Tutto quello che c'è da sapere sulla gestione del carico di lavoro è qui

La gestione del carico di lavoro è il processo di allocazione del lavoro tra i membri del tuo team analizzandone l'utilizzo e le prestazioni, calcolando i singoli KPI e assegnando attività ai dipendenti che possono svolgerle.

È l'atto di distribuire con cura il lavoro tra i membri del tuo team per ottenere la massima produttività. Sarebbe meglio se non sopraffassi qualcuno a meno che una circostanza unica non richieda un lavoro extra. Anche se le tue intenzioni sono genuine, alla fine potrebbero ritorcersi contro e avere un impatto negativo sulle prestazioni del team.

Quando le aziende si sforzano di migliorare la propria efficienza, a volte dimenticano che la gestione del carico di lavoro non riguarda solo ore e attività. Per cominciare, è fondamentale distinguere tra gestione delle attività e gestione del tempo. La gestione del carico di lavoro è un metodo sistematico di pianificazione, stima e monitoraggio del lavoro che bilancia le richieste di carico di lavoro in tutta l'azienda per persone e gruppi.

Di seguito sono riportati i suggerimenti e i modi per creare la gestione del carico di lavoro

1. La pianificazione è la chiave

Fai sempre un passo indietro e guarda prima di fare un salto. Sia in situazioni personali che professionali, dedicare del tempo alla preparazione di attività e progetti è fondamentale. Ti permette di fare un passo indietro e concentrarti su ciò che è essenziale, qualunque cosa tu stia preparando.

Stabilire un budget per ogni lavoro, determinare le date di inizio e fine, identificare e descrivere le tue attività e assegnarle a una particolare pietra miliare sono passaggi essenziali. Esistono altri metodi per eseguire il rituale e stabilire una cultura della pianificazione, tutti utili poiché solo così puoi creare programmi di progetto, misurare i progressi e tenere traccia del tempo.

2. Disponibilità delle risorse

È fondamentale avere una visibilità completa dell'allocazione delle risorse a progetti e attività per sfruttare al meglio il tempo e le capacità delle persone. Se stai lavorando a molti progetti contemporaneamente, questo diventa più impegnativo. Se disponi di un portafoglio di risorse di oltre 10 dipendenti assegnati a diversi progetti, è il momento di investire in una soluzione di gestione delle risorse semplice ma efficace.

Ora puoi pianificare e distribuire le attività del progetto in anticipo se hai una visione chiara della disponibilità delle risorse. Dovresti sapere se qualcuno non sarà disponibile durante il progetto e se ci sono ulteriori limitazioni. È preferibile trasferire il lavoro a un altro collega se scopri che una risorsa critica non sarà disponibile quando ne avrai bisogno.

3. Dividi le attività in attività secondarie

Suddividere ogni progetto in parti gestibili aiuta a cristallizzare la strategia del progetto e le aspettative di tutti. Più specifico puoi essere su pianificazione, denaro e attività, più facile sarà prevedere cosa potrebbe andare storto nel progetto e migliorarlo per il team.

Sarà più semplice gestire il tuo flusso di lavoro se dividi le tue attività in attività secondarie se devi posticipare qualcosa o fare in modo che alcune parti dell'esecuzione dell'attività inizino prima.

Affrontiamolo; c'è una certa soddisfazione nel spuntare le caselle accanto ai compiti che tu o il tuo team avete portato a termine. Gli elenchi di cose da fare sono una delle strategie di gestione delle attività più comuni e per una buona ragione.

Un elenco di cose da fare può aiutarti a sentirti meno ansioso e stressato fornendo una struttura al tuo flusso di lavoro e ingannando il tuo cervello facendogli credere che l'attività sia già stata completata. È più semplice concentrarsi e concentrarsi sulle parti più critiche del progetto ora che la paura è sparita. Puoi anche contattare Peppybiz per alleggerire il tuo carico di lavoro.

4. Evita il multitasking

Sappiamo tutti che dovremmo fare di più, ma tentare di fare troppo in una volta può essere stressante e travolgente. Per evitare che il tuo lavoro si fermi, avrai bisogno di disciplina e attenzione per svolgere un compito alla volta.

