İş Yükü Yönetimi Hakkında Bilinmesi Gereken Her Şey Burada

İş yükü yönetimi , kullanımlarını ve performanslarını analiz ederken, bireysel KPI'ları hesaplarken ve bunları yapabilecek çalışanlara görevler verirken, ekip üyeleriniz arasında işi dağıtma sürecidir.

Maksimum üretkenlik elde etmek için ekip üyeleriniz arasında işi dikkatli bir şekilde dağıtma eylemidir. Özel bir durum ekstra çalışmayı gerektirmedikçe kimseyi bunaltmamanız en iyisi olacaktır. Niyetleriniz gerçek olsa bile, sonunda geri tepebilir ve ekip performansını olumsuz etkileyebilir.

İşletmeler verimliliklerini artırmaya çalışırken bazen iş yükü yönetiminin sadece saatler ve görevlerden ibaret olmadığını unutuyorlar. Yeni başlayanlar için, görev yönetimi ile zaman yönetimi arasında ayrım yapmak çok önemlidir. İş yükü yönetimi, şirket genelinde insanlar ve gruplar için iş yükü taleplerini dengeleyen sistematik bir planlama, tahmin etme ve izleme yöntemidir.

Aşağıda, iş yükü yönetimi oluşturmanın ipuçları ve yolları yer almaktadır.

1. Planlama anahtardır

Her zaman bir adım geri atın ve atlamadan önce bakın. Hem kişisel hem de profesyonel durumlarda, faaliyetler ve projeler hazırlamak için zaman ayırmak çok önemlidir. Ne hazırlıyor olursanız olun, bir adım geri çekilip asıl önemli olana odaklanmanızı sağlar.

Her iş için bir bütçe belirlemek, başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini belirlemek, görevlerinizi tanımlayıp tanımlamak ve bunları belirli bir kilometre taşına atamak önemli adımlardır. Ayini gerçekleştirmenin ve bir planlama kültürü oluşturmanın başka yöntemleri de vardır ve ancak o zaman proje programları oluşturabilir, ilerlemeyi ölçebilir ve zamanı takip edebilirsiniz.

2. Kaynak Kullanılabilirliği

İnsanların zamanını ve yeteneklerini en iyi şekilde kullanmak için projelere ve faaliyetlere kaynak tahsisinin tam görünürlüğüne sahip olmak çok önemlidir. Aynı anda birçok proje üzerinde çalışıyorsanız, bu daha da zorlaşır. Birkaç projeye atanmış 10'dan fazla çalışandan oluşan bir kaynak portföyünüz varsa, basit ancak etkili bir kaynak yönetimi çözümüne yatırım yapmanın zamanı geldi.

Kaynak kullanılabilirliği konusunda net bir görüşünüz varsa, artık proje görevlerini önceden planlayabilir ve dağıtabilirsiniz. Proje sırasında birisinin müsait olup olmayacağını ve herhangi bir ek sınırlama olup olmadığını bilmelisiniz. Kritik bir kaynağın ihtiyaç duyduğunuzda kullanılamayacağını fark ederseniz, işi başka bir meslektaşınıza devretmek tercih edilir.

3. Görevleri Alt Görevlere Bölün

Her projeyi yönetilebilir parçalara bölmek, proje stratejisinin ve herkesin beklentilerinin netleşmesine yardımcı olur. Zamanlama, para ve görevler hakkında ne kadar spesifik olursanız, projede neyin yanlış gidebileceğini öngörmek ve onu ekip için iyileştirmek o kadar kolay olacaktır.

Bir şeyi ertelemeniz veya görev yürütmenin bazı bölümlerinin daha erken başlaması gerekiyorsa, görevlerinizi alt görevlere bölerseniz iş akışınızı yönetmek daha kolay olacaktır.

Kabul edelim; sizin veya ekibinizin başardığı görevlerin yanındaki kutuları işaretlemek belli bir tatmin duygusu veriyor. Yapılacaklar listeleri, en yaygın görev yönetimi stratejilerinden biridir ve bunun iyi bir nedeni vardır.

Yapılacaklar listesi, iş akışınıza bir yapı sağlayarak ve beyninizi aktivitenin çoktan bittiğine inandırarak daha az endişeli ve stresli hissetmenize yardımcı olabilir. Artık korku ortadan kalktığı için projenin en kritik kısımlarına konsantre olmak ve odaklanmak daha kolay. Siz de iş yükünüzü hafifletmek için Peppybiz ile iletişime geçebilirsiniz.

4. Çoklu Görevden Kaçının

Hepimiz daha fazlasını yapmamız gerektiğini biliyoruz, ancak aynı anda çok fazla şey yapmaya çalışmak stresli ve bunaltıcı olabilir. İşinizin durma noktasına gelmesini önlemek için, her seferinde tek bir görevi yapmak için disipline ve dikkat gerekir.

