Un piano per coordinare entrate e spese in 5 passaggi

Il signor Micawber ha capito bene nel David Copperfield di Dickens: “Reddito annuale venti sterline, spesa annuale diciannove sterline, diciannove e sei – risultato, felicità. Reddito annuo venti sterline, spesa annua venti sterline, zero e sei: risultato, miseria.

Non è solo la famiglia Micawber che deve prestare attenzione a queste sagge parole: il budget è fondamentale per una piccola impresa. Può essere (e spesso è) la differenza tra successo e fallimento.

Tuttavia, il budgeting sembra un'attività secondaria per una piccola organizzazione: con così tante altre cose da fare già, dal marketing alla pianificazione e all'esecuzione, è difficile aggiungere una disciplina in più! Ma è una disciplina senza la quale non puoi assolutamente sopravvivere.

In questo post, analizzeremo cinque semplici passaggi per assicurarci che la tua attività rimanga su una solida base finanziaria. Diamo un'occhiata!

1. Elabora i dettagli del budget

Per impostare un budget, in primo luogo è necessario conoscere in dettaglio sia le entrate che le uscite. Non è una buona ripartizione delle spese senza avere la minima idea di dove andranno a finire i soldi, o avere solo una vaga idea di quali soldi stanno arrivando.

È necessario conoscere gli importi in entrata ea chi verranno effettuati i pagamenti. Per fare ciò, tieni traccia di tutto ciò che spendi nel corso di diversi mesi. Ciò significa raccogliere gli estratti conto bancari e della carta di credito e tenere traccia di eventuali pagamenti aggiuntivi in ​​contanti man mano che vengono effettuati. Per inciso, Hiveage è un ottimo strumento per tenere traccia di fatture e pagamenti!

Non dimenticare di includere tutte le spese, anziché solo categorie generiche, ad esempio Forniture dovrebbero includere articoli minori come cancelleria per ufficio e altri elementi piccoli ma importanti. Allo stesso modo, le spese per l'auto dovrebbero includere tutte le spese di manutenzione, gas, assicurazione e tasse.

Per un'azienda che potrebbe avere entrate e uscite irregolari, essere in grado di calcolare la media di questi importi in un anno sarebbe estremamente utile. Puoi utilizzare Microsoft Excel o Fogli Google per creare fogli di lavoro relativi a spese e entrate. Le app di monitoraggio delle spese come Expensify sono un modo pratico per trascrivere le ricevute cartacee in un report accurato.

2. Determina il tuo reddito netto

È importante sapere cosa stai effettivamente realizzando come profitto (il tuo reddito netto), piuttosto che solo la cifra principale (il tuo reddito lordo) in entrata. Per fare ciò, dovrai calcolare il tuo reddito come derivato da quanto sopra esercizio, quindi sottrarre la spesa totale. Non dimenticare di includere spese come assicurazione sanitaria, eventuali rimborsi su prestiti, affitto o mutuo, ecc.

Dopo aver confrontato i tuoi ricavi con le spese sostenute, avrai un conto economico. Naturalmente, questo è retrospettivo: ti dice solo quanto hai guadagnato in passato, non quanto guadagnerà l'azienda in futuro.

Ma quello che farà, soprattutto, è dirti se la tua attività sta realizzando un profitto o una perdita: in quest'ultimo caso, dovrai rivedere le tue spese e capire quali ridurre per tornare in equilibrio. Per fare ciò, scopri quali sono i tuoi costi non essenziali, quindi vedi dove puoi tagliare per tornare in nero.

3. Conto per entrate e spese future

Successivamente, è necessario proiettare in avanti le cifre delle entrate e delle spese lorde per avere un'idea del reddito futuro. Dovrai basare i criteri sulle tue informazioni esistenti, calcolandole utilizzando strumenti come l'inflazione annuale attuale e prevista e i tassi di interesse come guide.

Stabilisci obiettivi adeguati ma realistici in base alla tua capacità, ai costi delle forniture e ai piani di espansione. Dovrai includere tutti gli investimenti previsti come budget di marketing e investimenti in risorse (stampanti, IT, mobili per ufficio, ecc.).

Ricorda che hai due tipi di costi: fissi e variabili. I primi – tra cui affitto, assicurazione e utenze – sono facili da prevedere, perché rimangono abbastanza stabili su base annua.

I costi variabili sono più difficili da prevedere – si tratta delle spese irregolari, come i pagamenti dei materiali e persino dei veicoli – che sono una spesa importante, ma non frequente. È utile prendere in considerazione i costi variabili passati ed eseguire un'analisi delle tendenze per vedere come sono cresciuti anno dopo anno.

Un'altra opzione è l'utilizzo di un software che supporta un formato non foglio di calcolo per il budgeting delle spese. App come Money Dashboard e PocketSmith proietteranno automaticamente anche le spese future dalla tua spesa attuale.

4. Conto per il cambiamento

Sebbene sia positivo provare a prevedere il futuro, è importante rendersi conto che le previsioni diventano meno accurate man mano che si va avanti nel tempo, quindi dovrai rivedere regolarmente il tuo budget per mantenerlo accurato.

Gli esperti affermano che mentre l'intervallo tra i budget dipende in realtà dalle dimensioni e dalla natura della tua attività, è importante controllarlo regolarmente per determinare se è necessario modificarlo. Dovrai eseguire i passaggi precedenti ogni volta per assicurarti che tutte le tue cifre siano ancora corrette, apportando le modifiche necessarie.

Per una piccola impresa, un budget ogni tre o sei mesi è suggerito come ragionevole. Non dimenticare che un budget è anche un impegno e rappresenta un percorso per garantire le finanze, quindi devi cercare di rispettarlo il più fedelmente possibile.

5. Sii disciplinato con il tuo budget

Questo porta a un punto importante: devi essere disciplinato e imparare a tenere sotto controllo le tue spese, per assicurarti che le tue finanze siano in buone condizioni. Ciò significa utilizzare il budget come un modo per frenare le spese e come impegno a pagare le bollette.

Ciò significa la fine degli acquisti d'impulso, per quanto attraenti possano sembrare. Se la spesa non è stata pianificata nel budget e non è strettamente necessaria, dovrebbe essere rinviata alla successiva revisione del budget.

Stabilisci ricompense per rendere questa disciplina più accettabile, come un viaggio o una modesta somma da spendere per te stesso se raggiungi i tuoi obiettivi; allo stesso modo, introduci una penalità se la tua disciplina finisce per mancare.

Conclusione

Per qualsiasi piccola impresa, creare un budget accurato in cui vivere è la chiave del successo. Non devi nemmeno essere un estremo smascheratore di soldi, basta adottare alcuni passaggi chiave nella pianificazione del tuo budget. Per arrivare a questa fase, dovresti:

1. Elabora i dettagli del tuo budget, cioè entrate e uscite
2. Determina il tuo reddito netto attuale
3. Conto per entrate e spese future
4. Conto per il cambiamento
5. Sii disciplinato e segui il tuo budget!

Qual è stato il più grande punto dolente nella pianificazione delle proprie entrate e spese? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto!