5 個需要考慮的企業內容管理用例

我們匯總了五個內容管理用例，供您在考慮是否投資企業內容管理 (ECM) 解決方案時考慮。

其中四個由 Impact Networking 的技術合作夥伴之一 DocuWare 提供。 要閱讀更多 DocuWare 案例研究，請點擊此鏈接。

為什麼選擇企業內容管理？

為什麼今天的組織需要一個 ECM 系統來進行運營？

企業內容管理可幫助公司對發票、簡歷、稅務文件、電子郵件等結構化和非結構化信息的工作流程進行數字化、控制和自動化。

正如您可能想像或已經知道的那樣，能夠通過集中式解決方案有效地管理這些信息對於專注於提高其數字能力的現代組織來說非常重要。

隨著當今即使是小型企業中也存在大量數據，正確管理數據的必要性也在增長，並且對通過 ECM 等解決方案簡化工作流程的需求每年都變得更加明顯。

相關文章：為什麼企業內容管理對您的業務至關重要

用例 #1：Avance（非營利）

Avance 總部位於聖安東尼奧，在聖安東尼奧和其他城市經營著大約 30 個兒童教育中心。

這些教育中心需要訂購大量的用品（無論是配方奶、尿布還是家具），因此需要跟踪大量訂單。

在實施 ECM 之前，該組織完全依賴於紙質流程，他們自己承認這使得審批和採購流程緩慢且效率低下。

這些基於紙質的流程，主要涉及紙質採購訂單，必須通過辦公室間郵件或聯邦快遞發送——這兩種做法都非常耗時。

在使用內容管理系統將這些流程數字化後，使用自動化腳本來統計和報告所有未完成的採購，從而使組織能夠準確、最新地了解待處理訂單和剩餘贈款資金。

在拆除了大量新的冗余文件櫃後，他們還節省了大量的物理空間，使他們的工作場所和使用它們的員工受益。

用例 #2：優勢信用（金融）

Advantage Credit 為抵押貸款人、經紀人和銀行提供信用報告服務。

在像 Avance 一樣進行數字化之前，該公司一直嚴重依賴紙質流程。

正因為如此，該組織在留住員工方面遇到了巨大困難，因為它無法為員工提供遠程工作方面的任何靈活性。

其結果是員工流失率存在問題，在該行業工作了十多年後，這種情況變得更糟，許多成熟的員工需要靈活性。

為了解決這些勞動力問題，尋求數字化轉型戰略，企業內容管理系統的引入是其核心方面。

Advantage 需要一個安全的文檔管理解決方案，並且能夠將紙質文檔數字化以進行檢索、共享和協作。

實施 ECM 系統後，公司能夠實現所有這些目標，從而能夠為員工提供遠程工作機會。

Advantage Credit 能夠將 90% 的員工轉移到遠程工作，將辦公室租金成本降低 65%，將生產力提高 50%，最重要的是，員工保留率提高了 100%。

用例 #3：Ewart-Ohlson（製造）

Ewart-Ohlson Machine Company 與計算機數控 (CNC) 機器合作，為航空航天、能源、鋼鐵和汽車行業生產零件。

該公司成立於 1942 年，多年來一直遵守 AS9100 的數據和信息合規性法規。

由於數字化之前的所有文件都是手動採購的，因此必須將它們存儲和保護在一個物理位置——通常是現場的文件櫃。

當員工需要參考文件時，例如出於質量控制目的或客戶要求，搜索文件是勞動密集型的，而且速度很慢。

每週需要提交多達 300 頁的文件，很容易看出為什麼這已成為一個需要儘早處理的問題。

實施內容管理系統後，Ewart-Ohlson 現在不僅能夠為員工提供對必要文檔的更有效訪問，還為客戶提供。 簡而言之，30 分鐘的工作現在只需要不到 1 分鐘。

除此之外，ECM 能夠遵守必要的法規，因此可以在保持合規性的同時處理、訪問和共享信息。

用例 #4：奧克菲爾德鎮（政府）

奧克菲爾德是紐約州的一個小鎮，由奧克菲爾德鎮辦公室管轄。

在開始數字化轉型計劃之前，奧克菲爾德鎮依靠手動將所有官方文件存儲在其辦公室中。

僅保留紙質記錄意味著辦公室必須不斷增加物理空間來存儲它們，並且為此目的增加了一個記錄保留室的報價為 300,000 美元。

奧克菲爾德鎮知道這種情況只會需要更多的費用和未來的擴展，因此決定採用數字化課程作為替代方案。

採用企業內容管理解決方案後，該鎮地方政府能夠將 40,000 多個現有文檔存儲在雲存儲中。

每月大約有 300 份新文件被掃描到系統中，現在由於其云存儲系統，奧克菲爾德鎮政府辦公室能夠輕鬆地安全歸檔和訪問敏感和非敏感數據。

用例 #5：美國水技術

Watertech of America 在威斯康星州、明尼蘇達州、愛荷華州和伊利諾伊州北部提供水處理項目。

Watertech 非常強調它所謂的“實用環保主義”，它希望將可持續性與客戶的效率結合起來。

不幸的是，Watertech 的文件系統不可持續，不久之後，他們的小辦公室就容納了大約 40 個裝滿紙質文件的文件櫃。

這導致公司的運營流程在很大程度上效率低下，因此他們尋求內容管理系統來緩解這一痛點。

在 Impact Networking 進行了發現審計並提出了適當的建議以實施 Watertech 的文檔管理戰略後，實施了 ECM 並將公司的文檔流程數字化。

這使該組織能夠擺脫僅使用基於紙張的流程，而是轉向更高效、更安全的數字存儲庫來捕獲和存儲數據和信息。

毫無疑問，我認為實施 DocuWare with Impact 是我在公司 12 年來所做的最好的事情之一。 – Jon Tiegs，美國水技術部副總裁。

底線

有幾個用例可以告知公司實施企業內容管理採用戰略的決定。

主要和最明顯的用途是減少通常會花費企業時間和金錢的紙質、手動、耗時的任務。

ECM 不僅可以通過數字化提高運營流程的效率，而且還可以添加自動化工作流程以更進一步，並且可以通過現代解決方案輕鬆實現數據合規標準。

此外，減少對手動流程的依賴之外的用例，例如提高數據處理方式的靈活性，意味著實施 ECM 系統的組織可以享受流線型和高效的工作流程流程結構。

我們希望這些內容管理用例能讓您了解企業實施 ECM 的原因，並鼓勵您訪問我們的合作夥伴 DocuWare，了解更多內容管理用例。

訂閱我們的博客，每月接收有關商業技術的見解，並及時了解營銷、網絡安全和其他技術新聞和趨勢。