Çoklu görev, gerçekte bir efsanedir. İnsan beyni, en azından başarılı bir şekilde pek çok şeyi aynı anda gerçekleştirmek için kablolu değildir. Proje yönetiminde çoklu görev, ilgi ve önem yerine aceleye öncelik vermenize neden olabilir.

Görev ve iş yükü yönetimi, lazer benzeri bir konsantrasyona ihtiyaç duyar ve bu, çoklu görevde mükemmeldir. Dürüst olmak gerekirse, çoklu görevden kaçınmak zordur, ancak mümkün olduğunca engellemeye çalışın.

5. Günlük Stand-up'ları tanıtın

Şeffaflığı sağlamanın en basit yolu, tüm personeli her gün en az 10 dakika bir araya getirmektir. Ne de olsa verimli iletişim ve düzenli toplantılar, proje boyunca herkesin aynı fikirde olmasını sağlamanın mükemmel yollarıdır.

Ekip üyeleriniz birbirlerinin çalışmalarını öğrenecek, bundan sonra neyi başarmaları gerektiğini anlayacak ve projenin başarılı olmasını engelleyen bir sorun varsa beyin fırtınası yapacak. Herhangi bir bağımlılığın, ekip üyelerinin günlük stand-up'ları kullanarak en iyi işlerini yapmalarını engelleyip engellemediğini kolayca tespit edebilirsiniz.

6. Görevleri Otomatikleştirin

Önce solunum maskenizi takmayı unutmayın. Düşüp herkesi yanınıza almak istemezsiniz, bu yüzden görevinizi iyi yönetin. Wellingtone tarafından yapılan son araştırmaya göre, proje yönetimi uzmanlarının %43'ü her ay bir veya daha fazla günü manuel olarak proje raporları oluşturmak için harcıyor. İdari iş, iyi bir amaç için sessiz bir üretkenlik katili olarak görülüyor.

Tekrarlanan etkinlikleri manuel olarak yapmak ve veri toplamak için önemli miktarda zaman harcamak, zaman kaybına neden olur, insan hatasına neden olur ve çalışan üretkenliğini azaltır. Yakın tarihli bir LinkedIn araştırmasına göre, proje yöneticilerinin %47'si proje muhasebesinin otomatikleştirilmesini istiyor.

Zamandan tasarruf etmenize yardımcı olabilecek araçlar ve şirketler var. Peppybiz'i birkaç tıklamayla raporlar oluşturmak ve ardından başkalarıyla bir Tahmin hesabına ihtiyaç duymadan paylaşmak için de kullanabilirsiniz.

7. Kişisel Bakım Uygulaması

Kendileriyle ilgilenmezlerse personeliniz yorulur. Peppybiz, gelirleri ve iş unvanlarını artırma çabasından çok tüm ekip üyelerinin refahına öncelik veren, insana öncelik veren bir şirkettir.

Herkes yeterince beslendiğinde, su içtiğinde ve aktif bir yaşam tarzı sürdürdüğünde, tüm ekip karar verme yeteneklerini geliştirir ve bir bütün olarak firma başarılı olur. Sağlıklı bir kadro, doğal bir sonuç olarak kar ve iş geliştirme üretir.

Sonuç olarak, personelinizin elinden gelenin en iyisini yapmasını istiyorsanız, işyerinizde iş yükü yönetimini uygulayın. Çeşitli iş yükü yönetimi çözümleri, ekibinizin üzerinde çalıştığı etkinlikler hakkında size gerçek zamanlı bilgiler verebilir.

Çalışanlarınızın iş yükü dengesizliğinin belirtilerini nasıl tespit edebilirsiniz?

İletişimde Arıza

Ekip üyeleri arasındaki iletişimde kademeli bir kesinti, ekip içindeki eşit olmayan iş yükünün ilk göstergelerinden biridir. Bu olduğunda, bazı ekip üyeleri temel proje tartışmalarının dışında kalır ve tüm ekibinizin iş akışının zarar görmesine neden olur.

İletişim prosedürlerini yeniden değerlendirin ve herkesin aynı fikirde olmasını sağlamak için herkesin bunlardan haberdar olduğundan emin olun. Örneğin Google, Davranış Kurallarında iletişim prosedürlerini ve işyeri sorunlarını/endişeleri ifade etme adımlarını açıkça özetlemiştir.

Çözüm

Son olarak, optimum, dengeli ve kusursuz bir yönetim düzeyine ulaşmanın mümkün olmadığını unutmayın. Çok sayıda kilometre taşını tamamladıktan sonra, sizi geride bırakan önemli zorluklarla karşılaşabilirsiniz. Yine de başarının anahtarı, kendi içinde esneklik ve azim oluşturmaktır. Herhangi bir yorumu biraz tuzlu olarak alın ve iyi olduğunuz şeyi yapmaya devam edin.

Peppybiz gibi iş yükü yönetimi yazılımları, görevlerin, son tarihlerin ve kaynakların anlaşılmasını ve izlenmesini sağlar.