De ce avem nevoie de documentația produsului?

La fel ca majoritatea proprietarilor de afaceri, probabil că te gândești la documentația produsului ca la o idee ulterioară. Este ceva pe care îl creezi când a mai rămas timp după ce totul s-a terminat.

Atunci când vă dezvoltați produsul, veți reuni câteva instrucțiuni rapide pentru a ajuta utilizatorii să iasă cu piciorul bun și plecați.

Cu toate acestea, documentația produsului este una dintre cele mai importante piese ale afacerii dvs. - este puntea de legătură între produsul dvs. și clienții dvs. Nerecunoașterea puterii din spatele documentării produsului poate fi catastrofală pentru afacerea dvs. și vă poate menține pe loc atunci când ar trebui să vă ridicați.

Citește și; de ce este importantă documentația tehnică.

Ce este documentația produsului?

Știi ce este, așa că voi păstra acest lucru pe scurt.

Documentația produsului este pur și simplu orice fel de informații care sunt create pentru a ajuta clienții să înțeleagă și să utilizeze produsul dvs. nou lansat sau actualizat.

Acesta ar putea fi ceva la fel de mic ca o pagină de întrebări frecvente de pe site-ul dvs. web sau un manual PDF detaliat care vine cu un produs fizic. În general, se încadrează în două categorii:

Orice formă de instrucțiune contează din punct de vedere tehnic ca documentație a produsului. Totuși, este clar că există o documentație care funcționează și se potrivește scopului și o documentație care pur și simplu nu este suficient de bună, dar vom intra în acest sens corect mai jos.

Puteți utiliza un instrument precum Docsie pentru a crea un document cu ușurință.

De ce au nevoie companiile de documentație de produs?

Din punct de vedere comercial, documentarea produsului este importantă din câteva motive:

Vă economisește timp

Cel mai mare beneficiu este că vă economisește timp și bani. Documentația adecvată a produsului poate reduce drastic numărul de apeluri de asistență și de e-mailuri pe care le primiți, economisind bani.

Acest lucru se datorează faptului că puneți puterea funcționalității în mâinile utilizatorilor dvs., iar aceștia se pot autoservi. Acest lucru înseamnă mai puțin timp pentru a vă contacta și a vă cere să le ghidați prin produs, eliberând personalul de asistență pentru alte probleme.

Crește satisfacția și loialitatea clienților.

Dacă clienții tăi pot găsi cu ușurință răspunsurile pe care le caută, ei vor fi mai mulțumiți de produsul tău – și de compania ta.

Când oferiți cuiva un produs sau un serviciu (cum ar fi un SaaS), majoritatea utilizatorilor vor doar să rămână blocați în nucleul a ceea ce oferiți. Ei nu vor să stea pe liniile telefonice ale clienților sau să iasă pe un chat live. Vor doar să se descurce cu lucrurile.

Documentația adecvată, bine gândită și cuprinzătoare a produsului permite ca acest lucru să se întâmple cu ușurință, deoarece aceștia se pot autoservire și știu exact cum să se configureze și să rezolve potențialele probleme cu care se pot confrunta.

Acest lucru se datorează faptului că documentația produsului dvs. face parte din experiența produsului, nu doar un accesoriu sau un accesoriu la acesta.

Gândiți-vă la modul în care Apple și Google fac acest lucru cu ambalajul produselor lor, cum ar fi cum este să deschideți un nou iPhone.

Este elegant și minimalist, dar este eficient. Îți spune rapid și ușor tot ce trebuie să știi despre produs, fără a fi copleșitor. Acesta este ceea ce ar trebui să urmăriți cu documentația produsului.

Deoarece clienții au o experiență bună cu produsul dvs., acest lucru, la rândul său, face ca clienții să aibă mai multe șanse să vă recomande și să continue să vă folosească produsul sau serviciul. Acest lucru vă poate spori reputația și vă poate crește succesul ca afacere, indiferent de valoarea pe care o utilizați.

Îmbunătățește asistența pentru clienți

Documentația produsului poate ajuta, de asemenea, la îmbunătățirea asistenței pentru clienți, oferind un loc central pentru toate răspunsurile la întrebările frecvente.

Nu vorbesc atât de mult despre documentația inclusă, ci în schimb, ceea ce este acum mai obișnuit este să furnizezi documentația produsului împreună cu produsul, care poate ajuta utilizatorul să se configureze și să abordeze cele mai de bază probleme pe care le pot întâlni.

Dacă utilizatorul dorește mai mult ajutor, de obicei va fi direcționat către baza de cunoștințe online a produsului, care va avea un conținut mai extins.

Aceste cunoștințe online contează în continuare ca documentație de produs și fac parte din experiența produsului, așa că trebuie să luați în considerare acest lucru!

Luați baza de asistență Google, de exemplu.

Indiferent cu ce produs întâmpinați probleme sau cu ce încercați să faceți, baza de cunoștințe este așezată într-un mod ridicol de ușor și puternic, care îi ajută să ofere utilizatorilor ceea ce au nevoie pentru a obține rezultate.

În cele din urmă, acesta este scenariul ideal, deoarece clienții își pot rezolva problemele fără asistență.

De ce au nevoie clienții de documentație de produs?

Documentația eficientă a produsului nu este doar o modalitate prin care utilizatorii pot înțelege cum să-și pornească dispozitivele sau unde să pună bateriile. Este mult mai mult decât atât și, totuși, atât de multe companii nu reușesc să recunoască acest lucru. Astfel, ei continuă să publice documentație de produs necorespunzătoare, care nu-și face afacerile favorabile.

Documentația produsului este un lucru puternic din câteva motive;

1. Îi ajută să înțeleagă produsul dvs

Documentația produsului este esențială pentru a ajuta clienții să înțeleagă cum funcționează produsul dvs. și ce pot face cu el. S-ar putea să-ți cumpere produsul dintr-un singur motiv, dar educarea lor cu privire la întregul potențial al produsului tău îi face să se simtă ca și cum ar beneficia de un raport calitate-preț serios și deschide atât de multe uși în modul în care pot profita la maximum de experiența ta cu produsul. .

Cu cât utilizatorii dvs. sunt mai educați, cu atât se vor implica și interacționa mai mult cu produsul dvs. și cu atât vor găsi afacerea dvs. mai valoroasă. Așa vă creați clienți fideli, care revin!

2. Le economisește timp

La fel cum documentația fantastică a produsului economisește timp, economisește și timpul utilizatorului! În loc să contacteze serviciul de asistență pentru clienți sau să caute ajutor prin forumuri, aceștia pot pur și simplu să consulte documentația produsului și să găsească răspunsul pe care îl caută.

Ce face o documentare bună a produsului?

Bine, să intrăm în miezul acestei postări. Ce face documentarea eficientă a produsului? De ce nu poți să tastați o listă de instrucțiuni și întrebări frecvente și să terminați cu ea?

Ei bine, ai putea, în teorie, dar nu îți va servi. Din nou, documentația produsului dvs. este o parte esențială a experienței dvs. de produs și acest lucru nu poate fi afirmat suficient. Cele două se completează, mai degrabă decât documentația să fie un simplu accesoriu sau un extra opțional.

Există câteva lucruri care fac o documentare bună a produsului:

1. Este ușor de găsit

Documentația produsului ar trebui să fie ușor de găsit de către clienți. Ultimul lucru pe care îl doriți este ca clienții să renunțe la încercarea de a găsi răspunsuri, deoarece nu vă pot găsi documentația. Asigurați-vă că este ușor accesibil de pe site-ul dvs. web, interfața produsului sau ambalajul dvs.

2. Este cuprinzător

Documentația produsului trebuie să fie cuprinzătoare și să acopere toate caracteristicile și cazurile de utilizare majore ale produsului. Dacă aveți un produs complex, luați în considerare crearea de mai multe niveluri de documentație (de exemplu, începător, intermediar și avansat) pentru a facilita clienților să găsească ceea ce caută.

Aici intră în joc o bază de cunoștințe digitale detaliată, extinsă, dar ușor de navigat. Nu puteți avea manual manuale atât de groase precum cărțile livrate alături de ele pentru produse fizice. Trebuie să găsiți echilibrul potrivit care funcționează pentru dvs., publicul țintă și produsul dvs. specific.

3. Este la zi

Documentația produsului ar trebui să fie actualizată cu cele mai recente modificări aduse produsului dumneavoastră. Dacă lansați noi funcții sau aduceți modificări celor existente, asigurați-vă că actualizați documentația în consecință. Acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că clienții au întotdeauna informații exacte despre produsul dvs.

4. Este bine scris

Documentația produsului trebuie să fie bine scrisă și fără jargon tehnic. Amintiți-vă că documentația dvs. va fi probabil prima impresie pe care clienții o au despre produsul dvs., așa că asigurați-vă că este clară și concisă.

