1099 VS. W-2-Mitarbeiter: Was ist der Unterschied?

Sie sind also Unternehmer oder arbeiten in der Personalabteilung und haben gerade damit begonnen, sich die verschiedenen Arten von Steuerformularen für Ihre Gehaltsabrechnung anzusehen.

Für einige Ihrer Arbeitnehmer müssen Sie 1099-Steuerformulare und für andere W-2-Formulare ausfüllen.

Und es kann ziemlich verwirrend sein, den Unterschied zwischen den beiden zu erkennen.

Obwohl es viel zu bedenken gibt, ist vor allem zu beachten, dass unterschiedliche Arbeitnehmer unterschiedlich besteuert werden.

Selbst wenn Sie einen Buchhalter oder einen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst mit der harten Arbeit beauftragen, sollten HR- und Unternehmensinhaber die Grundlagen kennen, wenn es um die Klassifizierung von Arbeitnehmern geht.

Warum ist es wichtig, den Unterschied zwischen 1099- und W-2-Mitarbeitern zu kennen?

Wenn man bedenkt, dass die Personalbeschaffung zwischen 40 % und 80 % des Budgets Ihres Unternehmens ausmachen kann, überrascht es nicht, dass hierfür ein Höchstmaß an Liebe zum Detail erforderlich ist. Andernfalls drohen Ihnen möglicherweise finanzielle Folgen oder der Ruf Ihres Unternehmens könnte geschädigt werden.

Es gibt einige Gründe, warum es wichtig ist, den Unterschied zwischen 1099- und W-2-Arbeitern zu kennen.

• Wenn Sie einen Mitarbeiter fälschlicherweise als unabhängigen Auftragnehmer einstufen, kann das IRS Sie finanziell bestrafen oder sogar Ihr Unternehmen verklagen.
• Die Einstufung Ihrer Arbeitnehmer wirkt sich direkt darauf aus, wie alle Mitarbeiter besteuert werden. Wenn Unternehmen W-2-Mitarbeiter bezahlen, sind sie verpflichtet, Einkommen einzubehalten und Steuern zu zahlen. Bei 1099 Auftragnehmern ist dies normalerweise nicht erforderlich.
• Die Einstufung eines Arbeitnehmers wirkt sich auf verschiedene Aspekte seiner Arbeit aus, beispielsweise auf seine Bezahlung und seinen Zeitplan. Auftragnehmer und Freiberufler legen die Bedingungen ihrer Beschäftigung fest, z. B. wo, wie und wann sie arbeiten, während die Bedingungen eines Arbeitnehmers im Voraus festgelegt sind.

Inhaber kleiner und mittlerer Unternehmen müssen diese Klassifizierungen und ihre Unterschiede kennen, damit sie wissen, wann sie die eine und nicht die andere einstellen sollten. Um ehrlich zu sein, gibt es zwischen den Klassifizierungen W-2 und 1099 noch viel mehr Unterschiede. Werfen wir einen genaueren Blick auf jeden von ihnen.

Was ist ein 1099-Mitarbeiter?

Im Allgemeinen wird ein 1099-Mitarbeiter eingestellt, um eine bestimmte Aufgabe für einen begrenzten Zeitraum zu erledigen – wie ein Freiberufler. Viele Mitarbeiter von 1099 betreuen jedoch gleichzeitig mehrere Kunden und erbringen dabei eine Dienstleistung.

Ein klassisches Beispiel hierfür könnte ein LKW-Fahrer sein, der möglicherweise gleichzeitig für mehr als ein Unternehmen arbeitet. Daher erhalten sie kein herkömmliches Gehalt.

Der Fahrer ist selbstständig und kann daher mehrere Aufträge gleichzeitig übernehmen. Was die Bezahlung betrifft, gilt: Wenn der Fahrer selbstständig ist, muss er seine eigenen Steuern einreichen.

Unternehmen können die Einstellung dieser Art von Arbeitskräften während der Hochsaison in Betracht ziehen, da ihr Vertrag flexibler verlängert werden kann – was die Arbeitsbeziehung für beide Seiten vorteilhaft macht.

1099-Arbeiter erläutern im Allgemeinen die Bedingungen ihrer Arbeit, z. B. wo sie arbeiten (z. B. ob sie Telearbeiter sind, wann und welche Werkzeuge sie für die Arbeit verwenden). 1099-Auftragnehmer können auch ihr eigenes Team auswählen, das sie bei der Erbringung der gewünschten Dienstleistung unterstützt für.

