Faktura Zoho, która rozwija się wraz z Twoją małą firmą

Opublikowany: 2021-01-07

Otrzymywanie zapłaty to jeden z najważniejszych elementów prowadzenia małej firmy. Niestety tworzenie faktur i zarządzanie płatnościami od klientów może być skomplikowane. Tu właśnie pojawia się Faktura Zoho.

Zoho Invoice to internetowe narzędzie do fakturowania i płatności stworzone dla małych firm. Ale jest zaprojektowany do skalowania wraz z użytkownikami wraz z ich rozwojem.

Narzędzie służy małym firmom od 2008 roku, przez lata stale aktualizowane o nowe funkcje. Niedawno Zoho ogłosiło serię aktualizacji mających na celu pomoc małym firmom w trudnym czasie.

Ekspert ds. produktów Zoho Invoice, Harikrishna, powiedział Small Business Trends: „Skupialiśmy się na pomaganiu firmom w przejściu z tradycyjnego na internetowy. Naprawdę chcieliśmy iść do przodu i wspierać naszych klientów, zwłaszcza małe firmy, które najbardziej ucierpiały w tym roku”.

Faktura Zoho

Narzędzie do fakturowania i płatności w pakiecie Zoho One, Zoho Invoice, zostało pobrane ponad 100 000 razy. Korzystały z niego firmy z ponad 160 krajów.

Narzędzie ma być skalowalne. Freelancerzy mogą go używać do wysyłania prostych faktur. A firmy mogą go używać do automatyzacji różnych części procesu płatności. Jest popularny wśród wszystkich, od muzyków przez konsultantów po sklepy detaliczne.

Funkcje obejmują fakturowanie, śledzenie wydatków, rozliczanie projektów, a nawet komunikację z klientem. Zasadniczo wszystko kręci się wokół głównego celu, jakim jest pomaganie użytkownikom w szybszym uzyskiwaniu płatności.

Fakturowanie

Zoho Invoice daje użytkownikom możliwość dostosowania procesu fakturowania. Dostępnych jest ponad 15 szablonów faktur. I możesz jeszcze bardziej dostosować każdy z nich, gdy tylko zaczniesz. Faktury są dostępne zarówno dla towarów, jak i usług. Możesz je skonfigurować tak, aby wysyłały jednorazowo lub cyklicznie.

Istnieją również niestandardowe opcje rozliczania projektów dla tych, którzy pobierają opłaty godzinowe lub na podstawie projektu. Możesz skonfigurować arkusze czasu, a nawet użyć timerów w aplikacji Zoho i dostosować kwotę pobieraną za czas na każdym konkretnym zadaniu.

Zoho umożliwia również wysyłanie szacunków i zbieranie płatności na różnych etapach procesu. Na przykład użytkownicy mogą uzyskać zatwierdzenie oszacowania, a następnie wysłać fakturę za początkową opłatę alimentacyjną. Potem mogą wrócić i odebrać zapłatę za resztę po zakończeniu projektu. Istnieją nawet opcje konfiguracji zatwierdzania płatności dla wielu interesariuszy w firmie. Oczywiście możesz wysyłać je różnymi kanałami, takimi jak SMS-y, e-maile lub portal klienta, aby Twoi klienci mogli szybko reagować.

Poza fakturowaniem

Użytkownicy Zoho Invoice mogą również korzystać z funkcji zarządzania wydatkami i innymi płatnościami. Istnieją opcje śledzenia zarówno rozliczanych, jak i nierozliczanych wydatków. Na przykład możesz uwzględnić materiały zakupione do projektu, przebieg spotkań z klientami, a nawet opłaty za parkometry. Aplikacja pozwala nawet użytkownikom skanować rachunki i oznaczać wydatki według określonej stawki, aby odpowiednio rozliczać klientów.

Kolejną unikalną funkcją jest portal klienta. Dzięki temu użytkownicy końcowi mają w jednym miejscu wszystkie informacje rozliczeniowe, szacunki i zestawienia. Mogą również uzyskać dostęp do informacji kontaktowych lub rozmawiać z użytkownikami bezpośrednio w aplikacji. Całe środowisko ma na celu maksymalne ułatwienie użytkownikom końcowym, aby osoby wysyłające faktury i szacunki mogły szybko uzyskać odpowiedzi.

Sachin Nishil, ekspert ds. produktów Zoho Invoice, powiedział Small Business Trends: „Dzięki temu klienci mogą rozmawiać bezpośrednio z Tobą w portalu. Więc jeśli mają pytania lub chcą coś przedyskutować, upraszcza to ten proces dla obu stron”.

Płatności

Jeśli chodzi o płatności, Zoho Invoice oferuje również wiele możliwości dostosowania. Dostępne są zarówno globalne, jak i lokalne tryby płatności. Opcje obejmują wpłatę bezpośrednią, karty kredytowe i debetowe, gotówkę, czeki i różne platformy lokalne.

Dodali także opcje płatności opóźnionych i częściowych. Jeśli więc klient nie jest w stanie zapłacić wszystkiego z góry, nadal może wysłać to, co ma. Użytkownicy mogą też ustawić przypomnienia lub opłaty za opóźnienia w płatnościach. Ma to również na celu zaoszczędzenie czasu firmom na zmniejszanie liczby klientów w celu zebrania ich na tych fakturach.

Nishil dodaje: „Często klienci mówią, że oprogramowanie zaoszczędziło mi tyle godzin, ile poświęciłbym na przypominanie klientom o płatnościach i wykonywanie innych bardzo prostych zadań”.

Zgodność

Istnieje kilka problemów ze zgodnością, z którymi należy się zmierzyć, jeśli chodzi o płatności i komunikację z klientami. Ale Zoho Invoice też o tym pomyślał. Narzędzie oferuje opcje zgodności dla poszczególnych krajów dla firm działających na określonym obszarze. Jest też wydanie globalne dla tych, którzy działają na arenie międzynarodowej. Są one wykonane z uwzględnieniem standardów zgodności, takich jak ISO 9001 i RODO.

Portal samoobsługowy i opcje fakturowania oferują również szeroką gamę języków i opcji walutowych, aby dopasować się do potrzeb klientów na całym świecie.