Le 8 migliori soluzioni software per la gestione degli eventi per il 2022

Con tutte le responsabilità della gestione di un evento, come dovresti destreggiarli tutti senza schiantarsi e bruciarsi?

Budget, pianificazione e marketing di un evento, oltre a gestire i suoi partecipanti, sono solo alcuni dei tanti lavori che compongono questo complesso lavoro.

In qualità di manager di eventi, devi coprire tutti questi lavori tenendo d'occhio anche i membri del personale e i fornitori. Se solo ci fosse uno strumento per rendere tutto più semplice. Ma aspetta, c'è . Si chiama software di gestione degli eventi. Le funzionalità di questa piattaforma digitale semplificano tutte le aree della gestione degli eventi. La domanda è: quale ti farà risparmiare tempo e spuntare tutte le tue caselle? Non guardare oltre il seguente elenco di soluzioni.

Le nostre migliori scelte

1. Connecteam : il miglior software all-in-one per la gestione degli eventi

2. Eventzilla – Ottimo per le conferenze virtuali

3. Eventbrite – Buono per la gestione della registrazione

Cosa cercare nel software di gestione degli eventi

Ecco alcune delle caratteristiche tipiche a cui prestare attenzione quando si sceglie il software ideale per la gestione degli eventi:

• Gestione della sede : la possibilità di prenotare lo spazio/le stanze della sede e di gestire le planimetrie di tavoli, cabine e piani, ecc.
• Programmazione degli eventi : utilizzo di un calendario digitale per pianificare, gestire e tenere traccia di prenotazioni, eventi e prenotazioni.
• Gestione dei fornitori : comunicare con ristoratori, tecnici e bidelli, nonché gestire i loro budget e altre informazioni importanti sui fornitori.
• Funzionalità di gestione dei partecipanti : la possibilità di gestire il recupero dei lead e di ricevere/memorizzare informazioni sui partecipanti, come preferenze alimentari, dettagli di contatto, stato VIP, ecc.
• Rapporti e analisi : essere in grado di tenere traccia delle entrate e delle spese degli eventi a fini contabili, nonché del coinvolgimento dei social media e degli annunci di eventi.
• Biglietteria : la possibilità di gestire, vendere e condividere biglietti per eventi.

Abbiamo utilizzato questi fattori per mettere insieme un elenco delle migliori soluzioni software di gestione degli eventi sul mercato in questo momento. Dai un'occhiata qui sotto.

Le 8 migliori soluzioni software per la gestione degli eventi per il 2022

Il miglior software all-in-one per la gestione degli eventi

Piattaforme: Web, iOS, Android
Voto Capterra: 4.8

Connecteam è il software di gestione degli eventi perfetto per tenere traccia del personale dell'evento in tutte le sedi. Questa soluzione all-in-one semplifica ogni area della gestione dei dipendenti. Hai tutti i tuoi strumenti di pianificazione, monitoraggio del tempo, comunicazione e reportistica (e altro ancora) a portata di mano. Con Connecteam puoi:

• Pianifica facilmente il personale dell'evento : con una semplice interfaccia utente, un calendario drag-and-drop e la possibilità di creare modelli di turni, puoi dedicare meno tempo alla pianificazione dei dipendenti e più tempo in altre aree aziendali.
• Comunica in modo efficiente : invia aggiornamenti importanti e coinvolgenti a tutto il team dell'evento, mantenendo tutti allineati sulle informazioni più recenti. I dipendenti possono comunicare tra loro, sia in 1:1 che nelle chat del team dei dipendenti. Inoltre, raggiungi i singoli dipendenti e fornitori da una directory sfogliabile.
• Tieni traccia dell'orario di lavoro dei dipendenti : assicurati che ogni dipendente sia dove dovrebbe essere con un orologio GPS di localizzazione che può entrare e uscire dal dispositivo mobile. Applica un geofence alla posizione del tuo evento, assicurandoti che i dipendenti entrino e escano dal loro posto di lavoro. Converti le ore in schede attività ed esportale per il libro paga.
• Segnala ogni singolo lavoro da qualsiasi luogo : sbarazzati di carta e penna e offri ai dipendenti uno strumento digitale per compilare moduli ed elenchi di controllo per ogni lavoro. Possono compilare moduli d'ordine uniformi, rapporti di manutenzione delle apparecchiature, liste di controllo per la pulizia e altro, da qualsiasi luogo.
• Integra il nuovo personale dell'evento : rendi operativi i tuoi nuovi assunti con corsi di formazione dei dipendenti completamente personalizzabili. Fornire manuali per i dipendenti, protocolli di eventi e linee guida in modo che i dipendenti sappiano esattamente come svolgere il proprio lavoro.
• Nota: sebbene le sue versioni desktop e mobile non assistano esplicitamente gli utenti nella gestione dei partecipanti all'evento, Connecteam è la scelta ideale per gestire i dipendenti dell'evento e comunicare con i fornitori.

