Die 11 Arten von Schichten, die Ihr Unternehmen benötigen könnte (und wie Sie sie planen)

Sie können keinen eckigen Stift in ein rundes Loch stecken, genauso wenig wie Sie erwarten können, dass Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen in ein und denselben Arbeitszeitplan passen.

Ohne einen maßgeschneiderten Zeitplan, der auf Ihren individuellen Bedürfnissen basiert, wird es immer schwieriger, maximale Effizienz zu erreichen.

Diese individuellen Besonderheiten können von Ihrer Branche über Ihre Arbeitszeiten bis hin zu den persönlichen Anforderungen jedes einzelnen Ihrer Mitarbeiter reichen.

Anstatt Ihre ganze Zeit in verschwendete Probeläufe zu investieren, machen Sie sich mit den folgenden 11 Arten von Arbeitsschichten vertraut, in denen wir die Strukturen und die Branchen und Szenarien darlegen, in denen sie jeweils von Nutzen sein können.

Bereiten Sie sich vor, bevor Sie Schichten wählen

Arbeite klug, nicht hart. Es ist ein Sprichwort und ein wahres noch dazu, wenn man vorbereitet kommt.

Machen Sie sich ein Bild davon, worauf Sie achten sollten, um die Schichtplanung Ihrer Mitarbeiter vollständig zu optimieren. Bevor Sie knietief in diese Arbeitsschichten einsteigen, ist es wichtig, Antworten zu haben und die Lücken zu füllen. Hier also eine Starterliste:

• Wie viele Mitarbeiter haben Sie und wie ist deren Verfügbarkeit?
• Haben sie Wünsche für einen freien Tag?
• Haben Sie Ihre Arbeitskosten in der Vergangenheit übertrieben? Und warum?
• Wie hoch ist Ihr gesetzlicher Stundenlohn? Dazu gehören Überstunden.
• Sind Ihre Mitarbeiter aktuell zufrieden oder suchen sie eine Veränderung?
• Machen Sie sich ein Bild von den Verpflichtungen der Mitarbeiter gegenüber externen Aktivitäten.
• Sinkt oder schwimmt Ihr Unternehmen aufgrund von Wetter- und Jahreszeitenänderungen?

Es gibt noch viel mehr zu denken, aber um die mentale Belastung von Ihrem Kopf fernzuhalten, verwenden Sie diese Schichttypen, um alles einfach und unkompliziert zu halten. Der Einsatz von Technologie neben diesen Arbeitsschichten kann dazu führen, dass alles mobil bleibt, anstatt dass Sie oder andere Führungskräfte die allein verantwortliche Person sind, von der alle abhängig sind, während sie dennoch anfällig für menschliche Fehler und den damit verbundenen Stress sind. Das Sortieren dieser Arbeitsschichttypen soll dazu beitragen, Ihr Unternehmen mit Tools, Ressourcen und Wissen auszubauen, um den Service mit den Anforderungen in Schach zu halten.

Die 11 Arten von Arbeitsschichten

Wenn Sie ein 24-Stunden-Geschäft führen, sollten Sie diesen ersten 3 Schichttypen besondere Aufmerksamkeit schenken!

Es sei denn, Ihr Mitarbeiter ist ein Halbvampir oder nachtaktiv, dann wäre es fast unmöglich, dass jemand wach, bereit und dynamisch genug ist, um eine volle 24-Stunden-Schicht zu arbeiten. Stattdessen sollte es ausreichen, die Arbeit eines ganzen Tages in drei proportionale Schichtfragmente aufzuteilen. Eine Drei-Wege-Split-Lösung ist die konventionellste Art, ein Unternehmen zu planen, das von morgens bis abends in einer Endlosschleife läuft.

Die erste Schicht – oft als Frühschicht bezeichnet – dauert von 9 bis 17 Uhr. Dies ist ein klassisches Arbeitsfragment, da die meisten Menschen während dieser Zeit des Tages wach und aktiv sind und Unternehmen daher eine starke Unterstützung benötigen.

Die First Shift ist nur ein Drittel eines ganzen Tages für diese 24-Stunden-Öffnungszeiten. Wenn Sie dies wissen, sollten Sie das Personal nicht nur nach der Menge des Fußgängerverkehrs von 9 bis 17 Uhr einsetzen, sondern auch daran denken, dass es zwei weitere Teile gibt, die berücksichtigt werden müssen, um dieses 24-Stunden-Geschäft zu machen Lauf. Die Besetzung dieser Schicht kann auf der Grundlage der Verfügbarkeit, der Koordination zwischen anderen Mitarbeitern und der Bequemlichkeit erfolgen.

Seien Sie sich nie zu sicher, dass jemand für diese Art von Schicht zur Verfügung steht. Finden Sie Mitarbeiter, die zuverlässig sind und sich dazu verpflichten können, früh aufzustehen. Die Planung nach Mitarbeiterpräferenzen kann Ihnen manchmal genauso gut tun wie dem Mitarbeiter. Ein effizienter Weg zur Vorbereitung eines Arbeitsplans ist die Einführung einer mobilen Anwendung, in der Mitarbeiter ihre Art von Schichten angeben, Arbeitspräferenzen festlegen und ihre Verfügbarkeit über einen für Schichtarbeit konzipierten Planer anzeigen können.

Die zweite Schicht, auch Abendschicht genannt, beginnt in der Regel um 18:00 Uhr und endet gegen 00:00 Uhr. Ähnlich wie die Frühschicht ist diese Schicht nur ein Teil eines ganzen Kreises.

Für Mitarbeiter, die zwei verschiedene Zeitpläne jonglieren (z. B. Studium neben der Arbeit), ist eine zweite Schicht möglicherweise die beste Lösung. Damit Sie nicht blind Personal einsetzen, liegt es als Führungskraft ebenso in Ihrer Verantwortung zu wissen, ob Ihre Mitarbeiter außerhalb der Arbeit noch andere Verpflichtungen haben. Offene Kommunikation ist der Schlüssel und durch eine Work-Chat-App kann dies alles ermöglicht werden – sogar kurzfristig.

Denken Sie daran, dass es zwar verlockend ist, einen Mitarbeiter, der seine erste Schicht beendet hat, abends in einer weiteren vollen Schicht zu behalten, dies jedoch zu ernsthaften Überstunden führen kann. Verwenden Sie einen digitalen Planer, der Sie benachrichtigen kann, wenn Sie diese „rote Zone“ erreicht haben, um zu vermeiden, dass Überstundenregeln überschritten werden. Auf der anderen Seite könnte ein digitaler Terminplaner auch eine Ressource sein, die Ihrem Management automatisch eine Idee liefert, wer noch nicht genug gearbeitet hat und mehr Stunden benötigt.

Die dritte Schicht ist berüchtigt als Friedhofsschicht bekannt. Es ist ziemlich leicht zu erraten, warum diese Art von Schicht so genannt wird, aber alles, was Sie wirklich wissen müssen, ist, dass dies eine Schicht ist, die um Mitternacht beginnt und um 8 Uhr morgens endet.

Diese Stunden verlangen von einem Mitarbeiter Können, Talent und zusätzliche Energie. Auch dieser Zeitabschnitt ist bei den Kunden keine beliebte Stunde. Die Kombination dieser Faktoren lässt Ihnen keine andere Wahl, als einen Mitarbeiter in einer Friedhofsschicht darin zu schulen, wie man so etwas wie eine „Ein-Mann-Show“ macht. In dem Wissen, dass es an zusätzlichen Mitarbeitern mangelt, verwenden Sie ein Lernmanagementsystem, um den Prozess zu beschleunigen. Um Mitarbeiter dazu zu motivieren, sich freiwillig für diese Art von Schicht zu melden, sollten Sie möglicherweise über eine zusätzliche Bezahlung oder zusätzliche Leistungen sprechen. Sie können sogar ein Anerkennungs- und Belohnungssystem einrichten, das den Mitarbeitern ein Gefühl der Wertschätzung vermittelt, die sie in Ihr Unternehmen einbringen.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Friedhofsschichtmitarbeiter darüber aufklären, wie wichtig es ist, sich am Tag oder sogar Tage zuvor ausreichend auszuruhen. Um bestimmte Mitarbeiter im Auge zu behalten, sollten Sie ein Planungssystem haben, mit dem Sie Zeitpläne sowohl nach Mitarbeitermodus als auch nach Jobtyp anzeigen können. Jede Ansicht kann einen anderen Ausblick auf Ihren Erfolg bei der Personalbesetzung bieten und Ihnen die Möglichkeit geben, sich auf einen Mitarbeiter zu konzentrieren, anstatt nur auf eine bestimmte Jobart/Stunde.

Teilzeit, Vollzeit, Saisonschicht

Oft werden Teilzeitschichten und Saisonschichten von Arbeitgebern verwechselt. Obwohl sie Ähnlichkeiten aufweisen, sind sie im Kern völlig unterschiedlich. Sehen Sie hier, wie und warum.

Vollzeitschichten sind für Mitarbeiter gedacht, die insgesamt 35-40 Stunden pro Woche absolvieren möchten. Anders als bei den bisherigen Schichten geht es bei dieser Schichtart nicht um den Zeitrahmen des Tages, in dem ein Mitarbeiter leistet, sondern wie viele Stunden insgesamt bis zum Ende der Woche absolviert werden.

Dies bietet einen gewissen Spielraum, in dem ein Mitarbeiter seine Zeit zu verschiedenen Anfangs- und Endpunkten des Tages absolvieren kann, basierend auf Ihren und ihren Bedürfnissen. Beachten Sie jedoch, dass es nicht viel Spielraum gibt, wenn ein Mitarbeiter mindestens 35 Stunden absolvieren muss.

Wenn Sie nach Verantwortlichkeit und Mitarbeitern suchen, die sich an einen Standardplan halten können, ist dies so konsequent wie es nur geht. Branchen, die stark von diesem Schichttyp abhängen, sind: Gastgewerbe, Einzelhandel, Gesundheitsdienste, Transportwesen; es ist auf der ganzen Linie und für die meisten äußerst nachvollziehbar.

Was viele nicht wissen, ist, dass es „ unbefristete Teilzeit “ und „ befristete Teilzeit “ gibt. Letzteres wird am häufigsten mit Saisonarbeitern verwechselt.

Nachdem Sie mehr über Saisonarbeiter erfahren haben, werden Sie den wahren Unterschied zwischen den beiden Arten von Schichten verstehen, aber bis dahin sollten Sie wissen, dass ein fester Teilzeitbeschäftigter eine Art von Arbeitsschicht ist, die von einem Mitarbeiter abgedeckt wird, der dies nicht kann die Grenze von 30 Stunden pro Woche überschreiten, gelten jedoch weiterhin als regelmäßig beschäftigt. Ein Mitarbeiter mit dieser Teilzeitbeschäftigung kann sich ähnlich wie Vollzeit auf denselben Zeitplan verlassen, nur mit weniger Stunden, die er einhalten muss.

Oft haben Menschen in diesen Situationen (wie bereits erwähnt) andere Verpflichtungen im Studium oder in der Familie. Auf der anderen Seite könnten Sie als Manager feststellen, dass eine zusätzliche Hand für bestimmte Stunden des Tages, die geschäftiger sind, von Vorteil wäre. Ein klares Layout dessen, was benötigt wird, hilft am besten zu verstehen, welche Art von „Manpower“ Sie benötigen.

Es ist am wichtigsten zu betonen, dass Teilzeit, obwohl es sich anhört, als wäre es nur für einen bestimmten Zeitraum, so robust ist wie ein Vollzeitjob. Diese Art von Schicht hat kein Enddatum und ist nicht wie ein Saisonarbeiter, der ein Ablaufdatum hat.

Manchmal reicht ein Saisonarbeiter aus. Ein Mitarbeiter, der diesen Job erfüllt, ist die beste Entscheidung für einen Betrieb, der im Sommer und/oder Winter Hochsaison hat. Im Gegensatz zu Teilzeitbeschäftigten arbeiten Saisonschichtarbeiter Vollzeit, aber nur für eine bestimmte Anzahl von Monaten im Jahr.

Zu den Orten, an denen dies passieren könnte, gehören Skihütten, die im Winter beliebt sind, während ein Resort in einigen Strandgebieten möglicherweise feststellt, dass es im Sommer mehr Unterstützung für die Familientouristensaison benötigt.

Ein Minuspunkt bei der Einstellung von Saisonarbeitern wird immer der Mangel an Zeit für die Ausbildung und das volle Engagement für die Arbeit selbst sein. Ein Mitarbeiter, der saisonal arbeitet, kommt und geht bewusst schnell, sodass Ihnen nur sehr wenig Zeit bleibt, das für den Job erforderliche Wissen zu vermitteln. Die Einarbeitung von Saisonarbeitern (und sogar von Teilzeitkräften, die nicht so engagiert sind wie Vollzeitkräfte) kann sich wie ein Zirkus anfühlen, wenn man sich nicht richtig um sie kümmert. Mit einer Anwendung, bei der Videos und Tests für ein richtiges Berufsverständnis sorgen, haben Sie die Gewissheit, dass auch Ihre Saisonkräfte ausreichend qualifiziert sind.

