5 casos de uso de gerenciamento de conteúdo corporativo a serem considerados

Reunimos cinco casos de uso de gerenciamento de conteúdo para você pensar ao considerar se deve investir em uma solução de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM).

Quatro deles são cortesia da DocuWare, um dos parceiros de tecnologia da Impact Networking. Para ler mais estudos de caso do DocuWare, siga este link.

Por que gerenciamento de conteúdo corporativo?

Por que as organizações hoje precisam de um sistema ECM para suas operações?

O gerenciamento de conteúdo corporativo ajuda as empresas a digitalizar, controlar e automatizar fluxos de trabalho para informações estruturadas e não estruturadas, como faturas, currículos, documentos fiscais, e-mails e muito mais.

Como você pode imaginar ou já sabe, poder gerenciar essas informações de forma eficaz e eficiente por meio de uma solução centralizada é importante para uma organização moderna focada em melhorar suas capacidades digitais.

Com o volume de dados presente até mesmo nas pequenas empresas atuais, cresce a necessidade de gerenciá-los adequadamente e a necessidade de fluxos de trabalho que sejam simplificados por meio de soluções como ECMs se torna mais evidente a cada ano.

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Caso de uso nº 1: Avance (sem fins lucrativos)

A Avance está sediada em San Antonio e opera cerca de 30 centros de educação infantil em San Antonio e outras cidades.

Esses centros de educação precisam pedir uma grande quantidade de suprimentos (seja fórmula, fraldas ou móveis) e, como resultado, há muitos pedidos que precisam ser monitorados.

Antes de implementar um ECM, a organização dependia exclusivamente de processos baseados em papel, que por sua própria admissão tornavam o processo de aprovação e aquisição lento e ineficiente.

Esses processos baseados em papel, principalmente relacionados a formulários de pedido de compra em papel, teriam que ser enviados por correio interno ou por FedEx – ambas práticas incrivelmente demoradas.

Após a digitalização desses processos com um sistema de gerenciamento de conteúdo, um script de automação foi usado para contabilizar e relatar todas as compras pendentes, permitindo que a organização tenha uma imagem precisa e atualizada dos pedidos pendentes e dos fundos de concessão restantes.

Eles também economizaram em uma quantidade substancial de espaço físico depois de remover uma infinidade de armários de arquivamento redundantes, beneficiando seus locais de trabalho e os funcionários que os utilizam.

Caso de uso nº 2: Crédito de vantagem (finanças)

O Advantage Credit oferece serviços de relatórios de crédito para credores hipotecários, corretores e bancos.

Antes da digitalização, como a Avance, a empresa dependia fortemente de processos baseados em papel.

Por isso, a organização teve enormes dificuldades com a retenção de funcionários, pois não conseguiu oferecer flexibilidade aos trabalhadores no que diz respeito ao trabalho remoto.

O resultado disso foi um nível problemático de rotatividade de funcionários, que piorou depois de mais de uma década no setor, com muitos trabalhadores maduros desejando flexibilidade.

Em um esforço para abordar essas preocupações da força de trabalho, buscou-se uma estratégia de transformação digital, e a introdução de um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo foi um aspecto central dela.

A Advantage precisava de uma solução de gerenciamento de documentos que fosse segura e capaz de digitalizar documentos em papel para recuperação, compartilhamento e colaboração.

Após a implantação do sistema ECM, a empresa conseguiu atingir todos esses objetivos e, como resultado, conseguiu oferecer oportunidades de trabalho remoto aos funcionários.

A Advantage Credit conseguiu transferir 90% de sua força de trabalho para o trabalho remoto, reduzindo os custos de aluguel do escritório em 65%, melhorando a produtividade em 50% e, o mais importante, melhorando a retenção de funcionários em 100%.

Caso de uso nº 3: Ewart-Ohlson (fabricação)

A Ewart-Ohlson Machine Company trabalha com máquinas de controle numérico computadorizado (CNC), produzindo peças para as indústrias aeroespacial, energética, siderúrgica e automotiva.

A empresa foi fundada em 1942 e há muitos anos segue os regulamentos de conformidade AS9100 para seus dados e informações.

Como todos os documentos antes da digitalização eram adquiridos manualmente, eles precisavam ser armazenados e protegidos em um local físico, normalmente um arquivo no local.

