стандартами. Это включает в себя инструменты, оборудование, материалы и учебные ресурсы. Коммерческие расходы также должны быть возмещены.
• Они стоят больших денег — как упоминалось ранее, сотрудники W-2 не просто получают зарплату. Компании также несут ответственность за уплату налогов на медицинское обслуживание и социальное обеспечение.

Как определить, следует ли вам нанимать 1099 VS. W-2 Сотрудники

При принятии решения о том, какого работника лучше всего нанять, это полностью зависит от ваших краткосрочных и долгосрочных целей, а также от вашего бюджета.

Когда вы нанимаете сотрудника W-2, он становится официальным компонентом вашей компании. Это означает, что теперь им требуются основные функции компании, такие как управление персоналом и расчет заработной платы. Это не относится к 1099 рабочим.

Вот некоторые факторы, которые следует учитывать при принятии решения о классификации работников:

• Уровень надзора : можете ли вы контролировать, как, когда и где работник работает ежедневно? Некоторые рабочие места могут требовать более высокого уровня надзора, чем другие. Например, если вам нужен эксперт по социальным сетям, который должен уложиться в определенные сроки, то это стандарт, который следует указать в их контракте.
• Тип оплаты : разные виды работников требуют разных видов оплаты. Например, если вы работаете в розничной торговле, отрасли, где продажи являются обычным KPI, ожидается выплата работникам еженедельной или месячной заработной платы, и поэтому они будут классифицироваться как сотрудники W-2. Однако, если вам нужен водитель для выполнения пары разовых доставок, то одной разовой оплаты будет достаточно и имеет смысл отнести их к разряду рабочих 1099.
• Тип отношений : вам нужен кандидат для работы полный рабочий день, неполный рабочий день или разовая работа? Работнику нужны льготы? Можете ли вы нанять работника, который также работает на других клиентов? Соответствуют ли требования рабочего вашему бюджету?

В следующей таблице приведены несколько сценариев, с которыми вы можете столкнуться как владелец бизнеса, а также наиболее подходящие работники для каждого из них:

Рассмотрев эти три фактора, вы, скорее всего, сможете определить, следует ли классифицировать работу как 1099 или W-2. Также стоит отметить, что даже 1099 работников со временем могут быть переведены в категорию сотрудников W-2, и наоборот.

Используйте новейшие технологии для управления сотрудниками 1099 и W-2

Использование цифрового программного обеспечения, такого как Connecteam, помогает сделать расчет заработной платы доступным, простым и эффективным независимо от того, каких сотрудников вы нанимаете.

Вот некоторые из наиболее полезных функций универсального приложения для владельцев бизнеса, использующих как независимых подрядчиков 1099, так и сотрудников W-2:

• Часы приложения позволяют владельцам бизнеса блокировать табель учета рабочего времени в конце дня и экспортировать его для простого и удобного процесса расчета заработной платы (в том числе с помощью QuickBooks Online от Connecteam и интеграции с Gusto).
• Сверхурочные отслеживаются автоматически, что позволяет работодателям платить в соответствии с правилами.
• Менеджеры получают полный обзор расписания, могут легко видеть дни отсутствия/отпуска и могут отправлять напоминания работникам о приходе и уходе, независимо от их классификации.

Лучшее отслеживание времени для вашей команды

Сделайте расчет заработной платы проще и эффективнее, где бы вы ни находились.

Узнать больше

• Установите точные графики всего за несколько минут для ваших 1009 рабочих и сотрудников W-2 в соответствии с их контрактом.
• Создавайте шаблоны расписаний из предыдущих недель и легко копируйте и вставляйте.
• Дублируйте или устанавливайте повторяющиеся расписания, перетаскивайте и открывайте смены для захвата.
• Настраивайте смены, прикрепляя изображения, видео, руководства и заметки, чтобы работники знали все, что им нужно делать.
• Получать уведомления, когда смены были завершены.

Итог по 1099 VS. W-2 Сотрудники

Как упоминалось ранее, информация о 1099 независимых подрядчиках и сотрудниках W-2 может быть довольно сложной для владельцев бизнеса, которые плохо знакомы с условиями. Но мы думаем, что после прочтения этого блога вы лучше поймете различия между ними и то, как они влияют на малый и средний бизнес.

Неизвестно, приносят ли сотрудники W-2 больше пользы компаниям, чем 1099 работников. Однако ясно, что владельцы бизнеса должны учитывать оба варианта и выбирать тот или иной в зависимости от того, что больше всего соответствует потребностям их компании. В любом случае важно убедиться, что все сотрудники точно классифицированы, чтобы ваш бизнес не тратил деньги впустую.

Использование универсального бизнес-приложения, такого как Connecteam, может помочь владельцам бизнеса отслеживать, сколько времени сотрудники 1099 и W-2 тратят на работу, делая расчет заработной платы более точным и упрощенным, а также снижая вероятность налоговых ошибок. Они также могут убедиться, что графики смен всегда заполнены и что они получают максимальную отдачу от своих работников, независимо от классификации.

Хотите получать больше отличных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь