วิธีทำให้สำนักงานกฎหมายของคุณเป็นระบบอัตโนมัติและลดของเสีย

คุณสงสัยเกี่ยวกับวิธีทำให้สำนักงานกฎหมายของคุณเป็นระบบอัตโนมัติหรือไม่? คุณไม่ได้โดดเดี่ยว; เป็นข้อพิจารณาทั่วไปสำหรับบริษัทต่างๆ ในปี 2020

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่อุตสาหกรรมด้านกฎหมายจะล้าหลังคนอื่นเมื่อพูดถึงเทคโนโลยี และบริษัทส่วนใหญ่ก็ยอมรับความจริงที่ว่าการนำเทคโนโลยีมาใช้จะมีความสำคัญในปีต่อๆ ไป

แม้ว่าการรับมือกับปริมาณและความซับซ้อนของข้อมูลที่เพิ่มขึ้นยังคงเป็นปัญหาสำหรับนักกฎหมาย 72% แต่มีเพียง 31% เท่านั้นที่ระบุว่าองค์กรของพวกเขา “พร้อมมาก” ในการแก้ไขปัญหานี้

นั่นก็เพราะว่าถ้าเป็นอย่างอื่น กลยุทธ์การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลอย่างง่าย—โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่จัดการกับเวิร์กโฟลว์แบบกระดาษ—กำลังกลายเป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับบริษัทในการจัดการกับการไหลเข้าของข้อมูลจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ที่พวกเขาต้องรับมือด้วย

วันนี้เราจะมาดูวิธีทำให้สำนักงานกฎหมายของคุณเป็นระบบอัตโนมัติ และมาตรการง่ายๆ ที่คุณสามารถนำไปใช้เพื่อดำเนินการให้ถูกต้อง

บริษัทกฎหมายต้องการการแปลงเป็นดิจิทัล

หากอุตสาหกรรมใดต้องการการแปลงเป็นดิจิทัลมากกว่านี้ มันคืออุตสาหกรรมที่ถูกกฎหมาย

ชะตากรรมที่พลิกผันที่อุตสาหกรรมส่วนใหญ่ต้องการระบบอัตโนมัติจะล้าหลังคู่แข่ง ตัวอย่างเช่น ผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพและผู้ค้าปลีกใช้ความคิดริเริ่มด้านดิจิทัลเพื่อขับเคลื่อนธุรกิจอย่างไร

พนักงานสำนักงานทั่วไปจะพิมพ์กระดาษประมาณ 8,500 แผ่นต่อปี จากการสำรวจของทนายความพบว่าพวกเขาพิมพ์ได้ประมาณ 100,000 แผ่น

เมื่อพิจารณาถึงจำนวนข้อมูลที่ทนายความต้องเผชิญในแต่ละวันและต้นทุนที่ซ่อนอยู่ของพฤติกรรมการพิมพ์ที่สิ้นเปลือง บริษัทกฎหมายสร้างผู้สมัครที่ยอดเยี่ยมสำหรับการแปลงเป็นดิจิทัลโดยคำนึงถึงระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ที่ใช้กระดาษเป็นหลัก

นักกฎหมายมากกว่า 7 ใน 10 คนทั่วยุโรปและสหรัฐอเมริกากล่าวว่าทั้ง “การรับมือกับปริมาณและความซับซ้อนของข้อมูลที่เพิ่มขึ้น” และ “การเน้นที่ประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่ดีขึ้น” เป็นสองประเด็นที่ใหญ่ที่สุดที่พวกเขาต้องแก้ไข

การแก้ปัญหานิสัยการพิมพ์

เรารู้ว่ากระดาษมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการดำเนินงานของสำนักงานกฎหมาย และไม่น่าจะมีการเปลี่ยนแปลง ไม่ว่าคุณจะมีระบบใหม่พร้อมใช้หรือไม่ก็ตาม

อย่างไรก็ตาม สิ่งที่คุณสามารถทำได้คือวางแผนที่ลงมือปฏิบัติ ซึ่งจะช่วยลดความสูญเปล่า ในขณะที่ปรับปรุงความปลอดภัย การปฏิบัติตามข้อกำหนด และประสิทธิภาพไปพร้อมกัน

สำหรับสิ่งที่ดีและฝังแน่นในกองกระดาษของวัฒนธรรมทุกวันนี้ มีความยุ่งยากมากมายต่อระบบที่ใช้กระดาษเพียงอย่างเดียว

สำหรับผู้เริ่มต้น จะสร้างเส้นทางการตรวจสอบได้ยากกว่ามากหากทุกอย่างเป็นกระดาษ และมีข้อกังวลด้านความปลอดภัยที่เกิดจากการมีเอกสารที่ไม่เป็นระเบียบซึ่งไม่ได้รับการสำรองหรือป้องกันในขอบเขตสูงสุดที่เทคโนโลยีสมัยใหม่อนุญาต

การปรับปรุงลักษณะการพิมพ์ของคุณใหม่จะช่วยแก้ปัญหานี้ได้อย่างไร?

