數字文檔工作流程解釋

數字文檔工作流定義：文檔管理和數字化的含義主要是指在企業內部建立完全依賴數字化手段的文檔工作流的方法和流程。 這通常會結合雲技術和自動化來提高文檔相關流程的效率。

多年來，數字文檔工作流程一直是中小企業的願望。

隨著組織開始看到數字化轉變其工作流程的好處，其原因變得更加明顯。

目前，CIO 正試圖將一系列數字解決方案和技術納入其戰略，以利用數字化帶來的競爭優勢。

四分之三的中小企業同意數字技術正在改變業務格局，48% 的中小企業正在尋找其他方法來為其業務範圍增加變革措施

轉變工作流程是一個重要的數字趨勢，在北美佔據了獨特的優先地位。

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該地區的企業消耗的紙張量幾乎是歐洲同行的兩倍。

雖然數字化轉型工作流程不僅僅是取代基於紙張的流程，但毫無疑問，花在過時的工作流程上的時間和金錢是企業的關鍵驅動因素。

今天，我們將看看您的企業可以從高質量的數字文檔工作流程中獲得什麼，以及可以預期的收益類型。

文件管理與數字化意義

文檔管理和數字化含義：文檔管理和數字化是指組成數字文檔工作流程的相同過程。

文檔管理和數字化可以被認為是組織用來捕獲、跟踪和存儲文檔的解決方案——無論它們是 PDF 還是紙質文件。

當我們談論數字文檔工作流程時，我們可以將文檔管理和數字化視為這樣做的主要組成部分。

數字文檔工作流程不佳的問題

員工花費太長時間訪問信息

與以往一樣，在數字化轉型方面，手頭的關鍵問題是生產力。

無論是製造業還是酒店業，各行各業的企業都在利用數字化轉型戰略來簡化業務運營並提高生產力。

員工每天平均花費 1.8 小時搜索和收集數據，即每週 9 小時本可以用來做更有價值的事情。

當您考慮當今企業中有多少數據時，改進處理和共享數據的方式至關重要。 從這個角度來看，世界上 90% 的數據是在過去兩年中產生的。

因此，員工必須不斷篩選越來越多的信息。 在一個尚未使用數字解決方案的組織中，這意味著員工在尋找他們需要的東西時會浪費大量時間。

員工不易獲得的信息

進一步加劇這些問題的是，在許多 SMB 中，員工很難通過適當的文檔工作流程訪問他們無法立即使用的數據。

這可能有多種原因，但最常見的原因是公司各部門擁有不同的數據管理系統——通常是與公司其他部門隔離的遺留系統。

這意味著一個部門的某個人實際上不可能從另一個部門檢索數據，因為他們缺乏訪問權限。

數據驅動型組織獲得客戶的可能性增加 23 倍，留住客戶的可能性增加 6 倍，因此盈利的可能性增加 19 倍

這被稱為數據孤島，它們是企業效率低下的主要原因。

這是生產力方面的一個問題，據估計，IT 部門將 80% 的時間用於處理由數據孤島直接或間接引起的問題。

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對不斷執行瑣碎任務的不滿

一項研究發現，員工 22% 的時間花在重複性任務上。 在一年的時間裡，你可以想像工人花時間在現在可以自動化的手動任務上浪費了多少錢

常規的手動任務在尚未為其文檔工作流程實施數字化轉換的企業中很常見。

這些任務通常圍繞數據輸入或日常數據處理展開。

例如，您可能會發現 HR 中的員工手動輸入員工福利數據，或者您可能正在手動輸入所有客戶發票和收據。

在這些情況下，公司已經習慣於將這些瑣碎的任務作為其業務運營的一部分。

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然而，事實是，由於數字文檔工作流程，這些通常是完全可以避免的。

最終結果是員工感到沮喪，因為他們的數字文檔工作流程（或缺乏工作流程）沒有幫助他們提高生產力。

他們實際上是在做一項可以數字化的工作，在這種情況下，他們將有機會將精力集中在需要人性化的事情上，比如客戶諮詢。

不合標準的數字文檔工作流程會耗費您的企業資金和員工時間。

數字文檔工作流程不佳的原因

數據孤島

數據孤島是一組數據，由於它們存在於不連貫的數字位置，因此已有效地與業務的其他部分隔離開來。

這可能是有意的，但幾乎總是無意的，通常是由於不同部門在很長一段時間內切換系統造成的。

這樣做的最終結果是公司數據是非結構化的並且難以利用——這對於現代 SMB 至關重要。

87% 的組織的分析和商業智能成熟度較低，這意味著數據沒有得到利用

數字化轉型的生死存亡取決於信息的無縫流動，如果企業在管理其文檔工作流的能力方面落後，這就是需要解決的問題。

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任何容忍數據孤島的公司都會阻礙他們自己的生產力。

以下是由糟糕的數字文檔工作流程引起的數據孤島問題的幾個示例：

• 數據分析：孤島意味著信息存儲在不同的地方，通常是不一致的文件格式。 這使得對業務決策的分析變得更加困難。
• 訪問：權限和訪問問題在筒倉中很常見。 最終結果是員工無法足夠快地獲得所需的數據，從而大大減慢了工作流程。
• 不必要的工作：整個企業的可見性有限通常意味著不同的團隊最終會協同執行相同的工作，而共享訪問和消除孤島可以節省時間和精力。

溝通不暢

組織內的低標準溝通和缺乏數字文檔工作流程齊頭並進。

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當數字文檔工作流程未得到充分利用時，您通常會發現不僅數據會被孤立，文化也會如此。

