Czy Twoja agencja rozlicza klientów we właściwy sposób?

Jeśli jesteś jak większość agencji, otrzymywanie zapłaty od klientów zawsze wydaje się wygraną, a ponadto utrzymuje światło, a zespół działa i koncentruje się. Ale tak wiele kwestii związanych z procesem rozliczeń i fakturowania może być stresujące. W rzeczywistości, zrobiony niepoprawnie, jest to mylący i niezręczny proces dla Ciebie i Twojego klienta. Jest to również prawdopodobnie najważniejszy krok w pracy z klientem – nie tylko w celu zapewnienia terminowej zapłaty, ale także jako sposób na budowanie profesjonalizmu i budowanie pozytywnych, długoterminowych relacji z klientem. Pokażemy Ci, co możesz zrobić już dziś, aby zamienić bolesny proces rozliczeniowy w strategiczną przewagę, która zapewni wspaniałe wrażenia dla Twoich klientów — i Twojej agencji.

1. Unikaj niespodzianek z jasnymi oczekiwaniami

Nic nie obciąża relacji z klientem bardziej niż wtedy, gdy klient przychodzi do Ciebie i pyta: „Co się dzieje z tą fakturą?” To jedno pytanie może wywołać panikę i wątpliwości: Czy było więcej niż się spodziewali? Wcześniej niż się spodziewali? przedmioty/usługi i opłaty, których się nie spodziewali Klienci kwestionujący Twoją fakturę mogą zabić wszystkie dobre uczucia związane z pozyskaniem nowego klienta.

Kluczem jest tutaj poświęcenie czasu na ustalenie jasnych, szczegółowych szacunków i zakresów pracy oraz zaangażowanie klienta już na starcie.

Po uzgodnieniu z klientem warunków, zakresu i usług lub towarów, które będziesz świadczyć, zapisz wszystko w umowie, w której wyszczególnione są kluczowe wyniki i daty. Poproś klienta o sprawdzenie i podpisanie, a następnie poproś kogoś z Twojej agencji, aby to sprawdził, aby upewnić się, że zaznaczyłeś wszystkie swoje „i” i przekreśliłeś wszystkie.

2. Spraw, aby płatność była łatwa i dostosowana do każdego klienta

Korzystaj z usługi rozliczeniowej opartej na chmurze

To najłatwiejszy sposób, aby upewnić się, że wszyscy wiedzą, gdzie znajdują się ich faktury. Klienci nie będą musieli przeszukiwać stosu e-maili ani próbować otwierać plików, do których nie mają dostępu, ponieważ nie mają odpowiedniego oprogramowania. Usługa rozliczeniowa w chmurze, taka jak Hiveage, oznacza, że ​​klienci mogą uzyskać dostęp do faktur w dowolnym miejscu i czasie, kiedy ich potrzebują.

Oprogramowanie w chmurze oznacza również, że klienci zawsze będą mieli dostęp do starych faktur. Może to być pomocne w czasie podatkowym i pomaga budować relacje zaufania z klientami. Dobrze jest również, aby cała agencja mogła śledzić wszystkie finanse w jednym miejscu.

Uwzględnij proste opcje płatności

Każdy Twój kontakt z klientami to szansa na zrobienie wielkiego wrażenia. Upewnij się, że współpraca z Tobą jest łatwa, a oni będą wracać.

• Daj możliwość płatności jednym kliknięciem z wieloma metodami płatności. Jeśli sprawisz, że otrzymywanie płatności jest tak proste, jak kliknięcie przycisku, zajęci klienci będą bardziej skłonni zapłacić fakturę, gdy dotrze ona do ich skrzynki odbiorczej. Im jest to trudniejsze, tym dłużej będą to odkładać.
• Skonfiguruj automatyczne wpłaty dla e-Przelewów , aby uniknąć konieczności tworzenia i wysyłania haseł/pytań bezpieczeństwa.
• Konsoliduj tyle, ile możesz. Jako agencja możesz mieć wiele zespołów pracujących nad wieloma projektami dla jednego klienta. Skontaktuj się z klientem, aby upewnić się, że rozliczasz go tak, jak życzy sobie on i jego dział finansowy, ale zawsze, gdy to możliwe, skonsoliduj jedną fakturę. Pamiętaj, aby podać jasny podział pracy i uniknąć wielokrotnych rozliczeń, jeśli możesz.
• Oferuj płatności częściowe. Elastyczność fakturowania etapami jest kluczowa dla klientów, niezależnie od tego, czy otrzymujesz depozyt, pracujesz nad projektami na dużą skalę, czy z powodów finansowych klientów: możliwość dostosowania się do klientów pokazuje im, że jesteś w tym razem.
• Korzystaj z elastycznych metod płatności: upewnij się, że możesz przyjmować wiele rodzajów płatności i wiele walut, aby ułatwić obsługę międzynarodowym klientom.

