كل ما يجب معرفته عن إدارة عبء العمل موجود هنا

إدارة عبء العمل هي عملية تخصيص العمل بين أعضاء فريقك أثناء تحليل استخدامهم وأدائهم ، وحساب مؤشرات الأداء الرئيسية الفردية ، وتعيين المهام للموظفين الذين يمكنهم القيام بها.

إنها عملية توزيع العمل بعناية بين أعضاء فريقك من أجل تحقيق أقصى قدر من الإنتاجية. سيكون من الأفضل إذا لم تطغى على شخص ما إلا إذا كان هناك ظرف فريد يستلزم عملاً إضافيًا. حتى لو كانت نواياك حقيقية ، فقد تأتي بنتائج عكسية في النهاية وتؤثر سلبًا على أداء الفريق.

عندما تسعى الشركات إلى تحسين كفاءتها ، فإنها تنسى أحيانًا أن إدارة عبء العمل تدور حول أكثر من مجرد ساعات ومهام. بالنسبة للمبتدئين ، من الضروري التمييز بين إدارة المهام وإدارة الوقت. إدارة عبء العمل هي طريقة منهجية لتخطيط وتقدير وتتبع العمل الذي يوازن بين متطلبات عبء العمل في جميع أنحاء الشركة للأفراد والمجموعات.

فيما يلي النصائح والطرق لإنشاء إدارة عبء العمل

1. التخطيط هو المفتاح

خذ دائمًا خطوة إلى الوراء وانظر قبل القفز. في كل من المواقف الشخصية والمهنية ، يعد تخصيص الوقت لإعداد الأنشطة والمشاريع أمرًا بالغ الأهمية. يتيح لك التراجع والتركيز على ما هو ضروري ، بغض النظر عما تستعد له.

يعد إعداد ميزانية لكل وظيفة ، وتحديد تواريخ البدء والانتهاء ، وتحديد المهام ووصفها ، وتعيينها إلى معلم معين خطوات أساسية. هناك طرق أخرى لأداء الطقوس وترسيخ ثقافة التخطيط ، وكلها جديرة بالاهتمام حيث يمكنك فقط عندئذٍ إنشاء جداول المشروع ، وقياس التقدم ، وتتبع الوقت.

2. توافر الموارد

من الأهمية بمكان أن يكون لديك رؤية كاملة لتخصيص الموارد للمشاريع والأنشطة لتحقيق أقصى استفادة من وقت الناس وقدراتهم. إذا كنت تعمل في العديد من المشاريع في نفس الوقت ، فإن هذا يصبح أكثر صعوبة. إذا كانت لديك حافظة موارد تضم أكثر من 10 موظفين معينين إلى عدة مشاريع ، فقد حان الوقت للاستثمار في حل أساسي وفعال لإدارة الموارد.

يمكنك الآن تخطيط مهام المشروع وتوزيعها مسبقًا إذا كان لديك عرض واضح لتوافر الموارد. يجب أن تعرف ما إذا كان شخص ما لن يكون متاحًا أثناء المشروع وما إذا كانت هناك قيود إضافية. يُفضل نقل العمل إلى زميل آخر إذا اكتشفت أن موردًا مهمًا لن يكون متاحًا عند الحاجة إليه.

3. تقسيم المهام إلى مهام فرعية

يساعد تقسيم كل مشروع إلى أجزاء يمكن التحكم فيها في بلورة استراتيجية المشروع وتوقعات الجميع. كلما كنت أكثر تحديدًا بشأن الجدولة والمال والمهام ، كان من الأسهل توقع الأخطاء التي قد تحدث في المشروع وتحسينه للفريق.

سيكون من الأسهل إدارة سير العمل إذا قمت بتقسيم مهامك إلى مهام فرعية إذا كنت بحاجة إلى تأجيل شيء ما أو بدء تنفيذ بعض أجزاء المهمة في وقت أقرب.

لنواجه الأمر؛ هناك بعض الارتياح في تحديد المربعات بجوار المهام التي أنجزتها أنت أو فريقك. تعد قوائم المهام إحدى أكثر استراتيجيات إدارة المهام شيوعًا ولسبب وجيه.

يمكن أن تساعدك قائمة المهام على الشعور بقلق وتوتر أقل من خلال توفير هيكل لسير عملك وخداع عقلك للاعتقاد بأن النشاط قد انتهى بالفعل. من الأسهل التركيز والتركيز على الأجزاء الأكثر أهمية في المشروع الآن بعد أن ذهب الخوف. يمكنك أيضًا الاتصال بـ Peppybiz لتخفيف عبء العمل.

4. تجنب تعدد المهام

نعلم جميعًا أننا يجب أن نفعل المزيد ، لكن محاولة فعل الكثير في وقت واحد قد تكون مرهقة ومرهقة. للحفاظ على وظيفتك من السحق إلى التوقف ، ستحتاج إلى الانضباط والاهتمام للقيام بمهمة واحدة في كل مرة.