Caratteristiche principali

• Programmazione del personale dell'evento

• 1:1 e chat di gruppo

• Rapporti di lavoro personalizzati

• Gestione dei compiti

• Tracciamento del tempo GPS

• La formazione dei dipendenti

Pro e contro

• Soluzione all-in-one per la gestione dei dipendenti

• Facile da usare e attraente

• Soluzione conveniente

• Assistenza clienti eccellente

• Integrazioni in sviluppo

Prezzo

Il software per la gestione del personale degli eventi di Connecteam è facilmente la soluzione più conveniente: nessun pagamento per ogni utente, ma una tariffa mensile fissa a partire da soli $ 29/mese per un massimo di 30 utenti. Oppure puoi iniziare con il piano software gratuito per la gestione degli eventi dopo che la tua prova gratuita di 14 giorni è scaduta.

Va bene per : conferenza virtuale

Piattaforme: Web, iOS, Android

Voto Capterra: 4.4

Eventzilla è una soluzione software all-in-one per la gestione degli eventi che gli amministratori possono utilizzare per il marketing degli eventi e la gestione delle registrazioni. Gli amministratori possono creare siti Web con il nome e la voce del loro marchio per i loro eventi ed è una soluzione ideale per coinvolgere potenziali partecipanti.

Gli utenti hanno una piattaforma intuitiva e piacevole alla vista, insieme a un menu di navigazione facile da usare. I partecipanti hanno facile accesso all'app mobile e non hanno nemmeno bisogno di creare un account Eventzilla per usarla.

Le funzionalità di Eventzilla sono diverse quando si tratta di registrazione di eventi. Gli amministratori possono automatizzare sia le approvazioni che le liste d'attesa e gli utenti possono usufruire delle opzioni self-service. Da qui, possono registrarsi, modificare, annullare, ottenere rimborsi e altro ancora.

Uno dei principali punti di forza di Eventzilla è che è gratuito per le aziende che organizzano eventi gratuiti. Per coloro che vendono biglietti per eventi, Eventzilla è anche una scelta degna in quanto possono gestire i propri eventi in modo efficiente. Ciò include la promozione di eventi online e l'elaborazione di pagamenti con carta di credito.

Caratteristiche principali:

• Configurazione dell'evento

• Marcatura di eventi

• Gestione delle iscrizioni

• Processo di pagamento

Pro e contro

• Registrazione e biglietteria facili da monitorare

• Molto facile da usare

• Funzionalità di personalizzazione limitate

• Non la più ampia gamma di integrazioni

Prezzo :

• Il piano di base costa $ 1,50 per registrazione.

• Prova gratuita? sì

• Piano gratuito? sì

Va bene per : Gestione delle registrazioni

Piattaforme: Web, iOS, Android

Voto Capterra: 4.6

Eventbrite è probabilmente il software di pianificazione di eventi e biglietteria più popolare, utilizzato da molte persone diverse nel settore degli eventi. Copre la necessità di vari tipi di progetti di gestione degli eventi, da piccoli incontri a grandi concerti. Il software di gestione degli eventi Eventbrite aiuta le aziende a organizzare e vendere biglietti per eventi online, aiutando le persone a scoprire eventi che alimentano le loro passioni e registrarsi online per salvare i loro posti.

Caratteristiche principali:

• Gestione badge

• Convegni/Convenzioni

• Gestione espositori/fornitori

• Promozione sui social media

• Sondaggi e feedback

• biglietteria

Pro e contro

• Funzioni facili da usare e chiare

• Veloce da configurare

• Soluzione costosa

• Può essere difficile da integrare con altre soluzioni

Prezzo

• Il piano essenziale di Eventbrite inizia con una commissione del 2% + $ 0,79 per le transazioni effettuate tramite la piattaforma.

• Prova gratuita? No

• Piano gratuito? sì

Ideale per : agenzie creative

Piattaforme: Web, iOS, Android

Voto Capterra: 4.5

Bizzabo è un toolkit di soluzioni software per la pianificazione di eventi che combina le funzionalità di un software di gestione dei progetti, un pianificatore di eventi e un sistema CRM. Bizzabo è mirato alla pianificazione e alla gestione di eventi più grandi con molte persone coinvolte e livelli di dipendenze lavorative. Questo software di gestione degli eventi fornisce inoltre agli organizzatori una piattaforma per commercializzare e promuovere eventi, il che lo rende un ottimo strumento per la vendita di biglietti o iniziative di raccolta fondi e altri eventi senza scopo di lucro.

Gli organizzatori di eventi possono trovare tutto ciò di cui hanno bisogno per semplificare la distribuzione dei biglietti e la collaborazione del team.

Caratteristiche principali:

• Gestione dei partecipanti

• Gestione badge

• Gestione dei clienti

• Gestione delle iscrizioni

• Promozione sociale

• Gestione dei relatori

Pro e contro

• Interfaccia attraente e facile da usare

• Include video di formazione per gli utenti

• Mancanza di personalizzazione

• Mancano alcune caratteristiche di base

Prezzo

• Contatta i rappresentanti di Bizzabo per preventivi personalizzati.

• Prova gratuita? sì

• Piano gratuito? No

Ideale per : marketing di eventi

Piattaforme: Web, iOS, Android

Voto Capterra: 4.8

Un software multitool per gestire eventi virtuali, di persona o ibridi.

Whova è una soluzione software per la gestione degli eventi multi-strumento progettata per gestire senza problemi eventi virtuali, di persona o ibridi dall'inizio alla fine all'interno di un unico sistema. Puoi utilizzare tutte queste diverse funzionalità o selezionare determinate funzionalità in base alle tue esigenze. Questa piattaforma di pianificazione di eventi funziona anche come un software di gestione degli eventi virtuali e un'app per conferenze, a seconda di ciò per cui ne hai bisogno. La piattaforma combina strumenti di gestione logistica, software di gestione degli eventi e soluzioni di coinvolgimento di partecipanti ed espositori in un unico pacchetto.

Caratteristiche principali:

• Strumenti di gestione della logistica

• Software per la gestione delle conferenze Soluzioni per il coinvolgimento dei partecipanti e degli espositori

• Iscrizione all'evento

• Marketing per eventi

• Creazione sito web per eventi

• Gestione dell'agenda

Pro e contro

• Facile da installare e configurare

• Interfaccia utente attraente

• Gli utenti possono avere difficoltà ad accedere agli eventi

• Nessun tutorial per l'utente incluso

  

Prezzo

• Contatta i rappresentanti Whova per preventivi personalizzati.

• Prova gratuita? No

• Piano gratuito? No

Buono per : ONG

Piattaforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac

Voto Capterra: 4.9

Eventilla è un software di gestione degli eventi per la creazione di landing page di eventi con marchio e personalizzate, la creazione e la raccolta di moduli di registrazione, pagamenti e report dei partecipanti, messaggistica del marchio programmata e mirata. Lo strumento Eventilla è adatto per eventi live o online e consente l'utilizzo del proprio gateway di pagamento, senza costi per biglietto.

Caratteristiche principali:

• Pagine di eventi

• Iscrizioni

• Pagamenti e biglietteria

• Gestione ingressi

• Feedback e rapporti

• Comunicazione

Pro e contro

• Interfaccia utente semplice e attraente

• Ampia gamma di funzioni e caratteristiche

• Ci vuole tempo per imparare il processo di invito

• Soluzione costosa

Prezzo

• Il prezzo di Eventilla parte da $ 290,00 al mese.

• Prova gratuita? No

• Piano gratuito? sì

Buono per : collaborazione di squadra

Piattaforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac

Voto Capterra: 4.1

Bitrix24 è nato come una pura soluzione di fatturazione, ma molte aziende lo utilizzano come software di pianificazione di eventi poiché viene fornito con tutti gli strumenti necessari per il lavoro. C'è una parte CRM e gestione clienti che ti consente di creare preventivi e fatture, inviare e-mail e gestire i fornitori. Puoi condividere calendari che ti consentono di programmare e prenotare più sedi. C'è anche una funzione di gestione degli eventi in questo software, che gli organizzatori usano per gestire le squadre di terra e assegnare loro compiti.