Profesjonalne rozliczenia wykraczają poza sposób, w jaki klienci płacą – liczy się również sposób prezentacji rachunku.

Skorzystaj z profesjonalnego szablonu, który zawiera system numeracji, zawiera przejrzysty podział stawki i usług, zawiera warunki płatności (należne przy odbiorze, za 30 dni itd.), opłaty za zwłokę i metodę płatności.

3. Spraw, aby Twój proces rozliczeniowy działał dla Ciebie i Twoich klientów

Przypomnij sobie swoje najgorsze doświadczenia związane z obsługą klienta: być może próbowałeś poradzić sobie z dostawcą Internetu lub telefonii, spędzając godziny na telefonie tylko po to, by jedna osoba powiedziała ci coś innego, a ktoś inny. Po tym wszystkim problem nie został rozwiązany i trzeba było oddzwonić innym razem tylko po to, by otrzymać zupełnie inną odpowiedź. Tak wiele z tego można by rozwiązać poprzez jasną komunikację i wyeliminowanie możliwości popełnienia błędu ludzkiego.

Korzystanie z usługi fakturowania w chmurze oznacza, że ​​możesz zautomatyzować prawie każdy krok.

• Zautomatyzuj swój okres rozliczeniowy. Proces wysyłania faktur może być czasochłonny — śledzenie wiadomości e-mail, zapewnienie odpowiedniego okresu rozliczeniowego dla każdego klienta itp., zwłaszcza jeśli masz dużo faktur do wysłania. Zaoszczędź dużo czasu, korzystając z oprogramowania do fakturowania, które pozwala raz skonfigurować, a następnie zautomatyzować cały proces. Ponadto Twój klient będzie miał spokój ducha, wiedząc dokładnie, kiedy oczekiwać faktury — zwłaszcza jeśli jest stałym klientem.
• Wysyłaj automatyczne uzupełnienia. Oszczędzaj czas i energię, tworząc automatyczne przypomnienia o zaległych fakturach. Ujednolicenie tych wiadomości e-mail oznacza również, że zawsze będą profesjonalne — nawet jeśli denerwują Cię opóźnienia w płatnościach.
• Skonfiguruj automatyczne rozliczenia cykliczne. Po zachwyceniu swoich klientów i otrzymaniu zaliczki lub powtarzającej się umowy, ułatw sobie sprawę dzięki cyklicznym rozliczeniom. Zapewnia to również, że zawsze wystawiasz faktury we właściwym okresie rozliczeniowym. Tak jak nie powinieneś pracować nad śledzeniem płatności, Twoi klienci nie powinni wykonywać dodatkowej pracy, aby Ci zapłacić.
• Wysyłaj automatyczne pokwitowania płatności. Podobnie jak w przypadku powyższych wskazówek, pozwala to zaoszczędzić czas i lepiej zautomatyzować przepływ pracy, dzięki czemu nie trzeba ręcznie wysyłać potwierdzeń. Pomaga również budować świetne relacje z klientami i daje im pokwitowanie transakcji do ich ewidencji. Możesz nawet spersonalizować to za pomocą ciepłej wiadomości, aby dalej budować swoją relację i dać im do zrozumienia, że ​​doceniasz ich biznes.

Użyj rozliczeń, aby wzmocnić relacje z klientami

Koniec końców musisz otrzymać zapłatę za swoją pracę. Ale proces rozliczeniowy to znacznie więcej niż transakcja, a sprytne agencje wykorzystują każdą okazję, by zaimponować. Wkładasz dużo pracy, aby zdobyć klientów, a ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest zepsucie relacji przez coś w rodzaju niechlujnego procesu rozliczeniowego. Chcesz, aby klienci postrzegali współpracę z Tobą jako coś, co ułatwia im życie – a nie jako kłopot – i dotyczy to każdego aspektu Twojego związku.

Małe szczegóły sumują się. Jasno i otwarcie od samego początku, poświęcając czas na przeprowadzenie klienta przez cały proces i pokazując mu dokładnie, za co (i ile) płaci, a także ułatwiając im płacenie wszystkim za zademonstrowanie swoich profesjonalizm i dodać do wspaniałego doświadczenia klienta. A odpowiednie oprogramowanie do fakturowania może sprawić, że cały proces będzie bezbolesny, dzięki czemu rozliczanie będzie tak samo płynne dla Ciebie, jak dla Twoich klientów.