تعدد المهام هو في الواقع أسطورة. إن العقل البشري ليس مهيأ لأداء العديد من الأشياء في وقت واحد ، على الأقل ليس بنجاح. قد يؤدي تعدد المهام في إدارة المشروع إلى إعطاء الأولوية للتسرع فوق الملاءمة والأهمية.

تحتاج إدارة المهام وعبء العمل إلى تركيز يشبه الليزر ، يتفوق فيه تعدد المهام. لكي نكون صادقين ، من الصعب تجنب تعدد المهام ، ولكن حاول منع ذلك كلما أمكن ذلك.

5. أعرض الوقفات اليومية

الطريقة الأكثر مباشرة لتحقيق الشفافية هي جمع جميع الموظفين معًا لمدة 10 دقائق على الأقل كل يوم. بعد كل شيء ، يعد الاتصال الفعال والوقوف المنتظم طرقًا ممتازة لإبقاء الجميع على نفس الصفحة طوال المشروع.

سيتعلم أعضاء فريقك عن عمل بعضهم البعض ، ويفهمون ما يحتاجون إلى إنجازه بعد ذلك ، ويطرحون أفكارًا إذا كانت هناك مشكلة تمنع المشروع من النجاح. يمكنك بسهولة اكتشاف ما إذا كانت أي تبعيات تمنع أعضاء الفريق من أداء أفضل عمل لهم باستخدام قوائم الانتظار اليومية.

6. أتمتة المهام

لا تنس ارتداء قناع التنفس أولاً. أنت لا تريد السقوط وتأخذ الجميع معك ، لذا قم بإدارة مهمتك جيدًا. وفقًا لبحث حديث أجرته Wellingtone ، يقضي 43٪ من متخصصي إدارة المشاريع يومًا أو أكثر كل شهر في إنشاء تقارير المشروع يدويًا. يعتبر العمل الإداري قاتلًا هادئًا للإنتاجية لسبب وجيه.

القيام بأنشطة متكررة يدويًا وقضاء قدر كبير من الوقت في جمع البيانات يكلف الوقت ، ويقدم خطأ بشريًا ، ويقلل من إنتاجية الموظف. وفقًا لدراسة حديثة على موقع LinkedIn ، يرغب 47٪ من مديري المشاريع في أن تكون محاسبة المشروع آلية.

هناك أدوات وشركات يمكنها مساعدتك في توفير الوقت. يمكنك أيضًا استخدام Peppybiz لإنشاء تقارير ببضع نقرات ثم مشاركتها مع الآخرين دون مطالبتهم بالحصول على حساب تنبؤ.

7. ممارسة الرعاية الذاتية

سوف ينهك موظفوك إذا لم يعتنوا بأنفسهم. Peppybiz هي شركة تركز على الأفراد وتعطي الأولوية لرفاهية جميع أعضاء الفريق على السعي لزيادة الإيرادات والمسميات الوظيفية.

عندما يتم إطعام كل شخص بشكل كافٍ ، وترطيبه ، ويؤدي أسلوب حياة نشطًا ، يحسن الفريق بأكمله من قدراته على اتخاذ القرار ، وتزدهر الشركة ككل. الفريق السليم ينتج ربحًا وتطويرًا وظيفيًا كنتيجة طبيعية.

نتيجة لذلك ، قم بتنفيذ إدارة عبء العمل في مكان عملك إذا كنت تريد لموظفيك أداء أفضل ما لديهم. قد تمنحك حلول إدارة عبء العمل المختلفة معلومات في الوقت الفعلي حول الأنشطة التي يعمل عليها فريقك.

كيف يمكنك التعرف على أعراض عدم توازن عبء العمل لدى موظفيك؟

انهيار في الاتصال

يعد الانهيار التدريجي في الاتصال بين أعضاء الفريق أحد المؤشرات الأولى على عبء العمل غير المتكافئ داخل الفريق. عندما يحدث هذا ، يتم استبعاد بعض أعضاء الفريق من مناقشات المشروع الأساسية ، مما يتسبب في معاناة سير عمل الفريق بأكمله.

أعد تقييم إجراءات الاتصال وتأكد من أن الجميع على دراية بها لإعادة الجميع إلى نفس الصفحة. في مدونة قواعد السلوك الخاصة بها ، حددت Google ، على سبيل المثال ، بشكل صريح إجراءات الاتصال الخاصة بها وخطوات التعبير عن المشكلات / المخاوف في مكان العمل.

استنتاج

أخيرًا ، ضع في اعتبارك أن تحقيق مستوى الإدارة الأمثل والمتوازن والخالي من العيوب أمر بعيد المنال. بعد الانتهاء من العديد من المعالم ، قد تواجه تحديات كبيرة تعيدك. ومع ذلك ، فإن مفتاح النجاح هو بناء المرونة والمثابرة في النفس. خذ أي تعليقات بحذر واستمر في فعل ما تجيده.

يتميز برنامج إدارة عبء العمل مثل Peppybiz بفهم ومراقبة المهام والمواعيد النهائية والموارد.