1099 CONTRE. Employés W-2 : quelle est la différence ?

Vous êtes donc propriétaire d'une entreprise ou travaillez dans les ressources humaines et vous venez de commencer à examiner les différents types de formulaires fiscaux pour votre paie.

Vous devrez remplir des formulaires fiscaux 1099 pour certains de vos travailleurs et des formulaires W-2 pour d'autres.

Et il peut être assez déroutant de faire la différence entre les deux.

Bien qu'il y ait beaucoup à considérer, la principale chose à prendre en compte est que différents travailleurs sont imposés différemment.

Même si vous avez un comptable ou un service de paie qui fait le travail acharné, les RH et les propriétaires d'entreprise doivent connaître les bases en matière de classification des travailleurs.

Pourquoi est-il important de connaître la différence entre les employés 1099 et W-2 ?

Lorsque vous considérez que la dotation en personnel peut représenter entre 40 % et 80 % du budget de votre entreprise, il n'est pas surprenant que cela nécessite le plus haut niveau d'attention aux détails. Sinon, vous pourriez subir des répercussions financières ou la réputation de votre entreprise pourrait être ternie.

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles il est crucial de connaître la différence entre les travailleurs 1099 et W-2.

• Si vous classez à tort un employé comme entrepreneur indépendant, l'IRS peut vous pénaliser financièrement, voire poursuivre votre entreprise en justice.
• La classification de vos travailleurs affecte directement la façon dont tous les membres du personnel sont imposés. Lorsque les entreprises paient des employés W-2, elles sont obligées de retenir le revenu et de payer des impôts. Ce n'est généralement pas nécessaire lorsqu'il s'agit de 1099 entrepreneurs.
• Lorsqu'un travailleur est classifié, divers aspects de son travail sont touchés, comme le paiement et son horaire. Les entrepreneurs et les pigistes établissent les conditions de leur emploi, comme où, comment et quand ils travaillent, tandis que les conditions d'un employé sont prédéterminées.

Les propriétaires de petites et moyennes entreprises doivent connaître ces classifications et leurs différences afin de savoir quand embaucher l'une et pas l'autre. À vrai dire, les classifications W-2 et 1099 ont beaucoup plus de différences. Jetons un regard plus profond sur chacun d'eux.

Qu'est-ce qu'un employé 1099 ?

De manière générale, un travailleur 1099 est embauché pour effectuer un travail spécifique pendant une période limitée - comme un pigiste. Cependant, de nombreux 1099 travailleurs servent plusieurs clients à un moment donné, fournissant un service dans le processus.

Un exemple classique de cela pourrait être un chauffeur de camion qui travaille potentiellement pour plus d'une entreprise à un moment donné. En conséquence, ils ne reçoivent pas de salaire traditionnel.

Le conducteur est un travailleur indépendant, ce qui lui permet d'exercer plusieurs emplois à la fois. Du point de vue du paiement, si le conducteur est un travailleur indépendant, il déposera ses propres impôts.

Les entreprises peuvent envisager d'embaucher ce type de travailleur pendant les saisons les plus chargées, car leur contrat peut être renouvelé de manière plus flexible, ce qui rend la relation de travail mutuellement bénéfique pour les deux parties.

1 099 travailleurs décrivent généralement les conditions de leur travail, comme l'endroit où ils travaillent (par exemple, s'il s'agit de télétravailleurs, quand et quels outils ils utilisent pour le travail). 1 099 entrepreneurs peuvent également choisir leur propre équipe pour aider à fournir le service demandé. pour.

Les avantages de 1099 employés

• Travailleurs flexibles - alors que les travailleurs à temps plein représentent des investissements potentiellement énormes pour les entreprises, embaucher un travailleur flexible 1099 pour quelques emplois ici et là peut être beaucoup plus efficace et rentable. Un horaire de travail flexible a aussi ses avantages.
• Expertise spécialisée - l'un des grands avantages de l'embauche de 1099 travailleurs est qu'ils sont généralement hautement qualifiés dans un domaine spécifique. Les emplois qui exigent des compétences particulières peuvent bénéficier de la contribution d'entrepreneurs indépendants.
• Risque juridique minimal - Comme mentionné précédemment, les entreprises ne sont généralement pas aussi responsables légalement lorsqu'elles font appel à des entrepreneurs indépendants. 1099 travailleurs ont généralement leur propre assurance, ne sont pas éligibles à une couverture d'indemnisation des accidents du travail et ne peuvent pas faire la plupart des types de réclamations pour licenciement abusif.
• Plus abordable - 1099 travailleurs peuvent coûter beaucoup moins cher à votre entreprise que les employés W-2. Aucun avantage, salaire minimum et heures supplémentaires ne sont requis. De plus, il n'est pas nécessaire de retenir les charges sociales ou les impôts sur le revenu, ce qui signifie moins de paperasse.
• Moins d'obstacles juridiques - L'un des avantages de l'utilisation de 1099 travailleurs est que vous n'avez pas beaucoup de responsabilité financière ou juridique à leur égard. Par exemple, les entrepreneurs indépendants paient les impôts de leur employeur et les leurs. Cela signifie que votre entreprise n'est pas tenue de payer des charges sociales. De plus, 1099 travailleurs ne reçoivent pas les mêmes avantages financiers que les travailleurs W-2. Il s'agit notamment des congés payés, de l'assurance maladie et des heures supplémentaires.

