Cara Mengotomatiskan Firma Hukum Anda dan Mengurangi Pemborosan

Apakah Anda bertanya-tanya tentang bagaimana mengotomatisasi firma hukum Anda? Kamu tidak sendiri; itu adalah pertimbangan umum bagi perusahaan di tahun 2020.

Bukan rahasia lagi bahwa industri hukum tertinggal dari yang lain dalam hal teknologi, dan sebagian besar perusahaan telah menerima kenyataan bahwa penerapan teknologi akan menjadi penting di tahun-tahun mendatang.

Meskipun mengatasi peningkatan volume dan kompleksitas informasi tetap menjadi perhatian 72% pengacara, hanya 31% yang menunjukkan organisasi mereka "sangat siap" untuk mengatasi masalah ini.

Ini karena, jika tidak ada yang lain, strategi transformasi digital sederhana—terutama yang membahas alur kerja berbasis kertas—menjadi alat yang diperlukan bagi perusahaan untuk menghadapi arus informasi yang semakin besar yang harus mereka tangani.

Hari ini kita akan melihat bagaimana mengotomatisasi firma hukum Anda, dan beberapa langkah sederhana yang dapat Anda lakukan untuk membuat diri Anda berada di jalur yang benar.

Firma Hukum Perlu Digitalisasi

Jika ada industri yang membutuhkan lebih banyak digitalisasi, itu adalah industri legal.

Ini adalah putaran nasib bahwa industri yang paling membutuhkan otomatisasi tertinggal di belakang yang lain-pertimbangkan misalnya bagaimana penyedia layanan kesehatan dan pengecer menggunakan inisiatif digital untuk mendorong bisnis.

Seorang pegawai kantor biasa akan mencetak sekitar 8.500 lembar kertas per tahun; survei pengacara menemukan bahwa mereka mencetak sekitar 100.000 lembar.

Mempertimbangkan jumlah informasi yang harus dihadapi pengacara setiap hari dan biaya tersembunyi terkait kebiasaan pencetakan yang boros—firma hukum membuat kandidat yang sangat baik untuk digitalisasi sehubungan dengan otomatisasi alur kerja berbasis kertas mereka.

Lebih dari 7 dari 10 pengacara di seluruh Eropa dan AS mengatakan bahwa “Mengatasi peningkatan volume dan kompleksitas informasi” dan “Penekanan pada peningkatan produktivitas dan efisiensi” adalah dua masalah terbesar yang harus mereka pecahkan.

Memecahkan Kebiasaan Cetak

Kita tahu bahwa kertas secara efektif merupakan pusat operasi firma hukum, dan itu tidak mungkin berubah, terlepas dari apakah Anda memiliki sistem baru atau tidak.

Namun, yang dapat Anda lakukan adalah menerapkan rencana yang akan membantu mengurangi pemborosan, sekaligus meningkatkan keamanan, kepatuhan, dan efisiensi pada saat yang bersamaan.

Untuk sebaik dan sedalam yang mendarah daging dalam tumpukan budaya kertas, hari ini ada banyak komplikasi untuk sistem berbasis kertas semata.

Sebagai permulaan, jauh lebih sulit untuk menetapkan jejak audit jika semuanya berbasis kertas, dan ada masalah keamanan yang muncul karena dokumen longgar yang tidak dicadangkan atau dilindungi sepenuhnya oleh teknologi modern.

Jadi bagaimana pembenahan kebiasaan cetak Anda memecahkan ini?

Banyak firma hukum sekarang menggunakan layanan cetak terkelola untuk memenuhi kebutuhan pencetakan mereka.

Pada tahun 2018, hanya 23% bisnis yang setuju bahwa MPS (layanan cetak terkelola) memainkan peran penting dalam transformasi digital. Pada tahun 2020, angka itu naik menjadi 54%.

Penyedia layanan akan memeriksa pengaturan Anda saat ini, membuat denah lantai untuk tujuan efisiensi, dan kemudian menginstal printer multifungsi dan database pusat yang terhubung dan membantu Anda dengan manajemen konten perusahaan.

Dengan pengaturan printer cerdas dan sistem ECM, pekerja dapat menangkap dan memindai dokumen, yang akan disimpan secara otomatis di database terpusat baru Anda.

Ini menawarkan firma hukum sejumlah keuntungan:

• Peningkatan efisiensi dalam menyimpan data
• Pengambilan data dan informasi lebih cepat
• Penyimpanan cloud untuk informasi yang diproses yang memenuhi standar kepatuhan dan keamanan modern

Hanya 37% pemimpin hukum dan kepatuhan yang menunjukkan bahwa mereka memiliki kerangka kerja tata kelola informasi formal di perusahaan mereka.

Ada manfaat tambahan juga; paling tidak dengan jaringan printer yang sepenuhnya terintegrasi ke dalam infrastruktur TI Anda, Anda sekarang memiliki visibilitas total atas kebiasaan dan penggunaan cetak Anda, memungkinkan Anda untuk menetapkan batasan jika perlu dan mengurangi pemborosan.

