Wie Sie Ihre Anwaltskanzlei automatisieren und Verschwendung reduzieren

Fragen Sie sich, wie Sie Ihre Anwaltskanzlei automatisieren können? Du bist nicht allein; Dies ist eine gängige Überlegung für Unternehmen im Jahr 2020.

Es ist kein Geheimnis, dass die Rechtsbranche in Sachen Technologie hinter anderen zurückbleibt, und die meisten Firmen haben sich damit abgefunden, dass die Implementierung von Technologie in den kommenden Jahren unerlässlich sein wird.

Obwohl die Bewältigung des zunehmenden Umfangs und der Komplexität von Informationen für 72 % der Anwälte nach wie vor ein Problem darstellt, geben nur 31 % an, dass ihre Organisation „sehr gut darauf vorbereitet“ ist, dieses Problem anzugehen.

Dies liegt nicht zuletzt daran, dass einfache digitale Transformationsstrategien – insbesondere solche, die sich mit papierbasierten Arbeitsabläufen befassen – zu einem notwendigen Werkzeug für Unternehmen werden, um mit dem immer größeren Zustrom von Informationen fertig zu werden, mit denen sie fertig werden müssen.

Heute werfen wir einen Blick darauf, wie Sie Ihre Anwaltskanzlei automatisieren können, und einige einfache Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um sich auf den richtigen Weg zu bringen.

Kanzleien brauchen Digitalisierung

Wenn eine Branche mehr Digitalisierung braucht, dann ist es die Rechtsbranche.

Es ist eine Schicksalswendung, dass die Branche, die am dringendsten automatisiert werden muss, hinter den anderen zurückbleibt – denken Sie beispielsweise daran, wie Gesundheitsdienstleister und Einzelhändler digitale Initiativen nutzen, um das Geschäft voranzutreiben.

Ein typischer Büroangestellter druckt etwa 8.500 Blatt Papier pro Jahr; Eine Umfrage unter Anwälten ergab, dass sie rund 100.000 Blatt drucken.

Angesichts der Menge an Informationen, mit denen Anwälte täglich zu kämpfen haben, und der damit verbundenen versteckten Kosten durch verschwenderische Druckgewohnheiten, sind Anwaltskanzleien hervorragende Kandidaten für die Digitalisierung, wenn es um die Automatisierung ihrer papierbasierten Arbeitsabläufe geht.

Mehr als 7 von 10 Anwälten in Europa und den USA geben an, dass sowohl die „Bewältigung des zunehmenden Volumens und der Komplexität von Informationen“ als auch die „Betonung der Produktivität und Effizienz“ zwei der größten Probleme sind, die sie lösen müssen.

Druckgewohnheiten lösen

Wir wissen, dass Papier für den Betrieb einer Anwaltskanzlei praktisch von zentraler Bedeutung ist, und das wird sich wahrscheinlich nicht ändern, unabhängig davon, ob Sie ein neues System einsetzen oder nicht.

Was Sie jedoch tun können, ist einen Plan in die Tat umzusetzen, der dazu beiträgt, Verschwendung zu reduzieren und gleichzeitig Sicherheit, Compliance und Effizienz zu verbessern.

Denn so gut und tief verwurzelt in der Kultur Papierstapel auch sind, heute bringt ein ausschließlich papierbasiertes System viele Komplikationen mit sich.

Zunächst einmal ist es viel schwieriger, einen Audit-Trail zu erstellen, wenn alles auf Papier basiert, und es gibt Sicherheitsbedenken, die sich aus losen Dokumenten ergeben, die nicht im vollen Umfang gesichert oder geschützt sind, der durch die moderne Technologie möglich ist.

Wie löst die Überarbeitung Ihrer Druckgewohnheiten dieses Problem?

Viele Anwaltskanzleien nutzen jetzt Managed Print Services, um ihren Druckbedarf zu decken.

Im Jahr 2018 stimmten nur 23 % der Unternehmen zu, dass MPS (Managed Print Services) eine wichtige Rolle bei der digitalen Transformation spielen. Im Jahr 2020 liegt diese Zahl bei bis zu 54 %.

Ein Dienstleister prüft Ihre aktuelle Einrichtung, erstellt aus Effizienzgründen einen Grundriss, installiert dann Multifunktionsdrucker und eine angeschlossene zentrale Datenbank und hilft Ihnen beim Enterprise Content Management.

Mit einer intelligenten Druckereinrichtung und einem ECM-System können Mitarbeiter Dokumente erfassen und scannen, die automatisch in Ihrer neuen zentralen Datenbank gespeichert werden.

Dies bietet Kanzleien eine Reihe von Vorteilen:

• Verbesserte Effizienz beim Speichern von Daten
• Schnelleres Abrufen von Daten und Informationen
• Cloud-Speicher für verarbeitete Informationen, der modernen Compliance- und Sicherheitsstandards entspricht

Nur 37 % der Rechts- und Compliance-Führungskräfte geben an, dass sie in ihren Unternehmen über einen formellen Rahmen für die Informationsverwaltung verfügen.

Es gibt auch zusätzliche Vorteile; Nicht zuletzt haben Sie mit einem Druckernetzwerk, das vollständig in Ihre IT-Infrastruktur integriert ist, jetzt einen vollständigen Überblick über Ihre Druckgewohnheiten und -nutzung, sodass Sie bei Bedarf Grenzen setzen und Makulatur reduzieren können.

Es ist auch erwähnenswert, dass verwaltete Anbieter sich um Druckzubehör und Reparaturen für Ihre Flotte kümmern, was ein weiterer Grund ist, warum sie bei Anwaltskanzleien beliebt sind – für eine Branche, die täglich so abhängig von Dokumenten ist, diese zusätzliche Gewissheit, dass sie es tun werden niemals zur Neige gehen oder sich mit einem fehlerhaften mechanischen Problem auseinandersetzen müssen, ist ein großer Vorteil.

