As 8 principais soluções de software de gerenciamento de eventos para 2022

Com todas as responsabilidades de gerenciar um evento, como você deve lidar com todas elas sem quebrar e queimar?

O orçamento, o planejamento e o marketing de um evento, bem como o gerenciamento de seus participantes, são apenas alguns dos muitos trabalhos que compõem esse trabalho complexo.

Como gerente de eventos, você deve cobrir todos esses trabalhos e, ao mesmo tempo, ficar de olho nos membros da equipe e nos fornecedores. Se ao menos houvesse uma ferramenta para tornar tudo mais fácil. Mas espere, existe . É chamado de software de gerenciamento de eventos. As funcionalidades desta plataforma digital simplificam todas as áreas da gestão de eventos. A questão é: qual deles vai economizar seu tempo e marcar todas as suas caixas? Não procure mais do que a seguinte lista de soluções.

Nossas principais escolhas

1. Connecteam – O melhor software de gerenciamento de eventos tudo-em-um

2. Eventzilla – Bom para conferências virtuais

3. Eventbrite – Bom para gerenciamento de inscrições

O que procurar no software de gerenciamento de eventos

Aqui estão alguns dos recursos típicos a serem observados ao escolher o software de gerenciamento de eventos ideal:

• Gerenciamento de locais: A capacidade de reservar espaço/salas de locais e gerenciar mesas, estandes e plantas baixas, etc.
• Agendamento de eventos : usando um calendário digital para planejar, gerenciar e rastrear reservas, eventos e reservas.
• Gerenciamento de fornecedores : comunique-se com fornecedores, técnicos e zeladores, além de lidar com seus orçamentos e outras informações importantes sobre fornecedores.
• Recursos de gerenciamento de participantes : A capacidade de gerenciar a recuperação de leads e receber/armazenar informações sobre os participantes, como preferências alimentares, detalhes de contato, status VIP, etc.
• Relatórios e análises : Ser capaz de rastrear receitas e despesas de eventos para fins contábeis, bem como mídia social e engajamento de anúncios de eventos.
• Emissão de ingressos: A capacidade de gerenciar, vender e compartilhar ingressos para eventos.

Usamos esses fatores para montar uma lista das melhores soluções de software de gerenciamento de eventos do mercado no momento. Confira-os abaixo.

As 8 principais soluções de software de gerenciamento de eventos para 2022

O melhor software de gerenciamento de eventos tudo-em-um

Plataformas: Web, iOS, Android
Classificação do Capterra: 4,8

Connecteam é o software de gerenciamento de eventos perfeito para acompanhar a equipe do evento em todos os locais. Esta solução tudo-em-um simplifica todas as áreas do gerenciamento de funcionários. Você tem todas as suas ferramentas de agendamento, controle de tempo, comunicação e relatórios (e muito mais) ao seu alcance. Com o Connecteam, você pode:

• Agende a equipe de eventos facilmente : Com uma interface de usuário simples, um calendário de arrastar e soltar e a capacidade de criar modelos de turnos, você pode gastar menos tempo no agendamento de funcionários e mais tempo em outras áreas de negócios.
• Comunique-se com eficiência : envie atualizações importantes e envolventes para toda a equipe do evento, mantendo todos alinhados com as informações mais recentes. Os funcionários podem se comunicar uns com os outros, seja em bate-papos 1:1 ou em equipe de funcionários. Além disso, alcance funcionários e fornecedores individuais a partir de um diretório navegável.
• Acompanhe as horas de trabalho dos funcionários : certifique-se de que todos os funcionários estejam onde deveriam estar com um relógio de ponto de rastreamento por GPS que eles possam marcar no celular. Aplique uma cerca geográfica ao local do seu evento, garantindo que os funcionários entrem e saiam do local de trabalho. Converta horas em planilhas de horas e exporte para folha de pagamento.
• Relate cada trabalho de qualquer lugar : livre-se da caneta e do papel e dê aos funcionários uma ferramenta digital para preencher formulários e listas de verificação para cada trabalho. Eles podem preencher formulários de pedidos uniformes, relatórios de manutenção de equipamentos, listas de verificação de limpeza e muito mais, de qualquer local.
• Nova equipe de eventos a bordo : coloque seus novos contratados em funcionamento com cursos de treinamento de funcionários totalmente personalizáveis. Forneça manuais aos funcionários, protocolos de eventos e diretrizes para que os funcionários saibam exatamente como fazer seu trabalho.
• Observação: embora suas versões para desktop e dispositivos móveis não ajudem explicitamente os usuários no gerenciamento de participantes de eventos, o Connecteam é a escolha ideal para gerenciar funcionários de eventos e se comunicar com fornecedores.

Características principais

• Agendamento da equipe do evento

• 1:1 e bate-papo em grupo

• Relatórios de trabalho personalizados

• Gerenciamento de tarefas

• GPS de rastreamento de tempo

• Treinamento de funcionário

Prós e contras

• Solução completa de gestão de funcionários

• Fácil de usar e atraente

• Solução acessível

• Suporte ao cliente superior

• Integrações em desenvolvimento

Preços

O software de gerenciamento de equipe de eventos da Connecteam é facilmente a solução mais acessível: sem pagar para cada usuário, mas com uma taxa mensal fixa a partir de apenas US$ 29/mês para até 30 usuários. Ou você pode começar com o plano de software de gerenciamento de eventos gratuito após o término da avaliação gratuita de 14 dias.

Bom para : Conferência virtual

Plataformas: Web, iOS, Android

Classificação do Capterra: 4,4

Eventzilla é uma solução de software de gerenciamento de eventos tudo-em-um que os administradores podem usar para marketing de eventos e gerenciamento de registros. Os administradores podem criar sites com o nome e a voz de sua marca para seus eventos, e é uma solução ideal para atrair participantes em potencial.

Os usuários têm uma plataforma intuitiva e agradável aos olhos, além de um menu de navegação fácil de usar. Os participantes têm acesso fácil ao aplicativo móvel e nem precisam criar uma conta Eventzilla para usá-lo.

Os recursos do Eventzilla são diversos quando se trata de registro de eventos. Os administradores podem automatizar tanto as aprovações quanto as listas de espera, e os usuários podem aproveitar as opções de autoatendimento. A partir daqui, eles podem se registrar, editar, cancelar, obter reembolsos e muito mais.

Um dos principais pontos fortes do Eventzilla é que ele é gratuito para empresas que organizam eventos gratuitos. Para quem está vendendo ingressos para eventos, o Eventzilla também é uma escolha digna, pois pode gerenciar seus eventos com eficiência. Isso inclui promover eventos online e processar pagamentos com cartão de crédito.

Características principais:

• Configuração do evento

• Marcação de eventos

• Gerenciamento de registro

• Processo de pagamento

Prós e contras

• Registro e emissão de bilhetes fáceis de rastrear

• Muito amigável

• Recursos de personalização limitados

• Não é a mais ampla gama de integrações

Preço :

• O plano básico custa $ 1,50 por registro.

• Teste grátis? Sim

• Plano gratuito? Sim

Bom para : Gerenciamento de registro

Plataformas: Web, iOS, Android

Classificação do Capterra: 4,6

Eventbrite é provavelmente o software de planejamento e emissão de ingressos mais popular, usado por muitas pessoas diferentes na indústria de eventos. Abrange a necessidade de vários tipos de projetos de gestão de eventos, desde pequenos encontros até grandes shows. O software de gerenciamento de eventos Eventbrite ajuda as empresas a organizar e vender ingressos para eventos online, enquanto ajuda as pessoas a descobrir eventos que alimentam suas paixões e a se registrarem online para economizar seus lugares.

Características principais:

• Gerenciamento de crachás

• Conferências/Convenções

• Gerenciamento de Exposições/Fornecedores

• Promoção de mídia social

• Pesquisas e comentários

• Ticketing

Prós e contras

• Funções fáceis de usar e claras

• Rápido para configurar

• Solução cara

• Pode ser difícil de integrar com outras soluções

Preços

• O plano essencial da Eventbrite começa com uma taxa de 2% + $ 0,79 para as transações feitas através da plataforma.

• Teste grátis? Não

• Plano gratuito? Sim

Bom para : Agências criativas

Plataformas: Web, iOS, Android

Classificação do Capterra: 4,5

Bizzabo é um kit de ferramentas de soluções de software de planejamento de eventos que combina a funcionalidade de um software de gerenciamento de projetos, um planejador de eventos e um sistema de CRM. O Bizzabo é direcionado para planejar e gerenciar eventos maiores com muitas pessoas envolvidas e camadas de dependências de trabalho. Este software de gerenciamento de eventos também fornece aos organizadores uma plataforma para comercializar e promover eventos, o que o torna uma ótima ferramenta para vendas de ingressos ou iniciativas de arrecadação de fundos e outros eventos sem fins lucrativos.

Os organizadores de eventos podem encontrar tudo o que precisam para otimizar a distribuição de ingressos e a colaboração em equipe.

Características principais:

• Gerenciamento de participantes

• Gerenciamento de crachás

• Gestão de clientes

• Gerenciamento de Registro

• Promoção Social

• Gerenciamento de alto-falantes

Prós e contras

• Interface atraente e fácil de usar

• Inclui vídeos de treinamento para usuários

• Falta de customização

• Faltam alguns recursos básicos

Preços

• Entre em contato com os representantes da Bizzabo para cotações de preços personalizadas.

• Teste grátis? Sim

• Plano gratuito? Não

Bom para : Marketing de eventos

Plataformas: Web, iOS, Android

Classificação do Capterra: 4,8

Um software multiferramenta para gerenciar eventos virtuais, presenciais ou híbridos.

Whova é uma solução de software de gerenciamento de eventos com várias ferramentas projetada para gerenciar perfeitamente eventos virtuais, presenciais ou híbridos do início ao fim em um sistema. Você pode usar todos esses recursos diferentes ou selecionar determinadas funcionalidades de acordo com suas necessidades. Essa plataforma de planejamento de eventos também funciona como um software de gerenciamento de eventos virtuais e um aplicativo de conferência, dependendo do que você precisa. A plataforma combina ferramentas de gerenciamento de logística, software de gerenciamento de eventos e soluções de engajamento de participantes e expositores em um único pacote.

Características principais:

• Ferramentas de gestão logística

• Soluções de software de gerenciamento de conferências para participação de participantes e expositores

• Registro do evento

• Marketing de Eventos

• Criação do site do evento

• Gerenciamento de agenda

Prós e contras

• Fácil de instalar e configurar

• Interface de usuário atraente

• Os usuários podem lutar para acessar eventos

• Nenhum tutorial de usuário incluído

  

Preços

• Entre em contato com os representantes da Whova para obter cotações de preços personalizadas.

• Teste grátis? Não

• Plano gratuito? Não

Bom para : ONGs

Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac

Classificação do Capterra: 4,9

Eventilla é um software de gerenciamento de eventos para criar páginas de destino de eventos personalizados e com marca, criando e coletando formulários de inscrição, pagamentos e relatórios de participantes, mensagens de marca programadas e direcionadas. A ferramenta Eventilla é adequada para eventos ao vivo ou online e permite o uso de seu próprio gateway de pagamento, sem taxas por bilhete.

Características principais:

• Páginas de eventos

• Registros

• Pagamentos e emissão de bilhetes

• Gerenciamento de entrada

• Comentários e relatórios

• Comunicação

Prós e contras

• Interface de usuário simples e atraente

• Ampla gama de funções e recursos

• Leva tempo para aprender o processo de convite

• Solução cara

Preços

• Os preços da Eventilla começam em $ 290,00 por mês.

• Teste grátis? Não

• Plano gratuito? Sim

Bom para : Colaboração em equipe

Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac

Classificação do Capterra: 4,1

O Bitrix24 nasceu como uma solução de cobrança pura, mas muitas empresas o utilizam como software de planejamento de eventos, pois vem com todas as ferramentas necessárias para o trabalho. Existe uma parte de CRM e gerenciamento de clientes que permite criar cotações e faturas, enviar e-mails e gerenciar fornecedores. Você pode compartilhar calendários que permitem agendar e reservar vários locais. Há também um recurso de gerenciamento de eventos neste software, que os organizadores usam para gerenciar as equipes de terra e atribuir tarefas para elas.

Características principais:

• Gestão de clientes

• Cotações e faturamento

• Agendas compartilhadas

• Marketing de email

• Gerenciamento de tarefas do grupo

Prós e contras

• Facilmente personalizável

• Demora muito para configurar

• Experiência do usuário ruim

• Difícil carregar arquivos grandes

Preços

• Os planos pagos começam em $ 19 por mês para empreendedores solo.

• Teste grátis? Sim

• Plano gratuito? Sim

Bom para : instituições educacionais

Plataformas: Completamente baseadas na web

Classificação do Capterra: 4,4

O Planning Pod é um software de gerenciamento de eventos que consiste em algumas ferramentas úteis para planejamento de eventos. De um só lugar, você terá acesso a ferramentas para gerenciamento de participantes, produtividade, colaboração em equipe, gerenciamento de negócios e personalização.

Você pode organizar assentos, registrar convidados, criar sites de eventos e gerenciar uma lista de convidados. Você também pode criar agendas, orçamentos, listas de tarefas, calendários… a lista continua. Se você está constantemente planejando grandes eventos, o Planning Pod pode ser seu assistente virtual pessoal.

Características principais:

• Gerenciamento de local

• Gerenciamento de participantes

• Faturamento e faturamento

• Gestão de contratos

• Gestão de Clientes

• Gerenciamento de eventos

Prós e contras

• Muito amigável

• A integração é rápida e simples

• Falta de recursos de personalização

• A sincronização do calendário não funciona corretamente

Preços

• Os preços do Planning Pod começam em US$ 99,00 por mês.

• Teste grátis? Sim

• Plano gratuito? Não

Bom para : Organizações de turismo

Plataformas: Apenas baseado na Web

Classificação do Capterra: 4,4

Localist é um calendário de eventos simples projetado para aumentar a participação em eventos, aumentando a conscientização e melhorando a descoberta do público sobre seu evento. Usando o aplicativo, você pode criar um calendário interativo para seu evento e publicá-lo para o mundo ver. Localist corresponde à marca do seu site e usa páginas de destino para aumentar as conversões.

O planejador de eventos do Localist se conecta ao Facebook, permitindo que os participantes em potencial selecionem "Estou interessado" para o seu evento, bem como vejam todos os outros participantes.

Características principais:

• Gerenciamento de conteúdo

• Gerenciamento de eventos

• Integração de mídias sociais

Prós e contras

• Altamente personalizável

• Fácil de treinar usuários e configurar

• Falta integrações de software

• Propenso a falhas e falhas

Preços

• O preço do Localist começa em $ 800,00 por mês.

• Teste grátis? Não

• Plano gratuito? Não

O que é um software de gerenciamento de eventos?

O software de gerenciamento de eventos é bastante autoexplicativo, pois é um software projetado para ajudar os gerentes de eventos a gerenciar áreas específicas (às vezes todas) de suas operações diárias.

Isso inclui registro, emissão de bilhetes, planejamento, cobrança e muito mais. Algumas plataformas de software de gerenciamento de eventos operam como soluções completas, o que significa que podem ajudar os gerentes em todas as etapas do evento, do início ao fim.

Seja qual for o caso, essas soluções (geralmente baseadas em nuvem) incluem recursos que permitem que os responsáveis ​​pelo evento gerenciem a equipe envolvida, seja interna ou de fornecedores externos. Eles também podem usá-lo para interagir com seus participantes.

Como funciona o software de gerenciamento de eventos?

Na maioria das vezes, o software de gerenciamento de eventos inclui um back-office online que os administradores podem operar em seus laptops. A partir daqui, eles costumam ter as ferramentas para gerenciar projetos de eventos, detalhando todos os aspectos do planejamento.

Além disso, eles também têm recursos de marketing nos quais podem comunicar detalhes de seus eventos a funcionários, fornecedores e participantes.

Falando nisso, os participantes e usuários em geral geralmente têm acesso a uma versão móvel do software, para que possam pesquisar eventos relevantes, manter-se atualizados sobre os últimos acontecimentos, independentemente da localização, e participar oficialmente de seus eventos de sua escolha.