Perlu diperhatikan juga bahwa penyedia terkelola menangani persediaan cetak dan perbaikan untuk armada Anda, yang merupakan alasan lain mengapa mereka populer di antara firma hukum—untuk industri yang sangat bergantung pada dokumen setiap hari, jaminan ekstra bahwa mereka akan tidak pernah kehabisan atau harus berurusan dengan masalah mekanis yang salah adalah manfaat besar.

Otomatisasi alur kerja

Saat mempertimbangkan cara mengotomatisasi firma hukum Anda, menghilangkan hambatan yang begitu sering terjadi dalam alur kerja firma adalah prioritas utama.

Sebuah survei tahun 2019 menanyakan kepada responden apa tantangan terbesar bagi perusahaan mereka terkait alur kerja; jawaban teratas adalah kemacetan yang menyebabkan penundaan dalam operasi kerja, dengan 36% pengacara menunjukkan itu adalah masalah mereka yang paling bermasalah.

Lebih dari setengah bisnis setuju bahwa mengelola cetakan mereka penting untuk strategi digital mereka, dan itu terutama karena itu biasanya bertindak sebagai titik peluncuran untuk penerapan teknologi lain di tempat kerja.

Di sinilah mengotomatisasi alur kerja Anda dapat menjadi langkah berikutnya dalam menciptakan perusahaan yang jauh lebih produktif dan efisien.

Mengotomatiskan alur kerja juga bukan sesuatu yang luput dari perhatian—57% staf di firma hukum setuju bahwa menambahkan lebih banyak otomatisasi melalui perangkat lunak dapat menyelesaikan masalah mereka.

Jadi, seperti apa sebenarnya ini?

Otomatisasi alur kerja di firma hukum dapat mencakup hampir semua dokumen yang diproses dengan cara tertentu melalui komputer atau MFP, dan paling cocok untuk tugas yang manual dan dapat diprediksi.

Hal-hal seperti entri data, penagihan, dan persiapan dokumen adalah semua hal yang dapat diotomatisasi untuk membantu meningkatkan efisiensi dan merampingkan operasi Anda.

Pengacara membuang waktu sebanyak enam jam seminggu untuk masalah manajemen dokumen.

Platform ECM Anda akan menjadi solusi yang Anda gunakan untuk mulai mengidentifikasi dan mengotomatisasi alur kerja Anda.

Anda (atau mitra Anda, jika Anda telah memilih MSP untuk membantu Anda) akan mengamati alur kerja Anda saat ini dan membuat peta yang secara otomatis memastikan bahwa dokumen langsung dikirim ke siapa yang membutuhkannya—sehingga, tidak perlu lagi mengejar dokumen lepas.

Anda juga dapat mengotomatiskan proses utama seperti faktur dan orientasi (di mana dokumen yang diambil dibaca dan diindeks secara otomatis), menghemat waktu dan uang untuk staf yang terjebak berurusan dengan tugas manual berulang ini.

Apa berikutnya

Kami telah menyebutkan sebelumnya bagaimana firma hukum sering ragu-ragu untuk terlibat dalam inisiatif digital untuk operasi mereka.

Seperti yang telah kita lihat hari ini, kasus untuk memperkenalkan beberapa langkah otomatisasi yang cukup sederhana ke dalam perusahaan Anda sangat menarik, terutama ketika Anda mempertimbangkan manfaat yang bisa didapat.

Dalam hal pencetakan, yang merupakan kelemahan bagi firma hukum, mengotomatiskan proses pengambilan dan pencetakan dokumen Anda dengan menerapkan armada printer yang terhubung secara cerdas dapat membawa beberapa manfaat yang sangat signifikan.

Organisasi menghabiskan sekitar 1-3% dari pendapatan tahunan untuk pencetakan. 90% perusahaan Amerika Utara tidak menyadari berapa banyak yang mereka keluarkan untuk mencetak.

Setelah Anda menguasai pencetakan, langkah alami berikutnya adalah mulai merampingkan alur kerja Anda melalui otomatisasi tambahan.

Ini sangat berguna untuk tugas-tugas manual yang terbukti sangat memakan waktu bagi staf, dan menciptakan alur kerja yang lebih efisien untuk perusahaan Anda akan meningkatkan produktivitas Anda dan menghemat uang untuk biaya tenaga kerja.

Takeaways

• Banyak firma hukum memiliki proses kerja yang tidak efisien untuk alur kerja dokumen mereka.
• Mengelola cetakan Anda adalah titik awal yang sangat baik untuk inisiatif digital di masa depan.
• Pengambilan dokumen dengan pengindeksan otomatis membantu mengurangi pemborosan, mempercepat proses, dan meningkatkan kepatuhan.
• Otomatisasi alur kerja mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas yang tidak lagi perlu dilakukan oleh seseorang, memungkinkan staf untuk fokus pada pekerjaan yang lebih membutuhkan perhatian manusia.

Ingin tahu cara mengotomatisasi firma hukum Anda? Manajemen cetak dan dokumen adalah bagian penting untuk mengurangi biaya bagi firma hukum yang sadar anggaran dan mencari cara untuk mengurangi pengeluaran dan meningkatkan alur kerja mereka. Untuk informasi lebih lanjut tentang apa yang dapat kami lakukan untuk Anda, lihat halaman Manajemen Konten Perusahaan kami dan temukan apa yang dapat Anda peroleh dari kemitraan dengan Impact.