Todo lo que debe saber sobre la gestión de la carga de trabajo está aquí

La gestión de la carga de trabajo es el proceso de asignar trabajo entre los miembros de su equipo mientras analiza su utilización y rendimiento, calcula los KPI individuales y asigna tareas a los empleados que pueden realizarlas.

Es el acto de distribuir cuidadosamente el trabajo entre los miembros de su equipo para lograr la máxima productividad. Sería mejor si no abrumara a alguien a menos que una circunstancia única requiera trabajo adicional. Incluso si sus intenciones son genuinas, eventualmente pueden resultar contraproducentes e impactar negativamente en el desempeño del equipo.

Cuando las empresas se esfuerzan por mejorar su eficiencia, a veces olvidan que la gestión de la carga de trabajo es algo más que horas y tareas. Para empezar, es fundamental distinguir entre la gestión de tareas y la gestión del tiempo. La gestión de la carga de trabajo es un método sistemático de planificación, estimación y seguimiento del trabajo que equilibra las demandas de carga de trabajo en toda la empresa para personas y grupos.

Los siguientes son los consejos y formas de crear una gestión de la carga de trabajo

1. La planificación es la clave

Siempre da un paso atrás y mira antes de dar un salto. Tanto en situaciones personales como profesionales, tomarse el tiempo para preparar actividades y proyectos es fundamental. Te permite dar un paso atrás y concentrarte en lo esencial, sin importar lo que estés preparando.

Establecer un presupuesto para cada trabajo, determinar las fechas de inicio y finalización, identificar y describir sus tareas y asignarlas a un hito en particular son pasos esenciales. Existen otros métodos para realizar el ritual y establecer una cultura de planificación, todos los cuales valen la pena ya que solo así puedes crear cronogramas de proyectos, medir el progreso y controlar el tiempo.

2. Disponibilidad de recursos

Es fundamental tener una visibilidad completa de las asignaciones de recursos a proyectos y actividades para aprovechar al máximo el tiempo y las capacidades de las personas. Si está trabajando en muchos proyectos al mismo tiempo, esto se vuelve más desafiante. Si tiene una cartera de recursos de más de 10 empleados asignados a varios proyectos, es hora de invertir en una solución de administración de recursos básica pero efectiva.

Ahora puede planificar y distribuir las tareas del proyecto por adelantado si tiene una visión clara de la disponibilidad de recursos. Debe saber si alguien no estará disponible durante el proyecto y si existen limitaciones adicionales. Es preferible transferir el trabajo a otro colega si descubre que un recurso crítico no estará disponible cuando lo necesite.

3. Divida las tareas en subtareas

Dividir cada proyecto en partes manejables ayuda a cristalizar la estrategia del proyecto y las expectativas de todos. Cuanto más específico sea sobre la programación, el dinero y las tareas, más fácil será prever lo que podría salir mal en el proyecto y mejorarlo para el equipo.

Será más sencillo administrar su flujo de trabajo si divide sus tareas en subtareas si necesita posponer algo o hacer que algunas partes de la ejecución de la tarea comiencen antes.

Seamos sinceros; hay una cierta satisfacción en marcar las casillas junto a las tareas que usted o su equipo han realizado. Las listas de tareas pendientes son una de las estrategias de gestión de tareas más comunes y por una buena razón.

Una lista de cosas por hacer puede ayudarlo a sentirse menos ansioso y estresado al brindar estructura a su flujo de trabajo y engañar a su cerebro haciéndole creer que la actividad ya ha terminado. Es más sencillo concentrarse y concentrarse en las partes más críticas del proyecto ahora que se ha ido el miedo. También puede ponerse en contacto con Peppybiz para aliviar su carga de trabajo.

4. Evite la multitarea

Todos sabemos que deberíamos hacer más, pero intentar hacer demasiado a la vez puede ser estresante y abrumador. Para evitar que su trabajo se detenga, necesitará disciplina y atención para hacer una tarea a la vez.