Caratteristiche principali:

• Gestione del cliente

• Preventivi e fatturazione

• Calendari condivisi

• Marketing via email

• Gestione delle attività di gruppo

Pro e contro

• Facilmente personalizzabile

• Richiede molto tempo per l'installazione

• Esperienza utente scadente

• Difficile caricare file di grandi dimensioni

Prezzo

• I piani a pagamento partono da $ 19 al mese per gli imprenditori solisti.

• Prova gratuita? sì

• Piano gratuito? sì

Va bene per : Istituzioni educative

Piattaforme: completamente web-based

Voto Capterra: 4.4

Planning Pod è un software di gestione degli eventi composto da alcuni strumenti utili per la pianificazione degli eventi. Da un'unica posizione, avrai accesso a strumenti per la gestione dei partecipanti, la produttività, la collaborazione in team, la gestione aziendale e la personalizzazione.

Puoi organizzare i posti a sedere, registrare gli ospiti, creare siti Web di eventi e gestire un elenco di invitati. Puoi anche creare pianificazioni, budget, elenchi di cose da fare, calendari... l'elenco potrebbe continuare. Se pianifichi costantemente grandi eventi, Planning Pod potrebbe essere il tuo assistente virtuale personale.

Caratteristiche principali:

• Gestione del locale

• Gestione dei partecipanti

• Fatturazione e fatturazione

• Gestione dei contratti

• Gestione clienti

• Gestione di eventi

Pro e contro

• Molto facile da usare

• L'onboarding è rapido e semplice

• Mancanza di funzionalità di personalizzazione

• La sincronizzazione del calendario non funziona correttamente

Prezzo

• Il prezzo del Pod di pianificazione parte da $ 99,00 al mese.

• Prova gratuita? sì

• Piano gratuito? No

Va bene per : Organizzazioni turistiche

Piattaforme: solo basate sul Web

Voto Capterra: 4.4

Localist è un semplice calendario di eventi progettato per aumentare la partecipazione agli eventi aumentando la consapevolezza e migliorando la scoperta da parte del pubblico del tuo evento. Utilizzando l'app, puoi creare un calendario interattivo per il tuo evento e quindi pubblicarlo affinché il mondo lo veda. Localist abbina il marchio del tuo sito web e utilizza le pagine di destinazione per aumentare le conversioni.

L'organizzatore di eventi Localist si collega a Facebook, consentendo ai potenziali partecipanti di selezionare "Sono interessato" per il tuo evento e di visualizzare tutti gli altri partecipanti.

Caratteristiche principali:

• Gestione dei contenuti

• Gestione di eventi

• Integrazione con i social media

Pro e contro

• Altamente personalizzabile

• Facile da addestrare e configurare gli utenti

• Manca integrazioni software

• Incline a problemi e crash

Prezzo

• Il prezzo di Localist parte da $ 800,00 al mese.

• Prova gratuita? No

• Piano gratuito? No

Che cos'è il software di gestione degli eventi?

Il software di gestione degli eventi è abbastanza autoesplicativo, in quanto è un software progettato per aiutare i gestori di eventi a gestire aree specifiche (a volte tutte) delle loro operazioni quotidiane.

Questi includono la registrazione, l'emissione di biglietti, la pianificazione, la fatturazione e altro ancora. Alcune piattaforme software di gestione degli eventi funzionano come soluzioni all-in-one, il che significa che possono assistere i gestori in ogni singola fase del loro evento, dall'inizio alla fine.

In ogni caso, queste soluzioni (solitamente basate su cloud) includono funzionalità che consentono ai responsabili dell'evento di gestire il personale coinvolto, sia interno che di fornitori esterni. Possono anche usarlo per interagire con i partecipanti.

Come funziona il software di gestione degli eventi?

Il più delle volte, il software di gestione degli eventi include un back-office online che gli amministratori possono utilizzare dal proprio laptop. Da qui, di solito hanno gli strumenti per gestire i progetti di eventi, dettagliando ogni aspetto della pianificazione.

Oltre a questo, hanno anche capacità di marketing in cui possono comunicare i dettagli dei loro eventi a dipendenti, fornitori e partecipanti.

A proposito, i partecipanti e gli utenti generici hanno spesso accesso a una versione mobile del software, in modo che possano cercare eventi rilevanti, rimanere aggiornati sugli ultimi eventi in corso, indipendentemente dal luogo, e partecipare ufficialmente ai loro eventi scelti.