Workflow-Automatisierung

Bei der Überlegung, wie Sie Ihre Kanzlei automatisieren können, hat die Beseitigung von Engpässen, die so häufig in den Arbeitsabläufen von Kanzleien auftreten, oberste Priorität.

In einer Umfrage aus dem Jahr 2019 wurden die Befragten gefragt, was die größte Herausforderung für ihr Unternehmen in Bezug auf den Arbeitsablauf sei; Die häufigste Antwort waren Engpässe, die Verzögerungen im Arbeitsablauf verursachen, wobei 36 % der Anwälte angaben, dass dies ihr problematischstes Problem sei.

Mehr als die Hälfte der Unternehmen stimmt zu, dass die Verwaltung ihrer Drucksachen für ihre digitalen Strategien wichtig ist, und das liegt vor allem daran, dass sie in der Regel als Ausgangspunkt für die Implementierung anderer Technologien am Arbeitsplatz dienen.

Hier kann die Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe der nächste Schritt sein, um ein deutlich produktiveres und effizienteres Unternehmen zu schaffen.

Auch die Automatisierung von Arbeitsabläufen wird nicht unterschätzt – 57 % der Mitarbeiter von Anwaltskanzleien stimmen zu, dass eine stärkere Automatisierung durch Software ihre Probleme lösen könnte.

Also, wie sieht das genau aus?

Die Workflow-Automatisierung in einer Anwaltskanzlei kann praktisch jedes Dokument abdecken, das auf irgendeine Weise über einen Computer oder ein MFP verarbeitet wird, und eignet sich am besten für Aufgaben, die manuell und vorhersehbar sind.

Dinge wie Dateneingabe, Abrechnung und Dokumentenvorbereitung sind alles Dinge, die automatisiert werden können, um Ihre Effizienz zu verbessern und Ihre Abläufe zu rationalisieren.

Anwälte verschwenden bis zu sechs Stunden pro Woche mit Fragen der Dokumentenverwaltung.

Ihre ECM-Plattform ist die Lösung, mit der Sie mit der Identifizierung und Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe beginnen.

Sie (oder Ihr Partner, wenn Sie sich für einen MSP entschieden haben, der Ihnen hilft) werden Ihre aktuellen Arbeitsabläufe beobachten und eine Karte erstellen, die automatisch sicherstellt, dass Dokumente sofort an die Empfänger gesendet werden – praktisch kein Suchen mehr nach losen Dokumenten.

Sie sind auch in der Lage, wichtige Prozesse wie Rechnungsstellung und Onboarding (bei denen erfasste Dokumente automatisch gelesen und indiziert werden) zu automatisieren und so Zeit und Geld für Mitarbeiter zu sparen, die mit diesen sich wiederholenden manuellen Aufgaben beschäftigt sind.

Was kommt als nächstes

Wir haben bereits erwähnt, dass Anwaltskanzleien oft zögern, sich an digitalen Initiativen für ihre Geschäftstätigkeit zu beteiligen.

Wie wir heute gesehen haben, ist die Einführung einiger recht einfacher Automatisierungsmaßnahmen in Ihrem Unternehmen überzeugend, insbesondere wenn Sie die damit verbundenen Vorteile in Betracht ziehen.

In Bezug auf das Drucken, das für Anwaltskanzleien so etwas wie eine Achillesferse darstellt, kann die Automatisierung Ihrer Dokumentenerfassungs- und Druckprozesse durch die Implementierung einer intelligent vernetzten Druckerflotte einige sehr bedeutende Vorteile bringen.

Unternehmen geben etwa 1-3 % ihres Jahresumsatzes für das Drucken aus. 90 % der nordamerikanischen Unternehmen wissen nicht, wie viel sie für das Drucken ausgeben.

Sobald Sie das Drucken im Griff haben, besteht der natürliche nächste Schritt darin, mit der Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe durch zusätzliche Automatisierung zu beginnen.

Dies ist besonders nützlich für die manuellen Aufgaben, die sich für das Personal als sehr zeitaufwändig erweisen können, und die Schaffung effizienterer Arbeitsabläufe für Ihr Unternehmen wird Ihre Produktivität verbessern und Ihnen Geld bei den Arbeitskosten sparen.

Imbiss

• Viele Kanzleien haben ineffiziente Arbeitsprozesse für ihre Dokumenten-Workflows.
• Die Verwaltung Ihres Drucks ist ein ausgezeichneter Ausgangspunkt für zukünftige digitale Initiativen.
• Die Dokumentenerfassung mit automatischer Indizierung trägt dazu bei, Verschwendung zu reduzieren, Prozesse zu beschleunigen und die Compliance zu verbessern.
• Die Workflow-Automatisierung reduziert den Zeitaufwand für Aufgaben, die nicht mehr von einer Person ausgeführt werden müssen, und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die mehr menschliche Aufmerksamkeit erfordern.

Möchten Sie wissen, wie Sie Ihre Anwaltskanzlei automatisieren können? Druck- und Dokumentenmanagement sind wichtige Bestandteile der Kostensenkung für Anwaltskanzleien, die budgetbewusst sind und nach Möglichkeiten suchen, Ausgaben zu reduzieren und ihre Arbeitsabläufe zu verbessern. Für weitere Informationen darüber, was wir für Sie tun können, werfen Sie einen Blick auf unsere Seite Enterprise Content Management und entdecken Sie, was Sie von einer Partnerschaft mit Impact erwarten können.