Plan koordynacji dochodów i wydatków w 5 krokach

Pan Micawber miał rację w Davidzie Copperfieldzie Dickensa: „Roczny dochód dwadzieścia funtów, roczny wydatek dziewiętnaście funtów, dziewiętnaście i sześć – wynik, szczęście. Dochód roczny dwadzieścia funtów, wydatki roczne dwadzieścia funtów, zero, a sześć – wynik, nędza”.

Nie tylko rodzina Micawber musi wziąć pod uwagę te mądre słowa: budżetowanie ma kluczowe znaczenie dla małej firmy. To może być (i często jest) różnica między sukcesem a porażką.

Niemniej jednak budżetowanie wydaje się być elementem ubocznym dla małej organizacji – mając już tak wiele do zrobienia, od marketingu po planowanie i realizację, trudno jest dodać dodatkową dyscyplinę! Ale to dyscyplina, bez której zdecydowanie nie możesz przetrwać.

W tym poście zagłębiamy się w pięć prostych kroków, aby upewnić się, że Twoja firma ma solidne podstawy finansowe. Spójrzmy!

1. Opracuj szczegóły budżetu

Aby ustalić budżet, najpierw musisz szczegółowo poznać zarówno swoje dochody, jak i wydatki. To nie jest dobry podział wydatków bez pojęcia, na co naprawdę trafią pieniądze, lub mając jedynie mgliste pojęcie o tym, jakie pieniądze wpłyną.

Musisz wiedzieć, jakie kwoty wpływają i komu będą dokonywane płatności. Aby to zrobić, śledź wszystko, co wydałeś w ciągu kilku miesięcy. Oznacza to zbieranie wyciągów bankowych i wyciągów z karty kredytowej oraz śledzenie wszelkich dodatkowych płatności gotówką w miarę ich dokonywania. Nawiasem mówiąc, Hiveage to naprawdę świetne narzędzie do śledzenia faktur i płatności!

Nie zapomnij uwzględnić wszystkich wydatków, a nie tylko ogólnych kategorii – na przykład materiały eksploatacyjne musiałyby zawierać drobne elementy, takie jak artykuły biurowe i inne drobne, ale ważne elementy. Podobnie wydatki na samochód musiałyby obejmować wszystkie wydatki na konserwację, paliwo, ubezpieczenie i podatki.

Dla firmy, która może mieć nieregularne dochody i wydatki, możliwość uśrednienia tych kwot w ciągu roku byłaby niezwykle przydatna. Możesz użyć programu Microsoft Excel lub Arkuszy Google, aby utworzyć arkusze wydatków i dochodów. Aplikacje do śledzenia wydatków, takie jak Expensify, to wygodny sposób przepisywania papierowych paragonów na zgrabny raport.

2. Określ swój dochód netto

Ważne jest, aby wiedzieć, ile faktycznie zarabiasz jako zysk (twój dochód netto), a nie tylko nagłówek (twój dochód brutto). Aby to zrobić, musisz obliczyć swój dochód na podstawie powyższego ćwiczenie, a następnie odejmij swoje całkowite wydatki. Nie zapomnij uwzględnić wydatków, takich jak ubezpieczenie zdrowotne, wszelkie spłaty pożyczek, czynsz lub hipoteka itp.

Gdy porównasz swoje przychody z poniesionymi wydatkami, otrzymasz rachunek zysków i strat. Oczywiście jest to spojrzenie wstecz – mówi tylko, ile zarobiłeś w przeszłości, a nie ile firma zarobi w przyszłości.

Ale co najważniejsze, poinformuje Cię, czy Twoja firma przynosi zysk, czy stratę – jeśli to drugie, będziesz musiał ponownie przyjrzeć się swoim wydatkom i wymyślić, które z nich zmniejszyć, aby odzyskać równowagę. Aby to zrobić, zastanów się, jakie są Twoje nieistotne koszty, a następnie zobacz, gdzie możesz przyciąć, aby wrócić do czerni.

