Bir Faturanın Parçaları: Bir Fatura Neleri İçermelidir?

Fatura oluşturmaya ilk başladığınızda, kesinlikle bunaltıcı olabilir. Bu özellikle doğrudur çünkü birçok fatura yaptığınız işe, sizin ve müşterinizin gereksinimlerine ve birleştirilmiş faturalar oluşturup oluşturmadığınıza bağlı olarak farklılık gösterecektir. Ancak, hem geçici faturalar hem de yinelenen faturalar için her faturaya eklemeniz gereken birkaç temel unsur vardır.

Bunları faturanızın 'temel çizgisi' olarak düşünebilirsiniz - hem siz hem de alıcı için en önemli bilgiler. Bunları verilen her faturaya eklediğinizden emin olarak, oluşturabileceğiniz iyi bir şablona sahip olursunuz.

Bu yazıda size her faturada göstermeniz gereken sekiz temel unsuru göstereceğiz. Hiveage gibi faturalama yazılımlarını kullanarak tüm ödeme sürecini nasıl kolaylaştırabileceğinize de değineceğiz. Başlayalım!

Bir Faturanın 8 Temel Parçası Tüm Faturalarınızda Bulunması Gereken

Elbette, faturanız genellikle müşterilerinizin ihtiyaç duyduğu her unsuru içerecektir ve bu bazen coğrafi veya devlete özel kanunlar ve yönetmelikler tarafından belirlenecektir. Bununla birlikte, ilk unsurumuz sağlam bir şekilde sağduyuya dayanmaktadır.

1. Faturalarınızı Açıkça Bu Şekilde İşaretleyin

Bu ilk öğe kolay bir öğedir. Bu sadece faturanıza "Fatura" kelimesini eklemek anlamına gelir. Bu açık gibi görünse de, amacını netleştirmek aslında çok önemlidir. Örneğin, faturanızı açıkça işaretlemek, insanların fatura, beyan veya tahminle karıştırabileceği durumlardan kaçınacaktır.

Bu unsurları okurken, asıl amacınızın bir fatura kesildiğinde mümkün olan en kısa sürede ödeme almak olması gerektiğini unutmayın. Bu nedenle, ödeme süreleri aşırı uzunsa şablonunuzun bir şekilde ayarlanması gerekeceğini sık sık fark edeceksiniz.

2. Benzersiz Bir Fatura Numarası Ekleyin

Bir fatura kimlik numarası veya sadece fatura numarası, belirli bir faturayı tanımlayan benzersiz bir dizedir. Bunlar genellikle bir önek ve bir dizi sayı dahil olmak üzere önceden belirlenmiş bir biçime sahiptir. Fatura kimlikleri en yaygın olarak yinelenen faturalandırmayla ilişkilendirilir.

Ancak, kendi kayıtlarınız ve müşterileriniz için tek seferlik faturalara bile dahil edilmesi son derece önemlidir. Her faturaya benzersiz bir tanımlayıcı atayarak, önceki faturalara kolayca başvurabilir ve farklı müşterilerle yaptığınız işlerin takibini çok daha kolay hale getirebilirsiniz.

3. Doğru Maliyet Tutarlarını Dahil Edin

Doğal olarak, müşterinize ne ödemeleri gerektiğini söylemeniz gerekir. Ancak, toplam tutarın yanı sıra, yaptığınız işin her yönü için maliyetleri ayrı tutarlara ayırmalısınız.

Örneğin, bir müşteri için hem bir web sitesi hem de logo tasarladıysanız, her bir görevin maliyetini özetlemelisiniz. Bu, ne için ödeme yaptıkları ve nihai rakamın nasıl hesaplandığı konusunda daha net bir fikir edinmelerine yardımcı olacaktır.

4. Ödeme Koşullarını Netleştirin

Onlara ne ödemeleri gerektiğini söylemenin yanı sıra, bunu nasıl yapmaları gerektiğini de netleştirmeniz gerekir. Bunu, kısmi ödemelere izin verilip verilmediğini, ödemeyi tahsil etmek için hangi ödeme yöntemlerini kullandığınızı ve ne zaman ödemelerini istediğinizi (ör. son ödeme tarihi) onlara bildirmek için kullanabilirsiniz.

Bu aşamada net olmak, belirsizlikten veya ödemedeki gecikmelerden kaçınmaya yardımcı olacaktır. Bahsettiğimiz gibi, bir faturayı ödemek ne kadar kolaysa, parayı o kadar çabuk alırsınız.