Il multitasking è, in realtà, un mito. Il cervello umano non è programmato per eseguire molte cose contemporaneamente, almeno non con successo. Il multitasking nella gestione dei progetti potrebbe farti dare la priorità alla fretta rispetto alla pertinenza e all'importanza.

La gestione delle attività e del carico di lavoro richiede una concentrazione simile a un laser, in cui il multitasking eccelle. Ad essere onesti, è difficile evitare il multitasking, ma cerca di prevenirlo quando possibile.

5. Introduci gli stand-up giornalieri

L'approccio più diretto per stabilire la trasparenza è riunire l'intero staff per almeno 10 minuti al giorno. Dopotutto, una comunicazione efficiente e standup regolari sono modi eccellenti per mantenere tutti sulla stessa pagina durante tutto il progetto.

I membri del tuo team impareranno a conoscere il lavoro degli altri, capiranno cosa devono realizzare successivamente e faranno un brainstorming se c'è un problema che impedisce il successo del progetto. Puoi facilmente rilevare se eventuali dipendenze impediscono ai membri del team di svolgere al meglio il loro lavoro utilizzando gli standup giornalieri.

6. Automatizzare le attività

Non dimenticare di indossare prima la maschera respiratoria. Non vuoi cadere e portare tutti con te, quindi gestisci bene il tuo compito. Secondo una recente ricerca di Wellingtone, il 43% degli specialisti di project management dedica uno o più giorni al mese alla generazione manuale di report di progetto. Il lavoro amministrativo è considerato un killer silenzioso della produttività per una buona causa.

L'esecuzione manuale di attività ripetute e l'impiego di una notevole quantità di tempo nella raccolta dei dati costa tempo, introduce errori umani e riduce la produttività dei dipendenti. Secondo un recente studio di LinkedIn, il 47% dei project manager desidera automatizzare la contabilità dei progetti.

Ci sono strumenti e aziende che possono aiutarti a risparmiare tempo. Puoi anche utilizzare Peppybiz per produrre report in pochi clic e poi condividerli con altri senza richiedere loro di avere un account Forecast.

7. Pratica la cura di te stesso

Il tuo staff si esaurirà se non si prende cura di se stesso. Peppybiz è un'azienda incentrata sulle persone che dà la priorità al benessere di tutti i membri del team rispetto alla spinta ad aumentare i ricavi e i titoli di lavoro.

Quando tutti sono adeguatamente nutriti, idratati e conducono uno stile di vita attivo, l'intero team migliora le proprie capacità decisionali e l'azienda nel suo insieme prospera. Una squadra sana produce profitto e sviluppo di posti di lavoro come risultato naturale.

Di conseguenza, implementa la gestione del carico di lavoro sul posto di lavoro se desideri che il tuo personale operi al meglio. Varie soluzioni di gestione del carico di lavoro possono fornirti informazioni in tempo reale sulle attività su cui sta lavorando il tuo team.

Come puoi identificare i sintomi dello squilibrio del carico di lavoro all'interno dei tuoi dipendenti?

Rottura nella comunicazione

Una graduale interruzione della comunicazione tra i membri del team è uno dei primi indicatori di un carico di lavoro irregolare all'interno del team. Quando ciò accade, alcuni membri del team vengono esclusi dalle discussioni essenziali sul progetto, causando problemi al flusso di lavoro dell'intero team.

Rivaluta le procedure di comunicazione e assicurati che tutti ne siano a conoscenza per riportare tutti sulla stessa pagina. Nel suo Codice di condotta, Google, ad esempio, ha delineato esplicitamente le sue procedure di comunicazione e i passaggi per esprimere problemi/preoccupazioni sul posto di lavoro.

Conclusione

Infine, tieni presente che raggiungere il livello di gestione ottimale, equilibrato e impeccabile è irraggiungibile. Dopo aver completato numerose pietre miliari, potresti incontrare sfide significative che ti riportano indietro. La chiave del successo, tuttavia, è costruire in se stessi resilienza e tenacia. Prendi qualsiasi commento con le pinze e continua a fare ciò in cui sei bravo.

Un software di gestione del carico di lavoro come Peppybiz offre la comprensione e il monitoraggio di attività, scadenze e risorse.