O software de gerenciamento de eventos também costuma incluir páginas de insights para cada evento, para que os administradores possam medir seu desempenho para fazer melhorias em eventos futuros.

Os benefícios do software de gerenciamento de eventos

Há muitos benefícios que o uso de uma solução de software de gerenciamento de eventos pode trazer para o seu negócio. Tal como:

• Aumenta o envolvimento dos participantes : se você puder compartilhar conteúdo relacionado a eventos em vários canais com ferramentas de comunicação, isso significa que você pode ver exatamente quem está interagindo com seu conteúdo e quem está interessado em participar de seus eventos. Isso também significa que você pode acompanhar leads em potencial e aumentar as taxas de participação nos eventos.
• Tudo é automatizado : se você precisa processar pagamentos, enviar convites para eventos ou rastrear inscrições para vários participantes, o software de gerenciamento de eventos permite que você faça isso no piloto automático. Isso também garante que todos os processos sejam precisos e livres de erros humanos. Reservas duplas, nomes com erros ortográficos e erros logísticos tornam-se muito menos prováveis.
• Tudo é rastreável : Este software permite que você veja em tempo real quantas pessoas estão participando de eventos, quem precisa ser lembrado, quem provavelmente participará e quem já participou e pagou em eventos.

Quanto custa o software de gerenciamento de eventos?

As soluções de software de gerenciamento de eventos variam drasticamente de preço, dependendo do número de usuários necessários e da variedade de recursos que incluem. E, às vezes, essas métricas nem são fatores de preço.

Algumas das soluções mais caras desta lista incluem Localist e Eventilla, que custam US$ 800 e US$ 290 por mês, respectivamente. Soluções de software de gerenciamento de eventos mais acessíveis (aplicativos gratuitos para gerenciamento de eventos à parte), incluem o Eventzilla, que possui um plano básico de preços de US$ 1,50 por inscrição.

Recomendamos escolher a solução com a maior variedade de recursos, mas custará menos dinheiro no processo. Um bom exemplo disso é o Connecteam.

Com um plano básico de preços de apenas US$ 29 por mês para os primeiros 30 usuários, você pode aproveitar todos os recursos de gerenciamento de funcionários que esta solução completa tem a oferecer.

Perguntas frequentes

Para quais áreas de negócios posso usar um aplicativo de gerenciamento de eventos?

Com um aplicativo de gerenciamento de eventos, você pode:

• Planeje agendas de eventos
• Personalize seu marketing para cada evento
• Lidar com registros e pagamentos on-line
• Gerenciar orçamentos para cada evento
• Escolha os locais para cada evento
• Gerenciar reservas

Quais são os melhores aplicativos para organizadores de eventos?

Embora consideremos a lista acima de soluções de gerenciamento de eventos os melhores aplicativos para organizadores de eventos no mercado hoje, cada um deles tem sua variedade exclusiva de recursos e pontos fortes. Você precisa escolher qual deles é mais adequado às suas necessidades de negócios.

Quais habilidades você precisa para gerenciar eventos?

Para ser um ótimo gerente de eventos, você precisa do seguinte:

• Interesse e conhecimento em eventos
• A capacidade de se adaptar às mudanças de última hora
• Habilidades organizacionais
• Criatividade
• Habilidades de comunicação
• Habilidades de atendimento ao cliente

Bottom Line no Software de Gerenciamento de Eventos

Não há dúvida de que as soluções de software digital ajudarão a aumentar a produtividade da sua gestão de eventos (tanto para você quanto para seus funcionários) e definitivamente facilitarão sua vida.

Desde o planejamento do evento e o compartilhamento da agenda com sua equipe até o envio de faturas, da criação de listas de verificação digitais ao rastreamento do tempo e muito mais.

Os principais recursos que você deseja ver no software para a indústria de eventos são:

• Versatilidade
• Fácil de usar
• Acessibilidade em movimento
• Costumização
• Acessibilidade

Certifique-se de passar por cada uma das soluções de tecnologia de eventos listadas para escolher a mais adequada para o seu negócio.