5 вариантов использования управления корпоративным контентом, которые следует учитывать

Мы собрали пять вариантов использования управления контентом, чтобы вы могли подумать, стоит ли инвестировать в решение для управления корпоративным контентом (ECM).

Четыре из них предоставлены DocuWare, одним из технологических партнеров Impact Networking. Чтобы прочитать больше о примерах использования DocuWare, перейдите по этой ссылке.

Почему управление корпоративным контентом?

Почему организациям сегодня нужна система ECM для их операций?

Управление корпоративным контентом помогает компаниям оцифровывать, контролировать и автоматизировать рабочие процессы для структурированной и неструктурированной информации, такой как счета, резюме, налоговые документы, электронные письма и многое другое.

Как вы можете себе представить или уже знаете, способность эффективно и действенно управлять этой информацией с помощью централизованного решения важна для современной организации, ориентированной на улучшение своих цифровых возможностей.

С учетом того, что объем данных сегодня присутствует даже в малом бизнесе, потребность в надлежащем управлении ими растет, а потребность в рабочих процессах, оптимизированных с помощью таких решений, как ECM, становится с каждым годом все более очевидной.

Сообщение по теме: Почему управление корпоративным контентом необходимо для вашего бизнеса

Вариант использования № 1: Avance (некоммерческий)

Avance базируется в Сан-Антонио и управляет примерно 30 детскими образовательными центрами в Сан-Антонио и других городах.

Этим образовательным центрам необходимо заказывать большое количество расходных материалов (будь то смесь, подгузники или мебель), и в результате возникает множество заказов, которые необходимо отслеживать.

До внедрения ECM организация полагалась исключительно на бумажные процессы, что, по их собственному признанию, делало процесс утверждения и приобретения медленным и неэффективным.

Эти бумажные процессы, в основном касающиеся бумажных форм заказов на покупку, должны были быть отправлены по внутренней почте или через FedEx — оба метода отнимают невероятно много времени.

После оцифровки этих процессов с помощью системы управления контентом был использован сценарий автоматизации для подсчета и составления отчетов обо всех незавершенных покупках, что позволило организации получить точную и актуальную картину ожидающих выполнения заказов и оставшихся средств гранта.

Они также сэкономили значительное количество физического пространства после удаления множества новых ненужных картотечных шкафов, что принесло пользу их рабочим местам и сотрудникам, которые их используют.

Вариант использования № 2: Advantage Credit (финансы)

Advantage Credit предлагает услуги кредитной отчетности ипотечным кредиторам, брокерам и банкам.

До оцифровки, как и в Avance, компания сильно зависела от бумажных процессов.

Из-за этого у организации были огромные трудности с удержанием сотрудников, поскольку она не могла предложить работникам никакой гибкости в отношении удаленной работы.

Результатом этого стал проблематичный уровень текучести кадров, который усугубился после более чем десяти лет работы в отрасли, когда многие зрелые работники хотели гибкости.

Чтобы решить эти проблемы с персоналом, была разработана стратегия цифровой трансформации, и внедрение системы управления корпоративным контентом было центральным ее аспектом.

Компании Advantage требовалось решение для управления документами, которое было бы безопасным и способным оцифровывать бумажные документы для поиска, обмена и совместной работы.

После внедрения ECM-системы компания смогла достичь всех этих целей и в результате смогла предложить сотрудникам возможности удаленной работы.

Advantage Credit удалось перевести 90 % своих сотрудников на удаленную работу, сократив расходы на аренду офиса на 65 %, повысив производительность на 50 % и, что наиболее важно, улучшив удержание сотрудников на 100 %.

Вариант использования № 3: Юарт-Олсон (производство)

Ewart-Ohlson Machine Company работает со станками с числовым программным управлением (ЧПУ), производя детали для аэрокосмической, энергетической, сталелитейной и автомобильной промышленности.

Компания была основана в 1942 году и в течение многих лет соблюдала правила соответствия AS9100 в отношении своих данных и информации.

Поскольку все документы до оцифровки приобретались вручную, их приходилось хранить и защищать в физическом месте — обычно в картотеке на месте.