บริษัทกฎหมายหลายแห่งกำลังใช้บริการงานพิมพ์ที่มีการจัดการเพื่อตอบสนองความต้องการด้านการพิมพ์ของตน

ในปี 2018 มีเพียง 23% ของธุรกิจที่เห็นด้วยว่า MPS (บริการการพิมพ์ที่มีการจัดการ) มีบทบาทสำคัญในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล ในปี 2020 ตัวเลขนั้นสูงถึง 54%

ผู้ให้บริการจะตรวจสอบการตั้งค่าปัจจุบันของคุณ สร้างแผนผังชั้นเพื่อวัตถุประสงค์ด้านประสิทธิภาพ จากนั้นติดตั้งเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นและฐานข้อมูลกลางที่เชื่อมต่อ และช่วยคุณในการจัดการเนื้อหาขององค์กร

ด้วยการตั้งค่าเครื่องพิมพ์อัจฉริยะและระบบ ECM พนักงานสามารถจับภาพและสแกนเอกสาร ซึ่งจะถูกจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลส่วนกลางใหม่ของคุณโดยอัตโนมัติ

สิ่งนี้ให้ข้อดีหลายประการแก่สำนักงานกฎหมาย:

• เพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บข้อมูล
• เรียกข้อมูลและสารสนเทศได้รวดเร็วขึ้น
• ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์สำหรับข้อมูลที่ประมวลผลซึ่งเป็นไปตามมาตรฐานความปลอดภัยและการปฏิบัติตามที่ทันสมัย

มีเพียง 37% ของผู้นำด้านกฎหมายและการปฏิบัติตามกฎระเบียบเท่านั้นที่ระบุว่าพวกเขามีกรอบการกำกับดูแลข้อมูลอย่างเป็นทางการในบริษัทของตน

มีประโยชน์เพิ่มเติมด้วย ไม่น้อยไปกว่านั้นด้วยเครือข่ายเครื่องพิมพ์ที่ผสานเข้ากับโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีของคุณอย่างสมบูรณ์ ตอนนี้คุณสามารถมองเห็นพฤติกรรมการพิมพ์และการใช้งานทั้งหมดของคุณได้ ช่วยให้คุณกำหนดขีดจำกัดได้หากจำเป็น และลดปริมาณขยะ

นอกจากนี้ ยังควรสังเกตด้วยว่าผู้ให้บริการที่ได้รับการจัดการจะดูแลอุปกรณ์การพิมพ์และการซ่อมแซมสำหรับฝูงบินของคุณ ซึ่งเป็นอีกสาเหตุหนึ่งที่พวกเขาได้รับความนิยมในหมู่สำนักงานกฎหมาย สำหรับอุตสาหกรรมที่ต้องพึ่งพาเอกสารในแต่ละวัน ซึ่งทำให้มั่นใจยิ่งขึ้นว่าพวกเขาจะ ไม่เคยทำงานต่ำหรือต้องจัดการกับปัญหาทางกลที่ผิดพลาดเป็นประโยชน์อย่างมาก

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

เมื่อพิจารณาถึงวิธีการทำให้สำนักงานกฎหมายของคุณเป็นระบบอัตโนมัติ การขจัดปัญหาคอขวดที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งในเวิร์กโฟลว์ของบริษัทถือเป็นความสำคัญสูงสุด

การสำรวจในปี 2019 ถามผู้ตอบแบบสอบถามว่าความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดสำหรับบริษัทของพวกเขาคืออะไรเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงาน คำตอบอันดับต้นๆ คือ ปัญหาคอขวดทำให้เกิดความล่าช้าในการปฏิบัติงาน โดย 36% ของทนายความระบุว่าเป็นปัญหาที่เป็นปัญหามากที่สุด

ธุรกิจมากกว่าครึ่งเห็นด้วยว่าการจัดการงานพิมพ์มีความสำคัญต่อกลยุทธ์ดิจิทัลของพวกเขา และนั่นเป็นสาเหตุหลักเพราะโดยทั่วไปแล้วจะเป็นจุดเริ่มต้นของการนำเทคโนโลยีอื่นๆ มาใช้ในที่ทำงาน

นี่คือจุดที่ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ของคุณอาจเป็นขั้นตอนต่อไปในการสร้างบริษัทที่มีประสิทธิผลและประสิทธิผลมากขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติไม่ใช่สิ่งที่อยู่ภายใต้เรดาร์เช่นกัน - 57% ของพนักงานในสำนักงานกฎหมายเห็นด้วยว่าการเพิ่มระบบอัตโนมัติผ่านซอฟต์แวร์สามารถแก้ปัญหาได้

แล้วมันมีลักษณะอย่างไรกันแน่?

เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติในสำนักงานกฎหมายสามารถครอบคลุมเอกสารใดๆ ก็ตามที่ประมวลผลด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งผ่านคอมพิวเตอร์หรือ MFP และเหมาะที่สุดสำหรับงานที่ทำด้วยตนเองและคาดการณ์ได้

สิ่งต่างๆ เช่น การป้อนข้อมูล การเรียกเก็บเงิน และการเตรียมเอกสารเป็นสิ่งที่สามารถดำเนินการโดยอัตโนมัติเพื่อช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพและเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานของคุณ

ทนายความเสียเวลามากถึงหกชั่วโมงต่อสัปดาห์ในประเด็นการจัดการเอกสาร

แพลตฟอร์ม ECM ของคุณจะเป็นโซลูชันที่คุณใช้เพื่อเริ่มระบุและทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณทำงานโดยอัตโนมัติ

คุณ (หรือคู่ของคุณ หากคุณเลือก MSP เพื่อช่วยคุณ) จะสังเกตขั้นตอนการทำงานปัจจุบันของคุณ และสร้างแผนที่ที่รับรองโดยอัตโนมัติว่าเอกสารจะถูกส่งไปยังใครก็ตามที่ต้องการในทันที อันที่จริงแล้ว ไม่ต้องไล่ล่าเอกสารที่หลวมอีกต่อไป

คุณยังสามารถทำให้กระบวนการที่สำคัญเป็นอัตโนมัติ เช่น การออกใบแจ้งหนี้และการเริ่มต้นใช้งาน (โดยที่เอกสารที่บันทึกไว้จะถูกอ่านและจัดทำดัชนีโดยอัตโนมัติ) ประหยัดเวลาและเงินสำหรับพนักงานที่ต้องเผชิญกับงานที่ต้องดำเนินการด้วยตนเองซ้ำๆ

อะไรต่อไป

เราได้กล่าวถึงก่อนหน้านี้ว่าบริษัทกฎหมายมักลังเลที่จะมีส่วนร่วมในการริเริ่มด้านดิจิทัลสำหรับการดำเนินงานของตนอย่างไร

ดังที่เราได้เห็นในวันนี้ กรณีของการแนะนำมาตรการอัตโนมัติที่ค่อนข้างง่ายในบริษัทของคุณเป็นเรื่องที่น่าสนใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณพิจารณาถึงประโยชน์ที่จะได้รับ

ในแง่ของการพิมพ์ ซึ่งเป็นจุดอ่อนของ Achilles สำหรับสำนักงานกฎหมาย การทำให้การบันทึกเอกสารของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติและกระบวนการพิมพ์โดยการใช้เครื่องพิมพ์ที่เชื่อมต่ออย่างชาญฉลาดสามารถนำมาซึ่งประโยชน์ที่สำคัญมาก

องค์กรใช้จ่ายประมาณ 1-3% ของรายได้ต่อปีในการพิมพ์ 90% ของบริษัทในอเมริกาเหนือไม่ทราบว่าพวกเขาใช้จ่ายเงินไปในการพิมพ์เป็นจำนวนเท่าใด

เมื่อคุณมีฝีมือในการพิมพ์แล้ว ขั้นตอนต่อไปที่เป็นธรรมชาติคือการเริ่มปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณผ่านระบบอัตโนมัติเพิ่มเติม

สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับงานที่ต้องทำด้วยตนเองซึ่งสามารถพิสูจน์ได้ว่าพนักงานใช้เวลานานมาก และการสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นให้กับบริษัทของคุณจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและประหยัดเงินค่าแรงของคุณ

ซื้อกลับบ้าน

• สำนักงานกฎหมายหลายแห่งมีกระบวนการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพสำหรับเวิร์กโฟลว์เอกสาร
• การจัดการงานพิมพ์ของคุณเป็นจุดเริ่มต้นที่ยอดเยี่ยมสำหรับการริเริ่มด้านดิจิทัลในอนาคต
• การบันทึกเอกสารด้วยการทำดัชนีอัตโนมัติช่วยลดของเสีย เร่งกระบวนการ และปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนด
• เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติช่วยลดเวลาที่ใช้ไปกับงานที่ไม่จำเป็นต้องดำเนินการโดยบุคคลอีกต่อไป ทำให้พนักงานสามารถมุ่งความสนใจไปที่งานที่ต้องการความสนใจจากมนุษย์มากขึ้น

ต้องการทราบวิธีการทำให้สำนักงานกฎหมายของคุณเป็นแบบอัตโนมัติหรือไม่? การจัดการการพิมพ์และเอกสารเป็นส่วนสำคัญในการลดต้นทุนสำหรับสำนักงานกฎหมายที่คำนึงถึงงบประมาณ และมองหาวิธีลดรายจ่ายและปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่เราสามารถทำได้สำหรับคุณ โปรดดูที่หน้า Enterprise Content Management ของเรา และค้นพบสิ่งที่คุณจะได้รับจากการเป็นพันธมิตรกับ Impact