Nu doriți să supraîncărcați utilizatorul sau să-l stresați pentru că nu înțelege ce să faceți. În timp ce instrucțiunile Ikea flatpack sunt puțin renumite într-un mod amuzant pentru acest lucru, nu se aplică oricărei afaceri.

Un utilizator SaaS, de exemplu, nu vrea să facă totul pentru a-și da seama cum să facă lucrurile să funcționeze. Ei înțeleg că există o curbă de învățare, dar doresc să se integreze cât mai repede posibil.

Ca afacere, asta este exact ceea ce vrei și tu. Clienți fericiți, funcționali, care sunt integrați în afacerea dvs. cât mai ușor posibil. Depinde de tine să faci asta să se întâmple.

De asemenea, un pic de un sfat de top aici.

Asigurați-vă că scrieți pentru publicul țintă. Dacă scrieți instrucțiuni pentru un joc de masă pentru copii, va trebui să scrieți într-un mod pe care ei îl înțeleg. Acest lucru este mult diferit de modul în care ați scrie instrucțiuni pentru software-ul de contabilitate, de exemplu.

Cum să vă creați documentația de succes a produsului

Aș putea face un ghid complet despre cum să faci documentația produsului într-un ghid pas cu pas, dar adevărul este că există atât de multe variabile. Ceea ce funcționează pentru un produs al unei afaceri concurente s-ar putea să nu funcționeze pentru dvs. în ceea ce privește stilul și designul.

Unele produse necesită manuale literale (cum ar fi fabricarea mașinilor de imprimat la nivel de fabrică), iar altele vor excela cu un simplu flashcard cu punctele necesare. Depinde de tine.

Cu toate acestea, crearea documentației de produs de succes nu trebuie să fie complicată. Urmați aceste sfaturi simple pentru a vă ajuta în acest proces.

1. Păstrați-l organizat

Documentația produsului trebuie să fie bine organizată și ușor de navigat. Luați în considerare utilizarea titlurilor, subtitlurilor și a cuprinsului pentru a ajuta clienții să găsească ceea ce caută.

2. Fă-l vizual

Documentația produsului trebuie să fie atrăgătoare din punct de vedere vizual și ușor de înțeles. Folosiți imagini, capturi de ecran și videoclipuri pentru a completa textul și pentru a explica concepte complexe. Amintiți-vă, o documentare bună a produsului se referă la transmiterea cât mai multor informații valoroase posibil în cel mai simplu mod, așa că utilizați imagini pentru a realiza acest lucru.

3. Folosiți unelte adecvate

În timp ce ați putea deschide un document Word pentru a vă scrie documentația produsului, veți avea nevoie de el pentru a arăta ca parte. Aceasta înseamnă că ar trebui să utilizați instrumentele adecvate pentru a crea documentația ideală, potrivită scopului.

Iată câteva instrumente care pot ajuta:

• Instrumente de creare a documentației precum Docsie pentru a ajuta la eficientizarea și automatizarea întregului proces end-to-end
• Instrumente de scriere AI, cum ar fi Jasper, pentru a ajuta la scrierea conținutului
• Piktochart pentru crearea de elemente grafice și vizuale
• Instrumente precum Grammarly pentru verificarea acurateței și profesionalismului conținutului final

4. Scrieți pentru publicul dvs

Documentația produsului ar trebui să fie scrisă pentru publicul țintă. Evitați să folosiți jargon tehnic sau limbaj prea complicat. În schimb, concentrați-vă pe a vă face documentația clară și concisă.

5. Ține-l la zi

Documentația produsului ar trebui să fie actualizată cu cele mai recente modificări aduse produsului dumneavoastră. Acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că clienții au întotdeauna informații exacte despre produsul dvs. Acest lucru poate dura timp, dar atâta timp cât ești organizat și productiv cu abordarea ta, ar trebui să poți găsi un flux de lucru care să funcționeze pentru tine.

Este randul tau

Documentația produsului este esențială atât pentru companii, cât și pentru clienți.

Răspunsul la întrebări și probleme obișnuite poate crește satisfacția clienților și poate crește afacerile repetate. Crearea documentației de succes a produsului nu este dificilă, dar necesită o anumită planificare și efort.

Fiți proactiv în abordarea dvs. și puteți fi sigur că veți beneficia de numeroasele beneficii pe care le oferă documentația produsului.