5 zu berücksichtigende Anwendungsfälle für Enterprise Content Management

Wir haben fünf Content-Management-Anwendungsfälle zusammengestellt, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie überlegen, ob Sie in eine Enterprise-Content-Management-Lösung (ECM) investieren sollten.

Vier davon stammen von DocuWare, einem der Technologiepartner von Impact Networking. Um weitere DocuWare-Fallstudien zu lesen, folgen Sie bitte diesem Link.

Warum Enterprise-Content-Management?

Warum brauchen Unternehmen heute ein ECM-System für ihre Abläufe?

Enterprise Content Management hilft Unternehmen, Arbeitsabläufe für strukturierte und unstrukturierte Informationen wie Rechnungen, Lebensläufe, Steuerdokumente, E-Mails und mehr zu digitalisieren, zu kontrollieren und zu automatisieren.

Wie Sie sich vielleicht vorstellen oder bereits wissen, ist es für ein modernes Unternehmen, das sich auf die Verbesserung seiner digitalen Fähigkeiten konzentriert, wichtig, diese Informationen effektiv und effizient über eine zentralisierte Lösung verwalten zu können.

Mit dem Datenvolumen, das heute selbst in kleinen Unternehmen vorhanden ist, wächst die Notwendigkeit, es richtig zu verwalten, und die Notwendigkeit von Arbeitsabläufen, die durch Lösungen wie ECMs optimiert werden, wird von Jahr zu Jahr deutlicher.

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Anwendungsfall Nr. 1: Avance (gemeinnützig)

Avance hat seinen Sitz in San Antonio und betreibt rund 30 Kinderbildungszentren in San Antonio und anderen Städten.

Diese Bildungszentren müssen eine große Menge an Verbrauchsmaterialien bestellen (ob es sich um Säuglingsnahrung, Windeln oder Möbel handelt), und daher gibt es viele Bestellungen, die nachverfolgt werden müssen.

Vor der Implementierung eines ECM verließ sich das Unternehmen ausschließlich auf papierbasierte Prozesse, was nach eigenen Angaben den Genehmigungs- und Akquisitionsprozess langsam und ineffizient machte.

Diese papierbasierten Prozesse, hauptsächlich in Bezug auf Papierbestellformulare, müssten per interner Post oder über FedEx gesendet werden – beides unglaublich zeitaufwändige Praktiken.

Nach der Digitalisierung dieser Prozesse mit einem Content-Management-System wurde ein Automatisierungsskript verwendet, um alle ausstehenden Käufe zu zählen und zu melden, wodurch die Organisation ein genaues, aktuelles Bild von ausstehenden Bestellungen und verbleibenden Fördergeldern erhielt.

Sie sparten auch eine beträchtliche Menge an physischem Platz, nachdem sie eine Vielzahl von neu überflüssigen Aktenschränken entfernt hatten, was ihren Arbeitsplätzen und den Mitarbeitern, die sie verwenden, zugute kam.

Anwendungsfall Nr. 2: Vorteilskredit (Finanzen)

Advantage Credit bietet Kreditauskunftsdienste für Hypothekengeber, Makler und Banken an.

Vor der Digitalisierung war das Unternehmen wie Avance stark auf papierbasierte Prozesse angewiesen.

Aus diesem Grund hatte die Organisation enorme Schwierigkeiten mit der Mitarbeiterbindung, da sie den Arbeitnehmern keine Flexibilität in Bezug auf die Fernarbeit bieten konnte.

Das Ergebnis davon war eine problematische Mitarbeiterfluktuation, die sich nach mehr als einem Jahrzehnt in der Branche verschlimmerte, da viele ältere Arbeitnehmer Flexibilität wünschten.

Um diesen Bedenken der Belegschaft entgegenzuwirken, wurde nach einer Strategie für die digitale Transformation gesucht, und die Einführung eines Enterprise-Content-Management-Systems war ein zentraler Aspekt davon.

Advantage benötigte eine Dokumentenverwaltungslösung, die sicher ist und in der Lage ist, Papierdokumente für den Abruf, die gemeinsame Nutzung und die Zusammenarbeit zu digitalisieren.

Nach der Implementierung des ECM-Systems war das Unternehmen in der Lage, all diese Ziele zu erreichen und den Mitarbeitern somit Möglichkeiten zur Fernarbeit anzubieten.

Advantage Credit war in der Lage, 90 % seiner Belegschaft auf Telearbeit umzustellen, die Büromietkosten um 65 % zu senken, die Produktivität um 50 % zu steigern und vor allem die Mitarbeiterbindung um 100 % zu verbessern.

Anwendungsfall Nr. 3: Ewart-Ohlson (Fertigung)

Die Ewart-Ohlson Machine Company arbeitet mit CNC-Maschinen (Computer Numerical Control) und produziert Teile für die Luft- und Raumfahrt-, Energie-, Stahl- und Automobilindustrie.

Das Unternehmen wurde 1942 gegründet und befolgte seit vielen Jahren die AS9100-Compliance-Vorschriften für seine Daten und Informationen.

Da alle Dokumente vor der Digitalisierung manuell beschafft wurden, mussten sie an einem physischen Ort aufbewahrt und gesichert werden – normalerweise in einem Aktenschrank vor Ort.

Wenn Mitarbeiter auf ein Dokument verweisen mussten, beispielsweise für Qualitätskontrollzwecke oder eine Kundenanfrage, war die Suche nach Dokumenten arbeitsintensiv und langsam.

Bei bis zu 300 Seiten an Dokumenten, die jede Woche abgelegt werden müssen, ist es leicht zu verstehen, warum dies zu einem Problem geworden war, das eher früher als später behandelt werden musste.

Nach der Implementierung eines Content-Management-Systems war Ewart-Ohlson nun nicht nur in der Lage, den Mitarbeitern, sondern auch den Kunden einen weitaus effektiveren Zugriff auf die erforderliche Dokumentation zu ermöglichen. Kurz gesagt, was ein 30-Minuten-Job war, dauert jetzt weniger als eine.

Darüber hinaus war das ECM in der Lage, die erforderlichen Vorschriften einzuhalten, sodass Informationen gehandhabt, abgerufen und weitergegeben werden konnten, während die Vorschriften eingehalten wurden.

Anwendungsfall Nr. 4: Stadt Oakfield (Regierung)

Oakfield ist eine Stadt im Bundesstaat New York und wird vom Büro der Stadt Oakfield regiert.

Vor Beginn eines digitalen Transformationsplans verließ sich die Stadt Oakfield darauf, alle offiziellen Dokumente in ihren Büros manuell zu speichern.

Die ausschließliche Aufbewahrung von Unterlagen in Papierform bedeutete, dass das Büro ständig mehr Platz für ihre Aufbewahrung schaffen musste, und es wurde ein Preis von 300.000 US-Dollar für die Hinzufügung eines Aufbewahrungsraums für Unterlagen zu diesem Zweck genannt.

In dem Wissen, dass dies eine Situation war, die in Zukunft nur noch mehr Aufwand und Erweiterungen erfordern würde, entschied sich die Stadt Oakfield für einen Digitalisierungskurs als Alternative.

Nach der Einführung einer Enterprise-Content-Management-Lösung konnte die Stadtverwaltung mehr als 40.000 ihrer vorhandenen Dokumente in einem Cloud-Speicher speichern.

Jeden Monat werden etwa 300 neue Dokumente in das System gescannt, und dank seines Cloud-Speichersystems ist das Regierungsbüro der Stadt Oakfield jetzt in der Lage, vertrauliche und nicht vertrauliche Daten sicher zu archivieren und problemlos darauf zuzugreifen.

Anwendungsfall Nr. 5: Watertech of America

Watertech of America bietet Wasseraufbereitungsprogramme in Wisconsin, Minnesota, Iowa und Nord-Illinois an.

Watertech legt großen Wert auf das, was es als „praktischen Umweltschutz“ bezeichnet, der darauf abzielt, Nachhaltigkeit mit Effizienz für seine Kunden zu verbinden.

Leider waren die Dokumentationssysteme von Watertech nicht nachhaltig, und bald waren in ihrem kleinen Büro rund 40 Aktenschränke voller Papierdokumente untergebracht.

Dies verursachte ein hohes Maß an Ineffizienz in den Betriebsabläufen des Unternehmens, und daher suchte man nach einem Content-Management-System, um diesen Schmerzpunkt zu lindern.

Nachdem Impact Networking ein Entdeckungsaudit durchgeführt und die entsprechenden Empfehlungen gegeben hatte, um die Dokumentenmanagementstrategie von Watertech umzusetzen, wurde ein ECM implementiert und die Dokumentationsprozesse des Unternehmens wurden digitalisiert.

Dies ermöglichte es der Organisation, von der Verwendung ausschließlich papierbasierter Prozesse wegzukommen und stattdessen auf ein effizienteres und sichereres digitales Repository umzusteigen, um Daten und Informationen zu erfassen und zu speichern.

Ohne Zweifel denke ich, dass die Implementierung von DocuWare mit Impact eines der besten Dinge war, die wir in meinen 12 Jahren im Unternehmen gemacht haben. – Jon Tiegs, Vizepräsident, Watertech of America.

Endeffekt

Es gibt mehrere Anwendungsfälle, die die Entscheidung eines Unternehmens zur Implementierung einer Strategie für die Einführung von Enterprise Content Management beeinflussen können.

Der primäre und offensichtlichste Nutzen ist die Reduzierung papierbasierter, manueller, zeitaufwändiger Aufgaben, die Unternehmen routinemäßig Zeit und Geld kosten.

ECM kann nicht nur die Effizienz in betrieblichen Prozessen durch deren Digitalisierung verbessern, sondern auch Automatisierungsworkflows können hinzugefügt werden, um noch weiter zu gehen, und Datenkonformitätsstandards können mit modernen Lösungen leicht erreicht werden.

Darüber hinaus bedeuten Anwendungsfälle außerhalb der Verringerung der Abhängigkeit von manuellen Prozessen, wie z. B. die erhöhte Flexibilität bei der Handhabung von Daten, dass Unternehmen, die ECM-Systeme implementieren, von einer optimierten und effizienten Workflow-Prozessstruktur profitieren können.

Wir hoffen, dass Ihnen diese Anwendungsfälle für Content-Management verständlich gemacht haben, warum Unternehmen ECMs implementieren, und empfehlen Ihnen, unseren Partner DocuWare zu besuchen, um weitere Anwendungsfälle für Content-Management zu erhalten.

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