Hukuk Büronuzu Nasıl Otomatikleştirebilir ve İsrafı Azaltabilirsiniz

Hukuk firmanızı nasıl otomatikleştireceğinizi mi merak ediyorsunuz? Yalnız değilsin; 2020'de firmalar için ortak bir düşüncedir.

Hukuk sektörünün teknoloji söz konusu olduğunda diğerlerinin gerisinde kaldığı bir sır değil ve çoğu firma, teknolojinin uygulanmasının önümüzdeki yıllarda çok önemli olacağı gerçeğini kabul etti.

Artan bilgi hacmi ve karmaşıklığıyla başa çıkmak avukatların %72'si için bir endişe kaynağı olmaya devam etse de, yalnızca %31'i kuruluşlarının bu sorunu çözmek için “çok hazır” olduğunu belirtiyor.

Bunun nedeni, her ne pahasına olursa olsun basit dijital dönüşüm stratejilerinin - özellikle kağıt tabanlı iş akışlarına yönelik olanların - firmaların uğraşmak zorunda oldukları giderek artan büyük bilgi akışıyla başa çıkmaları için gerekli bir araç haline gelmesidir.

Bugün, hukuk firmanızı nasıl otomatikleştireceğinize ve doğru yola girmek için uygulayabileceğiniz bazı basit önlemlere bir göz atacağız.

Hukuk Firmalarının Dijitalleşmeye İhtiyacı Var

Herhangi bir sektörün daha fazla dijitalleşmeye ihtiyacı varsa, o da hukuk sektörüdür.

Otomasyona en çok ihtiyaç duyan sektörün diğerlerinin gerisinde kalması kaderin bir cilvesi.

Tipik bir ofis çalışanı yılda yaklaşık 8.500 sayfa kağıt yazdırır; bir avukat anketi, yaklaşık 100.000 sayfa yazdırdıklarını buldu.

Avukatların günlük olarak uğraşmak zorunda oldukları bilgi miktarı ve buna bağlı olarak savurgan baskı alışkanlıklarının gizli maliyetleri göz önüne alındığında, hukuk firmaları kağıt tabanlı iş akışlarının otomasyonu açısından dijitalleştirme için mükemmel adaylardır.

Avrupa ve ABD'deki her 10 avukattan 7'sinden fazlası, hem "Artan bilgi hacmi ve karmaşıklığıyla başa çıkmak" hem de "Gelişmiş üretkenlik ve verimliliğe vurgu yapmak", çözmeleri gereken en büyük sorunlardan ikisi olduğunu söylüyor.

Baskı Alışkanlıklarını Çözme

Belgenin bir hukuk firmasının operasyonlarında etkin bir şekilde merkezi olduğunu biliyoruz ve yeni bir sisteminiz olsun ya da olmasın, bunun değişmesi pek mümkün değil.

Ancak yapabileceğiniz şey, aynı zamanda güvenliği, uyumluluğu ve verimliliği artırırken israfı azaltmaya yardımcı olacak bir planı eyleme geçirmektir.

Kültür kağıt yığınlarına ne kadar iyi ve kök salmış olursa olsun, bugün yalnızca kağıt tabanlı bir sistemin birçok komplikasyonu vardır.

Yeni başlayanlar için, her şey kağıt tabanlıysa bir denetim izi oluşturmak çok daha zordur ve yedeklenmeyen veya modern teknolojinin izin verdiği ölçüde korunmayan gevşek belgelere sahip olmaktan kaynaklanan güvenlik endişeleri vardır.

Peki baskı alışkanlıklarınızı yenilemek bunu nasıl çözüyor?

Birçok hukuk firması artık baskı ihtiyaçlarını karşılamak için yönetilen baskı hizmetlerini kullanıyor.

2018'de işletmelerin yalnızca %23'ü MPS'nin (yönetilen baskı hizmetleri) dijital dönüşümde önemli bir rol oynadığını kabul etti. 2020'de bu sayı %54'e kadar çıkıyor.

Bir servis sağlayıcı mevcut kurulumunuzu inceleyecek, verimlilik amacıyla bir kat planı oluşturacak ve ardından çok işlevli yazıcılar ve bağlı bir merkezi veritabanı kuracak ve kurumsal içerik yönetimi konusunda size yardımcı olacaktır.

Akıllı yazıcı kurulumu ve yerinde bir ECM sistemi ile çalışanlar, yeni merkezi veritabanınızda otomatik olarak depolanacak belgeleri yakalayabilir ve tarayabilir.

Bu, hukuk firmalarına bir dizi avantaj sunar:

• Veri depolamada geliştirilmiş verimlilik
• Veri ve bilgilerin daha hızlı alınması
• Modern uyumluluk ve güvenlik standartlarını karşılayan işlenmiş bilgiler için bulut depolama

Hukuk ve uyum liderlerinin yalnızca %37'si firmalarında resmi bir bilgi yönetişimi çerçevesine sahip olduklarını belirtiyor.

Ek faydaları da vardır; BT altyapınıza tam olarak entegre edilmiş bir yazıcı ağıyla, artık baskı alışkanlıklarınız ve kullanımınız üzerinde tam bir görünürlüğe sahip olursunuz ve gerekirse sınırlar koymanıza ve israfı azaltmanıza olanak tanır.

