Um plano para coordenar receitas e despesas em 5 etapas

O Sr. Micawber acertou em David Copperfield, de Dickens: “Rendimento anual de vinte libras, despesas anuais dezenove libras, dezenove e seis – resultado, felicidade. Renda anual de vinte libras, despesa anual de vinte libras, nada e seis – resultado, miséria.”

Não é apenas a família Micawber que precisa prestar atenção a essas sábias palavras: o orçamento é fundamental para uma pequena empresa. Pode ser (e muitas vezes é) a diferença entre o sucesso e o fracasso.

No entanto, o orçamento parece uma atividade secundária para uma pequena organização – com tantas outras coisas a fazer, do marketing ao planejamento e execução, é difícil adicionar uma disciplina extra! Mas é uma disciplina sem a qual você definitivamente não pode sobreviver.

Neste post, nos aprofundamos em cinco etapas fáceis para garantir que sua empresa permaneça em uma base financeira sólida. Vamos dar uma olhada!

1. Calcule os detalhes do orçamento

Para definir um orçamento, primeiro você precisa conhecer detalhadamente suas receitas e despesas. Não adianta dividir as despesas sem ter ideia de para onde o dinheiro realmente vai, ou ter apenas uma vaga ideia de quanto dinheiro está entrando.

Você precisa saber os valores recebidos e para quem os pagamentos serão feitos. Para fazer isso, acompanhe tudo o que você gasta ao longo de vários meses. Isso significa coletar seus extratos bancários e de cartão de crédito e acompanhar quaisquer pagamentos adicionais em dinheiro à medida que são feitos. Aliás, Hiveage é uma ótima ferramenta para rastrear faturas e pagamentos!

Não se esqueça de incluir todas as despesas, em vez de apenas categorias gerais – por exemplo, Suprimentos precisaria incluir itens menores, como material de escritório e outros elementos pequenos, mas importantes. Da mesma forma, as despesas do carro teriam que incluir todos os gastos com manutenção, gasolina, seguro e impostos.

Para uma empresa que pode ter receitas e despesas irregulares, ser capaz de calcular a média desses valores ao longo de um ano seria extremamente útil. Você pode usar o Microsoft Excel ou o Google Sheets para criar planilhas de despesas e receitas. Aplicativos de rastreamento de despesas, como o Expensify, são uma maneira prática de transcrever recibos em papel em um relatório organizado.

2. Determine seu lucro líquido

É importante saber o que você está realmente obtendo como lucro (sua renda líquida), em vez de apenas o valor principal (sua renda bruta). Para fazer isso, você precisará calcular sua renda derivada do acima exercício e, em seguida, subtraia seu gasto total. Não se esqueça de incluir despesas como seguro de saúde, pagamentos de empréstimos, aluguel ou hipoteca, etc.

Depois de comparar suas receitas com as despesas incorridas, você terá uma demonstração de resultados. Obviamente, isso é retrospectivo – apenas informa quanto você ganhou no passado, não quanto a empresa ganhará no futuro.

Mas o que ele fará, mais importante, é dizer se sua empresa está tendo lucro ou prejuízo – se for o último, você terá que revisar suas despesas e descobrir quais reduzir para voltar ao equilíbrio. Para fazer isso, descubra quais são seus custos não essenciais e veja onde você pode reduzir para voltar ao preto.

3. Conta para Receitas e Despesas Futuras

Em seguida, você precisa projetar seus valores brutos de receita e despesas para ter uma ideia da receita futura. Você terá que basear os critérios em suas informações existentes, fatorando-as usando ferramentas como a inflação anual atual e prevista e as taxas de juros como guias.

Defina metas adequadas, porém realistas, com base em sua capacidade, custos de suprimentos e planos de expansão. Você terá que incluir quaisquer investimentos previstos, como orçamentos de marketing e investimentos em ativos (impressoras, TI, móveis de escritório, etc.).

Lembre-se que você tem dois tipos de custos – fixos e variáveis. Os primeiros – incluindo aluguel, seguro e serviços públicos – são fáceis de prever, porque permanecem bastante estáveis ​​anualmente.

Os custos variáveis ​​são mais difíceis de prever – são os gastos irregulares, como pagamentos de materiais e até veículos – que são uma despesa importante, mas não frequente. É útil analisar os custos variáveis ​​anteriores e fazer algumas análises de tendências para ver como eles cresceram ano após ano.

Usar um software que suporte um formato sem planilha para orçamento de despesas é outra opção. Aplicativos como o Money Dashboard e o PocketSmith também projetarão automaticamente as despesas futuras de seus gastos atuais.

4. Conta para Mudança

Embora seja bom tentar prever o futuro, é importante perceber que as previsões se tornam menos precisas à medida que avança no tempo, portanto, você terá que revisar seu orçamento regularmente para mantê-lo preciso.

Especialistas dizem que, embora o intervalo entre os orçamentos realmente dependa do tamanho e da natureza do seu negócio, é importante verificar regularmente para determinar se ele precisa ser ajustado. Você precisará seguir as etapas acima todas as vezes para garantir que todos os seus números ainda estejam corretos, fazendo os ajustes necessários.

Para uma pequena empresa, um orçamento a cada três a seis meses é sugerido como razoável. Não se esqueça de que um orçamento também é um compromisso e representa um caminho para garantir as finanças – então você deve tentar cumpri-lo o mais próximo possível.

5. Seja disciplinado com seu orçamento

Isso leva a um ponto importante – você precisa ser disciplinado e aprender a controlar seus gastos, para garantir que suas finanças estejam em boa forma. Isso significa usar o orçamento como forma de controlar suas despesas e como um compromisso de pagar suas contas.

Isso significa o fim das compras por impulso, por mais atraentes que possam parecer. Se os gastos não foram planejados no orçamento e não são estritamente necessários, devem ser adiados até a próxima revisão do orçamento.

Defina recompensas para tornar essa disciplina mais aceitável, como uma viagem ou uma quantia modesta para gastar consigo mesmo se você atingir seus objetivos – da mesma forma, introduza uma penalidade se sua disciplina acabar falhando.

Conclusão

Para qualquer pequena empresa, criar um orçamento preciso com o qual você possa viver é a chave para o sucesso. Você também não precisa ser um avarento extremo – apenas adote algumas etapas importantes no planejamento de seu orçamento. Para chegar a esta fase, você deve:

1. Elaborar os detalhes do seu orçamento, ou seja, receitas e despesas
2. Determine seu lucro líquido atual
3. Contabilizar receitas e despesas futuras
4. Conta para alteração
5. Seja disciplinado e siga seu orçamento!

Qual foi o maior ponto de dor no planejamento de suas próprias receitas e despesas? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo!