Come automatizzare il tuo studio legale e ridurre gli sprechi

Ti stai chiedendo come automatizzare il tuo studio legale? Non sei solo; è una considerazione comune per le aziende nel 2020.

Non è un segreto che l'industria legale è indietro rispetto agli altri quando si tratta di tecnologia e la maggior parte delle aziende ha fatto i conti con il fatto che l'implementazione della tecnologia sarà essenziale nei prossimi anni.

Sebbene far fronte all'aumento del volume e della complessità delle informazioni rimanga una preoccupazione per il 72% degli avvocati, solo il 31% indica che la propria organizzazione è "molto preparata" ad affrontare questo problema.

Questo perché, se non altro, le semplici strategie di trasformazione digitale, in particolare quelle che riguardano i flussi di lavoro cartacei, stanno diventando uno strumento necessario per le aziende per far fronte a un afflusso sempre più ampio di informazioni con cui devono confrontarsi.

Oggi daremo un'occhiata a come automatizzare il tuo studio legale e ad alcune semplici misure che puoi mettere in atto per metterti sulla strada giusta.

Gli studi legali hanno bisogno della digitalizzazione

Se un settore ha bisogno di più digitalizzazione, è il settore legale.

È uno scherzo del destino che il settore che ha più bisogno di automatizzare sia in ritardo rispetto agli altri: si consideri, ad esempio, come gli operatori sanitari e i rivenditori stanno utilizzando le iniziative digitali per guidare il business.

Un tipico impiegato d'ufficio stamperà circa 8.500 fogli di carta all'anno; un sondaggio tra avvocati ha rilevato che stampano circa 100.000 fogli.

Considerando la quantità di informazioni con cui gli avvocati devono fare i conti quotidianamente e i costi nascosti associati alle abitudini di stampa dispendiose, gli studi legali sono ottimi candidati per la digitalizzazione per quanto riguarda l'automazione dei loro flussi di lavoro cartacei.

Più di 7 avvocati su 10 in Europa e negli Stati Uniti affermano che sia "Far fronte all'aumento del volume e della complessità delle informazioni" che "l'enfasi sul miglioramento della produttività e dell'efficienza" sono due dei maggiori problemi che devono risolvere.

Risolvere le abitudini di stampa

Sappiamo che la carta è effettivamente fondamentale per le operazioni di uno studio legale ed è improbabile che cambi, indipendentemente dal fatto che tu abbia o meno un nuovo sistema in atto.

Quello che puoi fare, tuttavia, è mettere in atto un piano che aiuti a ridurre gli sprechi, migliorando allo stesso tempo sicurezza, conformità ed efficienza.

Per quanto buone e radicate nella cultura siano le pile di carta, oggi ci sono molte complicazioni in un sistema esclusivamente cartaceo.

Per cominciare, è molto più difficile stabilire una traccia di controllo se tutto è su carta e ci sono problemi di sicurezza che derivano dall'avere documenti sciolti di cui non è stato eseguito il backup o la protezione nella misura massima consentita dalla tecnologia moderna.

Quindi, in che modo il rinnovamento delle tue abitudini di stampa risolve questo problema?

Molti studi legali stanno ora utilizzando servizi di stampa gestiti per soddisfare le loro esigenze di stampa.

Nel 2018 solo il 23% delle imprese ha convenuto che MPS (servizi di stampa gestiti) ha svolto un ruolo importante nella trasformazione digitale. Nel 2020, quel numero raggiunge il 54%.

Un fornitore di servizi esaminerà la tua configurazione attuale, stabilirà una planimetria a fini di efficienza, quindi installerà stampanti multifunzione e un database centrale connesso e ti aiuterà con la gestione dei contenuti aziendali.

Con una configurazione intelligente della stampante e un sistema ECM in atto, i lavoratori possono acquisire e scansionare documenti, che verranno automaticamente archiviati nel tuo nuovo database centralizzato.

Ciò offre agli studi legali una serie di vantaggi:

• Maggiore efficienza nella memorizzazione dei dati
• Recupero più rapido di dati e informazioni
• Archiviazione su cloud per le informazioni elaborate che soddisfano i moderni standard di conformità e sicurezza

Solo il 37% dei leader legali e di conformità dichiara di disporre di un quadro formale di governance delle informazioni nelle proprie aziende.

Ci sono anche ulteriori vantaggi; non da ultimo, con una rete di stampanti completamente integrata nella tua infrastruttura IT, ora hai una visibilità totale sulle tue abitudini di stampa e sull'utilizzo, consentendoti di porre limiti se necessario e ridurre gli sprechi.