Ayrıca, yönetilen sağlayıcıların filonuz için baskı sarf malzemeleri ve onarımlarla ilgilendiğini de belirtmekte fayda var; bu, hukuk firmaları arasında popüler olmalarının bir başka nedenidir - günlük olarak belgelere bu kadar bağımlı olan bir endüstri için, yapacakları ekstra güvence. asla düşük çalışmamak veya hatalı bir mekanik sorunla uğraşmak zorunda kalmamak büyük bir avantajdır.

İş Akışı Otomasyonu

Hukuk firmanızı nasıl otomatikleştireceğinizi düşünürken, firmaların iş akışlarında çok sık meydana gelen darboğazları ortadan kaldırmak birinci önceliktir.

2019'da yapılan bir ankette, katılımcılara iş akışıyla ilgili olarak firmalarının karşılaştığı en büyük zorluğun ne olduğu soruldu; En önemli yanıt, iş operasyonlarında gecikmelere neden olan darboğazlar oldu ve avukatların %36'sı bunun en sorunlu konu olduğunu belirtti.

İşletmelerin yarısından fazlası, baskılarını yönetmenin dijital stratejileri için önemli olduğu konusunda hemfikirdir ve bunun başlıca nedeni, genellikle işyerinde diğer teknolojilerin uygulanması için bir başlangıç ​​noktası görevi görmesidir.

İş akışlarınızı otomatikleştirmenin, önemli ölçüde daha üretken ve verimli bir firma yaratmanın bir sonraki adımı olabileceği yer burasıdır.

İş akışlarını otomatikleştirmek de gözden kaçan bir şey değil—hukuk firmalarındaki personelin %57'si, yazılım aracılığıyla daha fazla otomasyon eklemenin sorunlarını çözebileceği konusunda hemfikir.

Peki, bu tam olarak neye benziyor?

Bir hukuk firmasındaki iş akışı otomasyonu, bir bilgisayar veya MFP aracılığıyla bir şekilde işlenen hemen hemen her belgeyi kapsayabilir ve manuel ve öngörülebilir görevlere en uygun olanıdır.

Veri girişi, faturalandırma ve belge hazırlama gibi şeyler, verimliliğinizi artırmanıza ve operasyonlarınızı düzene koymanıza yardımcı olmak için otomatikleştirilebilen şeylerdir.

Avukatlar, belge yönetimi konularında haftada altı saat kadar boşa harcıyorlar.

ECM platformunuz, iş akışlarınızı tanımlamaya ve otomatikleştirmeye başlamak için kullanacağınız çözüm olacaktır.

Siz (veya size yardımcı olması için bir MSP seçtiyseniz, ortağınız) mevcut iş akışlarınızı gözlemleyecek ve otomatik olarak belgelerin ihtiyaç duyanlara anında gönderilmesini sağlayan bir harita oluşturacaksınız - aslında, artık gevşek belgelerin peşine düşmek yok.

Ayrıca faturalama ve işe alım (yakalanan belgelerin otomatik olarak okunduğu ve dizine eklendiği) gibi temel süreçleri otomatikleştirebilir ve bu tekrarlayan manuel görevlerle uğraşmak zorunda kalan personel için zamandan ve paradan tasarruf edebilirsiniz.

Sıradaki ne

Hukuk firmalarının operasyonları için dijital girişimlere girişmekte genellikle tereddütlü olduğundan daha önce bahsetmiştik.

Bugün gördüğümüz gibi, özellikle elde edilecek faydaları düşündüğünüzde, firmanıza bazı oldukça basit otomasyon önlemlerini dahil etme durumu zorlayıcıdır.

Hukuk firmaları için bir nevi Aşil topuğu olan baskı açısından, akıllı bağlantılı bir yazıcı filosu uygulayarak belge yakalama ve yazdırma süreçlerinizi otomatikleştirmek bazı çok önemli faydalar sağlayabilir.

Kuruluşlar, yıllık gelirlerinin yaklaşık %1-3'ünü baskıya harcıyor. Kuzey Amerika şirketlerinin %90'ı baskıya ne kadar harcadıklarının farkında değil.

Baskıya hakim olduğunuzda, bir sonraki doğal adım, ek otomasyon yoluyla iş akışlarınızı düzene sokmaya başlamaktır.

Bu, özellikle personel için çok zaman alıcı olabilen manuel görevler için kullanışlıdır ve firmanız için daha verimli iş akışları oluşturmak, üretkenliğinizi artıracak ve işçilik maliyetlerinden tasarruf etmenizi sağlayacaktır.

paket servisler

• Birçok hukuk firmasının belge iş akışları için verimsiz çalışma süreçleri vardır.
• Baskınızı yönetmek, gelecekteki dijital girişimler için mükemmel bir başlangıç ​​noktasıdır.
• Otomatik dizin oluşturma ile belge yakalama, israfı azaltmaya, süreçleri hızlandırmaya ve uyumluluğu iyileştirmeye yardımcı olur.
• İş akışı otomasyonu, artık bir kişi tarafından yapılması gerekmeyen görevlere harcanan zamanı azaltarak personelin daha fazla insan ilgisi gerektiren işlere odaklanmasını sağlar.

Hukuk firmanızı nasıl otomatikleştireceğinizi bilmek ister misiniz? Baskı ve belge yönetimi, bütçe bilincine sahip ve harcamaları kısmanın ve iş akışlarını iyileştirmenin yollarını arayan hukuk firmaları için maliyetleri düşürmenin önemli parçalarıdır. Sizin için yapabileceklerimiz hakkında daha fazla bilgi için Kurumsal İçerik Yönetimi sayfamıza göz atın ve Impact ile bir ortaklıktan neler elde edebileceğinizi keşfedin.