Die folgenden Arten von Schichten sind weniger verbreitet, aber äußerst nützlich, wenn Sie mehr Flexibilität in Ihrem Arbeitsbereich benötigen.

Eine rotierende Art von Arbeitsschicht wechselt die Schichten. Während einige Manager es vorziehen, den Zeitplan für alle Woche für Woche gleich zu halten, gibt es Manager, die auch die Gewinnerseite eines Rotationsaufbaus sehen können.

In gewisser Weise können Rotationsschichten mehr Work-Life-Balance bieten, und allein aus diesem Grund ist Rotation ein sicherer Weg, um Mitarbeiter-Burnout zu vermeiden. Mitarbeiter können sich darüber beschweren, dass ein Mitarbeiter immer die Vorteile einer Frühschicht erhält, während der andere möglicherweise das Gefühl hat, dass ein Mitarbeiter die Vorteile einer Abendschicht erhält. Wenn Sie dies mit Rotationsschichten angehen, bleiben alle gleich und dieses Manöver hält sie auch auf Trab und frisch.

Möglicherweise haben Sie diese Wendungen in der Vergangenheit vermieden, aber wenn Sie Zeitplanvorlagen und Arbeitszeittabellen zur Hand haben, die auf dem neuesten Stand sind und Aufzeichnungen aus den vergangenen Wochen enthalten, haben Sie immer einen Anhaltspunkt, auf den Sie zurückgreifen können. Es gibt Anwendungen, die genau das tun; Das veraltete Excel und der Papier-und-Bleistift-Weg sind fehleranfällig, chaotisch und leicht zu verlieren. Daher kann ein automatisiertes Zeiterfassungs- und Planungssystem der beste nächste Schritt für Sie und Ihre Rotationsschichtanforderungen sein.

Die Bereitschaftsschicht ist ziemlich einfach, erfordert aber von einem Mitarbeiter viele Opfer. Ein Mitarbeiter auf Abruf kann zu jeder Tageszeit angerufen werden und es wird erwartet, dass er den Hörer abnimmt, wenn dieser Moment kommt. Nachdem dieser Anruf eingegangen ist, wird auch vom Mitarbeiter erwartet, dass er erscheint und Dienstleistungen erbringt, im Durchschnitt 15 Minuten später.

Diese Art von Arbeitsschicht wird sehr genau untersucht, da ein Mitarbeiter mit dieser Schichtbeschreibung auf Standorte, Aktivitäten, die er ausführen kann, während er auf das Klingeln des Telefons wartet, und eine normale Lebensbalance beschränkt ist. Manchmal stellt sich heraus, dass ein Bereitschaftsdienst gar nicht benötigt wird. Abhängig von Ihrem Bundesstaat, Land oder Arbeitsplatz garantiert Bereitschaftsdienst manchmal keine Bezahlung, und in diesem Fall haben Menschen in der Vergangenheit ihre Besorgnis über diese Praxis geäußert.

Bereiten Sie sich darauf vor und entscheiden Sie, wie Sie diese Art von Bereitschaftsdienstmitarbeitern fair behandeln. Bereiten Sie außerdem vor, wie viele Mitarbeiter Sie zur Hand benötigen. Dies erfordert eine Verpflichtung zur Planung und etwas, das nur durch eine digitale Organisation gesteuert werden kann, um alles und jeden jederzeit auf dem Laufenden zu halten.

An und aus und dann wieder an. Im Wesentlichen ist dies eine geteilte Schicht.

Um es besser zu erklären: Bei einer geteilten Schicht arbeitet ein Mitarbeiter ein paar Stunden weiter, nimmt sich ein paar Stunden frei, um sich zu entspannen und Pausen einzulegen, und kehrt dann zur Arbeit zurück, um den Rest des zweiten Teils des Tages zu beenden. Dies kann auf verschiedene Arten aufgeteilt werden. Es gibt keine definitiven Zeitrahmen, solange es dem Muster folgt: an, aus und wieder an.

Eine geteilte Schicht, eine Art Schicht, ist so strukturiert, dass ein Mitarbeiter auf produktive und humane Weise mehr Arbeit leisten kann. Wenn es nicht richtig gemanagt wird, kann eine geteilte Schicht dazu führen, dass Sie ohne angemessenes Personal gestrandet sind. Schauen Sie sich an, wann andere Mitarbeiter verfügbar sind oder auch eine geteilte Schichtpause einlegen, und tauschen Sie sich auf dieser Grundlage aus.

Eine komprimierte Schicht liegt vor, wenn ein Mitarbeiter eine volle Schichtstundenzahl (d. h. 35-40 Stunden) in weniger als 5 Tagen absolvieren möchte. Dies ist ein Ziel, das viel Engagement von einem Mitarbeiter erfordert, aber durchaus machbar sein kann.

Komprimierte Schichtarbeiter sind immer bestrebt, mehr zu übernehmen, daher wäre es einfach, einen komprimierten Schichtarbeiter als Last-Minute-Tausch für kurzfristige Stornierungen zu bekommen. Diese Art von Schicht kann sich auch als nützlich erweisen, wenn Sie Ihr Geschäft länger bis in die Nacht laufen lassen möchten.

Komprimierte Arten von Arbeitsschichten können Ihnen helfen, Arbeitskosten zu sparen, was Unternehmen manchmal am meisten kostet. Um dies für komprimierte Schichten oder andere Arten von Schichten unter Kontrolle zu halten, verwenden Sie eine Anwendung zur Überwachung Ihrer Arbeitskosten, damit Ihre Gehaltsabrechnung vollständig und gesetzeskonform geführt wird.

Ein Wochenend- vs. Wochentagsplan ist am besten für diejenigen, die die Arbeit entweder an den Wochentagen oder am Wochenende unterbrechen und abteilen möchten. In Anbetracht der Tatsache, dass der Service in unterschiedlichen Branchen ein Wackeln sein kann, kann dieses Engagement für jeden Teil der Woche dazu beitragen, die Woche auszugleichen, um den für Sie perfekten Arbeitsplan zu erstellen.

Wenn Sie wissen, was Ihr Unternehmen in der Vergangenheit erlebt hat, können Sie besser vorbereiten und vorhersagen, wovon Sie an Wochenenden und Wochentagen mehr benötigen. Beachten Sie, wie Ihr Unternehmen funktioniert und was ihm fehlt. Das Wochenende und der Wochentag können je nach Tageszeit und Monat des Jahres sehr unterschiedlich aussehen, also behalten Sie die fehlenden Lücken im Auge, damit alles so läuft, wie es sollte. Ihre Mitarbeiter können nicht effizient arbeiten, wenn nicht genügend Hände vorhanden sind, um das Tempo zu unterstützen.

Endeffekt

Es gibt viele Arten von Arbeitsschichten zur Auswahl, und obwohl das verwirrend sein kann, ist es auch so etwas wie ein Segen. Das gemeinsame Thema bei allen ist die Tatsache, dass sie alle mit vorhandener Technologie machbar sind, damit die Dinge organisiert und reibungslos ablaufen. Connecteam ist eine All-in-One-Lösung, die die Eigenschaften enthält, die Sie suchen, um einen flexiblen und transparenten Arbeitsplan auf Managerebene und auch auf Mitarbeiterebene aufrechtzuerhalten.

Connecteam bietet all das Folgende und mehr:

• Anerkennungs- und Belohnungssystem
• Organisiert Zeitpläne basierend auf Mitarbeiter vs. Stellenbezeichnung
• Ermöglicht Mitarbeitern das Einreichen von Anfragen
• Warnungen für Überstunden und Arbeitskosten
• Nahtloser Übergang zur Gehaltsabrechnung durch Quickbooks Payroll
• Beanspruchen Sie Verschiebungsfähigkeiten
• Gespeicherte Schichtvorlagen für die zukünftige Verwendung
• Eingebaute Chat-Funktion, um die Kommunikation stark zu halten
• Einfacher Zugriff auf Desktop und/oder Mobilgerät
• Drag-and-Drop-Funktion
• Anhänge: Notizen, Bilder & Notizen (direkt aus dem Zeitplan)

Connecteam ist eine benutzerfreundliche und einfach zu integrierende Mitarbeiterverwaltungsanwendung, die alle Deskless-Branchen und Manager der neuen Generation implementieren können, um ihre Mitarbeiter effizienter zu überwachen.

Ganz gleich, welche Art von Arbeitsschicht für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, Technologie ist etwas Wichtiges, das kommen und mitfahren kann. Um mit schnellen Tagen und dem Durcheinander von Papier und Stift oder anderen veralteten Systemen Schritt zu halten, probieren Sie Connecteam oder eine andere Mitarbeiterverwaltungssoftware aus, die Sie und Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit im Team auf Trab halten kann.