Les inconvénients de 1099 employés

• Les employeurs ont moins de contrôle – 1099 travailleurs fixent les conditions de leur travail et de leur rémunération, ce qui pourrait ne pas convenir aux intérêts de l'entreprise. Il est impératif que vous lisiez attentivement leurs conditions avant de leur confier le travail.
• Aucune protection de l'indemnisation des accidents du travail – alors que les entreprises pourraient être ravies de ne pas être obligées de fournir une indemnisation ou des prestations de santé, ce n'est pas nécessairement une bonne chose. 1099 travailleurs peuvent toujours vous tenir pour responsable si quelque chose leur arrive au travail.

Plus facile de rompre les contrats - il peut être beaucoup plus difficile de se séparer d'un entrepreneur que de rompre les liens avec un employé W-2. Assurez-vous toujours qu'un professionnel du droit vérifie le contrat du travailleur dès le début.

Qu'est-ce qu'un employé W-2 ?

Contrairement à 1099 travailleurs, les employés de W-2 n'ont pas leur propre entreprise. Ils travaillent pour vous et reçoivent un salaire traditionnel, des avantages sociaux et travaillent selon l'horaire et les besoins de l'entreprise.

Il est légalement requis que les employés W-2 reçoivent au moins le salaire minimum en fonction du temps qu'ils travaillent de manière continue ou régulière. En ce qui concerne les travailleurs W-2, leurs cotisations de sécurité sociale et d'assurance-maladie sont retenues par l'entreprise. De plus, l'entreprise verse des charges sociales à l'employeur. Alors qu'un entrepreneur indépendant est payé selon les conditions établies dans son contrat, les employés de W-2 peuvent être licenciés en cas de mauvaise performance ou pour d'autres raisons valables.

Les travailleurs W-2 reçoivent également de leur employeur tous les outils dont ils ont besoin pour effectuer leur travail. Ils ont également droit, entre autres, aux cotisations de retraite et à l'assurance maladie.

Les avantages des employés W-2

• Fidèles serviteurs de votre entreprise - Les employés de W-2 peuvent s'avérer engagés et faire partie intégrante du succès d'une entreprise, offrant des récompenses à long terme. Les employés à temps partiel et à temps plein sont plus susceptibles de faire un effort supplémentaire.
• Plus adaptable - alors que 1099 travailleurs sont plus susceptibles d'être spécialisés dans une compétence, les employés W-2 sont plus susceptibles d'être appelés à exécuter un plus large éventail de compétences, quels que soient les besoins de l'entreprise. Par exemple, un employé à temps plein peut alterner les tâches et peut trouver plus facile de changer d'orientation et d'aider avec d'autres projets à court préavis.
• Les propriétaires d'entreprise gagnent plus de temps - les propriétaires de petites entreprises (et de moyennes entreprises) peuvent se sentir dépassés par la quantité de responsabilités qu'ils ont. Si vous avez des employés W-2, vous pouvez leur déléguer des tâches spécifiques, ce qui vous laisse plus de temps pour vous concentrer sur des questions commerciales de haut niveau.
• Temps de formation plus court - alors que la formation est généralement continue tout au long du travail d'un employé W-2, il apprendra les bases de son poste, ainsi que les attentes générales de l'entreprise. Les attentes pour que 1099 travailleurs respectent les normes de l'entreprise sont beaucoup plus faibles.

Les inconvénients des employés W-2

• Plus de temps et d'efforts requis - lorsque vous embauchez des employés W-2, il faut du temps pour les former et les gérer ; temps que les propriétaires d'entreprise pourraient ne pas avoir.
• Les entreprises doivent fournir toutes les ressources - en tant qu'entreprise, vous êtes obligé de fournir à l'employé tout ce dont il a besoin pour exécuter son travail selon vos normes. Cela comprend les outils, l'équipement, le matériel et les ressources de formation. Les dépenses professionnelles doivent également être remboursées.
• Ils coûtent très cher - comme mentionné précédemment, les employés W-2 ne sont pas seulement payés en salaire. Les entreprises sont également responsables du paiement des taxes d'assurance-maladie et de la sécurité sociale.

Comment déterminer si vous devez embaucher 1099 VS. Employés W-2

Lorsque vous décidez quel est le meilleur type de travailleur à embaucher, cela dépend entièrement de vos objectifs à court et à long terme, ainsi que de votre budget.