La multitarea es, en realidad, un mito. El cerebro humano no está diseñado para realizar muchas cosas a la vez, al menos no con éxito. La multitarea en la gestión de proyectos puede hacer que priorices la prisa por encima de la relevancia y la importancia.

La gestión de tareas y cargas de trabajo necesita una concentración similar a la de un láser, en la que sobresale la multitarea. Para ser honesto, es un desafío evitar la multitarea, pero trate de evitarlo siempre que sea posible.

5. Presente reuniones diarias

El enfoque más sencillo para establecer la transparencia es reunir a todo el personal durante al menos 10 minutos todos los días. Después de todo, la comunicación eficiente y los standups regulares son formas excelentes de mantener a todos en sintonía durante todo el proyecto.

Los miembros de su equipo aprenderán sobre el trabajo de los demás, comprenderán lo que deben lograr a continuación y harán una lluvia de ideas si hay un problema que impide que el proyecto tenga éxito. Puede detectar fácilmente si alguna dependencia impide que los miembros del equipo realicen su mejor trabajo utilizando reuniones diarias.

6. Automatiza tareas

No olvide ponerse primero la máscara de respiración. No querrás caerte y llevarte a todos contigo, así que maneja bien tu tarea. Según una investigación reciente de Wellington, el 43 % de los especialistas en gestión de proyectos pasan uno o más días al mes generando informes de proyectos de forma manual. El trabajo administrativo se considera un asesino silencioso de la productividad por una buena causa.

Realizar manualmente actividades repetidas y dedicar una cantidad significativa de tiempo a recopilar datos cuesta tiempo, introduce errores humanos y reduce la productividad de los empleados. Según un estudio reciente de LinkedIn, el 47% de los gerentes de proyectos quieren que la contabilidad de los proyectos esté automatizada.

Existen herramientas y empresas que pueden ayudarte a ahorrar tiempo. También puede usar Peppybiz para generar informes con unos pocos clics y luego compartirlos con otros sin necesidad de que tengan una cuenta de Forecast.

7. Practica el autocuidado

Su personal se agotará si no se cuida a sí mismo. Peppybiz es una empresa que prioriza a las personas y prioriza el bienestar de todos los miembros del equipo por encima del impulso para aumentar los ingresos y los títulos de trabajo.

Cuando todos están adecuadamente alimentados, hidratados y llevan un estilo de vida activo, todo el equipo mejora su capacidad de toma de decisiones y la empresa en su conjunto prospera. Un equipo saludable produce ganancias y desarrollo laboral como resultado natural.

Como resultado, implemente la gestión de la carga de trabajo en su lugar de trabajo si desea que su personal se desempeñe al máximo. Varias soluciones de gestión de carga de trabajo pueden brindarle información en tiempo real sobre las actividades en las que está trabajando su equipo.

¿Cómo puede identificar los síntomas del desequilibrio de la carga de trabajo entre sus empleados?

Desglose en la comunicación

Una ruptura gradual en la comunicación entre los miembros del equipo es uno de los primeros indicadores de una carga de trabajo desigual dentro del equipo. Cuando esto sucede, algunos miembros del equipo quedan excluidos de las discusiones esenciales del proyecto, lo que hace que el flujo de trabajo de todo el equipo se vea afectado.

Vuelva a evaluar los procedimientos de comunicación y asegúrese de que todos los conozcan para que todos vuelvan a estar en la misma sintonía. En su Código de Conducta, Google, por ejemplo, ha descrito explícitamente sus procedimientos de comunicación y los pasos para expresar problemas/inquietudes en el lugar de trabajo.

Conclusión

Finalmente, tenga en cuenta que lograr el nivel de gestión óptimo, equilibrado e impecable es inalcanzable. Después de completar numerosos hitos, puede encontrar desafíos importantes que lo retrasen. Sin embargo, la clave del éxito es desarrollar resiliencia y tenacidad en uno mismo. Toma cualquier comentario con pinzas y sigue haciendo lo que se te da bien.

El software de gestión de cargas de trabajo como Peppybiz ofrece comprensión y supervisión de tareas, plazos y recursos.