Die Vorteile von 1099 Mitarbeitern

• Flexible Arbeitskräfte – Vollzeitbeschäftigte stellen für Unternehmen möglicherweise eine enorme Investition dar, die Einstellung eines flexiblen 1099-Arbeitnehmers für ein paar Jobs hier und da kann jedoch viel effizienter und kosteneffektiver sein. Auch eine flexible Arbeitszeitgestaltung hat ihre Vorteile.
• Spezialisiertes Fachwissen – Einer der großen Vorteile der Einstellung von 1099-Arbeitskräften besteht darin, dass sie in der Regel in einem bestimmten Bereich hochqualifiziert sind. Jobs, die spezifische Fähigkeiten erfordern, können vom Beitrag unabhängiger Auftragnehmer profitieren.
• Minimales rechtliches Risiko – Wie bereits erwähnt, sind Unternehmen in der Regel nicht so rechtlich verantwortlich, wenn sie unabhängige Auftragnehmer einsetzen. 1099-Arbeitnehmer verfügen in der Regel über eine eigene Versicherung, haben keinen Anspruch auf eine Arbeitsunfallversicherung und können die meisten Arten unrechtmäßiger Kündigungsansprüche nicht geltend machen.
• Erschwinglicher – 1099-Mitarbeiter können Ihr Unternehmen viel weniger Geld kosten als W-2-Mitarbeiter. Sozialleistungen, Mindestlohn und Überstunden sind nicht erforderlich. Außerdem müssen keine Lohn- oder Einkommenssteuern einbehalten werden, was weniger Papierkram bedeutet.
• Weniger rechtliche Hürden – Einer der Vorteile des Einsatzes von 1099-Arbeitskräften besteht darin, dass Sie keine große finanzielle oder rechtliche Verantwortung für sie tragen. Unabhängige Auftragnehmer zahlen beispielsweise die Selbständigkeitssteuer ihres Arbeitgebers und ihre eigene. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen keine Lohnsteuer zahlen muss. Darüber hinaus erhalten 1099-Arbeiter nicht die gleichen finanziellen Leistungen wie W-2-Arbeiter. Dazu gehören bezahlter Urlaub, Krankenversicherung und Überstunden.

Die Nachteile von 1099 Mitarbeitern

• Arbeitgeber haben weniger Kontrolle – 1099 Arbeitnehmer legen die Bedingungen fest, wie sie arbeiten und wie sie bezahlt werden, was möglicherweise nicht den Interessen des Unternehmens entspricht. Es ist unbedingt erforderlich, dass Sie die Bedingungen sorgfältig lesen, bevor Sie ihnen den Job tatsächlich übertragen.
• Kein Schutz der Arbeitnehmerentschädigung – auch wenn Unternehmen froh sein könnten, nicht zur Zahlung von Entschädigungen oder Gesundheitsleistungen verpflichtet zu sein, ist dies nicht unbedingt eine gute Sache. 1099-Mitarbeiter können Sie dennoch zur Verantwortung ziehen, wenn ihnen bei der Arbeit etwas zustößt.

Es ist einfacher, Verträge zu brechen – es kann viel schwieriger sein, sich von einem Auftragnehmer zu trennen, als die Verbindung zu einem W-2-Mitarbeiter abzubrechen. Stellen Sie immer sicher, dass ein Anwalt frühzeitig den Vertrag des Arbeitnehmers prüft.

Was ist ein W-2-Mitarbeiter?

Im Gegensatz zu 1099-Arbeitern haben W-2-Mitarbeiter kein eigenes Unternehmen. Sie arbeiten für Sie und erhalten ein traditionelles Gehalt, Sozialleistungen und arbeiten im Einklang mit dem Zeitplan und den Bedürfnissen des Unternehmens.

Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass W-2-Mitarbeitern mindestens der Mindestlohn gezahlt wird, der davon abhängt, wie viel Zeit sie kontinuierlich oder regelmäßig arbeiten. Bei W-2-Arbeitnehmern werden die Sozialversicherungs- und Krankenversicherungssteuern vom Unternehmen einbehalten. Außerdem zahlt das Unternehmen die Lohnsteuer des Arbeitgebers. Während ein unabhängiger Auftragnehmer gemäß den in seinem Vertrag festgelegten Bedingungen bezahlt wird, können W-2-Mitarbeiter im Falle schlechter Leistung oder aus anderen triftigen Gründen entlassen werden.

W-2-Arbeiter erhalten von ihrem Arbeitgeber außerdem alle Werkzeuge, die sie zur Ausübung ihrer Arbeit benötigen. Sie haben unter anderem auch Anspruch auf Rentenbeiträge und Krankenversicherung.