Quando a equipe precisava fazer referência a um documento, por exemplo, para fins de controle de qualidade ou uma solicitação do cliente, a busca por documentos era trabalhosa e lenta.

Com até 300 páginas de documentos que precisam ser arquivados a cada semana, é fácil ver por que isso cresceu e se tornou um problema que precisava ser resolvido mais cedo ou mais tarde.

Depois de implementar um sistema de gerenciamento de conteúdo, a Ewart-Ohlson não só agora pode fornecer acesso muito mais eficaz à documentação necessária para a equipe, mas também para os clientes. Em suma, o que era um trabalho de 30 minutos agora leva menos de um.

Além disso, o ECM conseguiu aderir às regulamentações necessárias, para que as informações pudessem ser tratadas, acessadas e compartilhadas sem deixar de estar em conformidade.

Caso de uso nº 4: Cidade de Oakfield (governo)

Oakfield é uma cidade no estado de Nova York e é governada pelo escritório da cidade de Oakfield.

Antes de embarcar em um plano de transformação digital, a cidade de Oakfield contava com o armazenamento manual de todos os documentos oficiais em seus escritórios.

Manter registros exclusivamente em papel significava que o escritório precisava continuamente adicionar espaço físico para armazená-los, e foi cotado um preço de US$ 300.000 para adicionar uma sala de retenção de registros para essa finalidade.

Sabendo que esta era uma situação que exigiria apenas mais despesas e expansão no futuro, a cidade de Oakfield decidiu por um curso de digitalização como alternativa.

Depois de adotar uma solução de gerenciamento de conteúdo corporativo, o governo local da cidade conseguiu armazenar mais de 40.000 de seus documentos existentes em armazenamento em nuvem.

Cerca de 300 novos documentos são digitalizados no sistema a cada mês e, agora, graças ao seu sistema de armazenamento em nuvem, o escritório do governo da cidade de Oakfield pode arquivar e acessar com segurança dados confidenciais e não confidenciais com facilidade.

Caso de uso nº 5: Watertech of America

A Watertech of America oferece programas de tratamento de água em Wisconsin, Minnesota, Iowa e norte de Illinois.

A Watertech dá grande ênfase ao que chama de “ambientalismo prático”, que busca aliar sustentabilidade com eficiência para seus clientes.

Infelizmente, os sistemas de documentação da Watertech não eram sustentáveis ​​e, em pouco tempo, seu pequeno escritório abrigava cerca de 40 arquivos cheios de documentos em papel.

Isso estava causando um grande grau de ineficiência nos processos operacionais da empresa, e por isso eles buscaram um sistema de gerenciamento de conteúdo para aliviar esse ponto problemático.

Depois que a Impact Networking realizou uma auditoria de descoberta e fez as recomendações apropriadas para implementar a estratégia de gerenciamento de documentos da Watertech, um ECM foi implementado e os processos de documentação da empresa foram digitalizados.

Isso permitiu que a organização deixasse de usar apenas processos baseados em papel e mudasse para um repositório digital mais eficiente e seguro para capturar e armazenar dados e informações.

Sem dúvida, acho que a implementação do DocuWare with Impact foi uma das melhores coisas que fizemos em meus 12 anos na empresa. – Jon Tiegs, vice-presidente da Watertech of America.

Resultado final

Existem vários casos de uso que podem informar a decisão de uma empresa de implementar uma estratégia para adoção de gerenciamento de conteúdo corporativo.

O uso principal e mais óbvio é a redução de tarefas manuais, demoradas e baseadas em papel que rotineiramente custam tempo e dinheiro às empresas.

O ECM não apenas pode melhorar a eficiência dos processos operacionais por meio da digitalização, mas os fluxos de trabalho de automação podem ser adicionados para ir ainda mais longe e os padrões de conformidade de dados podem ser facilmente alcançados com soluções modernas.

Além disso, casos de uso fora da diminuição da dependência de processos manuais, como a maior flexibilidade de como os dados podem ser tratados, significa que as organizações que implementam sistemas ECM podem desfrutar de uma estrutura de processo de fluxo de trabalho simplificada e eficiente.

Esperamos que esses casos de uso de gerenciamento de conteúdo tenham lhe dado uma compreensão de por que as empresas implementam ECMs e incentivamos você a visitar nosso parceiro, DocuWare, para mais casos de uso de gerenciamento de conteúdo.

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