Когда персоналу нужно было сослаться на документ, например, в целях контроля качества или по запросу клиента, поиск документов был трудоемким и медленным.

Поскольку каждую неделю необходимо подавать до 300 страниц документов, легко понять, почему это превратилось в проблему, которую нужно решать как можно раньше.

Внедрив систему управления контентом, Ewart-Ohlson смогла обеспечить гораздо более эффективный доступ к необходимой документации не только для сотрудников, но и для клиентов. Короче говоря, то, что раньше занимало 30 минут, теперь занимает меньше одной минуты.

В дополнение к этому, ECM смог придерживаться необходимых правил, поэтому информацию можно было обрабатывать, получать к ней доступ и обмениваться ею, оставаясь при этом в соответствии.

Вариант использования № 4: город Окфилд (правительство)

Окфилд — город в штате Нью-Йорк, которым управляет администрация города Окфилд.

Прежде чем приступить к цифровому преобразованию, город Окфилд полагался на хранение всех официальных документов в своих офисах вручную.

Ведение исключительно бумажных записей означало, что офису приходилось постоянно увеличивать физическое пространство для их хранения, и им была указана цена в 300 000 долларов за добавление комнаты для хранения записей для этой цели.

Зная, что такая ситуация потребует только дополнительных расходов и расширения в будущем, город Окфилд выбрал курс на оцифровку в качестве альтернативы.

После принятия решения по управлению корпоративным контентом городское самоуправление смогло хранить более 40 000 существующих документов в облачном хранилище.

Ежемесячно в систему сканируется около 300 новых документов, и теперь, благодаря своей облачной системе хранения, правительственное учреждение города Окфилд может безопасно хранить и легко получать доступ к конфиденциальным и неконфиденциальным данным.

Вариант использования № 5: Watertech of America

Watertech of America предоставляет программы очистки воды в Висконсине, Миннесоте, Айове и северном Иллинойсе.

Watertech уделяет большое внимание тому, что она называет «практической заботой об окружающей среде», которая стремится сочетать устойчивость с эффективностью для своих клиентов.

К сожалению, системы документации Watertech оказались неустойчивыми, и вскоре в их небольшом офисе было около 40 картотечных шкафов, полных бумажных документов.

Это приводило к значительной степени неэффективности операционных процессов компании, и поэтому они искали систему управления контентом, чтобы смягчить эту болевую точку.

После того, как компания Impact Networking провела предварительный аудит и дала соответствующие рекомендации по внедрению стратегии управления документами Watertech, была внедрена ECM, а процессы документирования компании были оцифрованы.

Это позволило организации отказаться от использования исключительно бумажных процессов и вместо этого перейти к более эффективному и безопасному цифровому репозиторию для сбора и хранения данных и информации.

Без сомнения, я считаю, что внедрение DocuWare with Impact было одним из лучших наших достижений за 12 лет работы в компании. – Джон Тигс, вице-президент Watertech of America.

Нижняя линия

Существует несколько вариантов использования, которые могут повлиять на решение компании о внедрении стратегии управления корпоративным контентом.

Основное и наиболее очевидное применение — сокращение бумажных, ручных, трудоемких задач, которые обычно требуют времени и денег для бизнеса.

ECM может не только повысить эффективность операционных процессов за счет их оцифровки, но и добавить автоматизированные рабочие процессы, чтобы пойти еще дальше, и с помощью современных решений можно легко достичь стандартов соответствия данных.

Кроме того, варианты использования помимо уменьшения зависимости от ручных процессов, такие как повышенная гибкость обработки данных, означают, что организации, внедряющие ECM-системы, могут пользоваться оптимизированной и эффективной структурой рабочего процесса.

Мы надеемся, что эти примеры использования управления контентом дали вам представление о том, почему компании внедряют ECM, и рекомендуем вам посетить нашего партнера, DocuWare, чтобы узнать больше о вариантах использования управления контентом.

Подпишитесь на наш блог , чтобы ежемесячно получать информацию о бизнес-технологиях и быть в курсе новостей и тенденций в области маркетинга, кибербезопасности и других технологий.