Die Vorteile von W-2-Mitarbeitern

• Loyale Diener Ihres Unternehmens – W-2-Mitarbeiter können sich als engagierte und integrale Bestandteile des Unternehmenserfolgs erweisen und langfristige Belohnungen bieten. Teilzeit- und Vollzeitbeschäftigte gehen eher die Extrameile.
• Anpassungsfähiger – während 1099-Mitarbeiter eher auf eine Fertigkeit spezialisiert sind, ist es bei W-2-Mitarbeitern wahrscheinlicher, dass sie ein breiteres Spektrum an Fertigkeiten anwenden müssen, unabhängig von den geschäftlichen Anforderungen. Ein Vollzeitbeschäftigter kann beispielsweise Jobs rotieren und kann so leichter den Schwerpunkt verlagern und kurzfristig bei anderen Projekten aushelfen.
• Unternehmer sparen mehr Zeit – Besitzer kleiner (und mittlerer) Unternehmen fühlen sich möglicherweise von der Menge an Verantwortung, die sie tragen, überfordert. Wenn Sie jedoch W-2-Mitarbeiter haben, können Sie bestimmte Aufgaben an sie delegieren, sodass Sie mehr Zeit haben, sich auf wichtige Geschäftsangelegenheiten zu konzentrieren.
• Kürzere Schulungszeit – während die Schulung in der Regel während der gesamten Tätigkeit eines W-2-Mitarbeiters erfolgt, lernen sie die Grundlagen ihrer Position sowie die allgemeinen Erwartungen des Unternehmens kennen. Die Erwartungen an 1099 Arbeitnehmer, die Unternehmensstandards zu erfüllen, sind viel geringer.

Die Nachteile von W-2-Mitarbeitern

• Mehr Zeit- und Arbeitsaufwand erforderlich – wenn Sie W-2-Mitarbeiter einstellen, kostet es Zeit, sie zu schulen und zu verwalten; Zeit, die Unternehmer möglicherweise nicht haben.
• Unternehmen müssen alle Ressourcen bereitstellen – als Unternehmen sind Sie verpflichtet, den Mitarbeitern alles zur Verfügung zu stellen, was sie benötigen, um ihre Aufgaben gemäß Ihren Standards auszuführen. Dazu gehören Werkzeuge, Ausrüstung, Materialien und Schulungsressourcen. Auch Betriebsausgaben müssen erstattet werden.
• Sie kosten viel Geld – wie bereits erwähnt, erhalten W-2-Mitarbeiter nicht nur ihr Gehalt. Unternehmen sind auch für die Zahlung von Medicare-Steuern und Sozialversicherung verantwortlich.

So bestimmen Sie, ob Sie 1099 VS einstellen sollten. W-2-Mitarbeiter

Bei der Entscheidung, welche Arbeitskraft am besten geeignet ist, hängt sie vollständig von Ihren kurz- und langfristigen Zielen sowie Ihrem Budget ab.

Wenn Sie einen W-2-Mitarbeiter einstellen, wird dieser zu einem offiziellen Bestandteil Ihres Unternehmens. Das bedeutet, dass sie jetzt wesentliche Unternehmensfunktionen wie Personalwesen und Gehaltsabrechnung benötigen. Bei 1099 Arbeitnehmern ist dies nicht der Fall.

Hier sind einige Faktoren, die Sie bei der Entscheidung über die Klassifizierung von Arbeitnehmern berücksichtigen sollten:

• Grad der Aufsicht : Können Sie kontrollieren, wie, wann und wo der Mitarbeiter täglich seine Arbeit verrichtet? Einige Jobs erfordern möglicherweise ein höheres Maß an Aufsicht als andere. Wenn Sie beispielsweise einen Social-Media-Experten benötigen, von dem erwartet wird, dass er bestimmte Fristen einhält, dann ist dies ein Standard, der in seinem Vertrag vermerkt werden sollte.
• Art der Bezahlung : Verschiedene Arten von Arbeitnehmern erfordern unterschiedliche Arten der Bezahlung. Wenn Sie beispielsweise im Einzelhandel arbeiten, einer Branche, in der der Umsatz ein regelmäßiger KPI ist, wird erwartet, dass den Arbeitnehmern ein wöchentliches oder monatliches Gehalt gezahlt wird, und sie würden daher als W-2-Mitarbeiter eingestuft. Wenn Sie jedoch einen Fahrer benötigen, der mehrere einmalige Lieferungen erledigt, reicht eine einzige Zahlung aus und es ist sinnvoll, ihn als 1099-Arbeiter zu klassifizieren.
• Art der Beziehung : Soll der Kandidat Vollzeit, Teilzeit oder als einmaliger Job arbeiten? Benötigt der Arbeitnehmer Sozialleistungen? Können Sie einen Arbeitnehmer einstellen, der auch für andere Kunden arbeitet? Passen die Anforderungen des Arbeitnehmers zu Ihrem Budget?