Lorsque vous employez un employé W-2, il devient une composante officielle de votre entreprise. Cela signifie qu'ils ont désormais besoin des éléments essentiels de l'entreprise comme les RH et la paie. Ce n'est pas le cas avec 1099 travailleurs.

Voici quelques facteurs à prendre en compte pour décider comment classer les travailleurs :

• Niveau de surveillance : pouvez-vous contrôler comment, quand et où le travailleur travaille au quotidien ? Certains emplois peuvent nécessiter des niveaux de surveillance plus élevés que d'autres. Par exemple, si vous avez besoin d'un expert en médias sociaux qui doit respecter des délais spécifiques, il s'agit d'une norme qui doit être notée dans son contrat.
• Type de paiement : différents types de travailleurs nécessitent différents types de paiement. Par exemple, si vous travaillez dans le commerce de détail, un secteur où les ventes sont un indicateur de performance clé régulier, il est prévu de verser aux travailleurs un salaire hebdomadaire ou mensuel et ils seraient donc classés comme employés W-2. Cependant, si vous avez besoin d'un chauffeur pour effectuer quelques livraisons ponctuelles, un seul paiement suffira et il sera logique de le classer comme travailleur 1099.
• Type de relation : avez-vous besoin que le candidat travaille à temps plein, à temps partiel ou en emploi ponctuel ? L'employé a-t-il besoin d'avantages? Pouvez-vous embaucher un travailleur qui travaille également pour d'autres clients? Les exigences du travailleur conviennent-elles à votre budget?

Le tableau suivant comprend une poignée de scénarios auxquels vous pourriez être confronté en tant que propriétaire d'entreprise, ainsi que le travailleur le plus approprié pour chacun :

Après avoir examiné ces trois facteurs, vous serez plus susceptible de déterminer si le travail doit ou non être classé comme 1099 ou W-2. Il convient également de noter que même 1099 travailleurs peuvent être reclassés en tant qu'employés W-2 au fil du temps, et vice versa.

Utilisez les dernières technologies pour gérer les employés 1099 et W-2

L'utilisation de logiciels numériques comme Connecteam contribue à rendre la paie abordable, plus simple et plus efficace, quel que soit le type de travailleurs que vous embauchez.

Voici quelques-unes des fonctionnalités les plus utiles de l'application tout-en-un pour les propriétaires d'entreprise utilisant à la fois des entrepreneurs indépendants 1099 ou des employés W-2 :

• L'horloge de l'application permet aux propriétaires d'entreprise de verrouiller la feuille de temps à la fin de la journée et de l'exporter pour un processus de paie simple et pratique (y compris via l'intégration QuickBooks Online et Gusto de Connecteam).
• Les heures supplémentaires font l'objet d'un suivi automatique, ce qui permet aux employeurs de les payer conformément à la réglementation.
• Les responsables obtiennent un aperçu complet de la feuille de temps, peuvent facilement voir les jours d'absence/vacances et peuvent envoyer des rappels aux travailleurs pour qu'ils pointent à l'arrivée et à la sortie, quelle que soit leur classification.

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Apprendre encore plus

• Définissez des horaires précis en quelques minutes pour vos 1009 travailleurs et employés W-2 conformément à leur contrat.
• Créez des modèles de calendrier à partir des semaines précédentes et copiez-collez facilement.
• Dupliquez ou définissez des horaires récurrents, faites glisser et déposez et ouvrez des quarts de travail à gagner.
• Personnalisez les quarts de travail en joignant des photos, des vidéos, des guides et des notes afin que les travailleurs sachent tout ce qu'ils doivent faire.
• Recevez des notifications lorsque les quarts de travail sont terminés.

La ligne de fond sur 1099 VS. Employés W-2

Comme mentionné précédemment, connaître environ 1099 entrepreneurs indépendants et employés W-2 peut être assez écrasant pour les propriétaires d'entreprise qui ne connaissent pas les conditions. Mais après avoir lu ce blog, nous pensons que vous comprendrez mieux les différences entre les deux et comment elles affectent les petites et moyennes entreprises.

Il n'est pas concluant de savoir si les employés W-2 sont plus avantageux pour les entreprises que 1099 travailleurs. Cependant, il est clair que les propriétaires d'entreprise doivent considérer les deux et choisir l'un ou l'autre en fonction de ce qui correspond le mieux aux besoins de leur entreprise. Dans tous les cas, il est important de s'assurer que tous les membres du personnel sont classés avec précision pour s'assurer que votre entreprise ne gaspille pas d'argent.

L'utilisation d'une application professionnelle tout-en-un comme Connecteam peut aider les propriétaires d'entreprise à suivre le temps que les employés 1099 et W-2 passent à travailler, ce qui rend la paie plus précise et simplifiée et réduit les risques d'erreurs fiscales. Ils peuvent également s'assurer que les horaires de quarts sont toujours remplis et qu'ils tirent le meilleur parti de leurs travailleurs, quelle que soit leur classification.

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