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工作負載管理是在團隊成員之間分配工作，同時分析他們的利用率和績效、計算個人 KPI 並將任務分配給可以完成任務的員工的過程。

這是在您的團隊成員之間仔細分配工作以實現最大生產力的行為。 最好不要讓某人不知所措，除非特殊情況需要額外的工作。 即使您的意圖是真誠的，它們最終也可能適得其反並對團隊績效產生負面影響。

當企業努力提高效率時，他們有時會忘記工作負載管理不僅僅是時間和任務。 對於初學者來說，區分任務管理和時間管理至關重要。 工作負載管理是一種計劃、估算和跟踪工作的系統方法，可平衡整個公司對人員和團隊的工作負載需求。

以下是創建工作負載管理的技巧和方法

1、規劃是關鍵

在跳躍之前總是退後一步，看看。 在個人和專業情況下，花時間準備活動和項目至關重要。 無論您正在準備什麼，它都可以讓您退後一步，專注於重要的事情。

為每項工作設定預算，確定開始和完成日期，確定和描述您的任務，並將它們分配給特定的里程碑，這些都是必不可少的步驟。 還有其他方法可以執行儀式並建立計劃文化，所有這些都是值得的，因為只有這樣您才能創建項目進度表、衡量進度並跟踪時間。

2.資源可用性

完全了解項目和活動的資源分配以充分利用人們的時間和能力至關重要。 如果您同時從事許多項目，這將變得更具挑戰性。 如果您有超過 10 名員工的資源組合分配給多個項目，是時候投資基本但有效的資源管理解決方案了。

如果您清楚地了解資源可用性，您現在可以提前計劃和分配項目任務。 您應該知道在項目期間是否有人不可用，以及是否有任何其他限制。 如果您發現關鍵資源在您需要時不可用，最好將工作轉移給另一位同事。

3.將任務拆分為子任務

將每個項目分解成可管理的部分有助於項目戰略和每個人的期望的具體化。 你對日程安排、資金和任務越具體，就越容易預見項目可能出現的問題並為團隊改進它。

如果您需要推遲某些事情或讓某些部分的任務執行更快開始，那麼如果您將任務分成子任務，那麼管理您的工作流程會更簡單。

面對現實吧; 勾選您或您的團隊已完成的任務旁邊的方框會有一定的滿足感。 待辦事項列表是最常見的任務管理策略之一，這是有充分理由的。

待辦事項列表可以為您的工作流程提供結構，並讓您的大腦相信活動已經完成，從而幫助您減輕焦慮和壓力。 既然恐懼已經消失，就更容易專注於項目最關鍵的部分。 您也可以聯繫 Peppybiz 來減輕您的工作量。

4.避免一心多用

我們都知道我們應該做得更多，但試圖一次做太多可能會讓人感到壓力和不知所措。 為了讓你的工作不至於停滯不前，你需要紀律和注意力一次完成一項任務。

多任務處理實際上是一個神話。 人腦無法同時執行許多事情，至少不會成功。 項目管理中的多任務處理可能會導致您優先考慮相關性和重要性。

任務和工作量管理需要像激光一樣集中註意力，而多任務處理擅長於此。 老實說，要避免一心多用是很有挑戰性的，但只要有可能就盡量避免。

5.介紹每日站立

建立透明度最直接的方法是每天讓所有員工聚在一起至少 10 分鐘。 畢竟，有效的溝通和定期的站會是讓每個人在整個項目中保持一致的好方法。

您的團隊成員將了解彼此的工作，了解他們接下來需要完成的工作，並在存在阻礙項目成功的問題時集思廣益。 您可以很容易地檢測到是否有任何依賴關係阻止團隊成員使用每日站會來執行他們的最佳工作。

6. 自動化任務

不要忘記先戴上呼吸面罩。 你不想摔倒並帶走每個人，所以好好管理你的任務。 根據 Wellingtone 最近的研究，43% 的項目管理專家每個月都會花一天或更多天的時間手動生成項目報告。 行政工作被認為是一個好的事業生產力的安靜殺手。

手動執行重複的活動並花費大量時間收集數據會浪費時間、引入人為錯誤並降低員工的工作效率。 根據 LinkedIn 最近的一項研究，47% 的項目經理希望項目會計實現自動化。

有一些工具和公司可以幫助您節省時間。 您還可以使用 Peppybiz 只需單擊幾下即可生成報告，然後與其他人共享它們，而無需他們擁有 Forecast 帳戶。

7.練習自我保健

如果您的員工不照顧好自己，他們會精疲力盡。 Peppybiz 是一家以人為本的公司，將所有團隊成員的福祉置於增加收入和職位頭銜之上。

當每個人都吃飽喝足並過著積極的生活方式時，整個團隊的決策能力就會提高，整個公司就會繁榮發展。 一個健康的團隊自然會產生利潤和工作發展。

因此，如果您希望您的員工發揮最佳表現，請在您的工作場所實施工作量管理。 各種工作負載管理解決方案可以為您提供有關您的團隊正在進行的活動的實時信息。

您如何識別員工工作量不平衡的症狀？

溝通中斷

團隊成員之間的溝通逐漸中斷是團隊內部工作量不均衡的首要指標之一。 發生這種情況時，一些團隊成員被排除在重要的項目討論之外，導致整個團隊的工作流程受到影響。

重新評估溝通程序並確保每個人都知道這些程序，以使每個人都回到同一頁面上。 例如，谷歌在其行為準則中明確概述了其溝通程序和表達工作場所問題/疑慮的步驟。

結論

最後，請記住，實現最佳、平衡和完美的管理水平是無法實現的。 完成無數里程碑後，您可能會遇到讓您退縮的重大挑戰。 然而，成功的關鍵是培養自己的韌性和韌性。 對任何評論持保留態度，繼續做你擅長的事情。

Peppybiz 等工作負載管理軟件具有對任務、截止日期和資源的理解和監控功能。