業務部門開始獨立工作，擁有自己的數據和流程。

Impact 一次又一次地看到，對於數字化轉型來說，擁有強大的文化以確保我們的客戶和我們自己取得成功是多麼重要。

忽略文檔工作流程，很容易陷入文化不一致和部門行為過於自主的陷阱。

耗時的文書工作流程

我們談到了員工經常因不得不執行瑣碎的手工任務而受到阻礙。

這些通常與手動數據輸入工作有關，但紙質流程是另一個常見的罪犯。

就像繁瑣的數據輸入會耗費您的勞動力一樣，紙張也是雙重打擊。

對於主要使用基於紙張的流程運營的公司，員工必須花費寶貴的時間處理物理文檔。

這是在紙本身上花費的大筆資金之外的。

一個上班族平均一年要翻10,000張紙

像這樣的公司通常以犧牲出色的數字文檔工作流程為代價，從而節省時間和金錢。

糟糕的文檔工作流程要花多少錢？

正如我們所指出的，由於文檔管理不善而出現的上述一些問題，其中許多是可以被描述為“隱藏”成本的，其中許多在很大程度上沒有被企業注意到，因為他們傾向於接受它們作為常數。

最好的例子是紙張消耗，平均員工的打印習慣每年使公司損失 725 美元。

相關信息圖：您的企業需要多少紙張成本？

當您考慮到紙張使用量平均每年增長 22% 時，紙張成本大約每 3.3 年翻一番。

對於大多數企業來說，這種支出變得越來越不可行，特別是當有現成的數字替代品可以大幅降低紙張消耗成本時。

當您還考慮糟糕的文檔工作流程對勞動力成本的影響時——即員工花費的時間遠遠超過他們應該花費的時間來查找和訪問他們需要的文檔——那麼數字化文檔管理系統的論點就會變得更加清晰。

文檔工作流程：您應該知道的打印成本統計

在考慮是否需要為文檔管理實施技術時，請記住這些打印統計信息。

印刷是公司資源的常見消耗，更糟糕的是，相當大一部分（幾乎五分之一）的印刷材料未被員工閱讀和使用。

• 90% 的公司不跟踪他們的印刷成本
• 使用猜測來確定其印刷成本的公司平均低估了 40%
• IT 部門平均花費 15% 的時間來解決與打印相關的問題
• 在過去的 20 年裡，美國的紙張消耗量從 9200 萬噸增加到 2.08 億噸
• 17% 的打印文檔未讀

資源

數字文檔工作流程不佳的解決方案

自動化

機器人過程自動化的使用在所有類型的企業中都在激增。

例如，德勤報告稱，近三分之二的組織正在投資 RPA，以應對大流行暴露的過時流程。

其原因非常清楚：利用自動化可以節省大量浪費的時間和資源。

以下是 RPA 可用於的一些任務：

• 數據提取：海量數據可以輕鬆找到你需要的東西
• 數據管理：數據聚合和管理
• 業務活動：後勤和業務支持
• 採購到付款：發票處理和報告
• 庫存和供應鏈：分類和管理

簡而言之，即使在很小程度上利用自動化的公司也可以看到其數字文檔工作流程的巨大改進。

雲端

在雲上統一您的公司數據是許多組織數字化戰略中的重要一步。

去年全球公共雲服務市場規模為 1820 億美元，到 2022 年將達到 3310 億美元

使用雲來簡化您的數字文檔工作流程並改善整個企業的訪問是一種相對簡單且有效的流程升級方式。

近年來，對基於雲的服務器安全性的歷史擔憂已被消除。

這主要是因為數據中心已經取得了巨大的進步。

尤其是 Tier IV 數據中心，與本地服務器一樣安全，甚至更安全。

文檔數字化工作流程的優勢

正如我們在這篇博文中所指出的，對於信息和數據的數字文檔處理不善會導致許多問題。

糾正這些問題首先要了解文檔創建是一項關鍵的業務功能，以及如何處理文檔創建（在捕獲、存儲和工作流程方面）對於實現數字文檔的好處和優勢至關重要。

以下是其中的幾個優點：

減少對硬拷貝文件的依賴

我們不會忽視這樣一個事實，即對於一家公司來說，放棄基於紙張的流程可能是一個巨大的變化。

然而，對於許多人來說，在某種程度上採用數字文檔工作流程是必要的改變。

使用企業內容管理系統 (ECM) 可以顯著提高工作流程的生產力。

與基於紙質的等效物相比，這將為您節省時間和材料。

它還將使您對通過公司的文檔和數據具有更大的可見性和控制權，從而使您能夠決定工作流程，而不是相反。

更好地度過時間

由於搜索、存儲和處理數據和信息所花費的時間更少，員工能夠在文檔流自動化和質量文檔管理程序到位時更好地利用他們的時間。

這為公司和員工帶來了好處——員工浪費的時間更少，而雇主不會付錢讓員工花費過多的時間來尋找他們現在可以立即訪問的文件。

為合規做準備

不管你喜不喜歡，合規性是當今企業需要認真考慮的一個領域。

借助 CCPA、SHIELD 等法律和 HIPAA 等行業特定法律，組織必須以一種易於遵守新興法規的方式來組織他們所持有的信息。

對於持有重要客戶信息（尤其是敏感數據或識別數據）的企業而言，建立以有效方式安全存儲信息的文檔數字化工作流程是一項明智的投資。

要點：

• 糟糕的數字文檔工作流程導致效率和不滿
• 這些是由孤立的數據、溝通不暢和耗時的紙質流程造成的
• 自動化、雲計算和減少組織內對紙張的依賴可以顯著改善您的運營流程和效率。

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