Vale anche la pena notare che i fornitori gestiti si occupano delle forniture di stampa e delle riparazioni per la tua flotta, che è un altro motivo per cui sono popolari tra gli studi legali: per un settore che è così dipendente dai documenti su base giornaliera, quella rassicurazione in più che lo faranno non rimanere mai a corto o avere a che fare con un problema meccanico difettoso è un enorme vantaggio.

Automazione del flusso di lavoro

Quando si considera come automatizzare il proprio studio legale, rimuovere i colli di bottiglia che si verificano così frequentemente nei flussi di lavoro delle aziende è una priorità assoluta.

Un sondaggio del 2019 ha chiesto agli intervistati quale fosse la sfida più grande per la loro azienda per quanto riguarda il flusso di lavoro; la risposta principale è stata che i colli di bottiglia hanno causato ritardi nelle operazioni di lavoro, con il 36% degli avvocati che ha indicato che era il problema più problematico.

Oltre la metà delle aziende concorda sul fatto che la gestione della propria stampa è importante per le proprie strategie digitali, principalmente perché in genere funge da punto di partenza per l'implementazione di altre tecnologie sul posto di lavoro.

È qui che automatizzare i flussi di lavoro può essere il passo successivo nella creazione di un'azienda significativamente più produttiva ed efficiente.

Anche l'automazione dei flussi di lavoro non è qualcosa che è passato sotto il radar: il 57% del personale degli studi legali concorda sul fatto che l'aggiunta di più automazione tramite il software potrebbe risolvere i propri problemi.

Allora, che aspetto ha esattamente?

L'automazione del flusso di lavoro in uno studio legale può coprire praticamente qualsiasi documento elaborato in qualche modo tramite un computer o un dispositivo multifunzione ed è più adatta per attività manuali e prevedibili.

Cose come l'immissione dei dati, la fatturazione e la preparazione dei documenti sono tutte cose che possono essere automatizzate per migliorare l'efficienza e semplificare le operazioni.

Gli avvocati sprecano fino a sei ore alla settimana per problemi di gestione dei documenti.

La tua piattaforma ECM sarà la soluzione che utilizzerai per iniziare a identificare e automatizzare i tuoi flussi di lavoro.

Tu (o il tuo partner, se avete scelto un MSP per aiutarvi) osserverete i vostri flussi di lavoro attuali e creerete una mappa che assicura automaticamente che i documenti vengano inviati istantaneamente a chi ne ha bisogno, in effetti, senza più inseguire documenti sciolti.

Sei anche in grado di automatizzare processi chiave come la fatturazione e l'onboarding (in cui i documenti acquisiti vengono letti e indicizzati automaticamente), risparmiando tempo e denaro per il personale che è bloccato a gestire queste attività manuali ripetitive.

Qual è il prossimo

Abbiamo menzionato in precedenza come gli studi legali siano spesso riluttanti a impegnarsi in iniziative digitali per le loro operazioni.

Come abbiamo visto oggi, l'opportunità di introdurre alcune semplici misure di automazione nella vostra azienda è convincente, in particolare se si considerano i vantaggi che si possono ottenere.

In termini di stampa, che è una sorta di tallone d'Achille per gli studi legali, automatizzare l'acquisizione dei documenti e i processi di stampa implementando un parco stampanti connesso intelligente può portare alcuni vantaggi molto significativi.

Le organizzazioni spendono circa l'1-3% delle entrate annuali per la stampa. Il 90% delle aziende nordamericane non sa quanto spende per la stampa.

Una volta che hai un controllo sulla stampa, il passaggio successivo naturale è iniziare a ottimizzare i flussi di lavoro attraverso un'ulteriore automazione.

Ciò è particolarmente utile per quelle attività manuali che possono rivelarsi così dispendiose in termini di tempo per il personale e la creazione di flussi di lavoro più efficienti per la tua azienda migliorerà la tua produttività e ti farà risparmiare denaro sui costi di manodopera.

Asporto

• Molti studi legali hanno processi di lavoro inefficienti per i loro flussi di lavoro documentali.
• La gestione della tua stampa è un ottimo punto di partenza per future iniziative digitali.
• L'acquisizione dei documenti con l'indicizzazione automatica aiuta a ridurre gli sprechi, accelerare i processi e migliorare la conformità.
• L'automazione del flusso di lavoro riduce il tempo dedicato alle attività che non devono più essere eseguite da una persona, consentendo al personale di concentrarsi su lavori che richiedono maggiore attenzione umana.

Vuoi sapere come automatizzare il tuo studio legale? La stampa e la gestione dei documenti sono parti importanti della riduzione dei costi per gli studi legali attenti al budget e alla ricerca di modi per ridurre le spese e migliorare i propri flussi di lavoro. Per ulteriori informazioni su cosa possiamo fare per te, dai un'occhiata alla nostra pagina Enterprise Content Management e scopri cosa potresti ottenere da una partnership con Impact.