5. Tedarik Ödeme Ayrıntıları

Elbette, müşterinize ödemeyi tamamlaması için ihtiyaç duyduğu ayrıntıları da vermeniz gerekir. Örneğin, bu, hesap ayrıntılarınızı ve sıralama kodunuzu veya PayPal adresinizi içerebilir.

Daha önce olduğu gibi bu aşamada tüm bilgileri ve detayları vermeniz müşterilerinizin ödemeyi zamanında tamamlamasını kolaylaştıracaktır. Ayrıca, her ödemenin gereksinimlerinize göre tamamlanmasını sağlar.

6. Satış Faturanıza İlgili Tüm Tarihleri ​​Ekleyin

Faturanızın ayrıca doğru tarih bilgilerini içermesi gerekir. Bu, aşağıdakileri içerir:

• Tedarik tarihi: Hizmeti veya ürünü müşteriye teslim ettiğiniz zaman.
• Fatura tarihi: Faturayı gönderdiğiniz zaman.
• Son ödeme tarihi: Faturanın ödenmesi için son tarih.

Yanlış anlamaları önlemek için ilgili tarihleri ​​tamamen netleştirmeniz de doğal olarak önemlidir.

7. Faturalandırılan Ürün veya Hizmetin Özetini Ekleyin

Faturanın tam olarak ne için olduğuna dair bir açıklama eklemelisiniz. Bunun amacı, müşteriye hangi ürün veya hizmeti sunduğunuzu açıkça belirtmektir.

Burada olabildiğince ayrıntılı olduğunuzdan emin olun, çünkü bu, faturayı işleme koymaktan sorumlu kişilerin tam olarak ne için ödeme yaptıklarını bilmelerine yardımcı olacaktır. “Çeşitli hizmetler sağlandı” gibi belirsiz yorumlardan kaçının ve gerçek çıktılara odaklanın.

8. Siz ve Müşteriniz İçin Kişisel Bilgi Sağlayın

Son olarak, hem siz hem de müşterinizle ilgili tüm kişisel bilgileri eklediğinizden emin olmalısınız. Sizin için bu, minimum düzeyde adınızı, adresinizi ve iletişim bilgilerinizi içerir. Müşteri söz konusu olduğunda, en azından şirket adını ve adresini eklemelisiniz.

Vergi kimlik numaraları gibi uygun olan ek bilgileri de ekleyebilirsiniz. Ancak, faturanın okunmasını zorlaştırabileceğinden, önemsiz dolgu eklemekten kaçının.

Profesyonel Faturaları Kolayca Oluşturma ve Yönetme

Göz önünde bulundurmanız gereken birkaç şey olsa da, işlevsel bir fatura şablonu oluşturmak zor olmak zorunda değildir. Hayatı kendiniz için kolaylaştırmak için elektronik fatura oluşturmak için Hiveage gibi özel yazılımları kullanmayı düşünmelisiniz.

Bununla, ilgili tüm bilgilerin her seferinde dahil edilmesini sağlayan şablonları kullanarak kolayca profesyonel faturalar oluşturabilirsiniz. Bunu, her şeyi tek bir düzenli noktada tutarak aynı arayüzden makbuz ve hatırlatıcı göndermek için bile kullanabilirsiniz.

Sonuç olarak bu, tutarlı ve kapsamlı faturalar oluşturmanıza ve faturalama sürecinizi kolaylaştırmanıza yardımcı olur. Bu, hangi faturaları gönderdiğinizi ve ödemeyi beklediğinizi kolayca takip edebileceğiniz için zamandan tasarruf etmenize yardımcı olurken, müşterileriniz size derhal ödeme yapmak için ihtiyaç duydukları tüm bilgileri içeren temiz, işlevsel faturalar alacaklardır.

Çözüm

Bu alanda sınırlı deneyiminiz varsa, fatura oluşturmak korkutucu bir iş olabilir, ancak olması gerekmiyor. Bir faturanın temel anatomisini anlayarak ve minimum gereksinimlerin ne olduğunu bilerek, kolayca işlevsel faturalar oluşturabilir ve gönderebilirsiniz.

Bu yazıda, herhangi bir faturanın içermesi gereken unsurları özetledik. Bunlar, hem müşterinizin hem de kendinizin ayrıntıları dahil olmak üzere faturalarınızı net bir şekilde etiketlemeyi, sağladığınız gerçek hizmetleri, toplam maliyeti ve daha fazlasını özetlemeyi içerir.

Faturanın nasıl oluşturulacağı hakkında sorularınız mı var? Aşağıdaki yorumlar bölümünde bize bildirin!