Il software di gestione degli eventi tende a includere anche pagine di approfondimenti per ciascun evento, in modo che gli amministratori possano misurarne le prestazioni per apportare miglioramenti agli eventi futuri.

I vantaggi del software di gestione degli eventi

Ci sono molti vantaggi che l'utilizzo di una soluzione software di gestione degli eventi può portare alla tua azienda. Come:

• Aumenta il coinvolgimento dei partecipanti : se sei in grado di condividere contenuti relativi agli eventi su più canali con strumenti di comunicazione, ciò significa che puoi vedere esattamente chi è coinvolto con i tuoi contenuti e chi è interessato a partecipare ai tuoi eventi. Significa anche che puoi seguire potenziali contatti e aumentare i tassi di partecipazione tra gli eventi.
• Tutto è automatizzato : indipendentemente dal fatto che tu debba elaborare pagamenti, inviare inviti a eventi o tenere traccia della registrazione per più partecipanti, il software di gestione degli eventi ti consente di farlo con il pilota automatico. Ciò garantisce inoltre che tutti i processi siano accurati e privi di errori umani. Le doppie prenotazioni, i nomi errati e gli errori logistici diventano molto meno probabili.
• Tutto è tracciabile : questo software ti consente di vedere in tempo reale quante persone partecipano agli eventi, chi deve essere ricordato, chi è probabile che parteciperà e chi ha già partecipato e pagato agli eventi.

Quanto costa il software di gestione degli eventi?

Le soluzioni software per la gestione degli eventi variano drasticamente di prezzo a seconda del numero di utenti richiesti e della gamma di funzionalità che includono. E a volte, queste metriche non sono nemmeno fattori nel prezzo.

Alcune delle soluzioni più costose in questo elenco includono Localist ed Eventilla, che costano rispettivamente $ 800 e $ 290 al mese. Le soluzioni software per la gestione degli eventi più convenienti (app gratuite per la gestione degli eventi a parte), includono Eventzilla, che ha un piano tariffario base di $ 1,50 per registrazione.

Ti consigliamo di scegliere la soluzione con la più ampia gamma di funzionalità, ma ti costerà la minima quantità di denaro nel processo. Un buon esempio di questo è Connecteam.

Con un piano tariffario di base di soli $ 29 al mese per i primi 30 utenti, puoi usufruire di tutte le funzionalità di gestione dei dipendenti che questa soluzione all-in-one ha da offrire.

Domande frequenti

Per quali aree di attività posso utilizzare un'app di gestione degli eventi?

Con un'app di gestione degli eventi, puoi:

• Pianifica i programmi degli eventi
• Personalizza il tuo marketing per ogni evento
• Gestisci sia le registrazioni online che i pagamenti
• Gestisci i budget per ogni evento
• Scegli le sedi per ogni evento
• Gestisci le prenotazioni

Quali sono le migliori app per organizzatori di eventi?

Sebbene consideriamo l'elenco di cui sopra di soluzioni di gestione degli eventi le migliori app per organizzatori di eventi oggi sul mercato, ognuna di esse ha la sua gamma unica di funzionalità e punti di forza principali. Devi scegliere quello più adatto alle tue esigenze aziendali.

Di quali competenze hai bisogno per la gestione degli eventi?

Per essere un grande event manager, hai bisogno di quanto segue:

• Interesse e conoscenza per gli eventi
• La capacità di adattarsi ai cambiamenti dell'ultimo minuto
• Capacità organizzative
• Creatività
• Abilità comunicative
• Abilità nel servizio clienti

Conclusione sul software di gestione degli eventi

Non c'è dubbio che le soluzioni software digitali contribuiranno ad aumentare la produttività della gestione dei tuoi eventi (sia per te che per i tuoi dipendenti) e sicuramente ti semplificheranno la vita.

Dalla pianificazione dell'evento e dalla condivisione dell'agenda con il tuo team all'invio di fatture, dalla creazione di liste di controllo digitali al monitoraggio del tempo e molto altro ancora.

Le caratteristiche principali che vuoi vedere nel software per l'industria degli eventi sono:

• Versatilità
• Facilità d'uso
• Accessibilità in movimento
• Personalizzazione
• Accessibilità

Assicurati di esaminare ciascuna delle soluzioni tecnologiche per eventi elencate per scegliere la soluzione migliore per la tua attività.