Die folgende Tabelle enthält einige Szenarien, mit denen Sie als Geschäftsinhaber konfrontiert sein könnten, sowie den jeweils am besten geeigneten Arbeitnehmer:

Nach Berücksichtigung dieser drei Faktoren können Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit entscheiden, ob die Arbeit als 1099 oder W-2 klassifiziert werden sollte oder nicht. Es ist auch erwähnenswert, dass sogar 1099 Arbeitnehmer im Laufe der Zeit in W-2-Angestellte umklassifiziert werden können und umgekehrt.

Nutzen Sie die neueste Technologie, um 1099- und W-2-Mitarbeiter zu verwalten

Der Einsatz digitaler Software wie Connecteam trägt dazu bei, die Lohn- und Gehaltsabrechnung erschwinglich, einfacher und effizienter zu gestalten, unabhängig davon, welche Art von Arbeitskräften Sie einstellen.

Hier sind einige der nützlichsten Funktionen der All-in-One-App für Geschäftsinhaber, die sowohl 1099 unabhängige Auftragnehmer als auch W-2-Mitarbeiter einsetzen:

• Mit der Stechuhr der App können Geschäftsinhaber die Arbeitszeittabelle am Ende des Tages sperren und für einen einfachen, bequemen Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess exportieren (einschließlich über die QuickBooks Online- und Gusto-Integration von Connecteam).
• Überstunden werden automatisch erfasst, sodass Arbeitgeber vorschriftsgemäß bezahlen können.
• Manager erhalten einen vollständigen Überblick über die Arbeitszeittabelle, können Abwesenheits-/Urlaubstage einfach einsehen und können Erinnerungen an Mitarbeiter zum Ein- und Ausstempeln senden, unabhängig von ihrer Klassifizierung.

Bessere Zeiterfassung für Ihr Team

Machen Sie die Gehaltsabrechnung einfacher und effizienter, egal wo Sie sind.

Erfahren Sie mehr

• Erstellen Sie in nur wenigen Minuten genaue Zeitpläne für Ihre 1009- und W-2-Mitarbeiter entsprechend ihrem Vertrag.
• Erstellen Sie Zeitplanvorlagen aus früheren Wochen und kopieren Sie sie einfach und fügen Sie sie ein.
• Duplizieren oder legen Sie wiederkehrende Zeitpläne per Drag & Drop fest und legen Sie Schichten frei.
• Passen Sie Schichten an, indem Sie Bilder, Videos, Anleitungen und Notizen anhängen, damit die Mitarbeiter alles wissen, was sie tun müssen.
• Erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn Schichten abgeschlossen sind.

Das Fazit zu 1099 VS. W-2-Mitarbeiter

Wie bereits erwähnt, kann die Kenntnis von 1099 unabhängigen Auftragnehmern und W-2-Mitarbeitern für Geschäftsinhaber, die mit den Bedingungen noch nicht vertraut sind, ziemlich überwältigend sein. Aber wir glauben, dass Sie nach der Lektüre dieses Blogs die Unterschiede zwischen den beiden und ihre Auswirkungen auf kleine und mittlere Unternehmen besser verstehen werden.

Es ist nicht schlüssig, ob W-2-Mitarbeiter für Unternehmen vorteilhafter sind als 1099-Mitarbeiter. Es ist jedoch klar, dass Unternehmer beides in Betracht ziehen und das eine oder andere auswählen sollten, je nachdem, was am besten zu den Anforderungen ihres Unternehmens passt. Auf jeden Fall ist es wichtig, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter korrekt klassifiziert sind, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen kein Geld verschwendet.

Mit einer All-in-one-Business-App wie Connecteam können Geschäftsinhaber den Überblick darüber behalten, wie viel Zeit 1099- und W-2-Mitarbeiter mit der Arbeit verbringen, wodurch die Gehaltsabrechnung genauer und einfacher wird und das Risiko von Steuerfehlern geringer wird. Sie können außerdem sicherstellen, dass die Schichtpläne stets gefüllt sind und sie unabhängig von der Einstufung das Beste aus ihren Mitarbeitern herausholen.

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