Jak zautomatyzować swoją kancelarię i zmniejszyć marnotrawstwo

Zastanawiasz się, jak zautomatyzować swoją kancelarię? Nie jesteś sam; jest to powszechna uwaga dla firm w 2020 roku.

Nie jest tajemnicą, że legalna branża pozostaje w tyle za innymi, jeśli chodzi o technologię, a większość firm pogodziła się z faktem, że wdrożenie technologii będzie niezbędne w nadchodzących latach.

Chociaż radzenie sobie z rosnącą ilością i złożonością informacji pozostaje problemem dla 72% prawników, tylko 31% wskazuje, że ich organizacja jest „bardzo przygotowana” do rozwiązania tego problemu.

Dzieje się tak dlatego, że proste strategie transformacji cyfrowej – zwłaszcza te, które dotyczą przepływów pracy w formie papierowej – stają się niezbędnym narzędziem dla firm do radzenia sobie z coraz większym napływem informacji, z którymi mają do czynienia.

Dzisiaj przyjrzymy się, jak zautomatyzować działalność Twojej firmy prawniczej, oraz kilku prostym środkom, które możesz zastosować, aby znaleźć się na właściwej drodze.

Kancelarie prawne potrzebują digitalizacji

Jeśli jakakolwiek branża potrzebuje większej cyfryzacji, to jest to branża prawnicza.

To zrządzenie losu, że branża, która najbardziej potrzebuje automatyzacji, pozostaje w tyle za innymi – weźmy pod uwagę na przykład, w jaki sposób dostawcy usług medycznych i sprzedawcy detaliczni wykorzystują inicjatywy cyfrowe do napędzania biznesu.

Typowy pracownik biurowy drukuje około 8500 arkuszy papieru rocznie; Ankieta przeprowadzona wśród prawników wykazała, że ​​drukują oni około 100 000 arkuszy.

Biorąc pod uwagę ilość informacji, z którymi prawnicy muszą się na co dzień zmagać, oraz związane z nimi ukryte koszty marnotrawstwa zwyczajów związanych z drukowaniem – kancelarie prawne są doskonałymi kandydatami do digitalizacji, jeśli chodzi o automatyzację ich papierowych obiegów pracy.

Ponad 7 na 10 prawników w Europie i Stanach Zjednoczonych twierdzi, że zarówno „Radzenie sobie ze zwiększoną ilością i złożonością informacji”, jak i „Nacisk na poprawę produktywności i wydajności” to dwa z największych problemów, jakie muszą rozwiązać.

Rozwiązywanie nawyków drukowania

Wiemy, że papier ma kluczowe znaczenie dla działalności firmy prawniczej i jest mało prawdopodobne, by się to zmieniło, niezależnie od tego, czy masz nowy system.

Możesz jednak wprowadzić w życie plan, który pomoże zmniejszyć marnotrawstwo, jednocześnie poprawiając bezpieczeństwo, zgodność i wydajność.

Ponieważ stosy papieru są tak dobre i zakorzenione w kulturze, dziś istnieje wiele komplikacji związanych z systemem wyłącznie papierowym.

Po pierwsze, o wiele trudniej jest ustalić ścieżkę audytu, jeśli wszystko odbywa się w formie papierowej, i istnieją obawy dotyczące bezpieczeństwa, które wynikają z posiadania luźnych dokumentów, które nie mają kopii zapasowej ani nie są chronione w pełnym zakresie, na który pozwala nowoczesna technologia.

Jak więc zmiana nawyków związanych z drukowaniem rozwiązuje ten problem?

Wiele kancelarii prawnych korzysta obecnie z usług zarządzania drukowaniem, aby zaspokoić swoje potrzeby w zakresie drukowania.

W 2018 r. tylko 23% firm zgodziło się, że MPS (usługi zarządzania drukiem) odegrały ważną rolę w transformacji cyfrowej. W 2020 roku liczba ta sięga 54%.

Usługodawca sprawdzi obecną konfigurację, ustali plan piętra pod kątem wydajności, a następnie zainstaluje drukarki wielofunkcyjne i podłączoną centralną bazę danych oraz pomoże w zarządzaniu treścią w przedsiębiorstwie.

Dzięki inteligentnej konfiguracji drukarki i systemowi ECM pracownicy mogą przechwytywać i skanować dokumenty, które będą automatycznie zapisywane w nowej scentralizowanej bazie danych.

Daje to kancelariom szereg korzyści:

• Poprawiona wydajność przechowywania danych
• Szybsze pobieranie danych i informacji
• Przechowywanie w chmurze dla przetwarzanych informacji, które spełnia nowoczesne standardy zgodności i bezpieczeństwa

Tylko 37% liderów ds. prawnych i zgodności wskazuje, że posiada formalne ramy zarządzania informacjami w swoich firmach.

Są też dodatkowe korzyści; co więcej, dzięki sieci drukarek, która jest w pełni zintegrowana z Twoją infrastrukturą IT, masz teraz pełny wgląd w swoje nawyki związane z drukowaniem i użytkowanie, co pozwala w razie potrzeby wprowadzić ograniczenia i zmniejszyć ilość odpadów.