3. Uwzględnij przyszłe dochody i wydatki

Następnie musisz przewidzieć swoje dochody brutto i wydatki, aby uzyskać wyobrażenie o przyszłych dochodach. Będziesz musiał oprzeć kryteria na istniejących informacjach, uwzględniając je za pomocą narzędzi takich jak roczna bieżąca i przewidywana inflacja oraz stopy procentowe jako wskazówki.

Ustal odpowiednie, ale realistyczne cele w oparciu o swoją wydajność, koszty dostaw i plany ekspansji. Musisz uwzględnić wszelkie przewidywane inwestycje, takie jak budżety marketingowe i inwestycje w aktywa (drukarki, IT, meble biurowe itp.).

Pamiętaj, że masz dwa rodzaje kosztów – stałe i zmienne. Te pierwsze – w tym czynsz, ubezpieczenie i media – są łatwe do przewidzenia, ponieważ pozostają dość stabilne w ujęciu rocznym.

Trudniej do przewidzenia są koszty zmienne – są to wydatki nieregularne, takie jak opłaty za materiały, a nawet pojazdy – które są ważnym, ale nieczęstym wydatkiem. Warto wziąć pod uwagę przeszłe koszty zmienne i przeprowadzić analizę trendów, aby zobaczyć, jak rosły z roku na rok.

Inną opcją jest korzystanie z oprogramowania obsługującego format bez arkusza kalkulacyjnego do budżetowania wydatków. Aplikacje takie jak Money Dashboard i PocketSmith będą również automatycznie wyświetlać przyszłe wydatki z bieżących wydatków.

4. Konto na zmiany

Chociaż dobrze jest próbować przewidzieć przyszłość, ważne jest, aby zdawać sobie sprawę, że prognozy stają się mniej dokładne w miarę przesuwania się w czasie, więc będziesz musiał regularnie sprawdzać budżet, aby był dokładny.

Eksperci twierdzą, że chociaż odstępy między budżetami naprawdę zależą od wielkości i charakteru Twojej firmy, ważne jest, aby regularnie sprawdzać, czy należy je skorygować. Za każdym razem będziesz musiał wykonać powyższe kroki, aby upewnić się, że wszystkie Twoje dane są nadal prawidłowe, dokonując korekt w razie potrzeby.

W przypadku małej firmy jako rozsądny sugeruje się budżet co trzy do sześciu miesięcy. Nie zapominaj, że budżet jest również zobowiązaniem i stanowi drogę do zabezpieczenia finansów – musisz więc starać się trzymać go jak najściślej.

5. Zdyscyplinuj swój budżet

Prowadzi to do ważnego punktu – musisz być zdyscyplinowany i nauczyć się kontrolować swoje wydatki, aby mieć pewność, że Twoje finanse są w dobrej kondycji. Oznacza to wykorzystanie budżetu jako sposobu na ograniczenie wydatków i zobowiązania do płacenia rachunków.

Oznacza to koniec zakupów impulsowych, bez względu na to, jak atrakcyjne mogą się wydawać. Jeśli wydatki nie zostały zaplanowane w budżecie i nie są bezwzględnie konieczne, należy je odroczyć do następnego przeglądu budżetu.

Ustaw sobie nagrody, aby ta dyscyplina była bardziej akceptowalna, na przykład wycieczka lub skromna suma, którą możesz wydać na siebie, jeśli osiągniesz swoje cele – podobnie wprowadź karę, jeśli brakuje ci dyscypliny.

Wniosek

Dla każdej małej firmy stworzenie dokładnego budżetu, w ramach którego można żyć, jest kluczem do sukcesu. Nie musisz też koniecznie być ekstremalnym kompanem – po prostu podejmij kilka kluczowych kroków w planowaniu budżetu. Aby dostać się do tego etapu należy:

1. Opracuj szczegóły swojego budżetu, tj. dochody i wydatki
2. Określ swój obecny dochód netto
3. Uwzględnij przyszłe przychody i wydatki
4. Konto do zmiany
5. Bądź zdyscyplinowany i podążaj za swoim budżetem!

Co było największym problemem w planowaniu własnych dochodów i wydatków? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej!