5 个需要考虑的企业内容管理用例

我们汇总了五个内容管理用例，供您在考虑是否投资企业内容管理 (ECM) 解决方案时考虑。

其中四个由 Impact Networking 的技术合作伙伴之一 DocuWare 提供。 要阅读更多 DocuWare 案例研究，请点击此链接。

为什么选择企业内容管理？

为什么今天的组织需要一个 ECM 系统来进行运营？

企业内容管理可帮助公司对发票、简历、税务文件、电子邮件等结构化和非结构化信息的工作流程进行数字化、控制和自动化。

正如您可能想象或已经知道的那样，能够通过集中式解决方案有效地管理这些信息对于专注于提高其数字能力的现代组织来说非常重要。

随着当今即使是小型企业中也存在大量数据，正确管理数据的必要性也在增长，并且对通过 ECM 等解决方案简化工作流程的需求每年都变得更加明显。

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用例 #1：Avance（非营利）

Avance 总部位于圣安东尼奥，在圣安东尼奥和其他城市经营着大约 30 个儿童教育中心。

这些教育中心需要订购大量的用品（无论是配方奶、尿布还是家具），因此需要跟踪大量订单。

在实施 ECM 之前，该组织完全依赖于纸质流程，他们自己承认这使得审批和采购流程缓慢且效率低下。

这些基于纸质的流程，主要涉及纸质采购订单，必须通过办公室间邮件或联邦快递发送——这两种做法都非常耗时。

在使用内容管理系统将这些流程数字化后，使用自动化脚本来统计和报告所有未完成的采购，从而使组织能够准确、最新地了解待处理订单和剩余赠款资金。

在拆除了大量新的冗余文件柜后，他们还节省了大量的物理空间，使他们的工作场所和使用它们的员工受益。

用例 #2：优势信用（金融）

Advantage Credit 为抵押贷款人、经纪人和银行提供信用报告服务。

在像 Avance 一样进行数字化之前，该公司一直严重依赖纸质流程。

正因为如此，该组织在留住员工方面遇到了巨大困难，因为它无法为员工提供远程工作方面的任何灵活性。

其结果是员工流失率存在问题，在该行业工作了十多年后，这种情况变得更糟，许多成熟的员工需要灵活性。

为了解决这些劳动力问题，寻求数字化转型战略，企业内容管理系统的引入是其核心方面。

Advantage 需要一个安全的文档管理解决方案，并且能够将纸质文档数字化以进行检索、共享和协作。

实施 ECM 系统后，公司能够实现所有这些目标，从而能够为员工提供远程工作机会。

Advantage Credit 能够将 90% 的员工转移到远程工作，将办公室租金成本降低 65%，将生产力提高 50%，最重要的是，员工保留率提高了 100%。

用例 #3：Ewart-Ohlson（制造）

Ewart-Ohlson Machine Company 与计算机数控 (CNC) 机器合作，为航空航天、能源、钢铁和汽车行业生产零件。

该公司成立于 1942 年，多年来一直遵守 AS9100 的数据和信息合规性法规。

由于数字化之前的所有文件都是手动采购的，因此必须将它们存储和保护在一个物理位置——通常是现场的文件柜。

当员工需要参考文件时，例如出于质量控制目的或客户要求，搜索文件是劳动密集型的，而且速度很慢。

每周需要提交多达 300 页的文件，很容易看出为什么这已成为一个需要尽早处理的问题。

实施内容管理系统后，Ewart-Ohlson 现在不仅能够为员工提供对必要文档的更有效访问，还为客户提供。 简而言之，30 分钟的工作现在只需要不到 1 分钟。

除此之外，ECM 能够遵守必要的法规，因此可以在保持合规性的同时处理、访问和共享信息。

用例 #4：奥克菲尔德镇（政府）

奥克菲尔德是纽约州的一个小镇，由奥克菲尔德镇办公室管辖。

在开始数字化转型计划之前，奥克菲尔德镇依靠手动将所有官方文件存储在其办公室中。

仅保留纸质记录意味着办公室必须不断增加物理空间来存储它们，并且为此目的增加了一个记录保留室的报价为 300,000 美元。

奥克菲尔德镇知道这种情况只会需要更多的费用和未来的扩展，因此决定采用数字化课程作为替代方案。

采用企业内容管理解决方案后，该镇地方政府能够将 40,000 多个现有文档存储在云存储中。

每月大约有 300 份新文件被扫描到系统中，现在由于其云存储系统，奥克菲尔德镇政府办公室能够轻松地安全归档和访问敏感和非敏感数据。

用例 #5：美国水技术

Watertech of America 在威斯康星州、明尼苏达州、爱荷华州和伊利诺伊州北部提供水处理项目。

Watertech 非常强调它所谓的“实用环保主义”，它希望将可持续性与客户的效率结合起来。

不幸的是，Watertech 的文件系统不可持续，不久之后，他们的小办公室就容纳了大约 40 个装满纸质文件的文件柜。

这导致公司的运营流程在很大程度上效率低下，因此他们寻求内容管理系统来缓解这一痛点。

在 Impact Networking 进行了发现审计并提出了适当的建议以实施 Watertech 的文档管理战略后，实施了 ECM 并将公司的文档流程数字化。

这使该组织能够摆脱仅使用基于纸张的流程，而是转向更高效、更安全的数字存储库来捕获和存储数据和信息。

毫无疑问，我认为实施 DocuWare with Impact 是我在公司 12 年来所做的最好的事情之一。 – Jon Tiegs，美国水技术部副总裁。

底线

有几个用例可以告知公司实施企业内容管理采用战略的决定。

主要和最明显的用途是减少通常会花费企业时间和金钱的纸质、手动、耗时的任务。

ECM 不仅可以通过数字化提高运营流程的效率，而且还可以添加自动化工作流程以更进一步，并且可以通过现代解决方案轻松实现数据合规标准。

此外，减少对手动流程的依赖之外的用例，例如提高数据处理方式的灵活性，意味着实施 ECM 系统的组织可以享受流线型和高效的工作流程流程结构。

我们希望这些内容管理用例能让您了解企业实施 ECM 的原因，并鼓励您访问我们的合作伙伴 DocuWare，了解更多内容管理用例。

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