Warto również zauważyć, że zarządzani dostawcy dbają o materiały eksploatacyjne i naprawy dla Twojej floty, co jest kolejnym powodem, dla którego są popularni wśród firm prawniczych — w branży, która na co dzień jest tak zależna od dokumentów, że dodatkowe zapewnienie, że będą nigdy się nie kończy lub nie musisz radzić sobie z wadliwym problemem mechanicznym, to ogromna korzyść.

Automatyzacja przepływu pracy

Rozważając, jak zautomatyzować swoją kancelarię, priorytetem jest usunięcie wąskich gardeł, które tak często występują w przepływach pracy firm.

W badaniu z 2019 r. zapytano respondentów, jakie jest największe wyzwanie dla ich firmy w zakresie przepływu pracy; Najczęstszą odpowiedzią były wąskie gardła powodujące opóźnienia w pracy, a 36% prawników wskazało, że jest to ich najbardziej problematyczny problem.

Ponad połowa firm zgadza się, że zarządzanie drukiem jest ważne dla ich strategii cyfrowych, a to przede wszystkim dlatego, że zazwyczaj działa jako punkt wyjścia do wdrażania innych technologii w miejscu pracy.

W tym miejscu automatyzacja przepływów pracy może być kolejnym krokiem w tworzeniu znacznie bardziej produktywnej i wydajnej firmy.

Automatyzacja przepływów pracy również nie jest czymś, co uchodziło za radaru — 57% pracowników kancelarii prawnych zgadza się, że dodanie większej automatyzacji za pomocą oprogramowania może rozwiązać ich problemy.

Jak to dokładnie wygląda?

Automatyzacja przepływu pracy w kancelarii prawnej może obejmować praktycznie każdy dokument, który jest w jakiś sposób przetwarzany przez komputer lub urządzenie wielofunkcyjne i najlepiej nadaje się do zadań, które są ręczne i przewidywalne.

Rzeczy takie jak wprowadzanie danych, fakturowanie i przygotowywanie dokumentów to wszystko, co można zautomatyzować, aby poprawić wydajność i usprawnić operacje.

Prawnicy marnują nawet sześć godzin tygodniowo na kwestie związane z zarządzaniem dokumentami.

Twoja platforma ECM będzie rozwiązaniem, którego użyjesz do rozpoczęcia identyfikacji i automatyzacji przepływów pracy.

Ty (lub Twój partner, jeśli wybrałeś MSP do pomocy) będziesz obserwować swoje bieżące przepływy pracy i budować mapę, która automatycznie zapewnia, że ​​dokumenty są natychmiast wysyłane do tych, którzy ich potrzebują — w efekcie nie musisz już gonić za luźnymi dokumentami.

Możesz także zautomatyzować kluczowe procesy, takie jak fakturowanie i onboarding (gdzie przechwycone dokumenty są automatycznie odczytywane i indeksowane), oszczędzając czas i pieniądze dla pracowników, którzy utknęli w wykonywaniu tych powtarzających się zadań ręcznych.

Co dalej

Wspomnieliśmy wcześniej, jak kancelarie często niechętnie angażują się w inicjatywy cyfrowe dla swojej działalności.

Jak widzieliśmy dzisiaj, argumenty za wprowadzeniem dość prostych środków automatyzacji w firmie są przekonujące, szczególnie jeśli weźmie się pod uwagę korzyści, jakie można osiągnąć.

Jeśli chodzi o drukowanie, które jest swego rodzaju piętą achillesową firm prawniczych, automatyzacja procesów przechwytywania i drukowania dokumentów poprzez wdrożenie inteligentnej floty drukarek może przynieść bardzo znaczące korzyści.

Organizacje wydają około 1-3% rocznych przychodów na drukowanie. 90% firm północnoamerykańskich nie zdaje sobie sprawy, ile wydają na drukowanie.

Kiedy już opanujesz drukowanie, naturalnym następnym krokiem jest rozpoczęcie usprawniania przepływów pracy poprzez dodatkową automatyzację.

Jest to szczególnie przydatne w przypadku zadań wykonywanych ręcznie, które mogą okazać się tak czasochłonne dla personelu, a tworzenie wydajniejszych przepływów pracy w firmie poprawi wydajność i pozwoli zaoszczędzić pieniądze na kosztach pracy.

Na wynos

• Wiele kancelarii prawnych stosuje nieefektywne procesy robocze związane z obiegiem dokumentów.
• Zarządzanie drukiem to doskonały punkt wyjścia dla przyszłych inicjatyw cyfrowych.
• Przechwytywanie dokumentów z automatycznym indeksowaniem pomaga zmniejszyć ilość odpadów, przyspieszyć procesy i poprawić zgodność.
• Automatyzacja przepływu pracy skraca czas poświęcany na zadania, które nie muszą być już wykonywane przez osobę, dzięki czemu personel może skupić się na zadaniach, które bardziej wymagają ludzkiej uwagi.

Chcesz wiedzieć, jak zautomatyzować swoją kancelarię? Zarządzanie drukiem i dokumentami jest ważnym elementem redukcji kosztów dla firm prawniczych, które dbają o budżet i szukają sposobów na zmniejszenie wydatków i usprawnienie przepływu pracy. Aby uzyskać więcej informacji o tym, co możemy dla Ciebie zrobić, zajrzyj na naszą stronę dotyczącą zarządzania treścią w przedsiębiorstwie i dowiedz się, co możesz zyskać dzięki partnerstwu z Impact.