Zoho Invoice est conçu pour évoluer avec votre petite entreprise

Publié: 2021-01-07

Être payé est l'un des éléments les plus importants de la gestion d'une petite entreprise. Malheureusement, la création de factures et la gestion des paiements des clients peuvent être compliquées. C'est là qu'intervient Zoho Invoice.

Zoho Invoice est un outil de facturation et de paiement en ligne conçu pour les petites entreprises. Mais il est également conçu pour évoluer avec les utilisateurs à mesure qu'ils grandissent.

L'outil est au service des petites entreprises depuis 2008, se mettant constamment à jour avec de nouvelles fonctionnalités au fil des ans. Récemment, Zoho a annoncé une série de mises à jour visant à aider les petites entreprises à traverser une période difficile.

Harikrishna, expert produit Zoho Invoice, a déclaré à Small Business Trends : « Nous nous sommes concentrés sur l'aide aux entreprises pour faire la transition du traditionnel au en ligne. Nous voulions vraiment aller de l'avant et soutenir nos clients, en particulier les petites entreprises qui ont été les plus touchées cette année. »

Facture Zoho

L'outil de facturation et de paiement de la suite Zoho One, Zoho Invoice, a été téléchargé plus de 100 000 fois. Et des entreprises de plus de 160 pays l'ont utilisé.

L'outil se veut évolutif. Les pigistes peuvent l'utiliser pour envoyer des factures simples. Et les entreprises peuvent l'utiliser pour automatiser diverses parties du processus de paiement. Il est populaire auprès de tous, des musiciens aux consultants en passant par les magasins de détail.

Les fonctionnalités incluent la facturation, le suivi des dépenses, la facturation des projets et même la communication avec les clients. Fondamentalement, tout tourne autour de l'objectif principal d'aider les utilisateurs à être payés plus rapidement.

Facturation

Zoho Invoice donne aux utilisateurs la possibilité de personnaliser leur processus de facturation. Plus de 15 modèles de facture sont disponibles. Et vous pouvez personnaliser chacun d'entre eux une fois que vous avez commencé. Les factures sont disponibles pour les biens et les services. Et vous pouvez les configurer pour envoyer une seule fois ou pour envoyer sur une base récurrente.

Il existe également des options de facturation de projet personnalisées pour ceux qui facturent sur une base horaire ou par projet. Vous pouvez configurer des feuilles de temps ou même utiliser des minuteries dans l'application Zoho et personnaliser le montant facturé pour le temps sur chaque tâche spécifique.

Zoho vous permet également d'envoyer des estimations et de collecter des paiements à différentes étapes du processus. Par exemple, les utilisateurs peuvent faire approuver une estimation, puis envoyer une facture pour leurs honoraires initiaux. Ensuite, ils peuvent revenir plus tard et percevoir le paiement pour le reste une fois le projet terminé. Il existe même des options pour configurer des approbations de paiement pour plusieurs parties prenantes au sein d'une entreprise. Et bien sûr, vous pouvez les envoyer via différents canaux comme les SMS, les e-mails ou un portail client afin que vos clients puissent répondre rapidement.

Au-delà de la facturation

Les utilisateurs de Zoho Invoice peuvent également profiter des fonctionnalités de gestion des dépenses et autres paiements. Il existe des options pour suivre les dépenses facturables et non facturables. Par exemple, vous pouvez inclure les matériaux achetés pour un projet, le kilométrage utilisé pour rencontrer les clients et même les frais de parcmètre. L'application permet même aux utilisateurs de numériser les reçus et de majorer les dépenses selon un taux donné pour facturer les clients en conséquence.

Une autre caractéristique unique est le portail client. Cela donne aux utilisateurs finaux toutes leurs informations de facturation, estimations et relevés en un seul endroit. Ils peuvent également accéder aux informations de contact ou discuter avec les utilisateurs directement dans l'application. Toute l'expérience est conçue pour rendre les choses aussi simples que possible pour les utilisateurs finaux, afin que ceux qui envoient des factures et des devis puissent obtenir des réponses rapidement.

Sachin Nishil, expert produit Zoho Invoice, a déclaré à Small Business Trends : « Cela permet aux clients de discuter directement avec vous sur le portail. Donc, s'ils ont des questions ou veulent discuter de quelque chose, cela simplifie le processus pour les deux parties. »

Paiements

En ce qui concerne les paiements, Zoho Invoice offre également de nombreuses possibilités de personnalisation. Il existe des modes de paiement globaux et locaux disponibles. Les options incluent le dépôt direct, les cartes de crédit et de débit, les espèces, les chèques et diverses plateformes locales.

Ils ont également ajouté des options de paiement tardif et partiel. Ainsi, si un client n'est pas en mesure de tout payer à l'avance, il peut toujours envoyer ce qu'il a. Et les utilisateurs peuvent configurer des rappels ou des frais pour les retards de paiement. Ceci est également conçu pour faire gagner du temps aux entreprises sur la recherche de clients à recouvrer sur ces factures.

Nishil ajoute : "Nous avons souvent des clients qui disent que le logiciel m'a fait gagner autant d'heures que j'aurais passées à rappeler aux clients les paiements et à effectuer d'autres tâches très simples."

Conformité

Il existe plusieurs problèmes de conformité auxquels il faut faire face en ce qui concerne les paiements et la communication avec les clients. Mais Zoho Invoice a également pensé à cela. L'outil offre des options de conformité spécifiques à chaque pays pour les entreprises qui opèrent dans une zone spécifique. Et il y a une édition globale pour ceux qui opèrent à l'international. Ceux-ci sont fabriqués en tenant compte des normes de conformité telles que ISO 9001 et GDPR.

Le portail en libre-service et les options de facturation offrent également un large éventail d'options de langues et de devises pour répondre aux besoins des clients mondiaux.